Должностная инструкция секретаря образец бланк

Должностная инструкция секретаря руководителя

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2021 года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях«.

В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности секретаря руководителя

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно — техническому обеспечению административно — распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно — переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно — регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать

2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно — переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно — распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации секретаря руководителя

3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1. Общие положения

1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Секретарь должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
• структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
• организацию делопроизводства;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• машинопись;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• основы организации труда и управления;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• основы административного права и законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности секретарь руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.

11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

16. Копирует документы на персональном ксероксе.

17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права секретаря руководителя

Секретарь имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря руководителя

Секретарь несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря руководителя — образец 2021 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-sekretarja-rukovoditelja

Должностная инструкция секретаря. Образец 2021 года

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

УТВЕРЖДАЮ:Генеральный директорООО «Поставки оптом»

Широков /Широков И.А./

«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНОНачальник кадрового отделаООО «Поставки оптом»

Семенов /Семенов Р.А./

«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕНВедеркина Анна ВалерьевнаСекретарь ООО «Поставки оптом»Паспорт 7685 № 975849Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь14.09.2012 код подразделения 123-425

Подпись Ведеркина

«17» августа 2014 г.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря .doc

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании.

С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

• «Общие положения»,
• «Должностные обязанности»,
• «Права»,
• «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Источник: https://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya/

Что должна содержать должностная инструкция секретаря: примеры и образцы документов

Работа секретаря отличается многозадачностью и необходимостью успеть все и сразу, ведь в противном случае вся работа фирмы может пойти наперекосяк.

В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию секретаря, а также представим несколько готовых вариантов данного документа.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции прописывается:

• к какой категории сотрудник принадлежит;
• кому он подчиняется;
• кем назначается и освобождается от должности;
• кому переходят функциональные обязанности сотрудника в момент его отсутствия на рабочем месте.

Секретарь относится к категории технических исполнителей, подчиняется непосредственно руководителю подразделения/компании, а назначается и снимается с должности только приказом генерального директора.

Как правило, на данную должность назначаются лица с образованием не ниже специального и опытом работы на аналогичной должности от одного года, однако порой в небольшие фирмы принимают людей без какого-либо опыта вовсе. В то же время в крупных организациях условия трудоустройства могут быть более жесткими.

Для успешного выполнения порученных задач секретарю необходимо знание:

• организационной структуры;
• норм делового общения;
• организации делопроизводства;
• основ гражданского и трудового законодательства;
• правил эксплуатации вычислительной и организационной техники;
• прикладных программ;
• машинописи;
• правил охраны труды, противопожарной защиты и техники безопасности.

Руководствоваться в своей деятельности секретарь должен:

• действующим законодательством;
• уставом предприятия;
• руководящей документацией предприятия;
• приказами и распоряжениями руководства;
• собственной должностной инструкцией.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь и его ответственность

Отдельным параграфом прописываются должностные обязанности секретаря, в том числе:

• прием посетителей;
• прием и передача на подпись руководителя документов и личных заявлений;
• получение корреспонденции, поступающей в адрес руководителя на рассмотрение, и ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения или конкретным лицам;
• проведение коммуникаций с помощью средств связи, регистрация и передача служебной информации руководителю;
• осуществление деятельности по техническому и организационному обеспечению работы руководителя;
• составление запросов, писем и других документов по поручению руководителя;
• подготовка заседаний и совещаний, устраиваемых руководителем, а также ведение и оформление протоколов;
• организация командировок руководителя: приобретение билетов, аренда транспорта и помещения;
• контроль выполнения сотрудниками предприятия распоряжений и приказов руководства;
• формирование дел, обеспечение сохранности документов и передача их в архив в определенные сроки;
• выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Помимо обязанностей секретарь имеет и права, в том числе на:

• принятие самостоятельных решений в рамках собственной компетенции;
• отказ от выполнения полномочий в случае возникновения опасности для здоровья или жизни;
• предъявление руководству требований о создании нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов и материальных ценностей;
• получение служебной информации в полном объеме для исполнения собственных полномочий;
• направление в адрес руководства рационализаторских предложений по улучшению деятельности предприятия и собственной работы;
• информирование руководителя о выявленных в деятельности организации недостатках и выдвижение предложений по их устранению;
• получение от работников структурных подразделений необходимых материалов и пояснений причин нарушения качества и сроков выполнения заданий, поручений руководителя.

В следующей главе следует прописать зону ответственности сотрудника. Секретарь, как правило, отвечает за:

• несанкционированное представление интересов организации;
• результаты самостоятельно принятых решений и совершенных действий;
• ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
• нарушение требований руководящей документации предприятия;
• неправомерное обращение с личными сведениями и передачу конфиденциальных данных;
• причинение вреда организации, ее персоналу, контрагентам и государству;
• нарушение правил трудового распорядка, требований трудовой дисциплины, противопожарной защиты и норм техники безопасности;
• нарушение норм делового общения.

При составлении должностной инструкции крайне важно понимать, что менять ее текст в соответствии со спецификой работы можно как угодно, главное при этом – чтобы документ не противоречил действующему законодательству и заключенному между сторонами трудовому договору, а сотрудник был ознакомлен со всеми внесенными в него корректировками.

Образцы должностной инструкции секретаря

В зависимости от места и особенностей работы трудовые функции секретаря могут иметь определенные нюансы, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов документов, предназначенных для использованиях в различных организациях.

Секретаря руководителя (по профстандарту)

Скачать образец типовой инструкции секретаря руководителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/1z0a3wxi3TowbW

Секретаря-делопроизводителя

По следующей ссылке мы разместили документ, подходящий для секретаря с функциями делопроизводителя: https://yadi.sk/i/CsoTnmdn3Towm8

Секретаря-референта

Функциональные обязанности секретаря-референта несколько отличаются от стандартных: https://yadi.sk/d/HkLeZDDk3Towqt

Офис-менеджера с функциями секретаря

Чтобы найти образец инструкции для данного сотрудника, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/f0eXKy2b3Towyi

Учебной части

В зависимости от учреждения должностная инструкция секретаря учебной части может быть следующей:

• школы (по новому закону об образовании): https://yadi.sk/i/D5wISs2Y3ToxA2

• колледжа: https://yadi.sk/i/wTooxnf53ToxdB

• техникума: https://yadi.sk/d/IkyRbl0Z3ToxVx

Секретаря-машинистки

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/i/DWMKYFdi3Toxk6

Судебного заседания

С инструкцией секретаря районного суда вы можете ознакомиться по следующему адресу: https://yadi.sk/i/lyTkislj3ToyCa

Здесь размещен документ, подходящий для секретаря мирового судьи: https://yadi.sk/i/jY00M73g3ToyMt

Пресс-секретаря

Скачать образец инструкции пресс-секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/J4nElPMU3ToyZ3

Ученого

По следующей ссылке мы разместили документ для ученого секретаря совета: https://yadi.sk/d/oDtIaJqf3Tp2jq

Ответственного секретаря газеты

Трудовые функции ответственного секретаря газеты выглядят так: https://yadi.sk/i/9fxgAyws3Tp2zZ

Приемной

Чтобы найти бланк документа для секретаря приемной, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/7RXepLQl3Tp3Me

Секретаря-администратора

По следующей ссылке находится инструкция секретаря с функциями администратора: https://yadi.sk/d/k93AVPJP3Tp3W7

Корпоративного секретаря акционерного общества

Должностная инструкция данного работника размещена здесь: https://yadi.sk/d/YNcunY4p3Tp3nN

Комиссии по делам несовершеннолетних

Секретарь комиссии по делам несовершеннолетних должен работать по инструкции такого плана: https://yadi.sk/i/w4PdYv7x3Tp3yV

ДОУ

В детских образовательных учреждениях используются инструкции следующего образца: https://yadi.sk/i/bSOYXr3G3Tp46s

Деканата

Должностная инструкция секретаря деканата: https://yadi.sk/d/a0C0pjmr3Tp4uB

Таким образом, подходить к составлению должностной инструкции необходимо со всей ответственностью, в противном случае результат работы секретаря может не оправдать ожиданий его руководителя.

Источник: http://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/sekretarya.html

Образец должностной инструкции секретаря

Подробности Категория: Специалисты

Утверждаю ………………………………………… …………………………………………….

(наименование организации)

…………………………………………….

(должность)  

…………….………………………………

(ф.и.о.)   

«…..» …………………. 20….. г.

м.п.  

……………………………………………………………………………..
(наименование, предприятия, организации)

  1. Общие положения

     1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

     1.2. На должность секретаря назначается лицо,  имеющее  начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или  среднее  (полное)  общее  образование  и  специальную  подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

     1.3. Назначение   на   должность   секретаря  и  освобождение  от  нее производится   приказом   директора    предприятия    по    представлению

……………………………………………….……………………………………………………..

     1.4. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю

………………………………………………………………………………………………………
(предприятия, структурного подразделения)

     1.5.

Секретарь должен знать: — постановления,  распоряжения,  приказы,   другие   руководящие   и нормативные документы   вышестоящих   и   других   органов,    касающиеся деятельности предприятия; — положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства; — структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; — устав предприятия; — схемы документооборота; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — системы организации контроля исполнения документов; — методы оформления и обработки документов; — машинопись; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; — основы этики и эстетики; — правила делового общения; — оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; — основы законодательства о труде; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда.

— основы организации труда.

     1.6. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное  в  установленном порядке, которое приобретает  соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря

      Секретарь: — осуществляет  работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя; — принимает   корреспонденцию,  поступающую    на    рассмотрение    руководителя, передает  ее  в  соответствии  с  принятым  решением   в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; — ведет   делопроизводство,   выполняет   различные   операции  с применением организационной техники,  предназначенной для сбора, обработки, хранения и представления информации при подготовке и принятии решений; — принимает документы и личные заявления на подпись руководителя; — подготавливает  документы  и материалы,  необходимые для работы руководителя; — следит   за   своевременным   рассмотрением   и  представлением структурными подразделениями  и  конкретными  исполнителями   документов, передаваемых руководителю   на   подпись; — проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование; — передает    и   принимает   информацию   по приемно-переговорным устройствам, организует   проведение  телефонных  переговоров  руководителя, записывает в его  отсутствие  полученную по каналам связи  информацию  и  доводит  до  его сведения ее    содержание; — по  поручению руководителя составляет письма,  запросы,  другие документы, готовит ответы авторам писем; — выполняет работу по подготовке заседаний  и  совещаний, проводимых руководителем   (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний; — осуществляет  контроль  над исполнением работниками предприятия изданных приказов  и  распоряжений,  а  также   за   соблюдением   сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль; — ведет контрольно-регистрационную картотеку; — обеспечивает  рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе; — печатает  по  указанию   руководителя   служебные   материалы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных; — организует  прием   посетителей,   содействует   оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; — формирует дела в соответствии  с  утвержденной  номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

— выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

     3. Права секретаря

     Секретарь имеет право: — знакомиться   с   проектами  решений  руководства  предприятия,  касающимися его деятельности; — вносить на  рассмотрение   руководства    предложения   по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей; — запрашивать лично или по поручению руководства  предприятия  от структурных подразделений   и   специалистов   информацию   и  документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей; — требовать от  руководства  предприятия  оказания  содействия  в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

     Секретарь несет ответственность: — за последствия принятых им решений, выходящих  за  пределы  его  полномочий, установленных действующим законодательством РФ, уставом  предприятия,  иными нормативными правовыми актами; — за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ; — за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения  —  в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;

— за причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации предприятия — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5. Прочее

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов регулирующих трудовые правоотношения в РФ.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

……………….…………… / ……….… «……» ………………………20 …. г.
  (ф.и.о. / подпись)

с должностной инструкцией ознакомлен

……………….…………… / ……….… «……» ………………………20 …. г.
  (ф.и.о. / подпись)

Помогите другим людям найти этот образец должностной инструкции секретаря. Поделитесь им в социальных сетях.

Источник: http://alfa-form.ru/index.php/dolzhn-instruktsia/124-obrazets-dolzhnostnoj-instruktsii-sekretarya/

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция секретаря содержит требования к квалификации сотрудника, устанавливает порядок его подчинения, назначения и освобождения от должности. В документе описываются функциональные обязанности, права работника, его ответственность. Полномочия секретаря определяются спецификой организации.

1. Секретарь принадлежит к категории «технические исполнители».

2. Секретарь непосредственно подчиняется генеральному директору/руководителю структурного подразделения.

3. Назначение или освобождение от должности секретаря осуществляется приказом генерального директора.

4. На должность секретаря назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

5. В период отсутствия секретаря функциональные обязанности, права, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

6. Секретарь должен знать:

• организационную структуру;
• нормы делового общения и этикета;
• организацию делопроизводства;
• основы гражданского, трудового законодательства РФ;
• правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
• прикладные программы (Word, Excel и др.);
• машинопись;
• правила охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты.

7. Секретарь в своей деятельности руководствуется:

• Уставом организации;
• законодательством РФ;
• правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами организации;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие функциональные обязанности:

1. Принимает посетителей.

2. Принимает и передает на подпись руководителю документы и личные заявления.

3. Получает корреспонденцию, поступающую в адрес руководителя на рассмотрение. В соответствии с принятым решением направляет ее в структурные подразделения или конкретным лицам для использования в работе.

4. Проводит коммуникацию с помощью средств связи, регистрирует, передает служебную информацию руководителю.

5. Осуществляет деятельность по техническому, организационному обеспечению работы руководителя.

6. Составляет запросы, письма, иные документы по поручению руководителя.

8. Организует командировки руководителя: приобретает билеты, арендует транспорт, помещения.

9. Контролирует выполнение сотрудниками организации распоряжений, приказов руководства.

10. Формирует дела, обеспечивает сохранность документов, передает их в архив в установленные сроки.

11. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

ІІІ. Права

Секретарь имеет право:

1. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

2. Не приступать к выполнению своих полномочий при возникновении опасности для жизни или здоровья.

3. Предъявлять к руководству требования о создании нормальных условий для выполнения своих служебных обязанностей, сохранности материальных ценностей, документов.

4. Получать служебную информацию в полном объеме для исполнения своих полномочий.

5. Направлять в адрес руководства рационализаторские предложения для улучшения деятельности организации и собственной работы.

6. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности организации, выдвигать предложения по их ликвидации.

7. Получать от работников структурных подразделений необходимые материалы и пояснения причин нарушения сроков и качества выполнения заданий, поручений руководства.

ІV. Ответственность

Секретарь несет ответственность за:

1. Проведение несанкционированного руководством представления интересов организации, встреч.

2. Результаты принимаемых решений, собственных действий.

3. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

4. Нарушение требований руководящих документов организации.

5. Неправомерное обращение с личной информацией, передачу конфиденциальных сведений, коммерческой тайны.

6. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

7. Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм техники безопасности, противопожарной защиты.

8. Нарушение этикета, норм делового общения.

Секретарь судебного заседания является государственным служащим и работает только в судах. Он обеспечивает документальную работу судьи, судебные процессы, участвует в заседаниях. Данное должностное лицо выполняет следующие функциональные обязанности:

1. Собирает, оформляет материалы дела для рассмотрения в заседании суда.

2. Ведет протокол заседания суда.

3. Готовит и высылает повестки, вызывает в суд участников заседания.

4. Оформляет судебные дела в соответствии с требованиями законов.

Секретарь-делопроизводитель – должностное лицо, которое ведет документооборот организации. В его задачи входит:

1. Проведение телефонных переговоров и работа с клиентами.

2. Контроль своевременного исполнения обязательств, зафиксированных в документах.

3. Регистрация и обработка корреспонденции.

4. Перевод документов, корреспонденции с иностранного языка.

5. Ведение архива документов.

Источник: https://working-papers.ru/dolzhnostnaja-instruktsija-sekretarja