Приказ об утверждении графика отпусков образец

Образец приказа об утверждении графика отпусков

Работать с документами проще, когда под рукой есть готовые формы. Образец приказа об утверждении графика отпусков — удобный шаблон для ежегодной процедуры!

Подробнее об отпусках читайте здесь:

Ежегодный отпуск положен всем.

Поэтому в больших рабочих коллективах согласование времени отдыха сотрудников происходит заблаговременно, в противном случае даже идеально налаженный производственный процесс рискует рассыпаться, как карточный домик. Чем крупнее предприятие, чем сложнее его структура и обширнее штат, тем больше времени уходит на сбор и согласование данных, а также на оформление сопутствующих документов.

«Отпускные» документы-2021: график отпусков, приказ об отпуске, уведомление

Чтобы отправить сотрудника отдыхать по всем правилам, нужно выполнить ряд поставленных законодателем условий. Самые серьезные требования предъявляются к документальному сопровождению процедуры.

Скачайте документы по теме:

Во-первых, перед началом отпуска издается соответствующий приказ по форме Т-6 (или Т-6а, если составляется один приказ сразу на нескольких работников), с которым сотрудника необходимо ознакомить под роспись.

Во-вторых, минимум за две недели до этой даты отпускнику направляется соответствующее письменное уведомление.

И если первые два документа еще можно объединить (многие работодатели, кстати, так и делают — издают приказ ровно за две недели до предполагаемого ухода сотрудника в отпуск и сразу же знакомят его с документом под роспись, чтобы не составлять отдельное уведомление), то график придется оформить отдельно и заранее.

Важно: утвердить график на новый календарный год нужно не позднее, чем за две недели до его наступления. Например, чтобы в отведенный срок ввести в действие актуальный в 2021 году график отпусков, приказ об утверждении графика отпусков нужно издать до 18.12.2021 года.

Подробнее о том, как правильно оформляются в 2021 году кадровые приказы, график отпусков и другие документы по личному составу, читайте в статье «Как без ошибок составлять кадровые документы в любой ситуации».

Если приходится часто и помногу оформлять копии и выписки из внутренней документации, рекомендуем ознакомиться с материалом «Как быстро и правильно заверять большие объемы документов», чтобы унифицировать и ускорить выполнение рутинных задач.

Важно: отказ от составления «отпускного расписания» идет вразрез с требованиями ст.123 ТК РФ. Такой документ не просто необходим, но еще и обязателен для соблюдения как работниками, так и работодателем.

Заметим, что отсутствие графика невыгодно работодателю, поскольку часто становится причиной конфликтов, связанных с нежеланием работников выполнять устные договоренности и отдыхать в заранее оговоренное время.

Работники, в свою очередь, должны понимать, что график защищает, прежде всего, их интересы.

Не соблюдая закрепленную в нем очередность, работодатель нарушает закон, и в этом случае пострадавшая сторона имеет реальную возможность отстоять свои интересы в суде или подать жалобу в ГИТ.

Чтобы избежать разбирательств и штрафов, нужно неукоснительно соблюдать «отпускные» нормы законодательства. Подробности — в статьях «Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск» и «Можно ли разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части».

Как отразить этот нюанс в документах, читайте в статье «Нужно ли включать в график отпусков льготные категории сотрудников, которые имеют право на отпуск в любое удобное для них время».

Нужно ли утверждать график отпусков приказом

Когда речь заходит об утверждении графика отпусков, приказ издавать, в общем-то, не обязательно.

Многие организации до сих пор используют удобную во всех отношениях унифицированную форму №Т-7, в которой предусмотрена специальная графа для заверки.

Когда руководитель компании заверяет такую форму подписью и печатью, он тем самым автоматически вводит ее в действие. В этом случае отдельный приказ на утверждение графика отпусков можно не составлять.

Скачать чистый бланк
Скачать в .xls

Важно: если работодатель решил отказаться от унифицированной формы и разработать другой, более специфичный бланк для локального применения, издается приказ об утверждении формы графика отпусков (образец распоряжения о внедрении новой формы на примере расчетного листка вы найдете здесь). Сам бланк прикрепляется к распорядительному документу в виде приложения.

Но существует и другая точка зрения, согласно которой приказ об утверждении графика отпусков лишним не будет. Наличие специального, должным образом заверенного документа подтверждает, что:

график разработан и согласован с соблюдением установленного законом срока (поскольку любой образец приказа на график отпусков содержит точную дату оформления);

должностные лица, ответственные за ознакомление персонала с отпускным расписанием, получили соответствующие распоряжения;

бухгалтерия ознакомлена с графиком и получила указание зарезервировать средства для выплаты отпускных персоналу.

Чтобы приказ о графике отпусков-2021 оказался действительно эффективным, а не изданным для проформы документом, его нужно грамотно составить. Любые претензии к начальнику отдела, забывшему ознакомить подчиненных с информацией о времени предстоящего отдыха, окажутся абсолютно несостоятельными, если приказ на утверждение графика отпусков (образец) не содержит такого распоряжения.

Для дальнейшего контроля над выполнением поручений обязательно их задокументируйте. Укажите конкретных исполнителей — должности, фамилии. Иначе спрашивать будет не с кого.

Кто виноват и что делать?», в которой эксперт анализирует непростые рабочие ситуации и предлагает действенные пути выхода из них.

Форма приказа об утверждении графика отпусков (образец)

На сегодняшний день все еще не разработан унифицированный образец приказа об утверждении графика отпусков; образец, представленный в нашей базе типовых документов, носит рекомендательный характер. и структура приказа строго не регламентированы.

Справка

Но некоторые сведения нужно внести обязательно, в том числе:

1. регистрационный номер и наименование документа;
2. дату и место издания;
3. наименование и юридический адрес работодателя;
4. поля для заверительной подписи и печати.

В констатирующей части можно сослаться на законодательные и локальные нормы, в соответствии с которыми издается документ (например, на ст.123 ТК РФ). Распорядительная часть должна содержать как минимум один основной пункт, ради которого издается приказ (об утверждении графика отпусков, образец формулировки приведен ниже). Обязательно укажите год, на который составляется график.

Дополнительными пунктами оформляются поручения должностным лицам — руководителю кадровой службы, начальникам отделов, главному бухгалтеру. Поможет понять, как должен выглядеть в этом случае приказ на утверждение графика отпусков, образец (скачать документ можно онлайн):

Для подписи каждого должностного лица, упомянутого в распорядительной части, предусматривается отдельное поле. Сам график оформляется отдельным документом или приложением к приказу.

Важно: приказ на график отпусков, образец которого представлен в статье, издается только по завершении процедуры согласования. Тем не менее, многие работодатели, спохватившись в последних числах декабря, оформляют его «задним числом».

Причиной такого нарушения чаще всего становится неумение планировать и правильно рассчитывать время, необходимое для согласования графика, особенно если в организации есть профсоюз. Не отойти от порядка, закрепленного ст.372 ТК РФ, помогут советы эксперта (см.

«В каких случаях организация обязана учитывать мнение профсоюза» и «Как учесть мнение профсоюза»).

Статья-подсказка «Как оформлять документы задним числом и не нарушать закон» будет полезной всем специалистам, занимающимся ведением бумажного или электронного документооборота.

Важно: не забудьте зарегистрировать документ после заверки! Подробнее о данной процедуре читайте в материалах «Для чего нужна регистрация документов, поступающих в кадровую службу» и «Какие журналы учета и регистрации нужно вести в кадровой службе».

Источник: https://www.kdelo.ru/art/377264-utverjdenie-grafika-otpuskov-17-m9

График отпусков (форма Т-7): скачать бесплатно образец, правила составления, бланк и приказ на утверждение

Законодательством РФ регламентированы не только обязанности работника в сфере труда, но и его права. Одной из таких юридических норм, установленных и охраняемых государством, является ежегодный оплачиваемый отпуск.

Первостепенный документ, определяющий очерёдность предоставления основного отпуска — график.

Сегодня мы обсудим его составление, расскажем для чего необходима эта процедура, поясним правила оформления таких документов, что поможет избежать ошибок в дальнейшем.

Что говорит закон?

Вопросы, касающиеся возникновения отношений в отрасли труда, в том числе и нюансы, связанные с оформлением отпусков, регулируются основополагающим законодательным актом – Трудовым Кодексом РФ. Данной тематике отдельно посвящена гл. 19. ТК РФ.

Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.  – нормативный документ, который также является значимым источником правовой информации в сфере труда.

Важно понимать, что составление графика – процедура, которая требует выполнения в обязательном порядке. Это касается абсолютно каждого работодателя, причём  количество сотрудников, трудящихся в организации не имеет никакого значения.

В противном случае, за уклонение от данных обязательств, следует административное наказание. Так ст. 5.27 КоАПа РФ предусмотрены следующие административные меры воздействия:

• должностные лица обязуются к выплате штрафа в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей.
• юридическим лицам грозит приостановление деятельности сроком до 90 суток или выплата штрафа в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Важно! Работодатели, имеющие форму организации — ИП, имеют право не оформлять график, а определять очерёдность путём согласования с сотрудниками.

Правила составления

Главным принципом оформления такого документа является то, что действия работодателя, по его составлению, основываются на предварительных данных о пожеланиях сотрудников, но при этом сопоставляются все факторы, чтобы не нанести ущерб производственной деятельности предприятия.

Существует определённый регламент, который необходимо соблюдать, чтобы избежать возможных недочётов:

• Принимать во внимание мнение сотрудников.
• Учитывать вероятность переноса, с согласия работника, при возникновении острой необходимости.
• Необходимо отслеживать количество дней, которые сотрудник не использовал в предыдущий раз.
• Опасные и вредные производственные факторы подразумевают необходимость дополнительных дней.Документооборот при оформлении
• В соответствии с законодательством, определённые категории трудящихся, имеют право выбора удобного для них отпускного периода. Это регламентировано ст. 122, 123 ТК РФ, к ним относятся:
  • Несовершеннолетние (лица до 18 лет);
  • Лица, совмещающие трудовую деятельность (отпускные периоды обязательно должны совпадать как на постоянном, так и дополнительном месте работы);
  • женщины перед декретом по беременности и родам, а также сразу же после него, по окончании периода по уходу за ребёнком;
  • сотрудники, один из супругов которого является военнослужащим;
  • трудящиеся, жёны которых находятся в отпуске по беременности и родам.
• Число сотрудников, осуществляющих деятельность в одном отделе, которые могут уйти в отпуск в один временной период, должно быть ограничено.

  Виды

• Следует принять во внимание следующее, если в организации трудятся сотрудники, которые были недавно приняты в штат, им положен отдых не ранее чем через 6 месяцев трудовой деятельности.
• После составления и согласования, документ подписывается руководителем кадрового отдела и утверждается ответственным должностным лицом —  руководителем предприятия.

  Эти сроки строго регламентированы и обязательны к исполнению — документ должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до наступления следующего года.

Порядок оформления

Данный процесс включает в себя следующие подготовительные этапы:

• Согласование формы документа (унифицированный бланк Т-7, собственно разработанный образец). Данный пункт более подробно мы опишем ниже.
• Оформление приказа об утверждении очерёдности ухода на отдых.
• Включение отпусков в график. Данная процедура подразумевает факт учёта таких отпусков, как:
  • ежегодный оплачиваемый отдых. Средняя длительность составляет 28 дней. В данном случае следует учитывать, что некоторые категории сотрудников (педагогические работники, должностные лица, находящиеся на государственной службе, сотрудники, имеющие инвалидность и др.) имеют удлинённый период;Количество дней, учитываемых при расчете отпускных
  • ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Назначается лицам с особыми производственными процессами (работа на вредном производстве и опасных условиях, в суровых климатических зонах, работникам с ненормированным графиком трудовой деятельности);
  • отпускные дни, которые не были использованы и перенесённые на следующий календарный год.

• Расчёт количества дней, которые необходимо учесть в документе. Для того, чтобы произвести точные вычисления, требуется:

  • определить дату окончания очередного года со дня поступления на должность;
  • следующий шаг – на дату, определённую выше, распределить отпуска таким образом, чтобы не оставалось «лишних» дней, которые работник не использовал.
• Учитывать пожелания сотрудников. При утверждении документа работодатель может, но не обязан учитывать пожелания работников.

  Единственным исключением, являются лица, относящиеся к льготной категории сотрудников – только в данном случае, руководитель имеет обязательства на этот счёт.

• Уведомление трудящихся об отпуске. Образец данного документа вы найдете ниже.

• Внесение изменений в график. Составляя подобные бумаги, следует понимать, что документ создаётся на довольно продолжительный период – календарный год, следовательно, корректировка сведений вполне возможна. Внесение изменений применяется в случаях:

  • переноса отпуска с согласия работника (например, при задержке выплаты денежных средств, начисляемых не менее, чем за три дня до предполагаемой даты ухода);Заявление о переносе
  • переноса определённого количества отпускных дней, по причине досрочного отзыва сотрудника. При возникновении подобной ситуации, работник имеет право использовать оставшиеся дни в любое удобное для него время;
  • переноса отпускного периода по заявлению сотрудника. В данной ситуации следует учесть следующее, если работник входит в льготную категорию лиц, работодатель обязан удовлетворить просьбу, в обратном случае, руководитель может пойти на встречу работнику, но в перечень обязательств это не входит.

В каждом из перечисленных вариантов о внесении изменений, требуется письменное заявление от сотрудника, в случае положительного решения руководства издаётся приказ о переносе сроков отпускного периода.

Соответственно, это является основанием для внесения изменений. В документе это отражается в следующем:

• в 8 графе указывается основание переноса;
• 9 графа определяет новый отпускной период, в соответствии с данными, обозначенными в приказе;
• в 10 графе вносятся различные примечания.

Порядок внесения изменений, рассмотренный выше, применяется касательно работников, которые были изначально включены в график. Если сотрудник был принят на должность после данного процесса, сведения о его отпуске будут оформлены следующим образом:

• Составляется дополнительное приложение, которое утверждается руководителем (дополнительный бланк, содержащий только данные нового сотрудника).
• Работник подаёт соответствующее заявление на предоставление основного оплачиваемого отпуска, после чего работодатель издаёт приказ.

Форма составления

Безусловно, график относится к разновидности локальных нормативных актов. Данный документ устанавливает очерёдность предоставляемых отпусков, оформляется в соответствии установленным правилам и обязательный к исполнению как со стороны работодателя, так и указанных в графике сотрудников.

Для составления такого документа предусмотрена специальная форма Т-7, которой работодатель может воспользоваться, но данная форма не является обязательной, законодательно разрешено использовать и иные образцы оформления документа. Исключение составляют предприятия, входящие в государственный и муниципальный аппарат.

Бланк по форме Т-7

Как видно, документ имеет чёткую структуру, содержит 10 основных граф:

1. Полное наименование предприятия.
2. Должность сотрудника, соответственно штатного расписания.
3. ФИО должностного лица.
4. Табельный номер работника (указывается при наличии).
5. Длительность (количество дней).
6. Дата начала и окончания срока отдыха (запланированные).
7. Фактические даты.
8. Предполагается в случае переноса.
9. Даты перенесённого отдыха.
10. Примечания.

Заполненный образец бланка Т-7Скачать бланк по форме Т-7 в формате .doc

Нюансы составления приказа об утверждении

Когда график разработан, его необходимо ввести в действие, для этого и составляется приказ.

Данная бумага в обязательном порядке должен содержать следующие сведения:

• Наименование предприятия.
• Место и дата составления.
• Номер документа.
• Основная информация распоряжения, также указывается нормативно- правовой акт, на который ссылается приказ.
• Перечень ответственных лиц, участвующих в оформлении распоряжения.
• Подпись руководителя организации.
• Подпись сотрудников об ознакомлении с приказом.

Образец документа об утверждении

Необходимо уточнить, что докумет об утверждении графика – это составляющая внутреннего документооборота организации и поэтому не является обязательным условием соблюдения.

Важно! При оформлении распоряжения не стоит вносить в документ график отпусков (по причине величины объёма), достаточно указать его в приложении.

Образцы сопроводительной документации

Образец листа для ознакомления:

Пример листа ознакомления работников с приказом

Образец журнала для ознакомления:

Пример журнала для ознакомления

Образец уведомления сотрудника о начале отпуска под роспись:

Уведомление о начале

Образец приказа об утверждении графика:

Приказ об утверждении

ТК РФ не имеет указаний на то, что работодатель обязан ознакомить сотрудников непосредственно с самим отпускным графиком. Так, ст. 123 Трудового Кодекса РФ регламентировано обязательное уведомление работника о предстоящем отпуске под роспись не позднее, чем за две недели до начала предполагаемого отпуска.

Тем не менее, чтобы избежать неприятных инцидентов, всё-таки лучше учитывать пожелания сотрудников и предварительно ознакомить их с графиком.

Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком, и внешние совместители. Включать или нет в график отпусков?

Что касается работников, находящихся в декрете, либо только планирующих уход в декрет в следующем календарном году (по закону этим правом может воспользоваться как мать, так и отец) данные лица не имеют права на основной ежегодный отпуск.

Этот факт объясняется тем, что трудовое законодательство не предусматривает нахождение работника в двух отпусках одновременно. Следовательно, в график этот сотрудник не вносится.

Тем не менее, имеют место случаи, когда по желанию, всё-таки можно отразить в графике сведения о таком работнике, но тогда графа с датой отпуска остаётся незаполненной, а в графе «Примечание» указывается, что должностное лицо находится в декрете.

Внешний совместитель – сотрудник, выполняющий основную работу у одного работодателя, дополнительную – у другого. Соответственно такой работник заключает два трудовых договора, имеет право на ежегодный предоставляемый отдых одновременно на двух предприятиях и в обязательном порядке вносится в график.

В случае, когда предприятие —  основное место работы трудящегося, отпуск предоставляется на общих основаниях. Если же трудовая деятельность осуществляется на дополнительном рабочем месте, тогда совместитель получает отпуск в тот же период, который выбран на основном месте. Даже в том случае, если на этой работе сотрудник имеет стаж менее 6 месяцев.

Распространённые ошибки

Не смотря на то, что правила и порядок составления графика известны каждому работнику отдела кадров, тем не менее это не исключает вероятности возникновения определённых погрешностей.  Существует ряд типичных ошибок, которые допускаются при оформлении, приведём некоторые из них:

1. Поздние сроки подачи графика.
2. Неверное оформление документа.
3. Неточности при заполнении.
4. Не были приняты во внимание мнения сотрудников. В данной ситуации, первоочередное право имеет определённая законом льготная категория работников. Об этом мы говорили выше.

Сравнительно недавно появился новый инструмент, основной целью которого является оптимизация деятельности кадрового отдела – умная таблица, с помощью которой работа с отпусками значительно упрощается.

Умный график

Умный график на 2021 год осуществляет следующие функции:

• Высчитывает дату окончания отпусков с учётом праздничных дней.
• Показывает пересечение отпусков работников.
• Предупреждает о имеющихся сотрудниках, которым в скором времени следует уйти на отдых.
• Делит отпуска на 7 частей.
• Заполняет специализированную форму Т-7, нажатием одной кнопки.

Заключение

Как видим, оформление отпускного графика – очень ответственное занятие, которое требует соблюдения определённых условий и сопоставления многих ключевых факторов, которые в свою очередь могут повлиять на конечный результат. Выше мы выявили основные тезисы, благодаря которым вы сможете грамотно составить документ такого типа.

Источник: https://OPrave.com/drugoe/buxgalteriya/grafik-otpuskov.html

Приказ об утверждении графика отпусков

Процедура составления графика отпусков в организациях обычно заканчивается оформлением соответствующего приказа. Какие нюансы имеет составление данного документа? Обязательно ли его утверждать? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале. Образец приказа о составлении графика отпусков также будет приведен далее.

Что представляет собой распоряжение об утверждении графика отпусков?

Данный документ вводит в действие график отпусков, одобренный руководством компании. В нем установлен порядок вступления в силу утвержденного графика, а также иные нюансы его применения.

Приказ об утверждении графика отпусков издается руководителем компании после согласования с работниками конкретных дат предоставления им ежегодного отдыха. Документ не имеет унифицированной формы.

Распоряжение должно быть составлено и утверждено не позднее чем за две недели до начала нового отчетного года.

Приказ составляют в единственном экземпляре, после утверждения директором организации его сдают в кадровую службу.

Надо ли составлять приказ в обязательном порядке или можно обойтись без него?

Приказ об утверждении графика отпусков, образец которого можно найти далее, не является обязательным документов. Некоторые компании вовсе его не составляют, и это не является нарушением.

Однако большинство организаций продолжает использовать данный документ.

Рассмотрим некоторые нюансы, которые помогут понять, когда приказ надо составлять в обязательном порядке, а когда можно обойтись без него

Если в организации график отпусков составляется по типовой форме № Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 – составлять приказ нет необходимости.

Издавать отдельное распоряжение в этом случае не надо, оно будет целесообразным только если есть необходимость в отражении в документе дополнительной информации, относящейся к графику отпусков.

Но если организация применяет форму графика отпусков, разработанную самостоятельно, и в ней отсутствует графа об утверждении – необходимо составлять соответствующий приказ.

Что предшествует составлению приказа?

Перед составлением распоряжения следует утвердить график отпусков персонала компании. Процедура состоит из нескольких этапов:

• направление кадровой службой в адрес всех начальников подразделений служебной записки, в которой указано требование о необходимости предоставления сведений о рекомендуемом периоде отпуска сотрудников;
• составление проекта графика на основании положения или локального акта, регулирующего порядок утверждения документов и порядок делопроизводства;
• согласование графика с профсоюзом (если таковой имеется в организации);
• получение одобрения главного бухгалтера, юриста, заместителей руководителя и т.п.;
• утверждение приказа руководителем компании;
• регистрация документа в кадровом журнале;
• ознакомление с графиком всех сотрудников под подпись.

Как составить приказ?

Приказ о графике отпусков, образец которого можно взять за основу, необходимо составлять от лица руководителя организации. Составление подобного рода документов следует доверить сотруднику, имеющему необходимый уровень знаний и ориентирующемуся в положениях ТК РФ. Это может быть начальник отдела кадров, секретарь, юрист и др.

Так как приказ не имеет строго установленной законодательством формы – его можно составить в свободном виде. Чаще всего его формируют на основе привычной типовой формы или внутреннего шаблона приказа, разработанного в организации. Документ должен содержать:

• название юридического лица;
• дату составления и номер;
• суть распоряжения;
• подпись руководителя;
• подтверждение ознакомления с приказом лиц, упомянутых в качестве исполнителей распоряжения.

Составленный график отпусков можно включить в приказ в качестве приложения. Удостоверять документ печатью нет необходимости.

Оформление документа

• Сначала следует оформить «шапку» приказа. В верхней части документа указывают полное название юридического лица, номер и дату составления.
• Далее прописывают суть распоряжения.
• Документ должен содержать ссылку на основание. В данном случае указывается «Статья 123 ТК РФ».

После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» перечисляют по пунктам суть распоряжений:

• в 1-м пункте указывают сам факт утверждения графика на конкретный год;
• во 2-м пункте прописывают должность и ФИО лица, ответственного за ознакомление рабочего персонала с утвержденным графиком;
• в 3-м пункте перечисляют соответствующие указания в адрес бухгалтерии.

Ниже указывают приложение (непосредственно сам график отпусков). Документ подписывает руководитель, а ответственные лица подтверждают своими подписями ознакомление с текстом приказа.

Источник: https://spmag.ru/articles/prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-otpuskov

Приказ об утверждении графика отпусков. Образец 2021 года

Оформление приказа об утверждении графика отпусков – необходимая часть процедуры составления порядка очередности отпусков сотрудников предприятий и организаций.

Обычно такие графики создаются в крупных компаниях, где работает большое количество персонала и производственные процессы не терпят никаких задержек, поэтому уход каждого работника в отпуск и подбор ему замены продумываются заранее.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении графика отпусков .docСкачать образец заполнения приказа об утверждении графика отпусков .doc

Кто составляет приказ

Сам приказ всегда пишется от лица руководителя организации и им же подписывается, хотя непосредственная обязанность по его составлению лежит либо на начальнике отдела кадров, либо на юристе, либо на секретаре. В любом случае, это должен быть сотрудник, имеющий необходимый уровень знаний для создания подобного рода документов и владеющий основами трудового кодекса РФ.

Когда писать приказ

График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств).

График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

• плановые,
• дополнительные,
• «прошлогодние»,
• а также отпуски, оформляемые на «совместителей».

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

• несовершеннолетних,
• инвалидов,
• сотрудников с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

Правила составления приказа

Как любой другой приказ, данный документ на сегодняшний день не имеет строго установленного, унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободном виде.

Довольно часто сотрудники компаний используют старую, привычную типовую форму или внутренний разработанный шаблон написания приказа (который должен утверждаться в учетной политике организации), но вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, документ всегда должен содержать ряд необходимых сведений:

• в первую очередь это название компании,
• дата составления документа,
• сведения о должностном лице, от имени которого пишется приказ
• и его подпись,
• а также собственно содержание документа
• и подписи всех сотрудников, которые в нем упомянуты.

При этом сам график отпусков может быть включен в приказ в «натуральном виде» или же указан в качестве приложения (это особенно актуально тогда, когда сам график в силу большого количества работников предприятия представляет из себя многостраничный документ).

Удостоверять приказ печатью предприятия не надо, поскольку он относится к внутренним документам фирмы, кроме того, начиная с 2016 года юридические лица имеют полное законное право не использовать для визирования документов оттиски штампов и печатей.

Приказ может быть написан как от руки (в последнее время этот способ применяется крайне редко), так и напечатан на компьютере, оформлен как на фирменном бланке организации (очень удобно – не нужно лишний раз вносить реквизиты), так и на обычном листе А4 формата. Составляется он обычно в одном экземпляре, который после ознакомления и подписания всеми упомянутыми в нем лицами, передается на хранение в архив предприятия, где и содержится в течение установленного для подобного рода документов, времени.

Пример составления приказа

Этот образец приказа имеет вполне стандартную форму и может быть общеприменим (с небольшими индивидуальными корректировками).

Оформляем «шапку» документа

В начале документа пишется полное наименование организации, затем указывается номер приказа (по внутреннему документообороту), вписывается населенный пункт, в котором работает компания, а также дата его составления.

Оформляем «тело» документа

Затем идет собственно приказ: сначала тут указывается ссылка на основание (обязательно должна быть в любом приказе — в данном случае это статья 123 ТК РФ) а затем подробно прописывается несколько пунктов.

1. В первом обычно фиксируется сам факт утверждение графика с указанием года, на который он распространяется.
2. Во втором пункте назначается ответственное лицо за сбор подписей об ознакомлении с графиком и приказом (чаще всего в роли такого сотрудника выступает специалист отдела кадров, иногда секретарь).
3. В третий пункт вносятся необходимые указания в адрес бухгалтерии.

После этого в отдельной строке вписывается приложение (собственно сам график), а также ниже ставятся подписи руководителя организации и сотрудников, на которых возложены функции по исполнению приказа.

Источник: https://assistentus.ru/forma/prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-otpuskov/

Приказ об утверждении графика отпусков – как правильно составить

Администрация хозяйствующего субъекта, в соответствии с законодательством, каждому своему работнику должна предоставлять отпуска.

Они полагаются оформленным на предприятии за отработанное определенное время. Впервые данным отдыхом сотрудник может воспользоваться, проработав 6 месяцев.

Все остальные предоставляются согласно графику, для утверждения которого используется приказ об утверждении графика отпусков.

Когда утверждается график отпусков?

Разработкой графика отпусков занимается кадровая служба. Данную процедуру она должна начинать еще осенью предшествующего текущему года.

Вся работа проводится путем опроса начальниками подразделений предприятия своих работников, с целью выяснения мнения сотрудников о желаемых периодах отпуска.

Далее составляется предварительный график, который должен согласовываться с руководителя подразделений. В нем обязательно нужно отметить категории работников, имеющих льготы при предоставлении отдыха.

Возможно согласовывать придется в несколько этапов, так как в дальнейшем и компания и работающие в ней сотрудники обязательно должны будут соблюдать составленный план.

Если с графиком согласны все работники и руководство, то его можно передавать для согласования в органы профсоюзы. Это нужно делать только в том случае, если он существует на предприятии.

После того, как график на предстоящий год получил одобрение от всех инстанций, его надо утвердить.

бухпроффи

Внимание! Утверждение графика отпусков должно происходить не позднее 14 дней до начала года, в котором он будет применяться. Это требуют положения локальных нормативных актов. В связи с этим, самой поздней датой принятия графика отпусков может быть 17 декабря.

Специалисты, занимающие подготовкой и утверждением его, должны обязательно учитывать это, потому что при нарушении сроков к хозяйствующим субъектам могут быть применены административные наказания.

Какие виды отпусков заносят в график?

Нормы трудового права определяют, что работодатель должен включить все периоды трудовых отпусков, в том числе:

• Ежегодный оплачиваемый отпуск — ТК РФ устанавливает, что за каждый месяц трудовой деятельности на предприятии работнику положено отпуска 2,33 дня. В год у большинства работающих получается 28 календарных дней. Однако они могут брать его в целом или разбивать на части. Главное, чтобы одна из частей его была не короче двух недель. Все эти моменты обязательно должны отражаться в табеле.
• Дополнительный оплачиваемый отпуск — данный вид отдыха предоставляется работающим в хозяйствующих субъектах либо на основаниях, предусмотренных трудовым законодательством, либо если этот отпуск устанавливается в трудовом договоре работника. Продолжительность этого периода либо закрепляется в соглашениях с работником, либо в каждом конкретном случае нормами права. Его можно использовать отдельно или же добавлять ко времени основного отпуска. Правило о том, что одна из частей времени отдыха должна быть не короче 14 дней, здесь также должно использоваться.

Подготавливая график отпусков, администрация компании или предприниматель, должны учитывать, что если работник не использовал свои основные и дополнительные отпуска за прошлый год, их также нужно отразить в утверждаемом на следующий период графике.

На предприятии могут работать сотрудники, оформленные по трудовым договорам по совместительству. Их отпуска также нужно включать в составляемый график, помня при составлении, что у них отпуск на второй работе должен предоставляться в тот же период что и по основой работе.

бухпроффи

Внимание! В график не надо включать отпуска в связи с беременностью и родами, а также по уходу за детьми.

Как составить приказ об утверждении графика отпусков

Для этого документа закон не предусматривает какой-нибудь отдельной формы. Обычно его составляют в произвольном порядке.

Оформление приказа нужно начинать с указания наименования хозяйствующего субъекта, а также его реквизитов (адреса нахождения, кодов ИНН, КПП, ОГРН, банковских реквизитов и т. д.). Если приказ об утверждении графика отпусков составляется на фирменном бланке, то обычно все эти сведения на нем уже содержатся, и повторно их указывать нет необходимости.

На следующей строке проставляется дата, когда он был составлен, и место оформления.

Дальше во вступительной части необходимо дать ссылку на нормативный акт, во исполнение которого принимается график отпусков.

Затем следует слово «Приказываю», после которого необходимо указать:

• Распоряжение утвердить разработанный график отпусков, указать его реквизиты (номер и дату составления), период действия (как правило, это 1 год);
• Ответственное лицо, за которым закрепляется обязанность по контролю за исполнением приказа;
• Ответственное лицо, которое будет производить финансирование оплаты будущих отпусков;
• Ответственное лицо, которое обязано будет ознакомить с данным документов всех причастных сотрудников.

Далее в приказе отдельной строкой обязательно указывается, что к нему существует приложение — непосредственно график отпусков.

Оформленный приказ подписывает директор, с проставлением его Ф.И.О. и должности. Ниже нужно предусмотреть графы, в которые все упомянутые в нем ответственные работники должны поставить подписи и Ф.И.О., как подтверждение ознакомления.

Необходимо ли вносить изменения в график отпусков?

График отпусков разрабатывается заблаговременно, и должен отражать интересы каждой из сторон, вовлеченных в трудовые отношения. Поэтому, утвержденный документ необходимо соблюдать неукоснительно. Однако в течение года все равно возникают различные ситуации, когда возникает необходимость внести в него изменения.

  Приказ о приеме на работу по форме Т-1: как правильно издать

Это может быть связано с приемом новых работников и увольнением имеющихся, наступлением периодов болезни, производственной необходимостью, либо личной просьбой работающего.

В последнем случае сотрудник обязан оформить письменную просьбу (в виде заявления) к администрации, в которой должна быть выражена просьба передвинуть отпуск на другое время. К заявлению лучше всего прикрепить копии оправдательных документов, на основании которых в график будут вноситься изменения.

Кроме этого иногда может возникнуть непредвиденное событие, и по этой причине работник, который находится в отпуск либо собирается идти на отдых, необходим на рабочем месте.

Это может происходить из-за внедрения нового оборудования, проверки контролирующими органами, возникновения экстренных обстоятельств и т. д. Только и в этом случае администрации нужно в обязательном порядке получить на это согласие работника, а затем оформить приказ о внесении изменений в график отпусков.

бухпроффи

Внимание! Руководству фирмы нужно помнить, что перенос периода отдыха на другое время, в том числе по желанию самого работника, не отменяет необходимости уведомить его об этом не позднее чем за 2 недели.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост!

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-ob-utverzhdenii-grafika-otpuskov.html