Должностная инструкция специалиста по делопроизводству образец бланк

Содержание

Должностная инструкция. Делопроизводство

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, будет должностная инструкция.

Должностная инструкция — ϶ᴛᴏ организационно-правовой документ, в кᴏᴛᴏᴩом определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Должностная инструкция позволяет:

рационально распределить функциональные обязанности;
повысить ϲʙᴏевременность и надежность выполнения задач;
улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;
четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
конкретизировать права работника;
повысить личную и коллективную ответственность;
повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;
организовать равномерную загрузку работников.

Источники разработки должностных инструкций

Исходными данными для разработки должностных инструкций будут:

организационная и функциональная структура;
классификатор функций управления;
классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
нормативы управленческого труда;
положения о структурных подразделениях;
результаты экспертных и социологических опросов работников и др.

Первым источником для разработки должностных инструкций будет Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Справочник содержит перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

Отметим, что каждая квалификационная характеристика будет нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников.

Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД.

Должностные инструкции должны быть составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Разработка и разделы должностных инструкций

При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Стоит сказать — положение и должностные инструкции взаимосвязанные документы, так как обязанности каждого работника вытекают из задач и функций всей службы в целом.

Отметим, что текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника.

Нечеткое и неполное определение сферы деятельности каждого работника ведет к нестабильности работы самой службы и несогласованности действий отдельных работников.

Как правило, такая обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных неправильным представлением работника о ϲʙᴏих обязанностях. Отметим, что текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами.

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:

Общие положения
Основные задачи и функции
Обязанности
Права
Ответственность
Взаимосвязи

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» содержится:

наименование должности в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала (специалист, технический исполнитель);
порядок назначения и оϲʙᴏбождения от должности;
порядок замещения ϶ᴛᴏй должности в период временного отсутствия работника;
требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации (должен знать… должен уметь…);
перечень нормативных документов, кᴏᴛᴏᴩыми работник руководствуется в ϲʙᴏей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).

Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы.

Далее идет перечисление конкретных видов работы, из кᴏᴛᴏᴩых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника — контроль за сроками исполнения документов.

В разных организациях и при использовании разной технологии эта задача может складываться из разных операций. К примеру, при использовании ручной технологии ϶ᴛᴏ могут быть следующие операции:

получение (от участка регистрации, от секретариата и др.) документов, поставленных на контроль;
заполнение контрольных карточек;
внесение в них отметок о ходе исполнения;
ведение сроковой картотеки;
передача информации;
составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

Та же задача при автоматизированной технологии будет включать такие операции, как:

внесение в компьютерную базу данных о регистрируемых документах;

ведение компьютерной базы данных документов с отметкой «Контроль»;
обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д.

В разделе «Обязанности» должностной инструкции записывают условия, кᴏᴛᴏᴩые должны соблюдаться работником при выполнении ϲʙᴏих функций. Например:

соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
соблюдать установленные сроки подготовки документов;
соблюдать данныеческие нормы общения в коллективе;
соблюдать конфиденциальность служебной информации.

В разделе «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления данных прав.

В раздел вносят такие права, как: принятие решений, получение информации для выполнения ϲʙᴏей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля и т.д.

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, кᴏᴛᴏᴩая выделяется в отдельный раздел.

В разделе «Ответственность» записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия ϲʙᴏей деятельности, а также за неприятие ϲʙᴏевременных мер или действий, ᴏᴛʜᴏϲᴙщихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. В разделе перечисляют те структурные подразделения, от кᴏᴛᴏᴩых работник получает документы, и те, кᴏᴛᴏᴩым он передает информацию.

Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы). Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Стоит заметить, что они могут быть завизированы (согласованы) с руководителями тех структурных подразделений, с кᴏᴛᴏᴩыми взаимодействует работник.

Должностные инструкции также ᴏᴛʜᴏϲᴙтся к документам длительного действия.

Пересмотр должностных инструкций обязателен при следующих условиях:

изменение структуры организации;
переподчинение службы делопроизводства;
изменение наименования должности;
изменение внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
внедрение новых форм и методов организации труда;
внедрение новой технологии, так как при ϶ᴛᴏм происходит перераспределение функций между отдельными работниками и структурными подразделениями.

С должностной инструкцией руководитель (или кадровая служба) обязан ознакомить работника под расписку. Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (на)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Источник: http://xn--80aatn3b3a4e.xn--p1ai/book/3745/150188/%D0%94%D0%BE%D0%BB%D0%B6%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%BD%D0%B0%D1%8F%20%D0%B8%D0%BD%D1%81%D1%82%D1%80%D1%83%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F.html

Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству: функции, обязанности и права, образец инструкции

Должностная инструкция специалиста по делопроизводству образец бланк

Успех любого предприятия зависит от кадров. Именно сотрудники кадрового отдела занимаются управлением человеческими ресурсами. Они обязаны обеспечить сотрудникам получения необходимых квалификационных навыков, отвечают за их перемещение между подразделениями фирмы, прием на работу или увольнение.

Данные сотрудники ведут учет отработанных часов, отпусков и выходных. Чтобы можно было регулировать взаимоотношения начальства с подчиненными, используется должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству. В ней указана вся необходимая информация для нормальной работы компании.

Положения

Сотрудник, принимаемый на эту должность, является специалистом. От него требуется получение свидетельства об окончании высшего профессионального образования. Также работодатели обычно требуют стаж работы от трех лет и выше.

Назначить или уволить работника может лишь генеральный директор, у которого он находится в непосредственном подчинении.

В своей деятельности трудящийся должен учитывать руководящие материалы, приказы начальства, устав компании и должностную инструкцию специалиста по кадровому делопроизводству.

Сотрудник обязан изучить законодательные и нормативные акты, посредством которых регулируется деятельность компании, в которой он трудоустроен.

Он должен быть знаком с трудовым законодательством, целями и стратегией развития организации.

Помимо этого, сотрудник должен знать, какие существуют методы качественного и количественного анализа персонала компании, как проходит прогнозирование и планирование необходимости найма новых сотрудников.

Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что он знает основы социологии, экономики и психологии труда, следит за современными тенденциями развития управления персоналом, способен применить свои знания на практике.

Работник должен разбираться в формах и системах оплаты трудовой деятельности, знать методики стимулирования эффективной работы.

От этого специалиста требуются знания, относящиеся к составлению и разработке контрактов и трудовых договоров, а также умения регулировать споры в этой сфере.

Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что он знает, как оценивать сотрудников компании и результаты их работы.

Он должен хорошо разбираться в стандартах и унифицированных формах кадровых документов, в производственной педагогике, конфликтологии.

Это обусловлено тем, что в ходе своей деятельности ему придется предотвращать и устранять конфликты.

Также он обязан знать охрану труда, хорошо ориентироваться на рынке рабочей силы, услуг повышения квалификации, понимать, какие бывают методы и формы тренинговой и образовательной работы с сотрудниками компании.

Задачи

В задачи данного специалиста входит разработка корпоративной политики и концепции в отношении управления персоналом под руководством генерального директора компании.

Также при его содействии сотрудник обязан формировать корпоративную культуру, участвовать в ее развитии.

Должностная инструкция ведущего специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что его задачей является осуществление решений по найму, переводу, передвижению по службе работников компании.

Также он решает, кому объявлять благодарности, поощрения, а кому наложить взыскание, кого понизить в должности или уволить с нее. Он занимается управлением социальных процессов в организации, в том числе созданием благоприятного климата в коллективе, разрешением конфликтов и споров трудового характера.

Другие задачи

Должностная инструкция ведущего специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что в задачи сотрудника входит управление работами, направленными на формирование кадрового резерва, основанного на действующем составе персонала. Также в задачи этого работника входит работа с рынком труда, а именно поиск и подбор профессий, квалификаций и специальностей, необходимых компании.

Он должен принимать участие в разработке планов по проведению контроля эффективности персонала, основываясь на текущих данных и рассчитывая перспективу.

Занимается организацией обучения сотрудников, координирует мероприятия по повышению их квалификации, занимается развитием их деловой карьеры.

Помимо этого, в задачи сотрудника входит организация необходимого кадрового учета и делопроизводства с учетом государственных стандартов и законодательных требований, руководство подчиненными ему сотрудниками и прочее.

Функции

Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству включают в себя планирование собственной деятельности на основании стратегических задач компании, реальной ситуации в организации. Делает он это в соответствии с полугодовой, ежеквартальной и ежемесячной отчетностью в соответствии с концепцией и корпоративной политикой фирмы, где он трудоустроен.

Сюда же входит изучение и анализ конъюнктуры рынка труда, письменные доклады, включающие обзор заработной платы в конкурентных структурах подобных должностей с учетом всех систем и уровней.

Этот сотрудник занимается поиском персонала, используя собственные силы и, если это предусмотрено бюджетом компании, привлекая государственные и частные структуры, занятые в этой сфере.

Осуществляются работы по поиску персонала с учетом принятого порядка в организации и принятых от отделов и служб заявок.

Обязанности

В функции специалиста по кадровому делопроизводству входит проведение предварительных работ с претендентами на получение работы. Сюда входит анкетирование, собеседования и прочее.

Именно этот сотрудник должен отобрать самых перспективных работников и направить их на собеседование с вышестоящим руководством. Также он выполняет адаптационные мероприятия.

Имеется ввиду, знакомство новых работников с коллективом, компанией, формальными и неформальными правилами организации, трудовым распорядком и другими традициями, ценностями фирмы.

Он занимается контролем качества, полноты и прочих факторов, влияющих на вхождение в должность, проводит экзаменационные проверки соответствия работников.

Подготавливает и проводит ежегодную профессиональную аттестацию, разрабатывает ее планы и программу, составляет графики, запрашивает у руководства оценку эффективности деятельности подчиненных.

Помимо этого, он занимается подбором перспективных сотрудников для зачисления их в кадровый резерв и дальнейшего выдвижения на руководящие должности.

Обязанности специалиста по кадровому делопроизводству включают в себя мониторинг атмосферы в коллективе с точки зрения социального и психологического аспекта. Он анализирует деловые, функциональные, моральные и психологические качества персонала.

Мотивирует сотрудников, следит за тем, чтобы они были удовлетворены качеством и условиями работы. Представляет отчеты каждый квартал относительно кадровых и социальных вопросов.

Если возникают проблемы, требующие сродного вмешательства, сообщает об этом руководству с личными вариантами их решения.

Совместно с начальством составляет планы по проведению тренингов и обучающих семинаров примерно раз в полгода в момент формирования бюджета фирмы. Привлекает к этому сотрудников своего отдела, если в этом есть необходимость, и контролирует выполнение запланированных мероприятий.

Он должен продумывать и предлагать методы мотивации сотрудников, улучшения условий труда, рационализации выплат и финансового стимулирования. Он разрабатывает должностные инструкции для персонала, следит за выполнением трудовой дисциплины.

Проводит консультации для руководителей отделов и филиалов, а также работников относительно вопросов трудового права и социальной защиты.

Другие обязанности

Должностная инструкция специалиста по кадрам и делопроизводству предполагает, что он выполняет работы по контролю за соблюдением трудового законодательства, обеспечивает решение кадровых вопросов, занимается разработкой положений о персонале.

Этот сотрудник должен утверждать договоры, и готовить их в соответствии с действующим законодательством и правилами фирмы. Занимается ведением кадрового делопроизводства и ведет учетную документацию для государственных органов.

Работник должен осуществлять приемы, переводы и увольнение персонала, учитывая трудовое законодательство, инструкции, положения и приказы, которые приняты в компании.

Прочие функции

Должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам предполагает, что он занимается формированием и ведением личных дел работников компании, при этом своевременно внося в них необходимые изменения. Занимается заполнением, учетом и хранением трудовых книжек, подсчетом стажа работников, составляет и выдает справки относительно нынешней и прошлой деятельности сотрудников компании.

Ведет учетную документацию относительно призывников и военнослужащих среди персонала фирмы, занимается архивом личных дел, готовит документацию относительно истечения сроков сохранности или передачи данных в государственные органы.

Помимо этого, он должен передавать личные данные сотрудников в бухгалтерию для налогового инспектирования.

Помогает работникам бухгалтерии составлять документацию для получения пособий, льгот, пенсий и прочих социальных выплат сотрудникам компании и их семьям с последующей передачей в соответствующие органы.

Прочие обязанности

Образец должностной инструкции специалиста по кадрам представлен в статье. Данный документ предполагает, что работник занимается составлением графиков отпусков, изучает причины текучести кадров и предлагает методы улучшения ситуации.

Формирует сметную документацию, ведет все формы отчетности, обеспечивает сохранность коммерческой тайны и конфиденциальность полученных сведений.

Тут имеются ввиду данные о товарооборотах и финансовых отношениях между компанией и поставщиками, о внутренней финансовой документации фирмы, сведения об адресах и телефонов всех работников и руководителей компании, о размерах заработной платы и прочих данных, подлежащих секретности.

Права

Есть ряд прав, которыми обладает специалист по делопроизводству. Должностная инструкция обязана включать в себя их полный перечень.

Сотрудник вправе представлять интересы компании в государственных и коммерческих учреждениях по всем вопросам, что относятся к развитию, использованию или формированию рабочей силы.

Он имеет право вести самостоятельную переписку в пределах своей компетенции, принимать участие в подготовке проектов и приказов, касающихся его деятельности, запрашивать необходимую информацию у начальников отделов.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Он может запрашивать подготовку и создание документации, не выходя за пределы своих компетентных возможностей.

Работник вправе подписывать и визировать документацию, предлагать руководству поощрения или взыскания с сотрудников.

Он имеет право на обеспечение нормальных условий труда, получение доступа к техническим средствам и прочие социальные гарантии. Также он вправе получать от руководства содействие в выполнении своих обязанностей.

Ответственность

Согласно образцу должностной инструкции специалиста отдела кадров, его деятельность включает в себя ответственность, которая возлагается на сотрудника в ходе выполнения им его обязанностей.

Он ответственен за ненадлежащее или неполное выполнение возложенных на него функций в пределах действующего законодательства страны.

Его могут привлечь к ответу, если он нарушил трудовой, административный или уголовный кодекс, а также за нанесение компании материального ущерба и совершение других ошибок в ходе своей трудовой деятельности.

Сотрудника могут привлечь к ответу за нарушение коммерческой тайны, разглашение конфиденциальной информации или утечку финансовой документации компании. Также он ответственен за превышение своих полномочий или использование их в личных целях. Также могут быть учтены прочие пункты ответственности в зависимости от потребностей компании и личных требований руководства.

Источник: http://fb.ru/article/407966/doljnostnaya-instruktsiya-spetsialista-po-kadrovomu-deloproizvodstvu-funktsii-obyazannosti-i-prava-obrazets-instruktsii

Должностные инструкции документоведа: положения, виды, образцы и бланки

Должностная инструкция специалиста по делопроизводству образец бланк

Документооборот – это основополагающая часть управления в организации, предприятии или компании. Все деловые договора должны быть правильно оформлены и их последующее хранение обязательно быть системным.

С развитием компании увеличивается и количество документов, которые сопровождают все операции и договоры. При этом это происходит независимо от того, к какой сфере деятельности принадлежит предприятие. Такое положение дел обуславливает популярность новому виду профессии – документоведу.

Что это такое

Должностная инструкция документоведа – это документ, который содержит в себе перечень обязанностей и прав, наложенных на специалиста. В ней также есть положения, касающиеся уровня знаний потенциального соискателя.

Данный документ позволяет ознакомить будущего сотрудника с обязанностями, которые будут наложены на него. Это нужно в первую очередь для установления взаимопонимания между работодателем и его трудящимися. Кроме того, его положения позволяют разрешать споры с начальством иди наоборот аргументировать им наложенные дисциплинарные штрафы.

Суть и цель

Документовед — это работник, в обязанности которого входит регистрация и учет документов. Близкими по роду деятельности к данной профессии являются секретари, референты, архивисты и делопроизводители.

Распорядительные документы начальства обязательно должны быть правильно составлены, чтобы соответствовать нормативам. Кроме того, с ними нужно ознакомить сотрудников, для которых и предназначалось распоряжение.

Информация, отображаемая в документах может устареть и стать неактуальной. В таком случае бумаги нужно разделить в соответствии с законодательными актами для делопроизводства и отправить на хранение в архив.

Все эти обязанности наложены на документоведа.

Должностные обязанности этого специалиста могут показаться несколько однообразными и скучными. На практике же дело обстоит несколько иначе. Ведь через данного сотрудника проходят документы, отображающие информацию о деятельности всей компании. Работая с ними должностное лицо может получить представление о механизме развития предприятия.

В крупных организациях обязанности данных специалистов разделяются. Это может быть только оформление, регистрация, контролем за исполнением и т.д.

Какими нормативными актами регулируется

Должностная инструкция документоведа регулируется нормативными актами самой компании и действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

1 категории

В обязанности документоведа 1 категории входит работа со всем объемом документации на предприятии. В том числе и с приказами руководства компании.

В требования при приеме на работу данного сотрудника входит обязательный стаж работы на данной должности 2 категории не менее двух лет. По своим обязанностям в организации он является руководителем.

2 категории

Ко второй категории можно отнести менее опытных специалистов. В их обязанности также входит работа с документацией компании, однако полномочий при этой меньше.

В требованиях при принятии на данную должность зачастую указан стаж работы не менее двух лет.

В школе

Данный специалист, трудящийся в образовательном учреждении обязан кроме основных законов, знать также и законодательный акт «Об образовании».

Как правило, школа имеет ограниченный штат работников, поэтому документоведу придется совмещать свои обязанности с деятельностью секретаря и кадрового специалиста.

Ему необходимо во время труда придерживаться методических указаний, касающихся труда в общеобразовательном учреждении (письмо Министерства образования №03-51/64).

Специалисту в школе также придется дополнительно подготавливать проекты распорядительной документации по оформлению личных дел, вести книгу учета учащихся и учитывать количество часов, отработанных сотрудниками.

Стоит отдельно отметить высшие учебные учреждения. Ведь в них ведется научная деятельность. Поэтому в должностные обязанности документоведа будет входить подготовка документации для проведения заседаний и составление протоколов. По поручению руководства он также может проводить телефонные переговоры.

ДОУ

В дошкольном учреждении, также, как правило, штат сотрудников небольшой. Поэтому специалисту зачастую придется совмещать свои обязанности с другими родственными профессиями.

Кроме этого, документоведу придется составлять трудовые договора с сотрудниками, оформлять личные дела и вести всю сопроводительную документацию.

Ведущий документовед

Данный специалист является непосредственным руководителем в отделе. Как правило, этот сотрудник должен иметь стаж работы документоведа 1 категории не менее чем два года. В его обязанности кроме составления документов и направления их в архив входит руководство подчиненными.

Кто составляет и где используется

Должностная инструкция документоведа разрабатывается в отделе кадров организации, трудом начальника и по персоналу, эйчаров. Могут также ривлекаться юрист и юрисконсульт к разработке документа.Она необходима на этапе приема на работу соискателя, так как с ее положениями он должен ознакомиться в письменном виде до подписания трудового договора.

В инструкции содержатся положения, касающиеся требований к специалисту, обязанностей, которые он должен выполнять и его прав. Это позволяет четко разграничить сферу деятельности работника. Вследствие чего он будет иметь представление о задачах, которые он будет решать во время работы.

Для работника должностная инструкция поможет отказывать руководству в случае если оно дает ему поручения, не входящие в прямые обязанности. Положения также могут быть использованы в суде в качестве доказательств.

Положения должностной инструкции документоведа

Должностная инструкция состоит из четырех частей.

Общие

Документовед должен иметь высшее образование соответствующей специальности;
Специалист обязан быть ознакомленным с распоряжениями и нормативными актами компании;
Работник должен уметь работать с компьютерной техникой, а также умело организовывать архивные дела. Кроме того, он должен знать, как составляются документы;
Специалист назначается на свою должность и увольняется с нее приказом руководства компании;
Во время отсутствия данного сотрудника, указывается лицо, которое будет временно исполнять его функции.

Что должна содержать должностная инструкция делопроизводителя: примеры и образцы документов

Должностная инструкция специалиста по делопроизводству образец бланк

Важнейшим условием официального трудоустройства любого россиянина является изучение и подписание должностной инструкции – важнейшего документа, отражающего функциональные обязанности сотрудника.

В этой статье вы узнаете, что собой представляет должностная инструкция делопроизводителя, а также найдете готовые варианты данного документа.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» — первом разделе должностной инструкции делопроизводителя – работодатели указывают:

к какой категории работников сотрудник относится (категория технических исполнителей);
каким образованием он должен обладать (начальным профессиональным или средним общим и специальной профильной подготовкой по установленной программе);
каким опытом он должен обладать (как правило, без предъявления требований к стажу).

Также указывается, знаниями каких документом делопроизводитель должен обладать. Как правило, речь идет о(б):

нормативных правовых актах, положениях, инструкциях и других материалов по ведению делопроизводства;
основных положениях Единой госсистемы делопроизводства;
структуры предприятия и его подразделений;
стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
порядка контроля за прохождением служебных материалов и документов;
основ организации труда;
правил эксплуатации вычислительной техники;
основ трудового законодательства;
норм и правил охраны труда, трудового распорядка компании, противопожарной защиты, техники безопасности и производственной санитарии.

Следующим пунктом прописывается, чем в своей работе делопроизводитель должен руководствоваться:

действующим законодательством РФ;
Уставом организации;
должностной инструкцией;
приказами и распоряжениями непосредственного руководства;
Правилами трудового распорядка компании.

Крайне важно указать, кому делопроизводитель подчиняется (директору компании, начальнику отдела, заведующему канцелярией), а также кто выполняет его непосредственные обязанности в момент отсутствия на работе (должностное лицо, назначенное руководителем компании в установленном порядке).

Должностные обязанности: на что имеет право делопроизводитель и его ответственность

Вторым важнейшим разделом инструкции являются «Должностные обязанности», регламентирующие трудовые функции сотрудника.

Как правило, от делопроизводителя требуется:

прием и регистрация корреспонденции, ее перенаправление в соответствующие структурные подразделения;
передача документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформление регистрационных карточек;
ведение картотеки учета прохождения документации, осуществление контроля за ее исполнением, выдача необходимых справок;
ведение учета отправляемой и получаемой корреспонденции;
отправка исполненной документации соответствующим адресатам;
систематизация и хранение документов текущего архива;
ведение работы по созданию справочного аппарата, обеспечение удобного и быстрого поиска документации;
подготовка и сдача в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, составление описи дел, переданных в архив;
обеспечение сохранности проходящих служебных документов;
соблюдение принципов внутреннего трудового распорядка и других локальных нормативных актов предприятия;
соблюдение внутренних правил и норм охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты и техники безопасности;
обеспечение порядка на собственном рабочем месте;
выполнение распоряжений непосредственного руководства (в рамках, определенных трудовым договором).

В разделе «Права» рекомендуется внести следующие пункты:

внесение на рассмотрение руководства предложений по совершенствованию работы, а также о привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности сотрудников, нарушивших установленную дисциплину;
ознакомление с документами, определяющими права и обязанности сотрудника, а также критерии оценки качества исполнения им трудовых обязанностей;
другие права, установленный действующим законодательством о труде.

Раздел «Ответственность» в большинстве случаев является стандартным и выглядит следующим образом:

за неисполнение/ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией (в рамках трудового законодательства РФ);
за правонарушения, совершенные во время работы (в пределах, установленным действующим гражданским, административным и трудовым законодательством РФ);
за причинение материального вреда/ущерба организации (в рамках действующего законодательства РФ).

Образцы должностной инструкции делопроизводителя

У делопроизводителей, трудящихся в определенных организациях, специфика работы может несколько отличаться от стандартной. Поэтому для наглядности мы ниже разместили несколько готовых вариантов инструкций.

Типовая инструкция (по профстандарту)

Скачать бланк типовой инструкции делопроизводителя в организации предлагаем здесь: https://yadi.sk/i/P3Q7t8c83TSrwg

В доу (в соответствии с фгос)

Пример должностной инструкции делопроизводителя в дошкольном образовательном учреждении (детском саду): https://yadi.sk/i/Ng_jMR3TSs4W

Бюджетного учреждения

Найти документ, подходящий для сотрудника бюджетного учреждения, можно по следующей ссылке: https://yadi.sk/i/U7gPkYUn3TSsUv

Делопроизводителя-кадровика

Для специалиста по кадровому делопроизводству мы разместили инструкцию по адресу: https://yadi.sk/d/PIH1l3Lm3TSspU

Секретаря-делопроизводителя

Чтобы скачать документ для секретаря-делопроизводителя, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/I1SWqBtZ3TSsxJ

Инспектора-делопроизводителя

Скачать бланк инструкции для инспектора-делопроизводителя предлагаем по ссылке: https://yadi.sk/i/oBEINIrd3TStAy

В заключение хотелось бы посоветовать провести тщательный анализ должностной инструкции перед ее утверждением – и тогда итоговый результат работы специалиста будет полностью соответствовать ожиданиям работодателя. В противном случае любое несоответствие может быть оспорено в судебном порядке.

Источник: http://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/deloproizvoditelya.html

Специалист по документообороту обязанности

Должностная инструкция специалиста по делопроизводству образец бланк

Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела. 1.

5 В случае временного отсутствия специалиста его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией. 1.

6 Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется: — законодательными актами РФ;- приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;- инструкцией по делопроизводству и работе архива;- установленными на предприятии нормами и правилами;- Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;- настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;- положением об административном отделе.

Какие обязанности у специалиста по документообороту?

Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90). 4.

5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.

6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.

8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

Работа для специалиста по документообороту

Профессиональные требования Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — документы менеджмента качества. 4 Права Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей. 4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

Специалист по документообороту

Работа специалист по документообороту в москве: 1 309 вакансий

Должностная инструкция специалиста по документообороту:

251.001 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями. 251.

002 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 251.

003 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Советы по поиску работы, публикации для соискателей Специалист по документообороту Специалист по документообороту нужен в любом более-менее крупном предприятии, так как поток счетов, договоров, отчётов бывает довольно велик.

Иногда для исполнения этой обязанности приходится нанимать отдельного специалиста.

Важно Какие же функции исполняет данный сотрудник? Что из себя представляет работа специалиста по документообороту Данный специалист отвечает за получение корреспонденции, а также, как и диспетчер по грузоперевозкам, организовывает получение извне документации другого рода.

Также происходит оформление передачи документации контрагентам.
Таким образом, осуществляется взаимодействие с курьерскими службами. Корреспонденция необязательно может адресоваться клиентам или коллегам из другого офиса.
Часто какие-либо договора или отчёты нужно отдать на ознакомление кому-нибудь внутри компании.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; 255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей Компетенции; 255.

3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, Работы группы, отдела в целом; 256 Ответственность Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: — в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; — в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

Специалист по документообороту с партнерами банка

Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела. 251.005 У Специалиста по документообороту подчиненных нет. 251.006 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия. 251.

007 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту. 252 Цели и должностные обязанности : 252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей: 252.1.1Координация информационных потоков между XXX и Контрагентами. 252.1.

2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

Опыт работы также немаловажен, как и для работы художником-постановщиком, так как сотрудник обязан быть уверенным пользователем персонального компьютера, уметь со всей аккуратностью и педантичностью составлять документы, систематизировать их, ориентироваться в базе и большом объёме данных, а также отлично владеть оргтехникой. Из личных качеств приветствуются внимательность, организованность, аккуратность.
Эта работа не требует физической или чрезмерной моральной нагрузки. Как правило, стрессовые состояния для такого случая не характерны.

Единственное, что требуется от сотрудника – повышенное внимание ко всем документам. Если имеются соответствующие знания и опыт, вполне можно рассчитывать на неплохое продвижение по карьерной лестнице.

Специалист по документообороту должностные обязанности

Навыки работы с офисными устройствами. Специалист должен уметь делать копии документов, распечатывать в нужном формате, отправлять факсы и оформлять документы, согласно установленным правилам (складывать в файлы, папки, скреплять, подшивать и проч.
)
Иметь особые личные качества, к которым относится: способность концентрировать внимание длительное время, развитое мышление, отличная память, организованность, аккуратность, умение работать с большими объемами информации (анализировать и систематизировать ее), усидчивость и способность выполнять однообразную работу с постоянным высоким качеством.

Обязанности специалиста по документообороту с партнерами банка:

Взаимодействие с контрагентами и партнерами банка, сотрудниками иных организаций и структурных подразделений банковского учреждения в рамках своей компетенции.

Обязанности специалиста по документообороту

Он позволяет не задерживать документы в отделах или не терять их после отправки. Специалист по документообороту составляет важное звено в слаженном механизме работы банка, поэтому он должен обладать повышенной работоспособностью, внимательностью, ответственностью, пунктуальностью и способностью быстро принимать решения.

Оплата труда специалиста по документообороту с партнерами банка. Средний уровень дохода может варьироваться от 20 000 до 40 000 рублей в зависимости от региона работы и уровня важности документов, с которыми придется работать. Зарплата состоит только из окладной части, премии возможны и зависят от результата деятельности всего отдела.

Требования к специалисту по документообороту с партнерами банка: