Журнал распоряжений образец бланк

Содержание

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Итоги

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания.

Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

о приеме сотрудника на работу;
увольнении сотрудника;
переводе сотрудника на другую должность;
совмещении сотрудника;
совместительстве сотрудника;
заработной плате;
командировке;
отпуске, декрете;
награждении;
изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Скачать форму Т-1

Скачать форму Т-1а

Скачать форму Т-8

Скачать форму Т-8а

Скачать форму Т-9

Скачать форму Т-9а

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
наличие заголовка документа;
наличие текста приказа;
наличие подписи руководителя работодателя;
наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

титульным листом;
разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

На титульном листе документа указываются:

наименование работодателя;
название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
дата начала заполнения;
дата окончания заполнения.

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
сведений о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала предполагается указание:

перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
дат, номеров утверждения приказов;
конкретных разновидностей приказов;
Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
документов, на основании которых издаются приказы.

Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.

Скачать образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

О том, как ведется учет инструкций по охране труда, читайте в статье «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец».

Итоги

Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

Источник: http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/zhurnal_registracii_prikazov_po_lichnomu_sostavu_obrazec/

Форма журнала учета приказов и распоряжений

Журнал распоряжений образец бланк

Электронный журнал, конечно, намного удобнее. Журнал регистрации приказов: форма и графы Обязательной формы журнала регистрации приказов нет. Я предлагаю поместить в него следующие графы:

Номер приказа – регистрационный номер документа;
Дата приказа – дата регистрации документа (напоминаю: имеется в виду дата подписания приказа);
Заголовок – или тема приказа, например «О создании рабочей группы», «Об утверждении регламентов» и т.д.;
Структурное подразделение – отдел, работник которого стал автором приказа;
ФИО сотрудника – автор приказа;
Рассылка – кому рассылается готовый приказ для информации или для исполнения;
Ссылка – ссылка на скан-копию приказа;
Примечание – любая сопутствующая информация.

Это – минимальный набор.

Отсюда следует, что ведение регистрационных журналов является обязательным. Как насчёт электронной формы? В законодательстве отсутствуют положения по обязательному ведению журналов на бумажном носителе, в том числе с особыми условиями его оформления.

Важно

Под особыми условиями подразумевается нумерация, удостоверение печатью, прошивание журналов. По этой причине допускается ведение журнала регистрации в электронном виде.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания.

Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.

Журнал регистрации приказов (скачать)

Если журнал заканчивается, то на титульной стороне об этом делается отметка. Обязательные графы Как уже ранее говорилось, утвержденной законом формы журнала регистрации не существует, что позволяет организации разрабатывать ее самостоятельно.

Поэтому допускается использование граф, рекомендованных специалистами. В частности:

№ п/п (номер записи),
дата распоряжения;
номер приказа;
вид распоряжения, краткое его содержание;
Ф.И.О. сотрудника;
табельный номер;
основание выдачи приказа.

К числу дополнительных колонок можно отнести, в частности:

кем подписан приказ,
кто исполнитель распоряжения;
куда передано распоряжение;
расписка в получении (подпись, дата);
отметка о направлении в дело;
должность, Ф.И.О.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

Внимание

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия. Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним.
Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими. Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст.
258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Журнал регистрации приказов по личному составу

В таком случае выделяют самостоятельные группы и ведут отдельные регистрационные массивы (разные журналы). Требования по заведению и заполнению журнала регистрации приказов по личному составу Отметим некоторые требования, которые необходимо знать при ведении журнала регистрации приказов по личному составу.

На лицевой стороне журнала указывается даты начала и окончания его ведения, индекс данного журнала по номенклатуре дел (если таковая имеется). Лицевая сторона журнала регистрации приказов по личному составу (наименование организации) ОТДЕЛ КАДРОВ ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ Начат « » 20 г. Окончен « » 20 г.

В ней не должно быть:

исправлений;
подчисток;
необоснованных зачеркиваний;
откорректированных записей;
разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно. Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Журнал регистрации приказов образец бланк

Журнал регистрации приказов по основной деятельности Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности Журнал регистрации приказов по основной деятельности Названный журнал должен вестись на предприятии в обязательном порядке, т. к. позволяет максимально оптимизировать работу с распорядительными документами по основной деятельности предприятия, в том числе:

оценить общее число зарегистрированных приказов данного вида;
осуществить быстрый поиск того или иного распорядительного документа;
зафиксировать факт издания приказа, чтобы в дальнейшем иметь возможность подтвердить его юридическую силу.

Кроме того, закон напрямую устанавливает эту обязанность для организации (см. п. «а» ст.

Журнал регистрации распоряжений

Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д. Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом.

Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение). В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.). В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ.

Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см. Приложение).

наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
наличие заголовка документа;
наличие текста приказа;
наличие подписи руководителя работодателя;
наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Бланк журнала регистрации приказов (распоряжений)

об оплате труда, премировании, различных выплатах;
все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
об отпусках по уходу за ребенком;
об отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
о дежурстве по профилю основной деятельности;
о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

о дисциплинарных взысканиях;
о ежегодно оплачиваемых отпусках;
об отпусках в связи с обучением;
о дежурствах;
о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений.

Поэтому при необходимости поместить приказ в «прошедший период» на практике применяют издание приказа под дробью (11/1-П) или любым другим индексом.Юридического значения буква алфавита индекса распоряжения не имеет.

Но, ее использование упрощает работу кадровика.

К тому же на случай возможного истребования контролирующими органами выданных предприятием распоряжений, желательно, чтобы даты выдачи распоряжений совпадали с реальными событиями.

Подобный подход позволит избежать повышенного интереса со стороны проверяющих должностных лиц. Касательного искусственного исправления ошибок, то единственное, что здесь можно порекомендовать, это совершать замену только тех документов, которые не пересекаются с другими распоряжениями, особенно теми, которые нельзя заменить.

Хронология событий, прежде всего, нужна для самого работодателя.

Источник: http://vip-real-estate.ru/2021/05/05/forma-zhurnala-ucheta-prikazov-i-rasporyazhenij/

Как правильно вести журнал регистрации приказов

Журнал распоряжений образец бланк

Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.

Советуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — подробности тут.

9 видов приказов, которые отражаются в журнале

Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют.

Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности.

Выделяют несколько разновидностей таких документов:

О назначении директора.
Об образовании подразделения компании.
О введении в действие разработанного штатного расписания.
О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
Об учреждении правил трудового распорядка.
О сокращении 1 или нескольких работников.
О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.

Полный список приказов по основным видам деятельности смотрите тут.

Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов.

Например, если вступает в силу акт об утверждении ключевого сотрудника, чья должность прописана в уставе (это может быть не только директор, но и главный бухгалтер, начальник службы охраны), такой приказ следует зарегистрировать именно в журнале по основной деятельности, а не по личному составу.

Еще один важный момент – документы, связанные с основной деятельностью и с административно-хозяйственными вопросами регистрируются отдельно, потому что последний хранятся в течение 5 лет. Что касается первой группы актов, их следует хранить постоянно (не менее 75 лет). В течение этого же времени хранится и журнал.

Образец записи в журнале: инструкция по заполнению

Фиксирование записи о создании приказа обязательно, потому что в этом случае документ окончательно вступает в силу.

Таким образом, запись придает ему юридическую силу как внутреннего нормативного акта, обязательного к выполнению в пределах всего предприятия или конкретного его обособленного подразделения.

К тому же благодаря упорядоченной системе фиксирования существенно упрощается поиск нужного документа среди тысяч бумаг, подобных ему.

Титульный лист

На титульном листе ответственное лицо прописывает:

Название компании, ее организационная форма. Допускаются общепринятые сокращения – ООО, ПАО и другие, например: ООО «Дольче вита».
Дату, когда был заведен документ. Она может не совпадать с началом календарного года, что нормально.
Дату, когда был окончен документ (заполнена последняя страница). После этого журнал передают в архив на долгосрочное хранение (не менее 75 лет).
Ответственный за ведение – должность, фамилия, инициалы.
В графе «срок хранения» указывают «постоянно».

Записи о приказах

Порядок формирования записи можно установить самостоятельно, поскольку к форме нет строгих законодательных требований. Обычно все записи фиксируются в табличном виде; указывают такие сведения:

Номер документа – нумерация идет в сквозном порядке, с начала и до конца года. Документы, информация о которых фиксируется в разных журналах, имеют разную нумерацию – свой порядок есть в документах по основной деятельности, по личному составу и т.п.
Далее следует дата издания документа – с этого дня он обычно и вступает в силу.
Затем приводится название заголовка (в точности, как в приказе). Здесь же можно прописать краткое содержание.
Отмечают количество листов и приложений через косую черту «/».
В графе «ответственный» прописывают фамилии и инициалы сотрудников, которые отвечают за выполнение изданного приказа.
В графе «ознакомить» – фамилии и инициалы сотрудников, которые в письменном виде (под подпись) должны ознакомиться с текстом документа.

По желанию можно вставить и графу «Примечания», где по необходимости прописываются краткие комментарии к изданным приказам.

Последняя страница

После того, как журнал будет окончен, необходимо оформить окончание его ведения. Для этого сначала нужно прошнуровать все страницы и скрепить их шнуром.

Затем прописывают количество листов (а не страниц), ставят дату и подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы).

Эти записи вносит ответственное лицо, которое вело журнал в течение всего его периода (или лицо, замещающее этого сотрудника).

Способы ведения и ответственный

Журнал регистрации можно вести двумя способами:

Традиционно – рукописный вариант. Используются синие или черные ручки, не оставляющие помарок и разводов. Все записи делаются аккуратно, исправления возможны только в исключительных случаях. Также необходимо следить за тем, чтобы в документе не было вырванных страниц, дополнительных вставок (взамен предыдущих) и т.п.
В электронном виде: в этом случае вносить записи в журнал и корректировать их может только тот сотрудник, который обладает правом электронной подписи.

Отвечать за заполнение документа могут такие сотрудники:

секретарь;
секретарь-референт;
другие работники, назначенные по указанию директора.

Как правило, конкретный способ ведения, равно как и ответственное лицо утверждаются отдельным локальным правовым актом, который принимается на предприятии.

Как выглядит журнал для регистрации

Бланк этого документа представляет собой небольшую книгу из 64 страниц с обложкой из золотистого картон (формат 210*288 мм). Предусмотрены отверстия, чтобы производить шнуровку страниц, а затем сдать документ в архив.

Если изначально журнал не был прошит, необходимо сделать это самостоятельно.

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-vesti-zhurnal-registracii-prikazov/

Распоряжение руководителя. Образец 2021 года

Журнал распоряжений образец бланк

Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.

Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк распоряжения .docСкачать образец заполнения распоряжения .doc

Устная или письменная форма распоряжения?

Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.

Чем отличается распоряжение от приказа

Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:

Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

Кто имеет право писать распоряжение

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы

Распоряжения, исходящие от имени руководителя структурного подразделения или отдела, обычно являются следствием проводимой в компании стратегической политики директора и администрации фирмы – своеволие при составлении такого рода бумаг для начальников среднего звена недопустимо.

Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором нет необходимости.

Надо ли давать обоснование в распоряжении

Распоряжение, ровно как и приказ, нужно обязательно обосновывать.

Если есть возможность, следует указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения или внести объективную причину для создания документа (в виде «В связи с….»).

После изложения обоснования дальнейшую часть распоряжения следует заканчивать словом «Предлагаю» или «Обязываю».

На что обратить внимание при составлении распоряжения

На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.
При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

Распоряжению обязательно следует
- присвоить номер,
- поставить дату его создания,
- написать наименование организации.
Далее в документе нужно указать
- обоснование или основание для его формирования,
- обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
- задачи, которые перед ними стоят,
- сроки их решения.
Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

Основные нюансы в оформлении распоряжения

Как распоряжения, так и к его оформлению, закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия. Текст можно набирать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом).

Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг.

При этом проштамповывать его строгой необходимости нет: это следует делать только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий закреплена в локально-правовых актах предприятия.

Распоряжение руководства, оформленное в письменном виде нужно обязательно регистрировать в журнале учета внутренних документов.

Как, сколько времени и где хранить распоряжение

Распоряжение на период его действия нужно подшить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. После того, как срок актуальности пройдет, бланк можно убрать в архив организации, где он должен находиться период, прописанный для такого рода бумаг законодательством или нормативными актами фирмы.

Источник: https://assistentus.ru/forma/obrazec-rasporyazheniya/

Образец книги приказов

Журнал распоряжений образец бланк

Разрешение производственных вопросов, увольнение сотрудников, заполнение штата новыми кадрами – эти процедуры отражают текущую деятельность каждого предприятия.

Оперативные мероприятия не проходят бесследно, когда исполнение осуществляется по приказу руководителя, распоряжения в порядке очередности фиксируются в кадровом отделе. Для регистрации приказов создан специальный журнал.

Работа компаний организована по регламентированному графику. Чтобы была слаженность между производственными участками, многие процессы выполняются на основании исходящих от руководства письменных приказов. Они носят локальный характер. Правильно оформленная, выпущенная для ознакомления персонала распорядительная документация должна быть учтена.

На основании местного распоряжения главы организации внутри неё происходит:

распределение порядка по функциональным обязательствам;
закрепление юридических актов;
устройство на работу и увольнение сотрудников;
перемещение по должностям, с разрядным повышением и категориям;
утверждение положений, инструкций, правил;
различные производственные мероприятия.

Обязанность учитывать текущие документы приказного характера возложена на сотрудников отдела кадров. С их помощью осуществляется контроль над документооборотом фирмы. Для удобства делопроизводства работодатели создают два вида регистрационных книг.

В одной фиксируют распоряжения администрации, направленные на основную деятельность, где происходит утверждение:

локальных актов;
штатного расписания;
ответственных лиц;
аттестационных комиссий;
проведения ревизий;
рабочего режима.

Другой журнал ознакомит с приказами руководства относительно кадровых передвижений, касающихся личного состава предприятия. В законодательстве нет четких распоряжений о количестве ведения регистрационных книг, этот вопрос разрешает предприниматель. Разделение учета приказов необходимо, чтобы классифицировать распоряжения по сроку хранения.

Нормативная регламентация

В Приказе Минкультуры России №558 от 25 августа 2010 года опубликован список бумаг, которые рекомендуются создавать предприятиям в ходе их деятельности.

В базовом положении его предписывает нормативный акт. Указаны сроки кадрового документооборота, где регистрация распоряжений по персоналу должна сохраняться 5 или 75 лет.

Исходящие распорядительные документы нумеруют в порядке их образования, оформление должно соответствовать типовой инструкции. Об этом говорится в Приказе Росархива №68.

В нём опубликовано, что классификация приказов в одном регистрационном регистре должна проходить в течение календарного года, затем они сдаются на хранение в архив. Не запрещается продолжать прежнюю книгу, но по новым записям.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Локальным указаниям присваиваются отдельные номера, которые касаются:

распоряжений по организационным мероприятиям деятельности фирмы;
приказов, направленных регламентировать работу персонала.

Аккуратность заполнения регистрационного справочника, четкое ведение учета — основные требования по выполнению обязанностей кадровыми специалистами. Сроки хранения распорядительных документов разработаны для возможности использования записей по запросу от органов государственного уровня, а также, если возникает необходимость в данных у сотрудников.

Взаимоотношения между работодателем и персоналом складываются разные. Если произошла спорная ситуация, доведена до разбирательства в высшей инстанции, найденный в журнале приказ позволит разрешить конфликт подтверждением или опровержением правомерности действий участниками спора.

Состав книги приказов

Унифицированной журнальной формы, в которой происходит учет, а также исходящей распорядительной документации нет. Вправе каждой организации разработать издание по своему усмотрению, но оно должно соответствовать типовым образцам, предусмотренным в делопроизводстве.

Рекомендательный характер структурного постраничного подразделения документа, а также граф каждого листа, куда будут внесены распоряжения руководства предприятия по основному производству, включает следующие пункты:

оформление титульного листа;
обозначение ответственного лица;
перечень зарегистрированных приказов.

Заглавная страница содержит:

название компании;
предназначение книги;
начало и окончание проведения учетных операций по датам.

В графе с информацией об ответственных лицах следует указать:

имена специалистов, которым поручено вести учет, заполнение журнала;
занимаемую должность, на каком основании сотрудники выполняют поручение;
подпись, утверждающую выполненные обязательства.

Основой журнала служат страницы, где происходят записи:

локальных актов по присвоенным порядковым номерам;
дат, созданного приказа;
под каким номером выпущено распоряжение;
наименование документа в виде краткого содержания предназначения бумаги;
количество опубликованных страниц;
полные имена должностных лиц, для кого разработан документ.

Основным условием в оформлении регистрационной книги служит достоверность переносимых в него данных. Исключены исправления, перечеркивания, корректировка специальными веществами.

Требования к заполнению и образец

Журнал, в котором регистрируются кадровые распоряжения, имеет аналогичную структуру, отличия находятся в их наименовании, а также обозначении личной информации о лицах, в отношении которых выпущен приказ.

Персонифицированное распоряжение регулирует обязанности конкретных сотрудников или целого отдела. Локальный документ распространяет своё действие на рядового специалиста, назначения главных бухгалтеров и генеральных директоров регистрируют в отдельных книгах.

Приказы по персоналу, принятому в общем порядке, кроме их приема и увольнения, указывают:

переводы на другие должности;
совместительство рабочих процессов;
изменения в зарплате;
командировки, отпуска;
награждения;
смену личностных данных работника.

По образцам можно проследить, как ведется заполнение регистрационных сборников. Если кадровик приобретет несколько экземпляров, в его распоряжении будут находиться реестры для оформления различных по своему происхождению производственных случаев.

Титульный лист представляет следующий формат:

Создавая книгу с требуемым направлением, исполнителю предстоит обозначить главную страницу, какая группа распоряжений здесь будет фиксироваться.

Постраничные разделы кадровик может разлиновать по мере их надобности, лишняя работа никому не нужна.

Отдельный лист создают для ответственных работников, которым предстоит проводить записи.

Грамотное оформление каждой страницы приведет только к благоприятным результатам в случае проверок со стороны фискальных органов, поисков необходимого приказа. Аккуратность документации придает весомость имиджу предприятия, коллективу, работающему в нем.

Составление журнала

Регистрационные книги разработаны для грамотного делопроизводства. В основном обязанности делопроизводителя выполняют сотрудники кадрового отдела или канцелярия.

Вне зависимости от того, кто выполняет подобную функцию, составление журналов и регистрация документации подчинены единым правилам:

учитывают все текущие бумаги, исполнительные, справочные;
записывают корреспонденцию один раз, его перемещения по структурным подразделениям не фиксируют;
регистрация проводится по документальному виду, авторскому содержанию;
дату учета исходящего приказа совмещают с днем его подписания.

Номера присваивают к документам в порядке их поступления в течение года, их нельзя повторять, чтобы закрепить надежность поискового признака.

Для этого документы наделены, кроме регистрационных номеров, индексацией — дополнительными условными обозначениями.

Записи ведутся в течение года, но не обязательно закрывать полупустую книгу, достаточно отделить их чертой и начать новый год с регистрации под №1.

О том, какие должны быть журналы регистрации и как их прошить, можно узнать из данного видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/kniga-prikazov.html

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал распоряжений образец бланк

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

вопросы хозяйственной деятельности;
систему планирования;
порядок и структуру отчетности;
выстраивание стратегии продаж;
задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

назначении директора;
создании филиала;
введении штатного расписания;
утверждении правил трудового распорядка;
обеспечении коммерческой тайны;
проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

граф примерно следующее:

Порядковый номер документа.
Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О.

лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть: