Должностная инструкция архивариуса образец бланк. Должностные обязанности архивариуса

Что должна содержать должностная инструкция архивариуса: примеры и образцы документов

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:

• к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
• кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
• кому работник подчиняется (заведующему архивом);
• каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
• к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

• правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
• единой государственной системы делопроизводства;
• руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
• правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
• порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
• правил оформления актов об уничтожении документации;
• организационно-штатной структуры предприятия;
• норм ведения составления и учета отчетности;
• правил обращения со средствами коммуникации;
• основных принципов организации труда;
• правил внутреннего трудового распорядка;
• норм этики и делового общения;
• законодательства о труде;
• норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.

Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность

Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:

• создании справочной системы документов;
• отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
• контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
• приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
• обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
• шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
• разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
• создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
• подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
• слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
• контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
• выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
• составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
• использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
• разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
• оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
• инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.

В то же время архивариус вправе:

• вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
• принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
• отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
• требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
• подписывать документы в рамках собственной компетенции;
• представлять интересы организации в установленном порядке;
• получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
• обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
• получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
• вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

• нанесение ущерба организации;
• ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
• направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
• неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
• качество ведения отчетной документации;
• нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
• последствия самостоятельных решений и действий;
• несанкционированное руководством представление интересов организации;
• нарушение норм делового общения и этикета;
• нарушение требований руководящей документации предприятия.

Типовая инструкция

Образец типовой инструкции архивариуса предприятия вы можете скачать здесь: https://yadi.sk/d/XM4eqakx3TY83E

Медицинского учреждения

Архивариусов больницы нередко называют сотрудниками медицинского архива или медицинскими архивариусами. При этом их должностные обязанности, как правило, выглядят так: https://yadi.sk/d/PmNV9CLn3TY8TM

Образовательного учреждения

Бланк должностной инструкции архивариуса института мы разместили по ссылке: https://yadi.sk/i/fHOfDjyS3TY9ZT

Чтобы найти заполненный образец документа для работника колледжа, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/FLWBLyvl3TY9eC

Суда

Должностные обязанности архивариуса суда выглядят следующим образом: https://yadi.sk/i/70ucns8p3TY9pW

Архивариуса-делопроизводителя

Скачать примерную инструкцию для архивариуса с функциями делопроизводителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/7HtUpVQ13TY9vW

Таким образом, архивариус может быть работником как бюджетного, так и частного учреждения, однако в любом случае его должностная инструкция должна быть максимально полной, подробной и соответствующей законодательству.

Источник: http://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/arxivariusa.html

Должностная инструкция архивариуса

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции архивариуса, образец 2021 года. Должностная инструкция архивариуса должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

В должностной инструкции архивариуса должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности архивариуса

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус должен знать

2) Архивариус при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации архивариуса

3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

2. На должность архивариуса принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Архивариус принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Архивариус должен знать:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
• порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
• Единую государственную систему делопроизводства;
• порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
• порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
• порядок ведения учета и составления отчетности;
• структуру предприятия;
• основы организации труда;
• правила эксплуатации технических средств;
• основы трудового законодательства;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности архивариус руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему канцелярией

7. На время отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Архивариус:

1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права архивариуса

Архивариус имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность архивариуса

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция архивариуса — образец 2021 года. Должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-arhivarius

ІІ. Должностные обязанности архивариуса

Архивариус выполняет следующие должностные обязанности:

1. Создает справочную систему документов.

2. Отбирает, упорядочивает, комплектует, использует, обеспечивает сохранность документов.

3. Контролирует ведение, оформление делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

4. Готовит и своевременно направляет на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации документы о деятельности предприятия.

6. Способствует сохранности документов, направленных в архив.

7. Шифрует единицы хранения в соответствии с законодательством РФ.

8. Разрабатывает номенклатуру дел, проверяет верность их состава и оформления при направлении в архив.

9. Создает систему поиска документов, обеспечивает быстрый, удобный доступ к ним.

10. Подготавливает сводные описи единиц временного, постоянного хранения, акты для направления документов на государственное хранение, списание, уничтожение документов.

11. Следит за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях архива.

12. Контролирует состояние документов, своевременность их восстановления, соблюдение условий в помещениях архива для обеспечения их целостности и сохранности.

13. Участвует в работе по экспертизе практической, научной ценности архивных документов.

14. Выдает архивные копии и документы в соответствии с поступающими запросами.

15. Составляет справки на основе сведений, содержащихся в документах архива, подготавливает сведения для составления отчетов о деятельности архива.

16. Использует в работе средства автоматизации учета, коммуникации.

17. Разрабатывает требования, инструкции по организации архивного дела и ведению делопроизводства.

18. Помогает сотрудникам предприятия в поиске необходимых документов.

19. Инструктирует сотрудников о правилах подготовки, сдачи дел в архив.

ІІІ. Права

Архивариус имеет право:

1. Выдвигать в адрес руководства предложения по улучшению своей деятельности и работы предприятия.

2. Принимать самостоятельные решения в пределах своих должностных обязанностей.

3. Не исполнять свои полномочия при возникновении опасности для здоровья или жизни.

4. Требовать от руководства предприятия создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей, сохранности документов, материальных ценностей.

5. Подписывать документы в пределах своей компетенции.

6. Представлять интересы предприятия в установленном порядке.

8. Получать сведения о решениях руководства предприятия, которые касаются работы архивариуса.

9. Обращаться к специалистам по вопросам, которые выходят за пределы компетенции архивариуса.

10. Получать необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.

11. Вступать в коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений предприятия по рабочим вопросам.

12. Направлять предложения в адрес руководства, которые относятся к деятельности предприятия.

ІV. Ответственность

Архивариус несет ответственность за:

1. Нанесение ущерба предприятию, его сотрудникам, контрагентам, государству.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Направление руководству, клиентам заведомо недостоверной информации.

4. Неправомерное обращение с личными сведениями предприятия, коммерческой тайной, разглашение конфиденциальных данных.

5. Качество ведения отчетной документации.

6. Нарушение положений внутреннего трудового распорядка, норм противопожарной защиты, требований трудовой дисциплины, техники безопасности.

7. Последствия самостоятельных действий и решений.

8. Несанкционированное руководством представление интересов предприятия.

9. Нарушение норм этикета, делового общения.

10. Нарушение требований руководящих документов предприятия.

Источник: https://working-papers.ru/dolzhnostnaja-instruktsija-arhivariusa

Образец типовой должностной инструкции архивариуса

Должность сотрудника архива называется архивариус. Главной задачей специалиста этой сферы является налаживание работы самого архива и оборота документации в нем.

Такие профессионалы нужны везде, где есть большой оборот официальных бумаг, особенно в организациях, связанных со страхованием, финансами, и в частности на государственных предприятиях.

Главным документом, на который должен ссылаться новый сотрудник, является должностная инструкция архивариуса.

Общие положения

Принять или уволить с должности архивариуса может лишь руководитель предприятия. Причем в первую очередь он должен ссылаться на действующее законодательство страны. В инструкции должно быть указано лицо, которое является непосредственным начальником специалиста, занимающего эту должность.

Чтобы работать архивариусом, человек должен получить начальное профессиональное образование, и тогда его могут принять на должность даже без опыта работы в этой сфере. Есть вариант, что работу получит человек со средним или общим образованием, но тогда он должен получить специальную подготовку в этом направлении.

Опыт работы на эту должность необязателен.

Должностная инструкция архивариуса предприятия предполагает, что у сотрудника должны быть определенные знания: он обязан изучить нормативные акты, инструкции и весь перечень правовых документов, касающихся ведения дел в архиве в данной организации.

Кроме того, он должен знать, как хранить, использовать документы, а также по каким стандартам их принимать и сдавать. В его знания должна входить единая государственная система делопроизводства.

Помимо этого, он обязан понимать, как составляются описания сохраняемых документов, какие из них нужно хранить постоянно, а какие — лишь временно, и к тому же составлять акты относительно их уничтожения.

Этот человек должен понимать структуру компании, где он работает, а также правила использования оборудования и всех технических средств, необходимых для выполнения работы в архиве.

Кроме того, он обязан знать все внутренние правила и законы организации, включая охрану труда, пожарную безопасность, распорядок и прочее.

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения предполагает, что он должен выполнять определенные функции: осуществление работ, относящихся к архивному делу, сохранение документации, которая поступает в архив, регистрация поступивших документов, разработка номенклатуры и проверка правильности оформления дел перед сдачей в архив. Если есть такая необходимость, то он шифрует единицы хранения, проводит систематизацию размещения дел и заносит их в реестр.

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения предполагает, что он должен проводить подготовку сводных описаний сохраняемой документации, распределение ее на временные и бессрочные единицы. Он должен вести учет и своевременно уничтожать документацию, срок хранения которой уже истек, а также разработать систему, по которой можно будет просто и быстро найти нужный документ.

Другие функции

Кроме того, его должностные обязанности требуют присутствия при проведении экспертиз на наличие ценности документов для науки и не только. Он должен следить за тем, чтобы документы оставались в сохранности, при необходимости проводить восстановительные работы с ними.

Также этот специалист следит за тем, чтобы в помещении архива были все необходимые условия для нормального хранения документов.Архивариус должен следить за исполнением правил противопожарной защиты, а также использовать современные технические средства для работы с документами.

Он обязан по запросам сотрудников и посетителей организации выдавать копии или оригиналы архивной документации, составлять справки, используя имеющиеся в архиве сведения, а также подготавливать отчеты о своей работе.

Права

Должностная инструкция медицинского архивариуса предполагает, что у него есть определенные права. Он может запросить и получить документы, которые касаются его трудовой деятельности.

При необходимости может сотрудничать со специалистами из других подразделений предприятия или из других организаций, если это поможет ему в решении его компетентных вопросов.

Если есть такая необходимость, то он может представлять интересы своей компании в других организациях по любым вопросам, которые непосредственно касаются работы архива.

Ответственность

Должностная инструкция архивариуса предполагает, что он несет ответственность за невыполнение своих обязанностей и некачественную работу, за предоставление ложной или искаженной информации о сделанных заданиях, за отказ от выполнения поручений начальства.

Кроме того, он ответственен за ситуации, если были выявлены правонарушения, нарушения техники безопасности или другие действия, угрожающие нормальной деятельности предприятия, и сотрудник не уведомил о них и не принял никаких мер по устранению проблемы. Архивариус несет ответственность за нарушение норм трудовой дисциплины.

Условия работы

Должностная инструкция архивариуса предполагает, что руководство организации должно определить часы его работы в соответствии с трудовым законодательством.

При производственной необходимости компания должна обеспечить ему рабочее место с учетом всех норм и стандартов, а также все необходимое для осуществления командировочных выездов, в том числе местного значения.

Также он имеет право подписывать документы, входящие в его компетенцию.

Заключение

Главным документом, на который должен полагаться специалист, принятый на эту должность, является должностная инструкция архивариуса.

Вне зависимости от того, в какой именно организации он работает, права, обязанности, функции и знания практически совпадают и могут меняться в зависимости от нужд конкретного предприятия и того, какие именно задачи руководящий состав возлагает на своих сотрудников.

Такая работа предполагает внимательность, усидчивость, знания правил сохранности важных бумаг, знания по оценке ценности тех или иных документов, а также умение систематизировать, быстро находить и шифровать документы.

Только внимательный человек, готовый работать с большим объемом информации и представлять интересы компании в других организациях, сможет правильно и надежно выполнять трудовые обязанности на этой должности.

Источник: http://fb.ru/article/354175/obrazets-tipovoy-doljnostnoy-instruktsii-arhivariusa

Должностная инструкция архивариуса: шаблон, образец, пример, бланк

Каждое учреждение располагает документальным архивом, требующим тщательного системного подхода.

Определенные бумаги, например, личные дела, распоряжения, приказы нужно хранить в течение длительного времени.

Ценную информацию следует расфасовать по папкам и описать по датам, так как это значительно облегчает и ускоряет поиски. Эту непростую работу обычно доверяют профессиональному архивариусу.

О документе

Перечень обязанностей, прав и основных функций работников отражаются в разных документах. Рядовой сотрудник и заместитель руководителя пользуются должностными инструкциями, директор – уставом, а начальники подразделений (отделов) – соответствующими положениями.

Должностная инструкция архивариуса является внутренним локальным актом учреждения, содержащим в себе основной перечень функций, обязанностей, поручений и прав.

Письмо Роструда № 3042-6-0 называет инструкцию не просто формальной бумагой, а документом, регламентирующим организационно-правовой статус специалистов, требования к квалификации, порядок утверждения и разрыва трудовых взаимоотношений и прочие условия. 

Его особенности

Составление должностной инструкции архивариуса предполагает использование следующих документов:

1. Единого квалификационного справочника должностей служащих.
2. Государственного стандарта РБ (СТБ) 6.38-2004, отражающего требования, обязательные к соблюдению при оформлении бумаг.
3. Общегосударственного классификатора, принятого в начале 1997 г.
4. Трудового Кодекса.
5. Локальной нормативной документации.

Архивариус должен уметь:

• получать и выдавать дела;
• хранить и использовать подотчетные бумаги;
• вести учет и формировать отчеты;
• правильно описывать и хранить документацию;
• обращаться с компьютером и иной офисной техникой;
• эффективно работать в режиме многозадачности;
• грамотно формулировать свои мысли как письменно, так и устно.

Выдача необходимого документа пройдет без лишних вопросов, если архивариус будет иметь представление об организации в целом и каждом специалисте, задействованном на определенном объекте.

Чтобы приступить к выполнению должностных обязанностей, специалист должен располагать высшим, неоконченным высшим или средним образованием, а также основными аспектами делопроизводства.

Для кого составлена

Архивариус – это хранитель архива. Обучение профессии предполагает освоение специальности «Архивное дело» или курса «Делопроизводство». Самой главной обязанностью специалиста является сохранение порядка во вверенных ему владениях.

• Архив может располагаться на любом предприятии. Это может быть городской суд. Здесь хранятся тысячи дел, которые могут потребоваться кому-либо из сторон, судье, адвокату, а также сотруднику из вышестоящей инстанции, например, если осужденный не согласен с вынесенным приговором и подал апелляционную жалобу.
• Архивариус может трудиться в стенах бюджетного медицинского учреждения, например, родительного дома. История, в которой отражены основные показатели, связанные с появлением на свет младенца, должны храниться в течение 25 лет. А еще на каждом предприятии должен быть архив кадровика, бухгалтерской и финансовой служб.
• Образовательные учреждения могут складывать в архив: финансовую отчетность, результаты тестирований и экзаменов, документы об учениках, в том числе конфиденциальную личную информацию. Срок хранения бумаг зависит от норм, утвержденных действующим законодательством.
• Музейные архивариусы обычно систематизируют учет экспонатов в соответствии с историческим периодом. Государственные учреждения могут вести и сохранять отчеты об уровне смертности и рождаемости, собирать копии различных документов.
• Бывает даже, что специалиста архива нанимает частное лицо для составления генеалогического древа или для систематизации записей, имеющих историческую ценность для отдельно взятой семьи.

Как разработать и внести правки

Базой для разработки должностной инструкции архивариуса является Положении о структурном подразделении. Документ утверждается руководителем предприятия.

За разработку отвечает специалист отдела кадров или начальник отдела.

Перед утверждением должностную инструкцию следует согласовать со специалистом юридического отдела (при наличии в учреждении, например, юристом, юрисконсультом, директором по правовым вопросам).

Трудовой Кодекс не содержит информации о последовательности внесения изменений в документ, поэтому организация может самостоятельно утвердить порядок путем разработки внутреннего локального акта.

При исправлении следует учитывать:

• способ оформления должностной инструкции (самостоятельный документ или приложение к трудовому договору);
• характер вносимых новшеств.

Если должностная инструкция – это приложение к основному договору, то ее корректирование можно оформить только через составление дополнительного соглашения. Игнорирование требования грозит отказом работника от новых обязанностей.

Положения должностной инструкции архивариуса

Главным назначением любой должностной инструкции является распределение обязанностей, прав и ответственности между специалистами.

Должностные обязанности

Среди основных обязанностей можно выделить:

1. Обработку входящих и исходящих документов, а также своевременную доставку корреспонденции до места назначения.
2. Контроль за правильностью исполнения запросов и за соблюдением сроков.
3. Организацию учета, хранения, регистрации и передачи текущих документов в подразделения.
4. Разработку инструкций, касающихся вопросов делопроизводства.
5. Обеспечение подчиненных необходимой справочной информацией, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами и хозяйственным инвентарем.
6. Подготовку справок, подтверждающих срок исполнения документа.
7. Активное участие в подготовке совещания, организуемого руководителем.
8. Создание и распечатку служебной документации.
9. Организацию защиты информации, содержащей тайну государственного, коммерческого или служебного характера.
10. Руководство делопроизводством на предприятии.
11. Разработку мероприятий, направленных на совершенствование и модернизацию рабочего процесса на «своей территории».
12. Обеспечение установленного режима доступа к информации.

Ди помощника архивариуса

В соискателе, претендующем на должность помощника архивариуса, работодатель обычно желает видеть следующие личные качества: прекрасную память, желание трудиться, спокойствие, внимательность и опрятность. Должностная инструкция специалиста состоит из определенных разделов.

Общие требования

Должность помощника архивариуса может занять специалист со средним образованием или с удостоверением, подтверждающим прохождение курса по профилю «Делопроизводство». В отношении вакансии нельзя предъявлять требования к стажу. Специалист является техническим исполнителем.

Помощник архивариуса должен знать:

• правовую документацию, используемую в работе;
• последовательность приема, выдачи, хранения и использования бумаг;
• порядок составления описей;
• основы Трудового Кодекса;
• правила внутреннего трудового распорядка и нормы безопасности.

Подписать заявление о приеме на работу и расторгнуть трудовые взаимоотношения может только руководитель учреждения.

Должностная инструкция архивариуса — основные обязанности и образец

Архивист относится к категории специалистов, обязанности которых заключаются в ведении архива (их обязанности схожи с заведующими хозяйством). Основные положения типовой формальной должностной инструкции, утверждаются, в зависимости от наименования учреждения.

Поэтому у архивариуса бюджетного учреждения и у специалиста производственного предприятия, обязанности и ответственность будут совершенно разными. Далее будет подробно рассказано, как именно составляется регламентирующий документ в зависимости от наименования предприятия.

Должностная инструкция архивариуса — основные положения

Основные положения являются открывающим или начальным разделом типового документа. В них указываются, в общем виде, права и обязанности, а также дается короткая информация о наименовании предприятия.

Здесь же указываются ссылки на локальные регламентирующие акты учреждения. В типовом образце содержится информация, согласно которой любой архивариус должен отвечать за полное обеспечение деятельности производственного архива.

Если речь идет о бюджетном учреждении, то основные положения связанны с обеспечением сохранности архивной документации, выдачей, по первому требованию, необходимых документов сотрудникам, списанием или уничтожением потерявших актуальность документов.

Здесь же указывается обязанность — постоянно разрабатывать технический регламент ведения архива. В зависимости от наименования предприятия, основные положения могут разниться, но суть должностной инструкции архивариуса, всегда остается идентичной.

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения – образец

В бюджетном учреждении, специалист данного направления, назначается локальным внутренним приказом директора учреждения. В отдельных случаях, право назначения, дается заведующему архивным отделом.

Бюджетное учреждение нуждается в постоянном ведении архивов, поэтому должностная инструкция описываемого специалиста, должна содержать следующие разделы:

• основные положения (здесь дается общая характеристика такой должности и система подчинения по штатной вертикали);
• права и обязанности;
• схема выплаты вознаграждения;
• рамки ответственности;
• требования к квалификации;
• варианты расторжения соглашения;
• заключительные положения.

Скачать образец

В зависимости от наименования предприятия, настоящий образец, может содержать дополнительные пункты. В частности, в бюджетных учреждениях, обычно используется практика расширенного списка задач. Делается это в соответствии с формальными методическими рекомендациями 46-ФЗ.

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения

Медицинская организация, в большинстве случаев, является бюджетным предприятием. Поэтому задачи, основные положения, формальные обязанности, и схема выплаты вознаграждения специалисту, являются идентичными с любым бюджетным предприятием.

И, в частности, здесь важно учитывать специфику деятельности описываемого специалиста. К ведению документации, добавляется, также, обязанность обеспечения сохранности медицинских и профилактических карт.

В соответствии с формальными методическими рекомендациями, хранение медицинских карт в организации длится не более 25 лет. Во всём остальном типовой образец будет составляться по аналогичной структуре.

К слову, еще на сайте имеется статья о том, что входит в обязанности санитарки в больнице.

Скачать образец

Должностная инструкция архивариуса на предприятии

Независимо от наименования предприятия, архивариус, помимо сохранности технической, производственной, кадровой, и прочей документации, обязан также выдавать запрашиваемые документы всем лицам из штата, по первому требованию.

В должностной инструкции, в данном случае, отмечается обязанность быстрого поиска соответствующего документа и последующую его выдачу штатному сотруднику. Здесь же указывается обязанность своевременного списания и уничтожения потерявших силу документов.

Права архивариуса, заключаются в обеспечении, в техническом и материальном плане, его рабочего места. Все эти положения прикрепляются, в виде приложения, к трудовому договору.

Скачать образец

Типовой образец должностной инструкции архивариуса

Структурные элементы документа, в каждом случае, могут существенно разниться. В медицинской организации и на производственном предприятии, у такого специалиста, могут быть совершенно разные преференции и обязанности.

Но типовой пример описываемого документа подходит практически для каждого случая. В него достаточно лишь добавить необходимые пункты. После его утверждения, одна копия помещается в кадровый отдел, на все время действия соглашения, а другая (по желанию) передается наемному сотруднику.

Просмотреть и скачать такой образец можно здесь:

Образец должностной инструкции

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 (499) 350-88-72 — Москва и обл.;
• +7 (812) 309-46-73 — Санкт-Петербург и обл.;
• +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

Источник: https://www.samso.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-arxivariusa-osnovnye-obyazannosti-i-obrazec.html