Должностная инструкция инспектора по кадрам образец бланк. Должностные обязанности инспектора по кадрам

Должностная инструкция инспектора по кадрам

На сегодняшний день должностная инструкция является необходимым минимумом для эффективного функционирования сотрудника. Должностная инструкция инспектора по кадрам описывает круг обязанностей специалиста и определяет зону его ответственности.

В нашей статье мы поговорим о правилах написания и утверждения такого документа и приведем примерный ее вариант. Также с недавних пор в силу вступили профессиональные стандарты, определим какую роль они играют в деле подготовки текста документа.

Цель должностной инструкции инспектора по кадрам

Большинство из нас представляет, чем ему придется заниматься на рабочем месте и с какими задачами предстоит столкнуться. Особенно это касается кадровых служб. Казалось бы что может появиться нового, чего мы не знали о своих обязанностях до инструкции.

В первую очередь должностная инструкция инспектора по кадрам призвана описать весь спектр рабочих вопросов, входящих в его компетенцию. Этим самым мы отсекаем посторонние задачи, которые иногда возникают в процессе деятельности. В связи с чем повышается производительность персонала.

С течением времени название “инспектор” немного начало утрачивать свою актуальность. Сейчас должности кадровых служб все больше именуют “специалист” или “менеджер”.

Разделение должностных обязанностей инспектора по кадрам

Когда служба персонала состоит не из одного специалиста, то возникает резонный вопрос разделения обязанностей между персоналом. С помощью одной инструкции сделать этого не получится.

Для этого необходимо будет ввести 2 различные должности одного специалиста сделать, к примеру, ведущим. Но тогда и инструкций должно быть две.

Такие действия помогут не только разграничить обязанности сотрудников, но и установить различные оклады, в случае необходимости.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Порядок написания и утверждения должностной инструкции инспектора по кадрам

Прежде чем начать пользоваться данным документом, он должен пройти через несколько процедур:

1. Разработка текста.
2. Утверждение руководителем.
3. Доведение до сведения персонала.

Должностная инструкция специалиста по кадрам должна быть создана и введена в действие сразу после появления ее в штатном расписании компании. Даже в том случае, если ставка временно вакантна. Если так случилось, что штатная единица есть и сотрудник работает, а инструкции нет, то ее разработка должна стать первоочередным.

Если обратиться к трудовому законодательству России мы нигде не встретим ссылки на обязанность работодателя иметь такой документ. Однако при проверках государственной инспекции труда ее сотрудники настоятельно рекомендуют предъявить должностную инструкцию. Поэтому дабы избежать ненужных вопросов и подозрений рекомендуем приступить к его разработке.

Прочитайте полезные статьи по теме:

• Должностная инструкция. Требования к оформлению

В 2015 году в действие были введены профессиональные стандарты на большое количество специальностей. Не исключением стали и сотрудники отделов кадров.

Однако данный стандарт разработан в целом для отдела и содержит описание всего комплекса работ начиная от кадрового делопроизводства заканчивая подбором и оценкой персонала (Профессиональный стандарт № 559 Специалист по управлению персоналом утв. Приказом Минтруда и Соцзащиты РФ от 06.10.2015 г. № 691Н).

Посмотрите видео по теме:

Кроме описания обязанностей персонала профстандарт также содержит требования предъявляемые к кандидату на вакантную должность (уровень образования, опыт). Для нашей позиции достаточно будет средне специального образования и программа переподготовки кадров. Специальных требований к опыту работы не предъявляются.

Использование его целесообразно только в той части, которая относится к документальному обеспечению работы с персоналом. Написание инструкции на основе профессионального стандарта считаем наиболее актуальным методом на сегодняшний день.

При использовании готовых текстов документа из сети интернет стоит обращать внимание на их соответствие актуальному положению дел в законодательстве, а также соответствие реалиям Вашей компании.

Утверждение должностной инструкции инспектора по кадрам

После написания и согласования текста документа с юристами компании необходимо провести процедуру утверждения. Наиболее удобным и простым в применении методом является проставление грифа “УТВЕРЖДАЮ” на титульном листе с подписью и печатью руководителя.

Вторым вариантом будет ввод в действие должностной инструкции специалиста отдела кадров с помощью приказа. Кроме того независимо от выбранного способа требуется учесть мнение первичной профсоюзной организации (при ее наличии). Отметка об этом проставляется на титульном листе инструкции.

Приказ об утверждении должностных инструкций

Скачать документ >>>

Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией инспектора по кадрам

В дополнение к документу, в виде приложения, формируется лист ознакомления с инструкцией сотрудника. В Данной части работник своей подписью подтверждает тот факт, что документ им прочитан и все возникшие у него вопросы ему разъяснены. Кроме этого варианта существует еще ряд вариантов ознакомления таких как:

• журнал ознакомления с ЛНА компании;
• отметка об ознакомлении в трудовом договоре и др.

Образец должностной инструкции инспектора по кадрам

Далее приведен образец готовой к применению инструкции.

Общие положения должностной инструкции инспектора по кадрам 

I. Общие положения

1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.

2. На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе в данной организации не менее 1 года.

3. Назначение на должность инспектора по кадрам и освобождение от нее производится приказом

4. Инспектор по кадрам должен знать:

4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала.

4.2. Трудовое законодательство.

4.3. Формы и методы контроля исполнения документов.

4.4. Структуру и штаты организации.

4.5. Порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников организации.

4.6. Порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы, льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.

4.7. Порядок учета движения кадров и составления отчетности.

4.8. Порядок ведения банка данных о персонале организации.

4.9. Основы делопроизводства.

4.10. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.

4.11. Правила и нормы охраны труда.

4.12. Правила внутреннего трудового распорядка.

5.2. Настоящей должностной инструкцией.

Инспектор по кадрам подчиняется непосредственно начальнику (отдела кадров; структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров).

7. На время отсутствия инспектора по кадрам (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое несет ответственность за их надлежащее исполнение.

Прочитайте полезные статьи по теме:

• Должностная инструкция: нужна или нет?

Должностные обязанности в инструкции инспектора по кадрам

II. Должностные обязанности

Инспектор по кадрам:

1. Осуществляет контроль за своевременным исполнением распоряжений, приказов и поручений начальника отдела кадров.

2. Ведет учет личного состава организации, её подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной документации.

3. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, распоряжениями руководителя организации, а также другую установленную документацию по кадрам.

4. При приеме на работу знакомит с положениями о дисциплине в организации, о рабочем времени и времени отдыха, ведет учет и выдачу служебных удостоверений.

5. Направляет на инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите, правилам и нормам охраны труда.

6. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

7. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям.

9. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

10. Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для представления в другие учреждения.

11. Ведет строгий учет трудовых книжек и вкладышей.

12. Производит регистрацию приема и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

13. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале организации, следит за его своевременным обновлением и пополнением.

14. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

15. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам организации и их семьям, установления льгот и компенсаций.

16. Изучает движение и причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

17. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

18. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка.

20. Выполняет разовые служебные поручения начальника отдела кадров (соответствующего подразделения отдела кадров).

Прочитайте полезные статьи по теме:

• Должностные инструкции: pro и contra

Права в должностной инструкции инспектора по кадрам 

Инспектор по кадрам имеет право:

III. Права

1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства организации предложения по улучшению деятельности организации и совершенствованию методов работы служащих; замечания по деятельности работников организации; варианты устранения имеющихся в деятельности организации недостатков.

3. Запрашивать лично или по поручению руководства организации от подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя).

5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

Ответственность в должностной инструкции инспектора по кадрам 

Инспектор по кадрам несет ответственность:

IV. Ответственность

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/224523-26-02-2016-inspektor-po-kadram

Что представляет собой должность инспектора по кадрам

Инспектор по кадрам (инспектор отдела кадров) — специалист, осуществляющий ведение и учет документов, касающихся трудовой судьбы каждого работника на предприятии. Должность инспектора по кадрам существует практически во всех организациях.

Если при этом в штатном расписании такая должность не выделена в отдельную трудовую единицу, то все равно так или иначе функции инспектора выполняет какой-либо сотрудник, так как без работы по учету, хранению и оформлению личных трудовых документов на каждого члена коллектива не обойтись.

В связи с тем, что должность инспектора по кадрам так распространена и важна, большое значение приобретает определение спектра требований к сотрудникам, выполняющим его функции, а также определение круга обязанностей, которые этот работник будет выполнять. Именно для этого и служит должностная инструкция инспектора по кадрам (инспектора отдела кадров).

Структура и содержание должностной инструкции инспектора отдела кадров

Законодательно установленных требований к форме должностной инструкции инспектора по кадрам нет, поэтому вполне достаточно ее соответствия общим правилам, принятым для такого рода документов в соответствии с обычаями делопроизводства. Отсутствие же установленной законодательством формы позволяет каждому работодателю вносить в должностную инструкцию свои, характерные для работы именно в этой организации, изменения.

В общем виде должностная инструкция для инспектора по кадрам выглядит так:

1. В верхнем правом углу первой страницы документа указывается информация о дате утверждения должностной инструкции и должность руководителя, утвердившего ее, а также проставляется его подпись. Здесь же могут проставляться и отметки о согласовании должностной инструкции с различными службами организации, хотя иногда они располагаются в конце документа.
2. Первый раздел инструкции описывает общие положения: информацию о требованиях, предъявляемых к кандидату на должность инспектора по кадрам, перечень документации, которую должен знать работник. В этом же разделе определяется место должности инспектора по кадрам в общей организационно-штатной структуре предприятия, а также устанавливаются правила приема/увольнения работника, замещения его на время отсутствия и подчинения непосредственному начальству.
3. Далее идет раздел о должностных правах и обязанностях сотрудника (иногда это два самостоятельных раздела), который предусматривает как стандартные права и обязанности, закономерные для работника данной должности, так и права и обязанности, связанные со спецификой работы конкретного предприятия. Помимо этого перечень прав и обязанностей инспектора по кадрам может варьироваться в зависимости от типа должности, которую занимает работник (к примеру, младший инспектор, старший инспектор и начальник отдела).
4. Завершается должностная инструкция разделом об ответственности работника за ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и местом для отметок об ознакомлении сотрудников с ее условиями. Впрочем, этот раздел может и отсутствовать, т. к. большинство вопросов регулируется соответствующими локальными актами предприятия и нормами трудового, административного и уголовного законодательства.

Требования к инспектору по кадрам

Первое требование к кандидату на должность инспектора по кадрам, как правило, касается образования и опыта работы в данной должности. Поскольку для получения профессии инспектора по кадрам достаточно окончить соответствующие курсы, то высшего образования обычно не требуется — только свидетельство об окончании курсов.

Условие же, касающееся опыта работы, может варьироваться от полного отсутствия такового (например, для младшего инспектора по кадрам) до 3–5 лет стажа работы по указанной специальности (для начальника отдела кадров).

Другое важное требование к кандидату на должность инспектора по кадрам — знание законодательства, норм кадрового делопроизводства и внутренних документов предприятия, среди которых обычно упоминаются:

• трудовое законодательство;
• правила охраны труда;
• законодательство по кадровым вопросам и методические материалы по ведению кадрового документооборота;
• организационно-штатная структура предприятия;
• порядок ведения и хранения трудовых книжек, личных дел сотрудников;
• порядок ведения базы данных персонала предприятия;
• порядок установления наименований профессий и должностей сотрудников;
• правила исчисления стажа работы, льгот, компенсаций, назначения пенсий.

Также от соискателя могут потребоваться:

• знание основ делопроизводства;
• умение работать с большим объемом документации;
• знание компьютера и основных (необходимых для работы) программ;
• прочие требования, обусловленные спецификой работы конкретного предприятия.

В чем заключаются должностные обязанности и права инспектора отдела кадров

К основному кругу должностных обязанностей инспектора отдела кадров относится:

1. Ведение кадрового делопроизводства, в том числе:
   • документальное оформление приема, перевода и увольнения работников;
   • оформление и ведение личных дел сотрудников;
   • учет личного состава предприятия в соответствии с установленными формами первичной документации;
   • оформление, заполнение, учет и хранение трудовых книжек работников.
2. Подготовка требуемых руководством материалов для аттестации сотрудников, проведения конкурсов, а также поощрения и награждения работников.
3. Своевременное пополнение и внесение корректировок в базу данных предприятия по сотрудникам.
4. Составление графиков отпусков и табелей учета рабочего времени.
5. Оформление необходимых трудовых документов, справок и выписок, требующихся работникам для представления в различные госорганизации.
6. Иные обязанности, к которым могут быть отнесены, например:
   • согласование должностных инструкций;
   • подготовка документов для сдачи в архив;
   • взаимодействие со структурными подразделениями организации;
   • соблюдение трудовой дисциплины.

Помимо вышеперечисленного каждый работодатель может внести в круг должностных обязанностей своего инспектора по кадрам прочие, необходимые именно в его организации, функции работника.

Что касается должностных прав сотрудника на должности инспектора отдела кадров, то они вытекают из обязанностей и направлены на облегчение выполнения работником его трудовых функций. Например, к должностным правам в этом случае могут быть отнесены:

• право знакомиться с решениями руководства, касающимися кадровых вопросов;
• право получать от руководства и сотрудников необходимую для работы информацию;
• право выносить на рассмотрение предложения по совершенствованию кадровой работы.

В заключение остается сказать, что главным требованием к составлению данной инструкции является, по сути, лишь как можно более конкретное определение круга обязанностей и требований, предъявляемых к сотруднику на данной должности. Утверждается она руководителем предприятия, сотрудник знакомится с ней под подпись при подписании трудового договора.

Образец должностной инструкции инспектора по кадрам можно скачать на нашем сайте.

Источник: https://calypsocompany.ru/dolzhnostnaja-instrukcija/dolzhnostnaya-instrukciya-inspektora-po-kadram

Должностная инструкция инспектора по кадрам — Советы юриста — АНГАРД.РФ

__________________________________________________________

(наименование работодателя)

УТВЕРЖДАЮ

________________________________

должность лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию

________________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ от _______ № ____ инспектора по кадрам

I. Общие положения

1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.

2. На должность инспектора по кадрам принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

3. Инспектор по кадрам принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Инспектор по кадрам должен знать:

• законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;
• трудовое законодательство;
• структуру и штаты предприятия;
• порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;
• порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
• порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
• порядок ведения банка данных о персонале предприятия;
• основы делопроизводства;
• средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
• ______________________________.

5. В своей деятельности инспектор по кадрам руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации,
• __________________________________________.

6. Инспектор по кадрам   подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.

7. На время отсутствия инспектора по кадрам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

8. ___________________________________.

II. Должностные обязанности

Инспектор по кадрам:

1. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

2. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.

3. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

4. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрению и награждению.

5. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

6. Производит записи в трудовых книжках о поощрении и награждении работающих.

7. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.

8. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

10. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

11. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

12. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

13. Составляет установленную отчетность.

14. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

15. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

16. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте,

17. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

18. _________________________________.

Планируете начать свой бизнес? С помощью юридической фирмы Ангард регистрация ООО в Ульяновске займет минимум времени и потребует минимального участия клиента. Наши юристы сопровождают процедуру регистрации ооо на всех этапах.

III. Права

Инспектор по кадрам имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

• по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
• о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
• о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

IV. Ответственность

Инспектор по кадрам несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.__________________________________.

С инструкцией ознакомлен(а)  ______________ (подпись, расшифровка подписи, дата ознакомления)

Источник: https://xn--80aaif6bu.xn--p1ai/obrazcy-dokumentov/dokumenty-dlya-rabotodatelya/dolzhnostnaya-instruktsiya-inspektora-po-kadram/