Протокол встречи образец бланк

Форма протокола совещания образец

Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.

Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи.

В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз. Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.

Оформление Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков.

Внимание

На оформление документа отводится срок до пяти рабочих дней, кроме отдельных случаев, когда распоряжением руководителя или законодательством об отдельных типах собраний установлены иные сроки.

Номер, дата, место проведения Каждый протокол совещания должен иметь индекс, то есть порядковый регистрационный номер.

Он определяется порядковым номером собрания, проводимого от начала календарного года (в учебных организациях возможно ведение учета нумерации с начала учебного года). Если регистрируется протокол совещания временно действующей коллегии, нумерация ведется на срок действия полномочий. Датой документа будет являться день проведения совещания.

Образцы протоколов совещаний. как составить протокол совещания: образец

Составление документа Образец составления протокола подразумевает разбитие текста на две части: вводную и основную. Документ начинается со слова «председатель». Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы.

После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например, Председатель — Матвеев В.И. Секретарь — Иванова СБ. Далее идет перечисление присутствующих. После необходимо перечислить фамилии приглашенных лиц с указанием их должностей.

Также отметим, что на расширенных собраниях и заседаниях с большим количеством присутствующих лиц их состав указывается лишь количественно, а пофамильный список в дальнейшем прикладывается к протоколу.

Образец заполнения протокола состоит из разделов, соответствующим пунктам повестки дня.

Образцы протоколов совещания

Важно

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года». По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

Протокол. образец протокола. форма и бланк протокола

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа.

Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»). Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания.

Как правильно оформить протокол совещания?

Протокол составляется после совещания секретарем заседания, который должен либо делать пометки в ходе дискуссии, либо вести диктофонную запись. Второй вариант наиболее оптимален для разрешения возможных споров. Визуально документ состоит из следующих частей:

1. общие сведения;
2. повестка дня заседания;
3. обсуждение и принятые решения.

В этот блок информации входит заголовок, место проведения (город, дата, время заседания), список присутствующих лиц.

Заголовком служит наименование совещания. Например, совещание рабочей группы по кадровым вопросам.

В блоке дата и время указываются сведения о непосредственно проведенном совещании, а не о дате подписания протокола.

Если совещание проводится постоянно действующей структурой (комиссией, рабочей группой и пр.), то в общих сведениях указывается ФИО постоянного председателя и секретаря заседания.

Протокол

Поэтому при оформлении первого листа необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если образец оформления протокола отсутствует, то документ оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Следует учитывать, что пример протокола датируется датой проведения мероприятия, а не составления и оформления документа. В случае, если заседание длилось на протяжении нескольких дней, дату следует проставлять через тире, например, 12-15.06.2016.

Каждому документу присваивается свой номер, соответствующий порядковому номеру события, начиная с нового календарного года. При этом номера заседаний, совещаний и собраний определяются обособленно друг от друга. Под местом заседания подразумевается город, в котором проходило мероприятие. Ниже представлен протокол, скачать образец которого вы можете по ссылке.

Протокол встречи образец бланк

Протокол совещания – информационно–распорядительный документ, в котором фиксируется весь процесс обсуждения поставленных вопросов, а также решения, принятые в ходе этого собрания.

Ведение данного документа – важная и обязательная часть любого совещания, от которой в немалой степени зависит, насколько эффективно будут исполнены решения по тому или иному вопросу. Оформление протоколов совещаний установлено Гражданским кодексом РФ.

Статья 181. 2 определяет основные обязательные требования и порядок, в котором ведутся записи совещания.

Как оформить протокол правильно? Какую информацию обязательно должен содержать протокол совещания? Кто ведет протокол? Обязанность по протоколированию хода собрания и дальнейшему правильному оформлению документа возлагается на секретаря совещания.

Подготовка совещаний и оформление протокола

При оформлении перечня присутствующих лиц следует указывать наименования должностей и места работы приглашенных. Этот блок информации начинается со слова «Присутствуют».

В том случае, если совещание предусматривает ание, то присутствующие в протоколе делятся на две группы – с правом голоса и без права принимать участие в ании. Повестка дня заседания формируется до проведения совещания.

Однако существуют и исключения, например – при срочных совещаниях. В этом блоке перечисляются вопросы совещания без указания выступающих и регламента докладов.

Даже если совещание созывается для обсуждения одного вопроса, он выносится не в заголовок документа, а оформляется в виде повестки дня. В зависимости от регламента выступления, представленная повестка дня может быть утверждена автоматически либо вынесена председателем на ание.

Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно. Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений.

Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений.

Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.
Ведение Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником.

Источник: https://dtpstory.ru/forma-protokola-soveshhaniya-obrazets/

Протокол рабочего совещания образец

Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ более информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше. Однако для этого, прежде всего, необходимо понимать, в каком случае потребуется составление данной документации.

По этой причине мы рассмотрим основные события, в ходе которых потребуется вести протокол (образец доступен для скачивания). Совещание Известно, что совещание является одним из важнейших событий в жизнедеятельности любой организации. Оно может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и носить срочный характер.

В любом случае ход данного события должен быть зафиксирован в протоколе совещания.

Протокол совещания

Внимание Вместо него может быть использован явочный лист, где расписываются пришедшие работники;

• Если на мероприятии были лица, представляющие другие организации, то их указывают с пометкой «Приглашённые»;
• Основная часть протокола состоит из 3-х последовательных блоков:

• Слушали. Указывается Ф.И.О. и должность докладчика, основная тема выступления, краткое изложение сведений выступления;
• Выступили.

Фиксируется Ф.И.О. и должность лица, которое задавало вопросы или давало комментарии по существу выступления;

Решение записывается секретарём подробно, так как оно имеет обязательную силу для сотрудников.

Протокол составляется после совещания секретарем заседания, который должен либо делать пометки в ходе дискуссии, либо вести диктофонную запись. Второй вариант наиболее оптимален для разрешения возможных споров.
Визуально документ состоит из следующих частей:

1. общие сведения;
2. повестка дня заседания;
3. обсуждение и принятые решения.

В этот блок информации входит заголовок, место проведения (город, дата, время заседания), список присутствующих лиц. Заголовком служит наименование совещания. Например, совещание рабочей группы по кадровым вопросам.

В блоке дата и время указываются сведения о непосредственно проведенном совещании, а не о дате подписания протокола. Если совещание проводится постоянно действующей структурой (комиссией, рабочей группой и пр.

), то в общих сведениях указывается ФИО постоянного председателя и секретаря заседания.

Как составляется протокол совещания

Что такое протокол совещания? Этот распорядительный документ не имеет унифицированной формы, однако всегда составляется согласно определенной структуре. Поскольку в нём необходимо отразить всё происходящее на совещании (заседании, собрании), то его основные пункты и будут носить соответствующие названия:

• повестка дня
• присутствовали
• выступили
• постановили и т.п.

Как вести протокол совещания? Бланк протокола собрания обычно заполняется присутствующим на встрече секретарем либо любым другим уполномоченным лицом.

Исходя из целей составления документа, ответственное за оформление документа лицо составляет либо краткий, либо полный вид протокола. В первом приводятся лишь фамилии докладчиков и темы их докладов, в то время как второй вариант подразумевает ведение записи каждого доклада.

Образец протокола общего собрания

1. Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
2. Определенный состав присутствующих.
3. Подобные темы и вопросы.
4. Небольшая длительность.

Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия.

В последствии на их основании заполняется предварительно составленная форма протокола собрания. Отметим, что протокол собрания (образец представлен ниже) не должен содержать подробные высказывания всех присутствующих.

Как правило решения на мероприятиях такого масштаба принимаются с помощью ания. В таком случае протоколирования состоит из озвученных вопросов и результатов ания с принятыми решениями.

Источник: http://pbcns.ru/protokol-rabochego-soveshhaniya-obrazets/

Протокол встречи с клиентом. Образец и бланк 2021 года

Существенно увеличить эффективность бизнес-процессов поможет протокол встречи с клиентом.

Этот документ способствует улучшению формулировок основных достигнутых договоренностей, но не является договором. Его составление – мостик к пониманию между двумя сторонами.

А также на практике замечено, что протокол встречи с каждым клиентом способен увеличить продуктивность отдельно взятого менеджера.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк протокола встречи с клиентом .docСкачать образец протокола встречи с клиентом .doc

Важным моментом является отметка времени. Принцип прост: если что-либо можно измерить, значит, этим можно управлять. Заполнение этого пункта позволяет правильно распределить время, избавиться от незапланированного увеличения продолжительности встреч.

Элементы протокола

После названия, располагающегося по центру в верхней части листа документа, идет заполнение информации о месте и времени проведения. Рекомендуется максимально точно записывать как временные промежутки, так и географические данные.

В верхней части также указывается дата подписи. Идеально, чтобы стояло единственное число во всех случаях. Но бывают ситуации, когда подписи ставятся после согласований или консультации с руководителями организаций. Таким образом, эта дата может отличаться от первой.

После вводной информации идет перечисление организаций и присутствующих на встрече лиц. Обязательно при этом указывать должностное положение сотрудников и причастность их к той или иной организации.

Если в ходе встречи присутствует какой-либо привлеченный специалист (переводчик, консультант, технический гуру), то о его присутствии можно указать в конце документа, оформив текст в качестве сноски, примечания или приложения.

Формулировка

После перечисления сторон встречи в документе в укороченном виде перечисляются основные принципиально важные моменты, выносимые на обсуждение. Обе стороны должны быть согласны с информацией. Для того чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и иные возможности обеих сторон. Идеальный вариант – установление долгосрочных и взаимовыгодных отношений.

Важно! Протокол встречи с клиентом не является договором о поставках или каким-либо другим видом соглашения. Единственное, на что претендует грамотно составленный документ, – это на возможность последующих консультаций и встреч не позднее конкретно указанного числа.

Специфика

Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон.

Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров. Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом.

Позже протокол должен поступить в обе организации, которые вели переговоры.

Необходимо распределить роли встречи между участниками. Например, докладчик, председатель, секретарь, рядовой участник и пр. Это поможет избежать путаницы и провести встречу более продуктивно.

Что должно быть зафиксировано

Удобнее каждую отдельную тему для обсуждения выносить в отдельный пункт протокола. Напротив пункта – сразу фиксировать принятое решение, желательно упоминая лиц, взявших на себя ответственность за выполнение.

Секретарь, выбранный из участников собрания, не должен упускать принципиальных моментов и важных мыслей, возникших в результате встречи.

Недопустимо пользоваться при составлении протокола жаргонной или ненормативной лексикой. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. Например, «Ивановым А.А. вынесено предложение..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерного сосредоточения на личных вопросах и пр. Официальный стиль текста должен соблюдаться неукоснительно.

Какие могут быть цели встречи с клиентом

Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:

• Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.
• Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.
• Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.
• Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
• Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.

Другие формы

Ели говорить о том, в какой еще форме может быть оформлен протокол встречи с клиентом, то можно классифицировать три основные:

• В виде таблиц (либо одной таблицы с множеством строк и столбцов).
• В свободной форме без соблюдения граф только с постановкой даты и подписи.
• В виде укороченного «резюме» на каждого из клиентов (к самой принимающей организации при этом эта информация не поставляется).

Сбор информации

Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:

• Сфера деятельности.
• Размер организации клиента, годовой оборот активов.
• Существует ли потребность в конкретном товаре и или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
• Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их товар или услугу. Если да, то что именно его устроило или не устроило.
• Какие качества должен иметь оптимальный для этого покупателя поставщик.

Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.

Источник: https://assistentus.ru/forma/protokol-vstrechi-s-klientom/

Протокол совещания: правила составления, согласования и выписки

Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании. Данный вид документа не входит в перечень обязательных для ведения на предприятии, но зачастую он может оказаться довольно полезным.

Зачем нужен протокол совещания

В любой компании регулярно происходят различные совещания. Данный вид встреч дает возможность разрешить большое число острых проблем, вовремя среагировать на сложные вопросы, сформулировать стратегию развития предприятия и т. д. О том, как выжать максимум из каждого совещания, читайте в этой статье

В то же время часть совещаний не подлежит фиксации посредством протокола, что также является нормой. Руководящий состав организации может самостоятельно установить перечень общих мероприятий, в ходе которых официально ведется запись, а также обозначить такие, на которых это делать необязательно.

Главным предназначением протокола выступает фиксация в письменном виде всего спектра вопросов, задач и мнений, которые прозвучали в рамках заседания, а также совместно принятых решений.

Наилучшим вариантом является наиболее детализированный протокол.

Чаще всего подобное документирование применяется в рамках совещаний, оказывающих непосредственное влияние на будущее организации. Помимо этого, желательно фиксировать содержание всех встреч со сторонними предприятиями и сотрудниками госучреждений.

К какому типу протоколов относится протокол совещания

В управленческой деятельности получили распространение несколько видов протокола: протокол согласования, протокол о намерениях и протокол изъятия вещественных доказательств (документов). К главным документам общего собрания акционеров, согласно действующему законодательству, относятся протокол счетной комиссии и протокол собрания.

Помимо этого, допускается составление протокола одним должностным лицом, если он осуществляет административные функции (в случае задержания, ДТП и пр.). Для всех видов данных документов разработаны определенные типовые шаблоны.

Мы рассмотрим такую форму протокола совещания, которая применяется для общего управленческого мероприятия. Указанный документ составляется в организации по итогам коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

Зарождение протокола в области делопроизводства в нашей стране связывают с началом восемнадцатого века, когда в управленческой деятельности появилась практика проведения дебатов до выработки и закрепления мнения большинства. Традиционно протокол выступает:

• информационным документом (фиксирует процесс обмена мнениями),
• распорядительным документом (регистрирует выработанное в ходе встречи решение).

В настоящее время принято составлять протокол проведения совещания с целью фиксации протекания коллегиальных мероприятий, проводимых руководителями разного уровня. Помимо этого, указанный документ применяют для регистрации событий в ходе различных семинаров, заседаний, конференций и пр.

Решение о потребности оформления протокола совещания при оперативной деятельности возлагается на руководителя, назначающего и проводящего данные мероприятия.

Если потребность в данном документе имеется, то в нем отражается состав участников, выдвинутые идеи либо предложения.

• Этикет переговоров: правила, которые несложно запомнить

Как вести протокол совещания

Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником.

До начала совещания секретарю передают список приглашенных и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов.

Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф. И. О. явившихся лиц.

После начала совещания секретарь оформит окончательный список присутствующих.

Фиксация информации ведется секретарем совещания по ходу мероприятия. Для того чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи. Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.

Если проводится массовое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут два секретаря. Работа сразу двух специалистов над одним документом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.

Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения предметов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В нем фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно записываются решения и поручения, которые дает руководитель отдельным исполнителям.

Срочно к прочтению!

Вы уже знаете, какой тип стратегии подходит вашему бизнесу? Мы подготовили 4 шаблона, которые помогут в разработке стратегии. Подробнее здесь >>

При этом нужно обратить внимание, что доклады и вопросы не нужно приводить слово в слово.

Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчет за подписью ответственного сотрудника. На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге в документе тезисно отражается ход заседания: обсужденные темы, поднятые вопросы и принятые решения.

В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы. Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов.

Из каких разделов состоит протокол совещания

Документируя процесс встречи, необходимо обеспечить соответствие протокола совещания ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Это означает, что при записи информации надо соблюсти правила оформления протокола совещания, касающиеся заголовка, заключительной части документа и его содержания.

Заголовочная часть протокола.

Шапка должна содержать ряд реквизитов:

• полное наименование организации;
• вид документа (ПРОТОКОЛ);
• номер и дату;
• место оформления;
• заголовок к тексту.

Обязательным является указание организационно-правовой формы в названии предприятия. Полное наименование должно совпадать с официально установленным, приведенным в уставе либо положении об организации, и все слова требуется прописать полностью, без сокращений.

При наличии у предприятия официально зарегистрированного краткого названия допускается указание его в скобках после полного.

Если у организации имеется вышестоящая структура, ее название располагают выше наименования фирмы, создавшей документ. При этом обычно ее указывают в сокращенном виде.

Например:

• Открытое акционерное общество;
• Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»;
• (ОАО Агентство «Роспечать»);
• Закрытое акционерное общество «Новые технологии».

Дата протокола соответствует дате проведения совещания. Для многодневных заседаний проставляют числа его начала и окончания. Ни в коем случае нельзя указывать дату подписания протокола, так как иногда он оформляется через несколько дней после завершения мероприятия.

Источник: https://www.gd.ru/articles/8268-protokol-soveshhaniya