+7(499)495-49-41

Инвентарный учет

Содержание

Инвентаризация

Инвентарный учет

Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация проводится путём пересчёта, измерения, взвешивания материальных ценностей:

При этом инвентаризации подвергаются следующие объекты бухгалтерского учёта:

  • наличные денежные средства,
  • ценные бумаги и денежные документы.

Также проведение инвентаризации помогает обеспечить ряд целей:

  • контроль выполнения правил по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей,
  • выявление товарно-материальных ценностей с истёкшим или истекающим сроком годности,
  • выявление неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации.

Инвентаризации могут быть сплошными (полными) или выборочными (частичными). Также инвентаризации делятся на плановые (проводимые по графику) и внезапные.

Требования к проведению инвентаризации:

  • внезапность (для материально-ответственного лица),
  • комиссионность (проведение комиссией),
  • действительность (реальный пересчёт инвентаризуемого имущества),
  • обязательное участие материально-ответственного лица.

Когда назначается инвентаризация

Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике, либо отдельным приказом. Помимо этого, действующим законодательством предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации (федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»):

  • ежегодно в четвёртом квартале перед составлением годовой бухгалтерской отчётности,
  • при продаже имущества, сдаче в аренду,
  • при смене материально-ответственного лица,
  • при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества,
  • после стихийного бедствия, пожара, аварии и т. п.
  • при реорганизации или ликвидации предприятия.

Внезапную инвентаризацию целесообразно назначать при наличии данных:

  • о фактах обмана потребителей,
  • о фактах присвоения ценностей,
  • о фактах изготовления неучтённой продукции,
  • о фактах неучтённых продаж,
  • о фактах уничтожения имущества и т. п.

Подготовка к проведению инвентаризации

На инвентаризационную комиссию возложена ответственность:

  • за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия,
  • за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей,
  • за правильность указаний в описях отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, артикул и т. п.),
  • за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации.

Перед началом инвентаризации комиссия:

  1. – Получает из бухгалтерии учётные данные (книжные остатки) по наличию проверяемых товарно-материальных ценностей.
  2. – Проверяет весовое и измерительное оборудование.
  3. – Опечатывает все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе).
  4. – Предлагает материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы; председатель комиссии расписывается на каждом из этих документов (чтобы потом нечаянно не появились новые),
  5. – На предприятии розничной торговли — снимает кассу и определяет выручку текущего дня,
  6. – Отбирает у материально-ответственного лица расписку о готовности к сличению остатков (о том, что все приходные и расходные документы проведены и нет имущества, находящегося отдельно, в других местах хранения).

Инвентаризационная опись

Инвентаризационная опись составляется как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся у материально-ответственного лица, второй экземпляр поступает в бухгалтерию.

Если инвентаризация проводилась по требованию правоохранительных органов, то третий экземпляр описи направляется в этот орган. Типовые утверждённые формы инвентаризационной описи различаются в зависимости от вида ценностей.

Тем не менее, инвентаризационная опись должна содержать ряд необходимых реквизитов:

  • Наименование организации.
  • Состав инвентаризационной комиссии.
  • Фамилия, имя и отчество материально-ответственного лица.
  • Дата и время начала и окончания инвентаризации.
  • Расписка материально-ответственного лица о готовности к проведению пересчёта.

1) Номер по порядку.

2) Номенклатурный номер.

3) Наименование.

4) Сорт.

5) Единица измерения.

6) Цена за единицу.

7) Состоит по учёту, количество.

8) Состоит по учёту, сумма. (графы до этой включительно могут заполняться заранее, бухгалтерией предприятия).

9) Фактически оказалось, количество. (графа заполняется непосредственно во время пересчёта).

10) Фактически оказалось, сумма.

11) Недостача, количество.

12) Недостача, сумма.

13) Излишек, количество.

14) Излишек, сумма. (эти графы могут быть подсчитаны и заполнены сразу после пересчёта имущества, в присутствии материально-ответственного лица)

В конце каждой страницы описи:

  • Количество строк прописью (например, «Всего пятнадцать наименований»).
  • Итоги по всем колонкам, в том числе, и по количественным (сложение штук с погонными метрами и килограммами физического смысла не имеет, однако запись такой суммы внизу столбца служит для затруднения подделки описи)
  • Подписи всех членов инвентаризационной комиссии.
  • Подпись материально-ответственного лица.

В конце описи:

  • В конце таблицы предусматривается несколько свободных строк для внесения возможных излишков тех видов ценностей, которые вообще не числятся по учёту.
  • Количество строк прописью по всей описи.
  • Итоги по всем колонкам по всей описи.
  • Подписи всех членов инвентаризационной комиссии.
  • Подпись материально-ответственного лица.
  • Расписка материально-ответственного лица (ещё одна !) о том, что всё имущество пересчитано в его присутствии и оно не имеет претензий к членам инвентаризационной комиссии по правильности пересчёта.
  • Если инвентаризация проводится в связи со сменой материально-ответственного лица, подпись нового материально-ответственного лица о принятии имущества под свою ответственность.

Определение и оформление результатов инвентаризации

Заключительным этапом инвентаризации является определение её результатов.

Возможны следующие варианты:

  • совпадение учётных и фактических остатков,
  • недостача (превышение учётных остатков над фактическими),
  • излишки (превышение фактического остатка над учётным),
  • пересортица (имущество одного наименования, но разных сортов находится одновременно в излишке и недостаче).

Результат инвентаризации определяется отдельно по каждому виду имущества. Возможна (и весьма вероятна) ситуация недостачи по одной позиции инвентаризационной описи и излишков по другой. В этом случае итог подводится отдельно, недостача одного вида имущества не может погашаться излишками другого вида.

Выявленная в результате инвентаризации недостача возмещается материально ответственным лицом на основании договора о полной материальной ответственности. Излишки приходуются на склад, их стоимость учитывается как доход организации.

Особой ситуацией является пересортица (например недостача 5 ящиков яблок сорта Симиренко и излишек того же количества яблок сорта Боровинка). Зачёт пересортицы допускается (однако не является обязательным, оставаясь на усмотрении администрации предприятия) только в случаях, если недостача и излишки выявлены:

  • в отношении товарно-материальных ценностей, визуально схожих до степени смешения,
  • в отношении товарно-материальных ценностей одного наименования в один и тот же период,
  • у одного материально-ответственного лица,

В случае если пересортице подверглись виды имущества одного наименования, но имеющие разную цену, разница между их стоимостью расценивается как недостача или излишек с принятием соответствующих решений.

Недостача имущества (в основном, продовольствия; а также горюче-смазочных материалов, химической продукции и некоторых видов строительных материалов) может объясняться естественной убылью (усушка, утруска, раскрошка, утечка, улетучивание, распыл). Отметим, что естественная убыль — это уменьшение количества продукта по естественным физическим причинам при соблюдении условий хранения, но не в результате порчи.

На все виды продуктов приказами соответствующих министерств определены нормы естественной убыли при хранении, перевозке, разгрузке, реализации через торговую сеть. При этом нормы естественной убыли применяются лишь к продуктам, учитываемым по массе (а не поштучно). В пределах указанных норм естественная убыль продуктов может быть списана как расход предприятия.

Однако важно понимать, что естественную убыль нельзя принимать к учёту расчётным порядком. Установленные нормы естественной убыли являются не обязательными, а максимально разрешёнными.

В бухгалтерском учёте отражается только реальная (установленная инвентаризацией) недостача продукта в пределах норм естественной убыли (такая недостача может быть меньше нормы или её может вообще не быть).

В практике имеют место случаи, когда материально-ответственные лица скрывают экономию естественной убыли и за счёт этого совершают хищения.

Для оформления зачёта пересортицы, списания естественной убыли и окончательного подведения итогов инвентаризации используется сличительная ведомость. Этот документ оформляется бухгалтерией на основании инвентаризационной описи и служит для проведения по учёту результатов инвентаризации.

В условиях организации розничной торговли, когда нет возможности вывести книжные остатки по каждому виду товара, недостача или излишек определяется в суммовом выражении. В этом случае вместо инвентаризационной описи и сличительной ведомости составляется акт результатов инвентаризации.

Следует отметить, что недостача сама по себе, сколь крупной она бы ни была, не является уголовно или административно наказуемым деянием (может быть предусмотрена только дисциплинарная или материальная ответственность). Тем не менее, материалы инвентаризации могут иметь доказательственное значение в случаях хищений или иных злоупотреблений.

Что же касается репутации материально-ответственного лица, принято считать, что «излишки хуже недостачи», поскольку недостача сама по себе может говорить лишь о невнимательности, регулярные же обнаружение излишков свидетельствует о намеренном их создании, возможно с целью хищения.

Источник: https://utmagazine.ru/posts/9259-inventarizaciya

Инвентарный учет

Инвентарный учет

По мере углубления товарных отношений появляется контокоррент (счета расчетов). Функции банков выполняли храмы и торговые общества, фонд которых формировался за счет вкладов участников и подразделялся на основной и оборотный капитал. За счет основного капитала предоставлялись процентные ссуды, а за счет оборотного – погашались текущие затраты.

Расчеты ограничивались выдачей ссуд и сбором натуральных податей. В Вавилоне вклады клиентов в виде зерновых хранились на складах субъектов, ведущих кредитование, которые по поручению переводили зерновые в фиск (налоги). Безналичные расчеты осуществлялись зерном. Расчеты носили индивидуальный и коллективный характер. Они осуществлялись на уровне городов или хозяйств.

Расчеты с государством заключались в распределении и перераспределении средств в натуральном измерении. Частные расчеты представляли собой товарообменные операции. Кредит выполнял специфическую функцию ввиду недостаточного развития товарно-денежных отношений и отсутствия единого денежного измерителя.

Учреждения, осуществляющие кредитование, брали с клиентов долговые расписки и составляли контракты по займам. Оперативный учет отсутствовал, т.е. обороты по дням постепенно не накапливались, это породило первичные документы.

На счетах расчетов отражались эквивалентный перевод денежных средств в твердой оценке или установленных тарифах, согласно которым учитывались ежегодные поступления и расходы хозяйств. С появлением личного имущества – домашних животных, земли, бушелей пшеницы и т. д. – математика сделала гигантский шаг вперед. Имущество стало облагаться налогами.

Обозначение имущества иероглифами оказалось слишком громоздким. Система счисления представляла собой черточки, линии и точки, наносившиеся на глиняные таблички. Со временем вместо набора символов для каждого объекта стал использоваться единый набор символов для всех объектов учета. Им дали цифры, названные один, два, три, четыре, пять и т. д.

Это был первый шаг к элементарным математическим операциям. Для осуществления операций потребовалась система записей. С древнейших времен греки использовали десятичную систему счисления. Позже они усовершенствовали и создали самую лучшую систему счисления в античном мире.

Греки классического периода для облегчения счета использовали одну единицу, пять единиц, пять десятков единиц и пять сотен единиц. Со временем появилась потребность в механическом средстве для вычислений, которым стали счеты. Помимо счет греки применяли и таблицу умножения.

Постепенно назрела необходимость введения стандарта измерения для того, чтобы контрагенты могли сравнить стоимость обмениваемых предметов. Для удовлетворения этих потребностей греки изобрели системы мер, весов и чеканки. В то время все меновые операции производились в форме бартерных сделок, имеющих ряд недостатков. Постепенно возникла система символов ценностей.

Первыми такими символами стали инструменты и оружие, раковины, шкуры животных, металл в слитках или проволоке, соль, перец (в России – меха). Они использовались как мера обмена. Древние эталоны измерения впервые описаны в VIII в. до н. э. Фейдоном, царем Аргоса. Система меры и веса применялась государством для подсчета стоимости личного имущества для целей налогообложения. Железо в определенном количестве использовалось в качестве стандарта весов, а позднее и в качестве денежного стандарта.

В VII – VI в. до н. э. с возрастанием роли правительства произошли изменения, которые потребовали увеличения расходов для выплат должностным лицам. Все совершаемые операции оплачивались драгоценными слитками, и упрощение расчетов подталкивало к использованию чеканных денег. В этот период деньги превращаются в объект учета.

Деньги, выступающие объектом учета

Самые ранние монеты пришли в VII в. до н. э. из Анатолии, территорий, расположенной между ионическими и греческими городами и Лидией, не входящей в состав греческого государства. Их чеканили из естественной смеси золота и серебра, называемой “электроном”. На монетах, имевших форму боба, стояло клеймо, гарантирующее вес и чистоту металла.

Через 200 лет все греческие города (полисы) имели свои монеты. Благодаря обширным связям с другими городами Греции, айгинский стандарт распространился по всему восточному Средиземноморью. Предпочтение отдавалось серебряной. К концу VII столетия до н. э. Афины начали чеканку монет, основанную на системе мер и весов.

Афинская валюта стала вытеснять айгинскую и в течение V столетия до н. э. доминировала на территории восточного Средиземноморья. Первые бумажные деньги появились в Китае около 650 года н. э., тогда как в Европе первые “платежные обязательства”, написанные на бумаге, вышли в обиход в XVII в.

По своему значению для развития экономики возникновение денег можно приравнять к появлению письменности и счета. Сначала деньги учитывались как товар. Например, поступление от “поставщика” 20 мер зерна стоимостью 30 драхм “материально ответственные лица” античного мира приходовали как 20 мер зерна и списывали 30 драхм.

Для бухгалтерии введение денег с твердым курсом означало поворот от натурального учета к стоимостному. В эти же времена зарождается система проверок и ревизий. Должностные лица, которые управляли общественными фондами, в обязательном порядке подвергались контролю и ревизии по истечении сроков их полномочий.

Они представляли на проверку свои отчеты палате “аудиторов” (ревизоров), полномочия которых вытекали из афинской конституции. Кроме того, должностным лицам надлежало хранить отчеты за полученные и потраченные суммы, авторитарные указы и другие документы в палате совета.

“Аудиторы” и “ревизоры” древности имели возможность привлечь к суду должностных лиц за кражу, если проверка показывала их виновность в растрате. В ходе судебного разбирательства присяжные выносили вердикт. Результаты работы “ревизоров” гравировались на мраморе и выставлялись на всеобщее обозрение, чтобы каждый гражданин был информирован об управлении общественными фондами.

Наличие и проведение проверок бухгалтерской системы в “золотом веке” в Греции имеет важное значение. Существование процедуры аудита подразумевает существование и бухгалтерских записей всех доходов и расходов, производимых должностными лицами. Наконец, сверка в ходе проверки фактически полученных и потраченных сумм с утвержденной сметой, еще раз доказывает интеграцию бухгалтерской системы за счет дополнительного контроля в управлении государственными ресурсами.

В сфере финансов и кредитования деньги начали использовать лишь в конце V – начале II века до н. э. Это было вызвано всеобщим недоверием населения в силу его бедности. Только с появлением банков деньги начали активно способствовать дальнейшему развитию бухгалтерского учета.

Деньги как объект учета слились с учетом расчетов

Первые банки появились в Греции в V веке до н.э. По роду деятельности достаточно близки к ним деловые дома на Востоке. Они предназначались только для хранения денежных вкладов, и расчеты в них велись весовыми деньгами. Это сдерживало развитие безналичных расчетов в банковской бухгалтерии.

Банки стали соответствовать своему назначению – осуществлять операции с денежными вкладами, главным образом в безналичном обороте. Начало современному учету было положено в Лидии. Оживленная торговля между полисами вызвала у торговцев необходимость при переезде менять одни деньги на другие (другой системы и курса). Это обстоятельство породило банки и банкиров.

Сначала появились простые менялы. Свободные граждане Греции считали недостойным заниматься коммерцией, поэтому банкирами становились выходцы из рабов. Наиболее талантливые из них, обогатившие хозяина и нажившие капитал, покупали свободу и получали статус метека. Так называли бывших рабов и чужестранцев.

Только в исключительных случаях (при большом богатстве или за особые заслуги) метеки могли стать полноправными гражданами. В ходе обмена метеки быстро накопили свободные денежные средства и к концу века создали банки. Деятельность банков включала операции по вкладам, выдачу кредитов, поручительство и традиционный обмен и размен денег.

Самыми сложными операциями считались кредитные, для которых требовалось определить рыночную стоимость залога, оценить риск по части возврата ссуды, установить приемлемую ставку процента по ссуде. Объект залога мог быть любым, например, судно с грузом или даже целый город. Процентная ставка по ссуде не регулировалась и не ограничивалась, доходя до 12%.

Доход банка составлял 20 – 40% от вложенного капитала. К основным достижениям в банковской бухгалтерии можно отнести учет безналичных расчетов, т.е. перевод средств клиентов по их счетам. Взнос или перевод оформлялись “платежными поручениями”, которые назывались “диаграфе”.

При выдаче денег применялся такой же порядок, но мог использоваться и “симбол” – кольцо-печатка владельца вклада, разломанная пополам монета или даже глиняная табличка. Вклад переводили или получали, предъявляя “диаграфе” или “симбол”. Текущий учет безналичных расчетов включал в себя запись имени вкладчика, суммы вклада, третьих лиц (получателя, поручителя).

Остается загадкой технология бухгалтерских записей. Банкиры вели их сами. В письменных источниках упоминается древнегреческий способ вычеркивания записанной ранее информации (корректурный способ). Так, например, учитывали долги по налогам и их погашение. Далее Рим завоевал Грецию и одновременно банковский учет.

В Древнем Риме банковский учет включал два вида записей – в книге банкира со счетами клиентов и в приходно-расходной книге денежных средств. Приходно-расходный учет к этому времени уже существовал не одно тысячелетие. Счета клиентов приобрели иные обозначения: не приход и расход, а дебет и кредит. Дебет переводится – “он должен”, а кредит – “он имеет”.

Сами клиенты и банкиры становились дебиторами (должниками) и кредиторами (верителями). Это изменение оказалось решающим для развития бухгалтерии и “затмило” приходно-расходные счета. Последующая эволюция банковской бухгалтерии в Древнем Риме придала ей более законченный вид. Мощным толчком для ее развития послужило юридическое регулирование финансовых расчетов и учетной практики. Правовая регламентация бухгалтерских записей появилась вследствие трудности определения правоты истца и ответчика. В Древнем Риме предоставление в суд приходно-расходной банковской книги стало юридической нормой.

Свидетельства о более поздней деятельности банков прямо говорят о письменном оформлении вкладов и расчетов с клиентами.

Деньги и контокоррент поглотили учет инвентаря

Римляне любили и совершенствовали бухгалтерию. Банки и деньги они заимствовали у греков. Но Рим сделал бухгалтерию юридически достоверной. Постепенно акцент смещался с первичных документов на бухгалтерские регистры (счета).

Бухгалтеры использовали три основных регистра: Adversaria, Codex accepti et expensi и Codex rationum domesticorum. В первой книге ежедневно записывались факты хозяйственной жизни. В дальнейшем она получит название памятной, или Мемориал. Кодексы предназначались для систематической записи.

В одном из них отражались счета денежных средств и расчетов в стоимостном измерителе, а в другом – все материально-вещественные счета (зерна, масла, вина, скота и т.д.) в натуральных единицах измерения. По счетам кодексов выводилось сальдо.

Большинство исследователей придерживается мнения, что записи в регистрах имели двусторонний характер. Приход записывался слева, а расход – справа. При регистрации долгов использовались такие термины, как “дебет” и “кредит”.

Каждый факт хозяйственной жизни отражался как бухгалтерская проводка: “от – к (кому)”. Однако данные бухгалтерские проводки показывали только движение денежных средств по кассе и расчеты с дебиторами и кредиторами.

Со временем, когда и Codex rationum domesticorum стали вести в денежном измерителе, он превратился в Главную книгу. Деньги и контокоррент поглотили учет инвентаря.

Источник: http://znakka4estva.ru/dokumenty/buhgalterskiy-uchet-i-audit/inventarnyy-uchet/

Порядок проведения инвентаризации имущества

Инвентарный учет

В каждой организации в обязательном порядке нужно производить периодические проверки материальных активов и различных обязательств, то есть фиксацию наличия и анализ состояния.

Количество по факту, ценность и состояние материальных активов должно соответствовать цифрам, занесенным в бухгалтерские бумаги.

Инвентаризация имущественных фондов, товаров, других активов является непременной процедурой для всех владельцев бизнеса.

По каким правилам проводится эта операция, и какие нюансы характерны для ее документального оформления, мы расскажем ниже.

Инвентаризация и ее объективная важность

Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией.

Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:

  • естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
  • выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
  • проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).

Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.

Практические функции инвентаризации

  1. Она позволяет объективно оценить соблюдение условий складского хранения товаров.
  2. По ней можно объективно судить о порядке ведения первичной и учетной документации.
  3. Отражает практику ведения складского хозяйства.
  4. Свидетельствует о степени полноты и достоверности бухучета.
  5. Профилактика правонарушений и злоупотреблений.

Обязаны проводить по закону

Обязательность этой процедуры утверждена федеральным законодательством нашей страны. Предпринимателей обязывают регулярно инвентаризировать собственное, хранимое или арендованное имущество и свои финансовые обязательства два нормативных документа:

  • Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 г. № 49).

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

  • при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
  • если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
  • когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
  • в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
  • при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
  • после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
  • при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Кто устанавливает порядок процедуры?

Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:

  • какое количество инвентаризаций нужно проводить в течение рабочего года;
  • в какое именно время это следует осуществлять;
  • перечисление видов активов, подлежащих проверке;
  • назначение главы и членов инвентаризационной комиссии;
  • возможности выборочной (внезапной) инвентаризации.

Что именно проверяется

В зависимости от того, какие именно активы входят в перечень для инвентаризации, различают ту или иную ее форму:

  • сплошная инвентаризация – весь имущественный фонд, отвечающий правам собственности фирмы, арендованные и/или взятые на ответственное хранение материальные ценности, плюс возможные неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
  • выборочная (внезапная) инвентаризация – переучету подвержена означенная доля имущества (например, только активы в ведении конкретного лица, несущего материальную ответственность, либо объединенные территориально).

Объектами инвентаризирования в том или ином сочетании признаются такие группы материальных ценностей и коммерческих обязательств.

  1. Основные средства фирмы.
  2. Товары.
  3. Нематериальное имущество.
  4. Денежные инвестиции.
  5. Незаконченное производство.
  6. Планируемые траты.
  7. Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
  8. Расчеты.
  9. Резервы.
  10. Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

  • профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
  • участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
  • контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
  • обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
  • оформление следствий инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). В него можно включить:

  • административных работников;
  • сотрудников-бухгалтеров;
  • внутренних аудиторов или независимых экспертов;
  • представителей любой специальности, работающих на предприятии.

Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.

ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

  1. Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
    • оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации на предприятии;
    • контроль готовности инвентаризационной комиссии (или ее первичное назначение, если инвентаризацию проводят в первый раз);
    • установление дат проверки;
    • утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
    • вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
  2. Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия (работу предприятия допустимо приостановить на срок до 3 дней, руководитель обязан выдать все необходимые приборы, инструментарий и тару для обмера, взвешивания и других методов проверки, при необходимости предоставить рабочую силу для практической помощи, например, в перемещении имущества). При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок сотрудник. Если проверка растягивается на несколько дней, то, покидая место инвентаризации, комиссия обязана опечатать его.
  3. Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2). Отдельно фиксируются результаты по собственному, арендованному или сохраняемому имуществу.
  4. Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
  5. Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
    • зачет средств (взаимозачет);
    • списание убыли;
    • оприходование излишков;
    • отнесение на виновных лиц.

Источник: https://assistentus.ru/buhuchet/poryadok-provedeniya-inventarizacii/

Понятие инвентаризации основных средств и порядок её проведения

Инвентарный учет
Евгений Маляр

27 декабря 2017

# Нюансы бизнеса

Основная цель инвентаризации — выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта.

  • Зачем нужна инвентаризация
  • Как часто проводится
  • Порядок проведения
  • Излишки основных средств
  • Проводки при недостаче
  • Инвентаризация арендованного имущества
  • Как присвоить инвентарный номер
  • Особые случаи
  • Образцы документов
  • Инвентарная карточка учета основных средств
  • Акт инвентаризации
  • Инвентарная книга

На каждом предприятии с определённой периодичностью проводится инвентаризация. Суть этого мероприятия состоит в сравнении реального имущества и его состояния с данными бухгалтерии. Статья о документальном сопровождении этого процесса и о том, как должна проходить инвентаризация основных средств.

Зачем нужна инвентаризация

Теоретически, любое изменение состава основных фондов и оборотных средств должно подкрепляться бухгалтерской документацией (сопровождаться актами и накладными). На практике ситуация, как правило, далека от идеальной.

Имущество теряется, непредвиденно портится, возникают пересортицы, да и такое прискорбное явление, как воровство, к сожалению, полностью не изжито.

Эти обстоятельства вынуждают регулярно проводить сверку фактического наличия предметов учёта с тем, что записано в бухгалтерских активах, и вносить корректирующие правки.

Общее понятие:
Инвентаризация основных средств на предприятии – это регулярное мероприятие, ставящее целью получение достоверных данных о реальном наличии ОС и определение их восстановительной стоимости (степени износа).

Как часто проводится

Периодичность и порядок инвентаризации регламентированы «Методическими указаниями по инвентаризации имущества…», введенными в действие приказом МФ РФ № 49 от 13.06.95 г. и «Положениями по ведению бухучета и отчетности».

Согласно действующим требованиям, мероприятие производится ежегодно до 1 октября, а для зданий, сооружений и других объектов, относимых к основным фондам, допустимая периодичность увеличена до трёх лет.

Внеочередная инвентаризация проводится при наступлении следующих событий:

  • Сменилось материально ответственное лицо;
  • Имущество похищено, испорчено или им злоупотребляли;
  • Случился пожар или иное чрезвычайное происшествие;
  • Организация ликвидируется или происходит его реструктуризация;
  • Активы сдаются в аренду, выкупаются или продаются;
  • Составляется годовая отчётность (для объектов, не учтённых при ежегодной сверке до 1 октября);
  • По распоряжению руководителя организации.

Инвентарный учет в бюджетных учреждениях ведётся так же, как и в других (коммерческих) предприятиях, за исключением библиотечных фондов (раз в 5 лет).

Порядок проведения

Инвентаризация проводится назначенной руководством предприятия рабочей комиссией с обязательным участием сотрудника бухгалтерии.

Началу работы предшествует сдача в бухгалтерию материально ответственными лицами приходно-расходных накладных и проверка первичной документации, отражающей движение ОС. В неё могут входить:

  • Инвентаризационная опись (карточка или книга) и другие информационные носители аналитического учёта;
  • Технические паспорта на здания и оборудование;
  • Документы на сданное в аренду, арендованное или принятое на ответственное хранение имущество;
  • Правоустанавливающие документы на здания и другие объекты недвижимости.

Комиссия вместе с материально ответственными сотрудниками проводит инвентаризацию визуально, сравнивая номера с данными описей. Процесс этот тем утомительней, чем больше объектов в списках, однако при всей монотонности труда, результаты могут быть неожиданными. Что же может произойти?

  • Выявлены объекты, не значащиеся в учётных документах. В этой ситуации комиссия приходует актив, занося в опись сведения о реальном износе и стоимости, соответствующей актуальному рыночному уровню.
  • Найдены признаки неучтённых капитальных работ. В результате ремонта или реконструкции стоимость объекта по балансу возрастает, что должно быть отражено в инвентаризационной описи.
    Второй вариант – когда неучтённые капитальные работы заключались в сносе (частичной ликвидации) и привели к уменьшению ценности имущества. В этом случае необходимо составление отдельного акта, в котором фиксируется факт конструктивного изменения основного средства и причины, по которым оно не было отражено в учёте (с приложением объяснительной записки материально ответственного сотрудника).
  • Некоторые основные средства отсутствуют на предприятии. В большинстве случаев подобная ситуация не является чрезвычайной. Автомобили могут находиться в отъезде, оборудование вывозится для ремонта и т. д. Сравнение с описью откладывается или производится на основе имеющихся накладных. Если объект отсутствует по неизвестной причине, то есть фактически утерян, ищут виновных.
  • Основное средство не подлежит восстановлению. Да, случается и такое. Оборудование вышло из строя безнадёжно, и произошло это как раз перед инвентаризацией. Средство производства вносится в составляемую комиссией отдельную опись, в которой указываются время начала эксплуатации и причины, ставшие для объектов губительными. Производится поиск виновных в порче лиц.

Результатом работы комиссии является сводная инвентаризационная опись с указанием местонахождения объектов и их стоимости. Этот документ передаётся в бухгалтерию и служит основанием уточнений и изменений в сводных ведомостях, инвентарных карточках и других регистрах учёта основных средств.

Излишки основных средств

При инвентаризации комиссия может выявить не только недостачу основных средств, но и их излишки. Обе эти ситуации крайне нежелательны, и неизвестно, какая из них хуже.

Не числящиеся на балансе активы приходуются. В любом случае от руководителя подразделения следует получить письменное объяснение по поводу причин наличия объектов, не состоящих на балансе.

В бухгалтерской документации совершается следующая проводка:

Дт01 «Основные средства» – Кт91 «Прочие доходы и расходы».

Наличие неучтённого оборудования на территории предприятия часто свидетельствует о том, что сотрудники занимаются какой-то побочной деятельностью, не связанной напрямую с выполнением их трудовых обязанностей.

Этот факт, как правило, влечёт за собой организационные выводы вплоть до увольнения.

Проводки при недостаче

Недостача основных средств тоже факт прискорбный. Ценное оборудование может быть украдено или испорчено, и тогда возникает проблема поиска виновного.

При его выявлении материальный ущерб компенсируется вычетами из зарплаты.

Если же установить такового не представляется возможным, или в судебном порядке получить решение о взысканиях по каким-то причинам не удалось, то предприятие вынуждено само себе компенсировать убытки.

Эти действия находят отражение в следующих бухгалтерских проводках:

 Смысл операцииПроводка
Виновный в ущербе определён
Определяется сумма ущерба (Разница рыночной цены и остаточной стоимости основных средств)Дт94 «Недостачи и потери от порчи ценностей») – Кт98 («Доходы будущих периодов»)
Сумма убытка относится на счёт виновникаДт73 («Расчёты с персоналом») – Кт94 («Недостачи и потери от порчи ценностей»)
Погашение задолженности виновником (обычно по частям, до полной компенсации)Дт98 («Доходы будущих периодов») – Кт91 («Прочие доходы и расходы»)
Виновный не установлен
Сумма ущерба компенсируется за счёт финансовых результатов предприятияКт94 («Недостачи и потери от порчи ценностей») – Дт91 («Прочие доходы и расходы»)

Инвентаризация арендованного имущества

Независимо от срока (краткосрочного или длительного), все арендованные объекты подлежат инвентаризации по отдельной описи. Один из экземпляров акта высылается собственнику имущества, а второй остаётся в бухгалтерии.

Как присвоить инвентарный номер

Для облегчения учёта и обеспечения сохранности, каждый объект основных средств должен легко распознаваться среди другого имущества. Это специалисту понятна разница между, к примеру, электронным частотомером и тахометром, а бухгалтер может и не разбираться в приборах.

Поэтому все ОС снабжены инвентарными номерами, наносимыми разными способами: краской, гравировкой, нестираемой наклейкой, штамповкой и даже сваркой (если предмет крупногабаритный и металлический). Главные требования – чёткость и уникальность.

В отношении инвентарных номеров действуют следующие правила:

  • Они ставятся на всех объектах, стоящих более трёх тысяч рублей. Это делается в момент постановки на баланс;
  • Номера не изменяются в процессе эксплуатации;
  • Присваиваются объектам, состоящим из частей с равным сроком использования;
  • Одинаковый номер не присваивается нескольким объектам;
  • В библиотечных фондах они обязательны для каждого экземпляра;
  • Не меняются при перемещении в пределах одной организации;
  • Новому объекту учёта можно присвоить тот же номер через 5 лет после списания старого;
  • Для арендованного имущества может использоваться номер, по которому объект учтён владельцем.

Законодательных норм, регулирующих систему инвентаризационных номеров, нет, поэтому в каждой организации применяют свой собственный метод. Небольшие фирмы поступают просто, указывая их по порядку, но в крупных компаниях есть смысл в разработке какой-то системы.

Пример:

  • Первые две цифры — номер подразделения или отдела.
  • Остальные — номер по учётной ведомости.

Впрочем, фантазия в данном вопросе ничем не ограничена. Главное, чтобы было удобно.

Особые случаи

Бывает, что объект настолько мал по размерам, что цифры на нём просто не помещаются. Физические свойства некоторых учитываемых активов также порой не позволяют проставлять на них какую-либо надпись. В этом случае в правилах ведения бухгалтерской документации предусмотрена возможность подробного описания предмета и указание инвентарного номера только в ведомости.

Образцы документов

Даже имея возможность составлять собственные бланки учётной документации, большинство бухгалтеров предпочитают пользоваться готовыми образцами. В этом, безусловно, есть двойной смысл: экономия времени и избежание возможных ошибок.

Инвентарная карточка учета основных средств

Ведение аналитического учёта основных средств производится по каждому объекту отдельно. В карточку учета основного средства заносится вся информация об активе на протяжении его «жизни», его начальная стоимость, год выпуска и другие характеристики.

Бланк, как и в большинстве подобных случаев, может быть произвольным, но с указанием обязательных реквизитов. В бухгалтериях и сегодня чаще всего используется форма инвентарной карточки объекта ОС-6:

Скачать бланк ОС-6

В источниках можно посмотреть и образец заполнения, хотя больших затруднений ведение этого документа, как правило, не вызывает.

Акт инвентаризации

О том, что собой представляет это документ и для чего он нужен, уже писалось выше. Бланк представляет собой таблицу, увенчанную «шапкой».

В ней указаны реквизиты предприятия, основания для проведения инвентаризации, а в строках перечисляется имущество, коды, единицы измерения, стоимость и прочие данные.

Представитель бухгалтерии, в обязательном порядке участвующий в процессе, поможет разобраться членам комиссии в этих премудростях.

Скачать бланк акта

Инвентарная книга

Как ясно из самого названия этого средства бухгалтерского учёта, она представляет собой совокупность многих листов, объединённых в единую книгу.

Распечатывать бланки нет смысла – лучше просто купить её (форму ОС-6б) в магазине канцтоваров.

Заполняется книга рукописным способом, а для обеспечения достоверности информации её иногда прошивают и скрепляют нить мастичной печатью. Страницы нумеруются.

Скачать бланк

На каждом листе – десять столбцов, в которые заносятся данные об основных средствах и лицах, отвечающих за их сохранность, а также документы, на основании которых имущество принято на баланс.

Выводы

Инвентаризацию основных средств на предприятиях необходимо проводить систематически (на практике обычно – раз в год, в сентябре).

Основным средствам в момент их оприходования присваиваются инвентарные номера.

Результаты инвентаризации заносятся в акт.

Акт служит основанием для корректирующих действий бухгалтерии, то есть внесения изменений в документацию учёта ОС.

Для ведения учёта чаще всего используются стандартные бланки форм ОС-6, ОС-6б, актов и инвентарных книг.

Источник: https://delen.ru/nyuansy-biznesa/inventarizaciya-osnovnyh-sredstv.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.