+7(499)495-49-41

Номенклатура дел отдела кадров образец бланк

Содержание

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

Номенклатура дел отдела кадров образец бланк

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

  • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
  • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
  • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы — справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

  • Простота поиска.
  • Индексация хранящихся документов.
  • Установленный срок хранения материалов.
  • Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
  • Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
  • Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
  • Составление актов на их уничтожение.

Ее виды

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  • Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.
  • Номенклатуры дел отделов

    Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

    Бухгалтерия

    В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

    Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

    Юридический

    В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

    Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

    Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

    Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

    Отдел кадров

    В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

    1. Составленные кадровиком.
    2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
    3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

    Основной список документов включает в себя:

    • Должностные инструкции.
    • Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
    • Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
    • Распоряжения, приказы по персоналу.
    • Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
    • Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
    • Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
    • Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
    • Справки, служебная переписка.
    • Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
    • Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

    Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

    Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

  • Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом. В первом – нет.
  • Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.
  • Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.
  • Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.
  • Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.
  • Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.
  • Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.
  • Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.
  • Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

    Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

    Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

    Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

    Как правильно составить?

    Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

    При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

    Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

    В перечень в обязательном порядке включают:

    • Устав организации.
    • Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
    • Номенклатура дел подразделений.
    • Штатное расписание.
    • Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
    • Должностные инструкции.

    После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

    Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

    Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений — 8 приложение.

    Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

    • Номер (индекс) дела.
    • Наименование его.
    • Количество папок (единиц хранения) в деле.
    • Срок хранения дела.

    Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

    Порядок составления и утверждения

    Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

    Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

    После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

    Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

    Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

    Источник: http://bizakon.ru/kadry/nomenklatura-del-otdela.html

    Образец номенклатуры дел отдела кадров

    Номенклатура дел отдела кадров образец бланк

    Номенклатурой дел кадрового подразделения является официальный документ любой организации. В нем содержатся все данные по другим документам и делам предприятия. Сотрудники кадрового отдела используют его в своей трудовой деятельности один раз в год в декабре для сверки и дополнения сведений.

    В данный документ входят наименования дел, которые заводят для делопроизводства компании, отмечая сроки, в течении которых они могут храниться и прочие данные.

    Номенклатура бывает трех видов:

    • типовой, то есть формируется однотипными организациям, согласно нормативному документу;
    • примерной или рекомендательного типа;
    • индивидуальной, которая создается на предприятии, основываясь на типовой и примерный ее вид.

    Внутренние номенклатуры компании устанавливают для всех отделов индивидуально либо совместно. Второй вариант указанных документов называют сводными.

    Нормативные акты

    Сотрудники кадровой службы, отражая документооборот, основываются на определенные нормы, прописанные в следующих документах:

    • Приказе Главного архива №33, принятого ещё в 1988 году, где указан основной перечень правил по данным мероприятиям и управлению документации;
    • Решении Российского архива, утвержденного с 2002 года от 6 февраля;
    • Правилах по делопроизводству, установленных 477 Постановлением правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года.

    Обеспечение сохранности документов

    Должностное лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство и сохранность данных, согласно приказу генерального директора о его назначении, выполняет свои рабочие задачи, в соответствии с инструкцией.

    Сведения по кадрам заносятся в каждое соответствующее дело по сформированной номенклатуре дел. Всю исполненную документацию группируют по папкам, согласно данной бумаге.

    Формируются дела строго в определенном порядке:

    1. Обложка дела оформляется с указанием: полного названия предприятия, подробного наименования отдела, номера дела по номенклатуре и его заголовка, периода, в течение которого могут храниться бумаги.
    2. К делам подшивают: исключительно сформированную и исполненную документацию, оригинальную копию документа, бумаги, составленные в один и тот же календарный год.

    В дело вкладывают бумаги в соответствии с номерами и датами, если количество листов получается более двухсот пятидесяти, либо толщина их превышает четыре сантиметра, то данный документ следует разделить на два или несколько томов. Крупные предприятия формируют много распоряжений и прилагают их к различным делам.

    Перечень дел для кадрового структурного подразделения используют, когда:

    1. Систематизируют документы. В этом случае ее необходимость заключается в порядке по расформированию исполненных бумаг и в их хранении. Также она является основой для обеспечения сохранности и облегчения поиска электронной документации, ее распределения, как при файловой программе либо информационной базе.
    2. Требуются сведения по срокам хранения бумаг, ведь во всех делах, имеющих отношение к номенклатуре, указан период, в течении которого их можно хранить. Следовательно, она позволяет проводить первую стадию мероприятий по экспертизе степени важности каждого документа.
    3. Выполняется индексация дел, то есть документы регистрируют в папки по индексам номенклатуры, которые потом относятся к регистрационным номерам документации;
    4. Рассматривается структура предприятия.
    5. Составляются описи дел с временными и постоянными сроками хранения, учитываются бумаги, согласно делопроизводству.
    6. Учитываются дела с временным периодом их хранения, который равен не более 10 лет.
    7. Необходима справочная информация по исполненным бумагам, входящим в картотеку.

    Номенклатуру необходимо составлять во всех предприятиях и учреждениях, ведь она позволяет значительно систематизировать работу с бумагами.

    Каждое предприятие самостоятельно формирует перечень дел для кадровой службы. При типовом перечне, наименования всех дел указывают в индивидуальный список.

    Составляя номенклатуру, ответственные сотрудники ссылаются на специфику, деятельность предприятия, его структуру. Для структурных подразделений создают отдельные соответствующие списки, которые в последствии совмещают с общей номенклатурой всей компании.

    Разработкой данного единого перечня могут заниматься сотрудники организации или сторонние специализирующие компании. Руководитель предприятия издает распоряжение по его составлению, назначая ответственных должностных лиц.

    Данный документ должен состоять из:

    • Устава предприятия;
    • Положений о всех имеющихся отделах на предприятии;
    • перечней дел каждого подразделения;
    • штатного расписания;
    • нормативных актов, регулирующих рабочий процесс в компании;
    • должностных инструкций.

    По итогам проведенных проверок сведений по делам за прошлые года номенклатура может состоять из незавершенных дел, документов с различными сроками хранения.

    Сначала она формируется, когда компания только начала свою деятельность, далее ежегодно должна подвергаться уточнению, дополнению либо реформированию. По необходимости с указанного документа удаляют старые, ненужные и недействительные дела.

    Согласно нормам утвержденной формы, номенклатура формируется в табличном виде. Данная форма состоит из следующих разделов:

    • индекса и названия дела;
    • сколько бумаг хранится в ней;
    • продолжительности их хранения.

    Данные последней графы могут быть различные, ведь дело иногда находится на хранении на электронных носителях либо направляется в вышестоящие ведомства. Эта информация должна быть отражена именно в последнем разделе номенклатуры.

    Порядок утверждения и внесения изменений

    Номенклатура отдела кадров, как отдельного подразделения, формируется в отдельной форме, а далее заносится в общий перечень дел всего предприятия.

    Сотрудник кадровой службы составляет подобные перечни в последнем месяце года, передает его руководителю своего отдела и сотруднику архивного подразделения на согласование. Ответственные должностные лица должны утвердить документ своей подписью. Кроме этого руководитель организации может издать распоряжение по утверждению номенклатуры.

    Согласованные и установленные перечни дел других отделов совмещают со сводным или общим всего предприятия. Государственные организации сводную номенклатуру согласовывают с ведомствами и участниками экспертной комиссии.

    Формируя номенклатуру на следующий год, необходимо отводить в ней графу, куда вносятся новые дела, созданные за этот год. Свободные места должны включать в себя три или пять строчек в последнем разделе, при этом иногда требуется заполнить ручным способом все экземпляры актуальной номенклатуры дел. Новым делам присваиваются номера в соответствии с валовой нумерацией.

    Несомненно, указанные коррективы следует отмечать незамедлительно, не допуская опозданий на месяцы, но чаще всего это забывают делать.

    Когда коррективы связаны с прекращением или закрытием дел во время текущего года, в перечень дел не вносятся примечания и зачеркиваются устаревшие сведения.

    Сроки хранения

    Номенклатура дел хранит бумаги с различными периодами хранения, согласно содержанию, назначению документа, а также уровню достоверности данных.

    Утверждая сроки по обеспечению сохранения сведений, следует действовать, согласно специализированным спискам.

    В соответствии с указанными списками некоторые документы хранятся неопределенное время или на протяжении соответствующего количества лет.

    Бумаги по учету персонала должны храниться довольно долгое время, начиная от 75 лет.

    У бланков и отчетности, относительно оплаты труда сотрудникам, сроки хранения в архивном подразделении составляют до 5 лет, но существуют исключения с наиболее продолжительными сроками, равными не менее 75 лет. Бессрочно в организации должны храниться документы по расчетным операциям заработной платы.

    Все бумаги для налоговой службы необходимо оставлять на предприятии в течение 5 лет с даты их формирования.

    О том, как сформировать номенклатуру дел, можно узнать из данной лекции.

    

    Рекомендуем другие статьи по теме

    Источник: http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/nomenklatura-del.html

    Номенклатура дел отдела кадров: образец 2018 года

    Номенклатура дел отдела кадров образец бланк

    Чем крупнее компания, тем больше в ней ежегодный документооборот, это касается и отделов кадров. Уже при приеме сотрудника на работу на него заполняется личная карточка, после этого его личное дело пополняется новыми бумагами.

    Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год представляет собой систематизированный перечень всех документов, с которыми пришлось работать отделу в течение года, он позволяет быстрее обрабатывать весь массив документации, а также быстро находить нужные бумаги.

    В данном материале мы рассматриваем номенклатуру дел с новыми сроками хранения документов в отделе кадров.

    Что такое номенклатура дел и зачем она нужна

    На каждом крупном предприятии кадровые служащие должны позаботиться о поддержании порядка в документации.

    Любая путаница способна привести к крупным проблемам для сотрудников, поэтому нужно позаботиться о классификации документов и строгом контроле их перемещения и хранения.

    Для этого разрабатывается номенклатура дел – это систематизированный перечень бумаг, которые проходят через отдел в течение определенного периода.

    Наличие номенклатуры позволяет быстрее ввести в курс дела новых работников, а также своевременно передавать документы в архив, отправлять их на хранение или доработку. При закрытии компании наличие номенклатуры позволяет не допустить утери документов и обеспечить их правильное хранение в течение положенного срока.

    Варианты номенклатуры дел

    В практике ведения документации существуют три варианта номенклатуры дел:

    • Типовая. Она разрабатывается для нескольких организаций, работающих в одной отрасли и имеющих сходный документооборот.
    • Примерная. В ней указывается примерный перечень дел, которые должны быть в нее внесены.
    • Индивидуальная. Она разрабатывается по конкретный документооборот конкретного предприятия.

    Эта классификация была первоначально разработана для государственных и муниципальных организаций. Однако сейчас она повсеместно внедряется в практику частными компаниями. Эти наработки уже унифицированы и проверены многолетним использованием, поэтому их очень удобно применять в кадровых службах частных коммерческих организаций.

    https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

    В типовой номенклатуре может присутствовать индекс дела, его заголовок, количество. срок хранения, также оставляется поле для примечаний.

    Например, в отделе кадров используется такая форма номенклатуры:

    Индекс делаЗаголовок делаКоличество делСрок храненияПримечание
    12345
    01-01Приказы по личному составу75 лет
    01-02Должностные инструкции3 года
    01-03Личные дела работников75 лет
    01-04Личные дела руководителейПостоянно
    01-05Трудовые договоры75 лет
    01-06Трудовые книжкиДо востребования

    Принципы организации документооборота

    Необходимость ведения номенклатуры дел прописано законодательно, она нашла отражение в законе «Об архивном деле» № 125-ФЗ. Кроме того, в 2002 году разработаны правила работы с архивами, обязательные для применения в государственных учреждениях. Однако они удобны в использовании, поэтому легко могут применяться и частными компаниями.

    В разделе 3.4 Основных правил архивной работы подробно расписаны принципы создания и ведения номенклатуры дел для кадровой службы. Использование этих правил помогает систематизировать все документы в большом отделе, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с их поисками.

    Порядок составления номенклатуры дел

    Для кадрового отдела любого предприятия номенклатура дел составляется и разрабатывается всего один раз, после этого в нее только могут вноситься изменения. Возможность внесения правок предусматривается изначально, это позволяет избежать сложностей в дальнейшем. Процесс разработки состоит из следующих ключевых этапов:

    • Анализ всего набора документов, которые ежегодно проходят через кадровый отдел.
    • Систематизация этих документов, выявление основных групп.
    • Разработка формы номенклатуры и ее заполнение.

    Эту работу сотрудники кадровой службы обычно выполняют в конце уходящего года. Подготовленный проект должен пройти утверждение, он утверждается руководителем кадровой службы. Также может потребоваться виза начальника юридического отдела. После этого документ направляется на подпись руководителю предприятия, для его утверждения может издаваться отдельный приказ.

    Как внести изменения в номенклатуру?

    На протяжении года в номенклатуру можно вносить изменения, к примеру, если в кадровой службе образовалась новая группа документов, которая ранее не была классифицирована.

    Процедура внесения изменений напрямую зависит от варианта согласования: если для этого требуется только подпись руководителя кадровой службы, то никаких сложностей не возникает, В такой ситуации сотрудники часто просто заранее оставляют в номенклатуре свободные строки для внесения в нее новых групп документов.

    Если же номенклатура утверждается отдельным приказом руководителя, то должен быть издан новый приказ, в котором прописываются новые строки, которые должны быть внесены. Раздел количество дел меняется в течение года, однако такие изменения приказом не фиксируются.

    Если в течение года какой-либо видов документов выходит из оборота, об этом отдельный приказ также не издается. Однако изъятый вид документации больше не водит в систематизированный перечень, и в номенклатуре следующего года не указывается.

    Как уточнить номенклатуру дел на будущий год

    Номенклатура дел пересматривается ежегодно, чтобы перечень используемых документов постоянно оставался актуальным.

    Сотрудник кадровой службы должен проанализировать номенклатуру, чтобы выявить устаревшие и неиспользуемые разделы и не вносить их на следующий год.

    Меняться могут не только разделы целиком, но и их названия: к примеру, за год изменилось наименование подразделения, с которым ведется обмен документами.

    После учета всех изменений проходит процедура утверждения номенклатуры на следующий год. Если для этого требуется разработка отдельного приказа, то он должен быть издан в короткие сроки.

    Правильно разработанная номенклатура становится незаменимой помощницей для ведения и систематизации дел в кадровой службе, она свидетельствует о профессиональном подходе к работе. Благодаря ней новым людям легко приступить к работе в кадровом отделе, не возникает путаницы, а любой документ можно очень легко найти.

    , пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Источник: https://buhguru.com/zp-i-kadri/nomenklatura-del-otdela-kadrov.html

    Номенклатура дел отдела кадров: правила формирования с образцом

    Номенклатура дел отдела кадров образец бланк

    В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация. В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно.

    Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию. Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных.

    Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск.

    Зачем кадровикам номенклатура дел?

    В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему. Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.

    Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств.

    Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

    Сведения о стаже работников, о размере заработка, об условиях труда, дающих право на льготы, – информация, носящая социально-правовой характер.

    За ее получением обращаются и действующие сотрудники, и бывшие, спустя много лет после увольнения.

    Текущие документы находятся непосредственно в отделе кадров, старые – остаются в компании до истечения «срока годности». При закрытии фирмы все они подлежат «переселению» в архив. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.

    Даже если документов минимум, при передаче архивариусу их все равно придется как-то упорядочивать. Целесообразно сделать это сразу. В организации нет номенклатуры – нужно ее создать и утвердить, независимо от объема кадрового документооборота.

    Порядок формирования номенклатуры дел

    Все кадровые документы фирмы можно рассортировать по группам: распоряжения по личному составу, трудовые соглашения, должностные инструкции и т.д. Эти группы называются первичными комплексами, или более привычно – делами.

    Чтобы правильно сформировать документы компании в папки, должен быть расписан порядок – какие бумаги в какую группу будут определяться.

    Для этого и существует номенклатура: в ней устанавливается полный перечень дел, их состав и время хранения.

    По правилам делопроизводства номенклатурная таблица на текущий год вводится с 1 января: номенклатура дел отдела кадров на 2016 г. должна быть составлена и утверждена в конце года предыдущего – в декабре 2015.

    Если организация только начала работу, сотрудникам, ответственным за документооборот, необходимо формировать дела пока без номенклатуры, но с прицелом на ее будущее создание. К концу первого года деятельности фирмы в каждом подразделении уже сложится своя практика учета и хранения документов. Ее можно взять за основу при подготовке номенклатуры.

    Перечень дел кадровой службы – часть номенклатуры всей организации. Сначала документы систематизируются по каждому подразделению, затем сводятся в единую таблицу.

    Форма составления номенклатуры дел кадровой службы

    Для номенклатуры дел предусмотрена специальная форма, приведенная в правилах работы архивов организаций (решение Росархива от 06.02.2002 года).

    Оформление документа включает:

    • полное и сокращенное наименование организации;
    • название «Номенклатура дел на ХХХХ год»;
    • дата составления;
    • утверждающая виза руководителя с датой;
    • в конце – фамилии и подписи составителя (делопроизводителя, архивариуса) и необходимые согласования.

    Содержательная часть представляет собой таблицу с 5 столбцами:

    № п/п Название
    1 Индекс делопроизводственный индекс, включающий код подразделения, в котором сформирована папка, и ее порядковый номер
    2 Заголовок заголовки разделов внутри дела располагаются в зависимости от важности входящих в них документов: организационно-распорядительные, планово-отчетные, прочие, в порядке уменьшения сроков хранения
    3 Количество единиц хранения указывается число папок, томов в ней; заполняется по окончании года, когда все дела сформированы и их объем точно известен.
    4 Срок хранения с номерами статей регламентирующего перечня Период обязательного хранения дела проставляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Минкультом, со ссылкой на номер статьи
    5 Примечание ставятся необходимые отметки: об уничтожении дел, передаче в архив и т.д.

    кадровой номенклатуры дел

    В номенклатуру дел службы персонала включаются документы:

    • формируемые кадровиками;
    • поступающие к ним из других подразделений, от руководителей, от сотрудников фирмы;
    • учетные формы, предусмотренные для ведения кадрового делопроизводства (регистрационные журналы, базы данных, картотеки).

    В типовой список документации, ведущейся в отделах персонала, входят:

    1. Нормативные акты организации, касающиеся работников: правила трудового распорядка, должностные инструкции, положения о системе материальной мотивации, о защите личных данных и т.д.
    2. Распорядительные акты по личному составу.
    3. Договорная документация: трудовые договоры, допсоглашения к ним.
    4. Учетные формы: личные карточки Т-2, списки работников и их личные дела, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, книги учета командировок, отпусков и прочие.
    5. Документы информационно-справочного характера: заявления, служебные записки, объяснительные, докладные, на основании которых издаются приказы. Сюда же – справки, переписка.
    6. Личные документы персонала: копии паспортов, дипломов и др.
    7. Документы коллегиальных органов: акты дисциплинарных проступках, протоколы аттестационных комиссий и т.д.

    Данный перечень приблизителен и дает ориентир, какие комплексы документов имеют хождение в делопроизводстве службы персонала. Он может использоваться как образец номенклатуры дел отдела кадров.

    Утвержденная на текущий год таблица не является окончательной. Если по ходу деятельности в кадровой службе появляются непредусмотренные документы, перечень дел можно дополнить и внести новую запись. Для таких случаев при составлении номенклатуры в каждом из разделов оставляются резервные номера.

    Сроки хранения кадровых документов

    Одна из целей формирования номенклатуры дел – обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками. В одно дело помещают документы с одинаковым сроком, а при необходимости совместить «разновозрастные» бумаги, период хранения присваивается максимальный из имеющихся в массиве.

    «Настольная книга» для сотрудника, занимающегося номенклатурой, – утвержденный Минкультом Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ №558 от 28.08.2010 г.). Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ.

    Для кадрового делопроизводства устанавливаются следующие сроки хранения:

    Группа документов Перечень документов в массиве Срок, лет Статья Перечня
    Нормативно-правовые акты положение о кадровой службе, копии приказов Постоянно, ДМН Ст. 1б, 19А
    Приказы по личному составу прием, увольнение, переводы, поощрения, изменение персональных данных сотрудников, установление оклада и надбавок к нему, заграничные и длительные внутрироссийские командировки, отпуска за свой счет, по уходу за ребенком, оплачиваемая практика студентов 75 ЭПК Ст.19б
    очередные отпуска, учебные отпуска, краткосрочные командировки, взыскания, дежурства 5 Ст. 19б прим.
    Договорные документы трудовые договоры, дополнительные соглашения к ТД 75 ЭПК Ст. 657
    трудовые договоры и допсоглашения по уволенным сотрудникам 75 ЭПК Ст. 657
    Учетные формы личные дела 75 ЭПК Ст. 656б
    личные карточки, личные карточки уволенных сотрудников 75 ЭПК Ст. 658
    книга учета ТД 75 Ст. 358д
    книга учета трудовых книжек 75 Ст. 695в
    табели рабочего времени 5 Ст. 586
    графики дежурств, отпусков 1 Ст. 693
    отчеты и прочие документы по командировкам 5 ЭПК Ст. 669
    Документы – основания приказов заявления, объяснительные, докладные, служебные записки 5 Ст. 649
    Коллегиальные решения аттестационные протоколы 15 ЭПК Ст. 359
    Информационно-справочные документы анкеты, резюме кадрового резерва 5 ЭПК Ст. 652

    Приставка «ЭПК» означает, что указанный срок не является окончательным, и может быть продлен решением экспертно-проверочной комиссии – по документам, имеющим особую ценность. Пометка «ДМН» используется для папок с документами, имеющими практическое применение. Они находятся в отделе персонала до минования надобности, но не менее 1 года.

    Срок хранения нормативных актов определяется исходя из их важности для кадровиков. Например, Положение об отделе персонала, как основной документ, регламентирующий работу подразделения, коллективный договор между работодателем и трудовым коллективом подлежат бессрочному хранению, до момента ликвидации организации. В номенклатуре ставится пометка «постоянно».

    Приказы по основной деятельности фирмы, присланные кадровикам для сведения и применения в работе, формируются в отдельное дело как «Копии» с пометкой ДМН, поскольку их основной учет и постоянное хранение ведется службой делопроизводства предприятия.

    Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве

    Каждая организация ведет кадровый учет исходя из практики, сложившейся за время ее деятельности. Соответственно, и номенклатура дел – документ адаптивный. Если на предприятии не действует коллективный договор, не формируются личные дела работников, то включать их в перечень дел не нужно.

    Однако есть общие правила, обязательные для всех кадровых служб:

    1. Трудовые договоры могут регистрироваться как отдельно, так и в составе личных дел. В первом случае ТД и соглашения к ним выделяются в номенклатуре дел в отдельный массив. Во втором – заголовок «трудовые договоры» в таблице отсутствует и включается в комплекс «личные дела».
    2. Дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью ТД и отдельно не учитываются.
    3. На крупных предприятиях папки с трудовыми договорами целесообразно разбить на несколько томов: распределить по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке.
    4. Договоры уволенных в текущем году работников изымаются из дела и помещаются в папки с недействующими ТД за календарный год. Состав томов этого дела также по необходимости можно расширять.
    5. Личные карточки являются строго самостоятельным массивом. Унифицированная форма Т-2 не включается ни в личные дела, ни в другие первичные комплексы, поскольку это – основной учетный документ в кадрах.
    6. Картотека может формироваться в алфавитном порядке по всей организации либо разбиваться по подразделениям.
    7. Закрытые в текущем году карточки перемещаются в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
    8. Все распоряжения по личному составу не могут находиться в одном деле. Разделение на папки по сроку хранения 75 и 5 лет – обязательно. Если в организации все приказы ошибочно объединены, при архивации их необходимо рассортировать.
    9. Штатное расписание – одна из основ кадровой работы, но в номенклатуре дел отдела персонала он значится как «копия». «Штатка», оформленная на бланке Т-3, – не самостоятельная единица, а приложение к приказу по основной деятельности. Ее подлинник учитывается в сводной номенклатуре дел. Кадровики могут поместить документ в папку с копиями распорядительно-нормативных актов, но удобнее выделить его в отдельный комплекс. Туда же включаются изменения в штате.

    Проект компании «МедиаКит»

    Источник: https://dezhur.com/db/buhgalteriya/nomenklatura-del-otdela-kadrov-pravila-formirovaniya-s-obrazcom.html

    Образец номенклатуры дел юрисконсульта административно управленческого персонала

    Номенклатура дел отдела кадров образец бланк

    Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота. Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

    • Для чего нужна организации номенклатура дел?
    • Ее виды
    • Номенклатуры дел отделов
    • Бухгалтерия
    • Юридический
    • Отдел кадров
    • Как правильно составить?
    • Порядок составления и утверждения

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Номенклатура дел организации

    Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

    Правила оформления Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде.

    Важно Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

    Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

    Номенклатура дел отдела кадров образец бланк

    Отдел экономического прогнозирования 3. … … 6.

    Как заполнить форму номенклатуры дел организации

    На любой крупном, среднем, да даже в маленьком предприятии происходит бешеный оборот документации, содержащих в себе информацию о работниках, тех или иных событиях, различного рода приказы, распоряжения и т.п.

    Но как разобраться в таком огромном объеме документов? Чтобы удобнее было работать со всеми этими бумагами и не тратить огромного времени для поиска того или иного документа существует номенклатура дел.

    Под термином номенклатура дел подразумевается системный перечень наименований дел с обозначенным сроком их хранения, организованный лицом (лицами), в функции которого входит отслеживать документооборот. Рассмотрим, что же это такое — номенклатура дел отдела кадров образец которой можно скачать на этом сайте.

    Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

    Вихрь» (далее — предприятие) (устав, свидетельство о регистрации и др.) Пост.ст.8.1 1-2 Приказы, распоряжения, указания вышестоящих (контролирующих) организаций До минования надобностист.18б 1-3 Переписка с вышестоящими (контролирующими) организациями по основным вопросам деятельности Пост.

    ст.25 1-4 Приказы (распоряжения) директора предприятия по основным вопросам деятельности Пост.ст.16.1 1-5 Приказы директора предприятия по административно-хозяйственным вопросам 5 л.ст.16.2 После проведения налоговой проверки 1-5 Положения о структурных подразделениях предприятия Пост.ст.

    10 1-6 Должностные инструкции работникам предприятия 3 г.ст.12.3 После замены новыми 1-7 Протоколы производственных совещаний Пост.ст.13 1-8 План работы канцелярии на 2008 год 3 г.ст.22.

    1 1-9 Докладные записки по основной деятельности, представляемые руководству структурными подразделениями предприятия 5 л.

    Есть ли у вас примерная номенклатура дел юридического отдела?

    Правила составления Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты.

    При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

    • наименование организации,
    • номер и дата составления,
    • перечень документов,
    • подписи ответственных лиц.

    В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

    Номенклатура дел отдела кадров

    Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

    Как правильно составить? Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень. При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность.

    Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации. Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению.

    Внимание Чтобы их систематизировать, используется специальный документ, который принято называть «номенклатура дел». Образец номенклатуры дел организации 2018 представлен в нашем материале.
    Зачем она нужна? Согласно п.3.4 «Основных Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.

    2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Применяя ее, можно решить несколько важных задач, касаемо текущих бумаг:

    • их классификацию и учет;
    • облегчение поиска;
    • помощь при передаче дел и составлении описей;
    • системную подготовку к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

    Для кого обязательна Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять ее.

    Бухгалтерия В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам.

    Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное. Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

    Юридический В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

    Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.
    Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия. Образец составления номенклатуры дел

    1. Вначале вносится стандартная информация:
      • полное наименование компании,
      • дата составления документа,
      • предстоящий год, на который он пишется,
      • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

      Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

    2. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации: Для чего нужна организации номенклатура дел? При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

    • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
    • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
    • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г.

    Источник: http://advokat-burilov.ru/obrazets-nomenklatury-del-yuriskonsulta-administrativno-upravlencheskogo-personala/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.