Должностная инструкция секретаря-референта

должностной инструкции секретаря референта

Должность секретаря-референта — это по сути трудовая деятельность простого секретаря. Поскольку функции и обязанности как должностного лица похожи между собой. Особенность заключается лишь в том, что на референта может возлагаться куда-более серьезные задачи, соответственно и требования к квалификации на такую должность будет тоже гораздо выше, чем у обычного секретаря.

Должностная инструкция секретаря-референта содержит в себе ряд общих положений, обязанности на занимаемой должности, права и ответственность работника.

Должностная инструкция секретаря-референта — общие положения

К общим положениям относятся:

• 1. Отношение секретаря-референта к классу специалистов.
• 2. Назначение и освобождение от должности референта решается генеральным директором организации.
• 3. Генеральный директор является непосредственным начальством для секретаря-референта.
• 4. Если работника по каким-то причинам не будет на рабочем месте, его заменяет другой сотрудник организации, который назначается соответствующим на то приказом, дающим ему права и обязанности секретаря-референта.
• 5. Секретарем-референтом может стать любой гражданин, имеющий высшее образование, стаж не менее одного года, знания офисного оборудования и компьютерных программ, а также знание английского языка.
• 6. Трудовая деятельность сотрудника должна соответствовать законодательству РФ, уставу организации, его нормам и правилам, а также должностной инструкции и приказов от руководства.

Кстати, на сайте имеется также и должностная инструкция технического директора.

Скачать образец

Права и обязанности

Сотрудник обладает следующими правами:

• 1. Получение данных, даже секретных, для того, чтобы решать поставленные организацией задачи.
• 2. Предоставление предложений и советов по плану улучшения эффективности и производительности организации и своей трудовой деятельности в частности.
• 3. Получение необходимых ресурсов для трудовой деятельности от специальных служб, занимающихся данными вопросами, а также предоставлять объяснения по каким причинам были не выполнены вовремя все поручения и задачи организации.
• 4. Требование соответствующих пригодных условия для труда и охраны важной документации.
• 5. Принятие волевых решений, не превышающих должностные полномочия секретаря-референта.

К должностным обязанностям секретаря-референта относятся:

• 1. Осуществление процесса по подготовке необходимой документации, обеспечение приема, учета и регистрации документов, а также контролирование за тем, как они исполняются в соответствии с законодательством РФ.
• 2. Слежение за качеством подготовительных процессов, проверка правильного заполнения документов, которые предоставляются руководству для дальнейшего подписания.
• 3. Осуществление надзора за исполнением выпущенных документов.
• 4. Осуществление подготовки организационных процессов, принятие решений вынесение заключений.
• 5. Ведение приема граждан.
• 6. Организационная подготовка совещаний.
• 7. Формирование дела, обеспечение сохранности и дальнейшая передача документов в архив в установленные сроки.
• 8. Выполнение прочих поручений руководителя.

А про то, как выглядит должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, написано здесь.

Ответственность

Ответственность секретаря-референта заключается в следующем:

• 1. За отказ или выполнение не в срок, халатность по отношению к своим должностным обязанностям.
• 2. За нарушений инструкций и приказов, раскрытие секретной информации.
• 3. За несоблюдение внутреннего уклада организации, нарушение рабочей дисциплины и техники безопасности трудовой деятельности.

А про то, чем является должностная инструкция архивариуса, можно прочитать здесь.

Должностная инструкция секретаря референта предприятия

У каждого ответственного руководителя на предприятии должен быть секретарь, который будет оказывать помощь в улучшении работоспособности коллектива и предприятия в целом.

Каждый такой сотрудник обладает своими непосредственными обязанностями.

Секретарю положено совершать прием входящих и исходящих документов, распределять полученную документацию по отделам, контролирование доставки документа до адресата, отправка документов для работы контрагентам, назначение встреч руководства с партнерами, прием заявлений от персонала предприятия, а также прочие поручения руководства.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

Должностная инструкция секретаря-референта генерального директора

Общие положения:

• 1. Сотрудник считается специалистом, может назначаться и увольняться директором предприятия.
• 2. Задачами референта являются обеспечение организационных процессов и документации для эффективного деятельности, связанной с управлением.
• 3. Является подчиненным директора предприятия.
• 4. Деятельность должна протекать в соответствии с законодательством РФ.
• 5. Данным работником могут стать только граждане с высшим и средне специальным образованием, имеющих годовой стаж работы или прохождение курсов.
• 6. Знание вопросов, связанных с законодательной базой.

Секретарь-референт обязан выполнять следующие функции:

• 1. Обслуживание по документации предприятия.
• 2. Руководить и контролировать организацию производства дел предприятия.
• 3. Документировать все совещания.
• 4. Ведение учета документов.

А также прочие обязанности и права на данной должности.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 (499) 350-88-72 — Москва и обл.;
• +7 (812) 309-46-73 — Санкт-Петербург и обл.;
• +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Источник: https://www.samso.ru/trudovye-otnosheniya/soderzhanie-dolzhnostnoj-instrukcii-sekretarya-referenta.html

Должностная инструкция референта — Бесплатная Юридическая Помощь

Само слово «секретарь» к нам пришло из латинского языка и означало «доверенное лицо». В Древнем Риме на эту должность назначали исключительно мужчин. Только после появления печатных машинок в 19 веке, эта профессия стала считаться женской.

В понимании обывателя в обязанности секретаря входит умение работать с компьютером, варить кофе и отвечать на телефонные звонки. На самом деле, необходимо иметь достаточно большой багаж знаний и умений, чтобы попасть на эту должность в крупной компании.

Секретарь-референт должен знать нормативные документы, касающиеся делопроизводства, схемы документооборота, структуру документарного обеспечения управления, организацию делопроизводства, основы работы с оргтехникой, правила и нормы охраны труда. Все права и обязанности, а также виды работ, которые должен выполнять секретарь, закрепляются в его должностной инструкции.

Должностная инструкция секретаря-референта — это главный организационно-правовой документ, регламентирующий его деятельность, права, положение в организации, а также характер работы.

Должностная инструкция референта применяется вплоть до замены новой. К ее составлению стоит отнестись ответственно. Так как вся деятельность секретаря, а также его отношения с начальством и сотрудниками, регламентируется именно этим документом.

Рассмотрим подробнее каждый раздел должностной инструкции:

Здесь указывается название организации, в которой собирается работать секретарь; у кого в подчинении находится, а также кто является исполняющим обязанности секретаря в его отсутствие; указываются требования к квалификации работника и его стажу; прописываются нормативные документы, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности (кодексы, ГОСТы, правила и нормативные акты)

В этом пункте описываются основные функции, которые возлагаются на секретаря. К ним относится подготовка документов по указанию руководства, отправка, регистрация и прием корреспонденции, организация и контроль работы приемной, организация документарного делопроизводства и т.д.

Секретарь обязан обеспечивать сохранность корреспонденции и вести ее учет; выдавать справки по зарегистрированным документам; организовывать подготовку служебных совещаний; выполнять копировально-множительные работы; записывать и извещать руководство о сообщениях, оставленных в его отсутствие; следить за обеспечением компании канцелярскими принадлежностями и т.д.

Каждая организация самостоятельно определяет круг обязанностей секретаря.

Секретарь вправе запрашивать в других структурных подразделениях компании необходимые материалы; разрабатывать новые технологические процессы работы с документами; просматривать документы и передавать исполнителям, минуя руководство; самостоятельно определять очередность приема посетителей к руководству и важность телефонных звонков; требовать объяснения работников, которые нарушают трудовую дисциплину.

Секретарь-референт, как и любой сотрудник, вправе работать в условиях, соответствующих нормам охраны труда и техники безопасности.

В этом разделе прописывается, с какими подразделениями компании у секретаря референта существуют функциональные связи.

Для средней по величине компании, секретарь взаимодействует с административно-хозяйственным отделом для обеспечения канцелярскими принадлежностями, с другими подразделениями — по вопросам документооборота, а также непосредственно с руководством.

Здесь отмечаются основные критерии, по которым оценивается качество работы секретаря. Например, исполнительность и оперативность.

В этом разделе указываются случаи, при которых данная инструкция может быть пересмотрена. Например, при изменении структуры общества или функций секретаря.

В конце должностной инструкции ставится подпись и инициалы руководителя, а также подпись работника, нанятого на должность секретаря, что с этой инструкцией он был ознакомлен.

В этой статье были описаны основные разделы должностной инструкции секретаря-референта. Каждая организация вправе самостоятельно дополнять и корректировать ее по своему усмотрению, но в соответствии с действующими нормативными актами и нормами трудового права.

Скачать бланк инструкции:

Образец должностной инструкции секретаря-референта

Источник: http://besplatniy-urist.ru/blanks/kadrovie/dolzhnostnaya-instrukciya-referenta.html

Должностная инструкция секретаря-референта — права и обязанности

Секретарь референт — это помощник руководителя, который должен обладать обширным кругом знаний и умений для того, чтобы уметь не только принять и отправить документацию, но и организовать распорядок дня руководителя наиболее оптимальным образом.

В современном мире секретарь референт обязан обладать не одним, а несколькими иностранными языками и владеть навыками делового этикета и психологии общения. Однако все эти умения подразумеваются не априори, они должны быть конкретизированы.

Каждый руководитель подбирает помощника под критерии организации и свои личные, поэтому так важно детализировать все запросы к помощнику в официальном документе.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-референта

Типовая должностная инструкция описывает требования, предъявляемые к сотруднику, занимающему должность секретаря референта. В ней оговаривается профессиональная квалификация и опыт работы, наличие определенных знаний и навыков, условия назначения и подчинения. Должностная инструкция содержит полный перечень требований, обязанностей, а также прав сотрудника.

В данном документе содержатся данные об ответственности за совершенные или несовершенные действия. Отдельным разделом оговариваются условия работы секретаря референта. В них входят важные оговорки о возможных командировках, ненормированном рабочем дне, работе в выходные.

Должностная инструкция составляется под нужды конкретной компании, в нее можно добавлять пункты на усмотрение руководителя, руководствуясь примером.

Скачать образец типовой ДИ секретаря-референта 

Общие положения

На должность секретаря референта берут людей с высшим образованием, с обязательным знанием иностранных языков и навыками делопроизводителя.

Данную должность нельзя получить без опыта работы, который имеет минимальную планку в один год. Помощник подчиняется непосредственно генеральному директору и утверждается в должности только им.

Кроме вышеперечисленных требований секретарь референт обязан:

• владеть техническими средствами коммуникации, необходимыми для его работы;
• знать и руководствоваться локальными НПА, Уставом, инструкцией по делопроизводству;
• владеть знаниями о законодательстве РФ, нормами ТБ и пожарной безопасности.

Хотя в деятельности помощника самое главное — это исполнительность и оперативность, но достижение этих показателей невозможно без наличия обширной базы знаний и опыта.

Должностные обязанности

Секретарь-референт имеет следующие должностные обязанности:

Организовывать:

• документооборот;
• прием посетителей;
• встречи и командировки директора;
• заседания и совещания с участием руководителя;
• заполнение журналов и форм личной отчетности.

Анализировать предоставляемую информацию и делать по ней выводы.

Контролировать:

• качество представляемых на подпись документов;
• исполнение приказов и распоряжений руководителя.

Кроме этого в обязанности помощника входит выполнение отдельных служебных поручений и заданий, исходящих от руководителя.

Права

Секретарь-референт имеет право получать, аккумулировать и обрабатывать информацию, касающуюся его непосредственной деятельности.

Помощник может выдвигать правомерные требования по организации своего рабочего места, для возможности выполнения своих обязанностей и сохранения материальных ценностей, вверенных ему для работы.

Секретарь референт имеет право разрабатывать и вносить на рассмотрение рационализаторские предложения по улучшению своей деятельности и деятельности организации, в части его профессиональной деятельности. Он может давать собственную оценку происходящему и принимать решения самостоятельно по ситуации.

Скачать образец 

Условия работы

Должностная инструкция секретаря-референта генерального директора обязана содержать полные и достоверные сведения о графике и условиях работы. Также здесь могут указываться особые требования к форме одежды на работе, на заседаниях, в командировках.

График работы может включать в себя отдельные указания о ненормированности дня и методах компенсации.

Инструкция секретаря референта — это документ, который позволяет ему знать свои обязанности и права и дает возможность работодателю требовать надлежащего выполнения трудовых обязанностей.

Должностная инструкция секретаря-референта образец 2021 скачать 

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 (499) 350-88-72 — Москва и обл.;
• +7 (812) 309-46-73 — Санкт-Петербург и обл.;
• +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(8 4,25 из 5)
Загрузка…

Источник: https://russiansu.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-referenta-prava-i-obyazannosti.html

Обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря-референта :

Как гласят исследования, проводимые различными рекрутинговыми агентствами, профессия «секретарь» — одна из тех, что связаны с самым большим числом переработок и необходимостью приспосабливаться к рабочему графику руководства. К этой же группе относятся водители и представители некоторых других специальностей.

Кто такой секретарь?

Происходит этот термин от латинского «секрет», так называли доверенных лиц в Древнем Риме. И тогда, и позже (при царских дворах) это были исключительно мужчины, порой умудрявшиеся весьма ловко пробраться к власти.

Женский облик данная профессия обрела уже в конце Первой мировой войны, с появлением печатной машинки и возникновением такой должности, как секретарь-референт.

Так называют фирмы или частных лиц, предоставляющих онлайн-услуги по написанию электронных писем или приему звонков по телефону (переведенных) без физического присутствия секретаря в офисе.

Что же он делает?

В народе личный секретарь директора имеет стереотипный имидж — длинноногая красавица, умеющая в основном печатать на компьютере, варить кофе и отвечать на звонки. Порой это отражается в анекдотах не слишком приличного содержания.

На самом же деле профессия «секретарь», как и должность референта в крупной компании, предполагает наличие весьма серьезного багажа умений, знаний, а также определенных рабочих качеств.

Настоящему представителю этой профессии никак не обойтись без организованности, исполнительности, пунктуальности и дипломатичности.

В обязанности секретаря (секретаря-референта) входит знание всех касающихся делопроизводства нормативных документов, документооборота, организации делопроизводства, структуры управления, основ владения оргтехникой, правил охраны труда.

Все его многочисленные права, обязанности и виды выполняемых работ регламентирует должностная инструкция. Она — главный документ организационно-правового характера, касающийся деятельности такого работника.

Составлять ее в каждом конкретном случае требуется со всей ответственностью.

Давайте ознакомимся с основными разделами этого документа.

Что гласит инструкция, составленная для секретаря-референта

Общие положения ее содержат название организации, указывают на непосредственное начальство и называют того, кому предстоит замещать секретаря в случае его отсутствия. Там же вы найдете требования, предъявляемые к стажу и квалификации работника, и перечень всех необходимых для работы документов (правил, ГОСТов, кодексов и нормативных актов).

Функции, возлагаемые на секретаря, приводятся во втором (одноименном) разделе. Сюда входит обязанность готовить нужные документы согласно указаниям руководства, регистрировать, принимать и отправлять корреспонденцию, организовывать и контролировать работу приемной, вести документарное делопроизводство и многое другое.

Более подробно его деятельность расписана в следующем разделе — «Должностные обязанности секретаря».

Речь идет о сохранности и учете корреспонденции, выдаче справок относительно различной зарегистрированной документации, организации и подготовке служебных совещаний, копировании и распечатке, записи сообщений для начальства, оставленных в его отсутствие и информировании его о них, обеспечении офиса компании необходимыми канцпринадлежностями.

В каждой организации обязанности секретаря могут иметь свои особенности в зависимости от специфики работы. Его должность может звучать как «секретарь-делопроизводитель», что подразумевает расширение круга основных обязанностей.

О правах секретаря

На что дано право секретарю? Как утверждает инструкция, ему позволяется запрашивать те материалы, которые потребуются в работе, в различных подразделениях компании, определять порядок их использования.

Еще — передавать исполнителям просмотренные документы непосредственно помимо руководства, устанавливать очередность посетителей в приемной и распределять телефонные звонки согласно их важности, требовать от сотрудников объяснений в случае дисциплинарных нарушений.

Как и любой другой сотрудник, личный секретарь руководителя имеет право на трудовую деятельность в подходящих для этого условиях, которые должны соответствовать требованиям охраны труда и нормам безопасности.

За что отвечает секретарь-референт?

На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.

В следующем разделе должностной инструкции указано, каковы должностные отношения и функциональные связи, существующие между секретарем-референтом и различными структурами компании.

Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.

Подведем итоги

При приеме на работу лицо, назначаемое на данную должность, знакомится со служебной инструкцией, в которой перечислены все обязанности секретаря. Напомним вкратце их еще раз.

• Прием телефонных звонков для руководителя.
• Вся работа с документацией — сортировка по важности, оформление, подготовка, получение и рассылка, хранение и систематизация.
• Организация приема посетителей.
• Помощь начальнику в планировании графика работы, по необходимости — заказ авиабилетов и бронирование гостиницы.
• Подготовка и организация деловых переговоров.
• Заказ в офис канцтоваров и прочих нужных мелочей, иногда — продуктов.

Ознакомившись со списком обязанностей, работник расписывается под инструкцией, также ставится подпись руководителя. Отметим, что в каждой организации возможен свой вариант инструкции, но ни один из них не должен противоречить действующему законодательству или принятым нормам труда.

Функции секретаря суда

Специфика работы в каждом учреждении, как известно, своя. Что, например, делает секретарь суда? В чем его обязанности по должности? Их немало:

• оформление обложек текущих дел;
• получение у судебных помощников исков;
• подшивание документов и материалов в дела;
• составление описей новых дел;
• нумерование страниц;
• рассылка копий судебных определений участникам дел (сторонам);
• отправка копий определений суда конкретным лицам по поручению судьи;
• информирование сторон о датах и сроках судебных заседаний.

Кроме того

В обязанности, которые выполняет секретарь суда, помимо прочего, входит:

• вывешивание списков судебных дел на неделю;
• проверка явки сторон на заседание;
• ведение протокола суда;
• контроль получения и отправки всех документов, фигурирующих в деле.

Секретари должны знакомить стороны с материалами дела, контролировать приходящие по почте уведомления, вручать расписки, извещения, копии актов и прочие важные бумаги.

Они вносят информацию в журналы и карточки, в компьютерную систему, печатают составленные от руки акты, передают дела судьям на проверку и забирают их после нее, выдают и подшивают исполнительные листы и выполняют множество других дел по поручению судей.

Требования к секретарю суда

• Документы должны быть пронумерованы, подшиты.
• Опись дел и прочих документов составляется отдельно.
• Нумеруются фотографии и конверты, в случае сбоя нумерация начинается заново, старые номера подлежат зачеркиванию (не исправлению!).
• Все исправления заверяются согласно принятой форме.
• Обложки дел оформляются с указанием наименования суда, номера и заголовка дела, имен сторон, дат начала и окончания, числа листов и срока хранения.
• Описи выполняются вручную либо на компьютере.

Что обязан делать секретарь школы?

Порой встречаются объявления «Требуется секретарь в школу». Что это за должность, и чем там предстоит заниматься? Давайте узнаем.

Школьный секретарь — первый и самый главный помощник директора. Ему приходится выполнять все поручения и указания начальства, относящиеся к функционированию учебного заведения.

В основные его обязанности входит процедура ведения дел по кадровым перестановкам (увольнению, приему) сотрудников, поступлению и отчислению учащихся. Его задача — составить документ, который директору предстоит заверить собственной подписью. В случае необходимости секретарю приходится собирать и отвозить подписанные документы в нужные сроки на рассмотрение в вышестоящие органы управления.

К другим обязанностям школьного секретаря относятся прием и донесение информации до учащихся и сотрудников учреждения. В случае отсутствия на месте директора от секретаря требуется зафиксировать полностью общее количество и содержание звонков, жалоб и обращений посетителей, включая школьников младших классов.

Дополнительно

Пометка, которую содержит инструкция секретаря школы, гласит: в обязанности тому вменяется также выполнять дополнительные (прочие) поручения. Что это значит?

Расшифровывается это так: секретарь директора школы должен исполнять любые указания, кроме личных просьб. Это может быть, например, вызов для беседы ученика либо учителя, отправка почты, совершение денежного перевода, покупка нужного для школы инвентаря. Данный список практически неисчерпаем, т. е. обязанности секретаря в школе очень и очень обширны.

Если в школе не предусмотрена должность бухгалтера, ведение финансовых вопросов также бывает возложено на секретаря. В его задачу входит отправлять информацию о зарплате, заполнять табель, вносить требующиеся корректировки.

Помощь секретаря может потребоваться не только директору, но и любому посетителю приемной. К нему обращаются, чтобы распечатать текст, отксерокопировать документ и уточнить огромное число вопросов.

Если вы работаете секретарем-референтом генерального директора

В данном случае вы относитесь к числу специалистов, и принимать и увольнять вас будет сам директор, ему же вы станете непосредственно подчиняться. Чтобы попасть на данную должность, вы должны иметь высшее (или как минимум специальное среднее) образование, стаж в должности от 1 года. Если стажа нет — свидетельство о прохождении курсов секретарей-референтов.

Вы обязаны быть компетентны в вопросах хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, перспектив его развития, организации документооборота и работы управления, владения компьютером и оргтехникой, перевода на иностранный язык производственной документации, служебной этики.

Функции и обязанности

Вам предстоит взять на себя все справочно-информационное обслуживание, касающееся документации предприятия. А также организацию и контроль за ведением делопроизводства в филиалах и отдельных подразделениях компании.

Ничего удивительного — вы же не рядовой секретарь-делопроизводитель. Должны уметь документально обслуживать и оперативно организовывать деятельность ее руководства и совещательных органов.

Если нет в наличии инспектора по персоналу — вести всю кадровую документацию и учет.

Он контролирует правильность подготовки, утверждения и согласования всей представляемой на подпись руководству предприятия документации.

Принимает меры к качественному своевременному исполнению поручений начальства, доводит информацию непосредственно до исполнителей, ведет анализ и выдает заключения по докладам и справкам, направляемым руководству.

Кроме того, в функции секретаря входит поддержание оперативной связи по вопросам деятельности компании с гражданами — физическими лицами и отдельными организациями (как государственными, так и коммерческими).

Он же принимает посетителей, может вести кадровую деятельность — оформлять личные дела, приказы, трудовые книжки, договора (контракты), командировочную документацию и листки нетрудоспособности, вести табель и выдавать справки о зарплате.

И снова о правах

Данная должность подразумевает не только расширенные обязанности секретаря, но и соответствующие им права.

Помимо общепринятых они включают в себя право на запросы нужных материалов и информации от любых функциональных служб предприятия и требования объяснений причин задержек в выполнении заданий руководства.

Затем: можно требовать произвести доработку документов, подготовленных исполнителями с нарушением принятых правил согласно ГОСТ 6.38-90 или ISO — международных норм оформления документации.

Он имеет право на визирование в рамках собственной должностной компетенции документов, касающихся деятельности по управлению предприятием, внесение руководству на рассмотрение личные предложения по улучшению деятельности организации в сфере документооборота, применению новейших компьютерных технологий.

Имеет доступ к документам с грифом «Конфиденциально» и может осуществлять взаимодействие с любыми сотрудниками и службами предприятия с целью контроля исполнения решений руководства и предоставления тому нужной информации.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-referenta.html

Особенности профессии секретарь-референт и пример должностной инструкции

У многих должность секретаря референта ассоциируется с красивой длинноногой девушкой изящно подающей кофе. Это в корне не верно.

Естественно, что человек, занимающий данное место должен выглядеть представительно, так как является лицом компании. В первую очередь – это сотрудник занимающийся обеспечением эффективной деятельности организации.

Поэтому круг обязанностей на донном рабочем месте очень обширен. Попробуем с ним разобраться поподробнее.

В зависимости от особенностей деятельности организации к данной должности предъявляются различные требования.

Корни профессии уходят во времена Древнего Рима. В переводе с латинского «secretus» означает «секрет». Именно так именовались доверенные лица при знатных вельможах. Это были исключительно мужчины.

Только в начале 19-го века эта профессия стала отождествляться с представительницами женского пола.  С того времени функциональные обязанности специалиста существенно расширились.

В результате появляется необходимость в выделении узкой специализации из большого объема полномочий. Так, человек занимающийся приемом и переводом телефонных звонков стал называться сотрудником на ресепшене. Тот, кто оформляет входящую и исходящую документацию – делопроизводителем.

Профессия секретаря референта продолжает совмещать в себе разнообразные функции — от офис-менеджера, до первого помощника руководителя. Работа требует наличия особенных личных качеств, таких как пунктуальность, ответственность, собранность, организованность и коммуникабельность.

Не стоит считать, что секретарь референт бесперспективная должность. Многие целеустремленные люди рассматривают ее как старт удачной карьеры. Очень часто из хороших секретарей «вырастают» топ-менеджеры и руководители второго звена.

Общие положения инструкции

Общие положения являются введением в должность. Стандартная инструкция в разделе общие положения содержит следующие основные пункты:

• краткие сведения о должности. Например, что секретарь референт относится к категории специалиста;
• перечень лиц, которые имеют право назначать или снимать с должности этого работника и кому он должен подчиняться;
• какие сотрудники могут заменить специалиста во время его болезни, отпуска или отсутствия на рабочем месте по другой причине;
• требования к работнику, а именно какими знаниями и умениями, квалификационными навыками он должен обладать;
• перечень инструкций, внутренних положений и законодательных актов, которыми должен руководствоваться секретарь в процессе осуществления своей деятельности;
• перечень вопросов, которыми должен владеть сотрудник.

Каждое предприятие описывает этот раздел в соответствии с личной производственной необходимостью.

Пример должностной инструкции.

Обязанности и задачи

На современном рынке труда профессия секретарь разделена по узкой специализации в зависимости от выполняемых функций. Должность секретарь референт все чаще переименовывается в помощника или ассистента руководителя.

Многие годы должность референта занимают в основном представительницы прекрасного пола. Во многом это связано с особенностями женской психологии: умением улавливать малейшие изменения в настроении, проявлять гибкость в конфликтных ситуациях, создавать комфорт и особую атмосферу в офисе компании.

Секретаря референта наделяют большим списком задач и обязанностей, к основным можно отнести следующие:

1. Выполнение поручений руководителя.
2. Встреча клиентов.
3. Прием телефонных звонков.
4. Разбор, сортировка входящей и исходящей корреспонденции.
5. Контроль рабочего расписания директора.
6. Проверка правильности оформления всей документации, представляемой директору на подпись.
7. Отслеживание сроков представления всей необходимой для руководителя документации.
8. Обеспечение руководства канцелярскими товарами и всем прочим – кофе, легкий перекус, свежие газеты и тому подобное.
9. Планирование и координирование командировок.
10. Организация совещаний.

В зависимости от масштабов предприятия и особенностей его деятельности список обязанностей может дополняться или урезаться. Многие задачи не прописываются в должностной инструкции, а разъясняются в процессе работы. Секретарь референт это ответственная должность, которая не ограничивается бесконечной болтовней по телефону и завариванием кофе.

Требования к специалисту

От профессионализма данного сотрудника во многом зависит эффективность работы всего предприятия. Поэтому хороший секретарь референт – это профессионал, который ценится на «вес золота».

Любое предприятие имеет право самостоятельно разрабатывать должностные инструкции к любому рабочему месту. Поэтому в различных организациях будут предъявляться разнообразные квалификационные требования к вакансии секретарь референт.

Стандартного списка профессиональных навыков не существует. Обычно к кандидатам предъявляются следующие требования:

1. Наличие высшего или среднего специального образования. Специализация может быть разнообразной – юриспруденция, делопроизводство и тому подобное.
2. Опыт работы. Каждая компания устанавливает свои требования от года и больше. Навыки могут быть получены на должности ассистента руководителя, офис-менеджера либо секретаря. В некоторых организациях готовы взять молодого специалиста без практики, но с обязательным наличием «корочки» об окончании курсов референта.
3. Навыки по владению офисной техникой – телефон, факс, копировальное оборудование, принтер и другое.
4. Хорошее владение ПК, со знанием программ Excel, Power Point, Word, возможно предъявление требований по умению работать с графическими редакторами или платформами для отправки-получения электронной корреспонденции.
5. Обязательные навыки в области организации документооборота.
6. Знание иностранного языка. Это условие не всегда предъявляется. Наличие подобных умений всегда приветствуется.
7. Грамотная письменная и устная речь.

Должностная инструкция – это официальный документ, в котором нельзя излагать требования, относительно внешнего вида, пола, возраста или личных качеств характера. Тем не менее, многие организации негласно «отбраковывают» кандидатов по данным критериям.

Это связано со спецификой профессии. Секретарь всегда на виду. Поэтому наличие привлекательной внешности, приятного голоса, доброжелательности хороший бонус, для того чтобы получить эту должность.

Кроме этого кандидат должен быть:

• стрессоустойчивым;
• ответственным, пунктуальным;
• обладать хорошей памятью;
• способностью быстро реагировать на изменение ситуации.

Очень важно, если человек умеет «чувствовать» настроение и способен быстро прореагировать, если директор «встал не с той ноги».

Кроме этого должность секретаря обладает огромным количеством специфических элементов, которые не пропишешь ни в одной инструкции.

Ответственность и права

Данные позиции четко прописываются в трудовом договоре и должностной инструкции работника. Понятно, что для того чтобы требовать четкое исполнение функциональных задач, сотрудника необходимо наделить определенными правами для их выполнения.

В большинстве случаев секретарь референт имеет право:

1. Получать любую необходимую для работы информацию, в том числе и конфиденциальную.
2. Вносить предложения по поводу улучшения эффективности собственного труда и компании в целом.
3. Участвовать в разработке проектов, относящихся к непосредственной деятельности.
4. В рамках коммуникационных связей между отделами и подразделениями запрашивать и получать любые документы необходимые для работы. Обычно в инструкции отдельным разделом выделяются контакты и предоставляемая ими информация.
5. Обращаться к руководству с требованием о создании благоприятных условий для выполнения служебных обязанностей.
6. Самостоятельно принимать решения в рамках должностной инструкции.
7. Обращаться к руководству и работникам предприятия за помощью в организации рабочего процесса.
8. Визировать документы в рамках своей компетенции.
9. Корректировать и отправлять на доработку получаемую документацию.

Данный перечень может быть расширен или наоборот урезан в зависимости от круга обязанностей возложенных на работника. Без предоставления определенных прав сотрудник не может нести ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.

Секретарь референт несет ответственность исключительно в рамках своих должностных обязанностей за следующие моменты:

1. Представление на рассмотрение директору документов, оформленных в несоответствии с действующим законодательством или внутренними локальными актами.
2. Нерадивое отношение к учету внутренней документации.
3. Разглашение информации о предприятии третьим лицам, особенно данных, относящихся к конфиденциальным.
4. Ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
5. Причинение материального ущерба организации.
6. Нанесение вреда репутации предприятия своими действиями.

Ответственность определяется в рамках действующего на данный момент трудового, административного или уголовного законодательства.

Преимущества и недостатки профессии

На данный момент профессия секретарь референт очень востребована. Это можно отнести к достоинствам данной профессии. У профессионального референта не будет проблем с поиском работы.

К основным преимуществам должности можно отнести следующие:

• отсутствие физических нагрузок;
• работа в теплом, уютном офисе;
• разнообразная и интересная работа. Секретарь владеет всеми информационными потоками, следовательно, может участвовать во всех перспективных проектах организации;
• необходимость постоянного роста и развития, в дальнейшем позволяющие сменить должность референта на более высокую;
• участие во встречах с партнерами. Посещение выставок, презентаций и других мероприятий;
• получение дополнительных навыков и связей в процессе деятельности;
• всегда можно воспользоваться офисным оборудованием для личных целей.

Преимущества должности выглядят вполне достойно. Такие перспективы возможны только в крупных городах и солидных компаниях. Только в них секретарь референт может получать достойную заработную плату.

Работа секретаря содержит множество нюансов и часто приходится натыкаться на «подводные камни» совершенно незамечаемые в начале деятельности. К основным отрицательным монетам работы можно отнести следующие:

1. Бесперспективность. Этот фактор связан с тем, что директор не желает отпускать от себя секретаря, который полностью его устраивает. В результате все инициативы сотрудника перейти на более высокую должность не получают поддержку руководства.
2. Ненормированный рабочий день.
3. Не взирая ни на какие обстоятельства внешний вид и манера общения должны быть безупречны.
4. Зависимость рабочего дня от настроения начальника. Секретарь первым принимает «удары» руководства, так как постоянно находится на виду.
5. Однотипность и рутинность работы, если работа осуществляется в мелких организациях.
6. Ощущение себя как «девочки на побегушках», особенно если руководитель нагружает кучей личных поручений.

К секретарю референту предъявляется огромное количество требований, накладывается большой объем обязанностей.

Не следует рассчитывать, что за «титанический труд» последует соответствующее вознаграждение. Средняя зарплата секретаря референта вряд ли превысит 30 тысяч рублей.

Тем не менее это важная и ответственная должность, без которой не может обойтись ни одно предприятие.

Данное видео позволит шире взглянуть на профессия секретаря-референта, а также, вероятно, поможет сделать правильный выбор работы.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/sekretar-referent.html