Техническая спецификация. Что это такое и как составить?

Техническая спецификация в государственных закупках

Согласно требованиям Конкурсной документации поставщику необходимо предоставить с конкурсной заявкой техническую спецификацию с описанием технических, качественных и эксплуатационных характеристик работ, сроков и (или) объемов выполненных работ.

Какую техническую спецификацию должен предоставить поставщик вместе с конкурсной заявкой? В точности переписанную техническую спецификацию, которая приложена к конкурсной документации, где указаны технические и эксплуатационные характеристики на предлагаемую работу, и подписанную Поставщиком или вправе изложить техническую спецификацию в своей редакции?

Что должна содержать техническая спецификация закупаемых работ?

В Приложении 3 «Техническая спецификация закупаемых работ» к Типовой конкурсной документации Правил осуществления государственных закупок, утвержденных Постановлением Правительства №1301 от 27.12.2007 года,  предусмотрено требование об указании полного наименования конкурса по государственным закупкам.

В данной технической спецификации организатор государственных закупок должен дать полное описание и требуемые технические и качественные характеристики закупаемых работ, включая необходимые спецификации, планы, чертежи, эскизы и указывать международные или внутренние стандарты, которым должны соответствовать выполняемые работы, срок гарантии.

При необходимости должны быть сделаны ссылки на соответствующую нормативно-техническую документацию.

Конкурсная документация также должна содержать проектно-сметную документацию (в случае закупок строительных работ).

Согласно пункту 52 указанных Правил техническая часть заявки на участие в конкурсе должна быть в прошитом виде, с пронумерованными страницами, последняя страница, заверенная подписью, и печатью потенциального поставщика (для физического лица, если таковая имеется).

Проектно-сметная документация, как «основа» при закупке работ

Согласно пункту 1 статьи 60 Закона Республики Казахстан «Об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности» строительство (реконструкция, реставрация, расширение, техническое перевооружение, модернизация, капитальный ремонт) объектов и их комплексов, а также прокладка коммуникаций, инженерная подготовка территории, благоустройство и озеленение осуществляются по проектной (проектно-сметной) документации.

Подпунктом 2) пункта 2 статьи 17 Закона Республики Казахстан «О государственных закупках» и подпунктом 4 пункта 22 вышеупомянутых Правил предусмотрено, что конкурсная документация должна содержать описание и требуемые технические, качественные и эксплуатационные характеристики закупаемых товаров, работ, услуг, включая утвержденную в установленном порядке проектно-сметную документацию, технические спецификации, а при необходимости с указанием нормативно-технической документации. При государственных закупках подрядных работ на строительство, реконструкцию, техническое перевооружение и капитальный ремонт зданий и сооружений производственного и жилищно-гражданского назначения, а также иных объемных, плоскостных или линейных объектов конкурсная документация также должна содержать проектно-сметной документацию.

В случае, определения единого организатора государственных закупок заказчики согласно пункта 17 указанных Правил представляют организатору конкурса в установленный им срок проектно-сметную документацию на строительство объекта при закупках строительных работ, а также незамедлительно уведомляют единого организатора конкурса обо всех изменениях в этой информации.

Проектно-сметная документация/рабочие чертежи согласно пункту 4 Приложения 5 «Типовой договор о государственных закупках работ» к Типовой конкурсной документации являются неотъемлемой частью данного договора. В пункте 15 данного договора указано, что Заказчик передает Подрядчику проектно-сметную документацию на строительство (ремонт, реконструкцию) объекта.

При проведении конкурса по государственным закупкам на условии строительства «под ключ», данное условие обязательно должно быть оговорено в данном Договоре.

Таким образом, строительство и связанные с ним работы осуществляются только в соответствии с проектной документацией, определяющей объем и содержание работ и другие предъявляемые к работам требования, и сметой, определяющей цену работ, как указано в статье 654 Гражданского Кодекса Республики Казахстан (Особенная часть), следовательно, осуществить государственные закупки работ без проектно-сметной документации невозможно.

Имеет ли право Поставщик изложить в своей редакции техническую спецификацию закупаемых работ?

Право Поставщика излагать в своей редакции техническую спецификацию закупаемых работ Законом «О государственных закупках» и Правилами осуществления государственных закупок не предусмотрено.

Но подпунктом 2 пунктом 87-1 и 87-2 Правил предусмотрено, что заявка на участие в конкурсе может быть определена не соответствующей требованиям конкурсной документации за исключением случаев представления поставщиком технической спецификации с более лучшими техническими, качественными и эксплуатационными характеристиками.

Следовательно, поставщик вправе изложить (предложить) в своей редакции техническую спецификацию закупаемых работ, но только в том случае если:

• представленная поставщиком техническая спецификация содержит более лучшие   технические, качественные и эксплуатационные характеристики;
• поставщик в обоснование своих представленных технических характеристик имеет проектно-сметную документацию, прошедшую государственную экспертизу.

При этом предлагая более лучшие технические, качественные и эксплуатационные характеристики поставщику необходимо учитывать требования подпункта 2) пункта 111 Правил, где предусмотрено, что конкурсная комиссия вправе отклонить конкурсные ценовые предложения участников конкурса, превышающие сумму, выделенную для осуществления данных государственных закупок товаров, работ, услуг способом конкурса.

Таким образом, поставщик вправе излагать в своей редакции техническую спецификацию закупаемых работ, только в том случае если предлагаемая им техническая спецификация содержит более лучшие технические, качественные и эксплуатационные характеристики, не превышающие сумму, выделенную для осуществления данных государственных закупок работ способом конкурса, а также если поставщик предлагает проектно-сметную документацию, прошедшую государственную экспертизу.

Утверждение проектной документации и выдача разрешений на производство строительно-монтажных работ без положительного заключения государственной экспертизы по объектам, возводимым за счет или с участием государственных инвестиций, не допускаются, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 2 и 3 статьи 64 Закона РК «Об архитектурной, градостроительной и строительной деятельности».

Источник: http://defacto.kz/content/tekhnicheskaya-spetsifikatsiya-v-gosudarstvennykh-zakupkakh

Составление технической спецификации

У многих заказчиков возникают вопросы: кто должен составлять и как составить техническую спецификацию, чтобы получить товар, работу или услугу, которые необходимы?

В данной статье рассмотрим, каким образом должна быть составлена техническая спецификация, что допускается указывать, а что, наоборот, является недопустимым требованием.

Техническая спецификация – это описание функциональных, технических, качественных и эксплуатационных характеристик закупаемых товаров, работ, услуг.

Ограничение требований

При разработке технической спецификации следует быть внимательными, так как существует ряд ограничений в предъявлении требований к потенциальным поставщикам.

При закупках способом запроса ценовых предложений заказчики в технической спецификации часто устанавливают квалификационные требования к потенциальным поставщикам.

При этом согласно пункту 7 статьи 9 Закона РК «О государственных закупках» (далее – Закон) квалификационные требования не распространяются на случаи осуществления государственных закупок, предусмотренные статьями 37, 38, подпунктом 2) пункта 2 и пунктом 3 статьи 39 и статьей 42 Закона.

При осуществлении государственных закупок способом запроса ценовых предложений, из одного источника путем прямого заключения договора или через товарные биржи не допускается указание требований о наличии у потенциального поставщика материальных и трудовых ресурсов, а также требования по предоставлению документов, подтверждающих платежеспособность и отсутствие налоговой задолженности.

Если при закупке товаров, работ, услуг имеется необходимость предусмотреть требование о наличии определенных материальных или трудовых ресурсов, необходимо проводить закупки способом конкурса либо аукциона.

Не допускается установление квалификационных требований, указанных в подпункте 4) пункта 1 статьи 9 Закона, которые:

1) ограничивают и необоснованно усложняют участие потенциальных поставщиков в государственных закупках;

Также согласно подпунктам 1) и 2 пункта 3 статьи 21, пункту 2 статьи 38 и пункту 4 статьи 32 Закона при проведении государственных закупок способом конкурса, аукциона либо запроса ценовых предложений в размещаемой информации не допускается содержание указаний на товарные знаки, знаки обслуживания, фирменные наименования, патенты, полезные модели, промышленные образцы, наименование места происхождения товара и наименование производителя и иных характеристик, определяющих принадлежность приобретаемого товара, работы, услуги отдельному потенциальному поставщику; либо установление любых не измеряемых количественно и (или) неадминистрируемых требований к потенциальным поставщикам.

Важно помнить, что согласно пункту 1 статьи 207 Кодекса РК от 5 июля 2014 года № 235 V «Об административных правонарушениях» нарушение требований законодательства Республики Казахстан о государственных закупках к конкурсной документации (аукционной документации) либо в размещаемой информации при осуществлении государственных закупок способом запроса ценовых предложений, путем установления любых не измеряемых количественно и (или) неадминистрируемых требований к потенциальным поставщикам либо указания на характеристики, определяющие принадлежность приобретаемых товаров, работ, услуг отдельным потенциальным поставщикам (за исключением случаев, предусмотренных законодательством РК о государственных закупках), влечет штраф на должностных лиц в размере 50 месячных расчетных показателей.

Под должностными лицами следует понимать первых руководителей организатора государственных закупок, заказчика или лиц, исполняющих их обязанности, ответственных за осуществление процедур организации и проведения государственных закупок, и (или) лиц, непосредственно участвующих в разработке конкурсной документации (аукционной документации).

Исключение составляют государственные закупки, проводимые в следующих случаях:

1) для доукомплектования, модернизации и дооснащения основного (установленного) оборудования, а также установленного программного обеспечения (лицензионного программного обеспечения);

2) для определения поставщика услуг по предоставлению товара в лизинг и возникновения необходимости подробного описания предмета лизинга;

3) для ремонта и (или) технического обслуживания имеющегося у заказчика товара.

Особое внимание следует уделить изменениям в государственных закупках работ способом конкурса, внесенным в Правила осуществления государственных закупок, утвержденные приказом Министра финансов РК от 11 декабря 2015 года № 648 (далее – Правила). Редакция приказа Министра финансов РК от 22 декабря 2021 года введена в действие с 1 января 2021 года.

Согласно приложению 5 к Правилам требования к потенциальным поставщикам о наличии соответствующих материальных и трудовых ресурсов не распространяются на государственные закупки работ по строительству (новому строительству, расширению, техническому перевооружению, модернизации, реконструкции, реставрации и капитальном ремонте существующих объектов), разработке технико-экономического обоснования, проектно-сметной документации и градостроительных проектов.

Согласно Закону РК «О разрешениях и уведомлениях» при осуществлении государственных закупок работ по строительству (новому строительству, расширению, техническому перевооружению, модернизации, реконструкции, реставрации и капитальном ремонте существующих объектов), разработке технико-экономического обоснования, проектно-сметной документации и градостроительных проектов предусматривается обязательное наличие у потенциального поставщика соответствующей лицензии.

Таким образом, потенциальные поставщики, имеющие соответствующую лицензию, автоматически признаются соответствующими квалификационным требованиям и требованиям конкурсной документации.

Еще одним часто встречающимся нарушением является установление заказчиком требований по наличию опыта работы на рынке закупаемых товаров, работ, услуг.

Опыт работы на рынке закупаемых товаров, работ, услуг потенциального поставщика может быть установлен в конкурсной документации (аукционной документации) согласно следующим критериям:

1) до двух лет, если выделенная сумма на осуществление государственных закупок способом конкурса (аукциона) превышает 50000-кратный размер месячного расчетного показателя, установленного на соответствующий финансовый год;

2) до пяти лет, если выделенная сумма на осуществление государственных закупок способом конкурса (аукциона) превышает 200000-тысячекратный размер месячного расчетного показателя, установленного на соответствующий финансовый год.

Следует обратить внимание на то, что требование по наличию опыта работы при закупках способом запроса ценовых предложений недопустимо. Такое требование может быть установлено при проведении государственных закупок только способами конкурса или аукциона и только в соответствии с подпунктами 1 и 2 пункта 442 Правил.

Допустимые требования

При осуществлении государственных закупок способом запроса ценовых предложений, конкурса либо аукциона в технической спецификации дается полное описание и требуемые функциональные, технические, качественные и эксплуатационные характеристики закупаемых товаров (работ, услуг), включая необходимые спецификации, планы, чертежи, эскизы.

Заказчики могут разработать техническую спецификацию с указанием национальных стандартов Республики Казахстан (при их наличии). При этом техническая спецификация не должна противоречить требованиям, установленным законодательством Республики Казахстан в области технического регулирования. При необходимости в технической спецификации указывается нормативно-техническая документация.

В технической спецификации на товары, услуги описание функциональных, технических, качественных и эксплуатационных характеристик должно быть распределено на соответствующие разделы, содержащие:

– пределы функциональности;

– параметры технических характеристик;

– назначение товара;

– эксплуатационные условия товара, услуги.

При необходимости в технической спецификации указываются сопутствующие услуги, необходимые заказчику при поставке товаров (монтаж, наладка, обучение, проверки и испытания товаров и т. д.), и где они должны проводиться, а также год выпуска товара, срок гарантии.

При осуществлении государственных закупок способом конкурса или аукциона к потенциальным поставщикам могут предъявляться следующие квалификационные требования:

1) обладать правоспособностью (для юридических лиц), гражданской дееспособностью (для физических лиц);

2) являться платежеспособным, не иметь налоговой задолженности;

3) не подлежать процедуре банкротства либо ликвидации;

4) обладать соответствующими материальными и трудовыми ресурсами, достаточными для исполнения обязательств по договору о государственных закупках товаров, работ, услуг;

5) наличие опыта работы (только в соответствии с пунктом 442 Правил).

При осуществлении государственных закупок работ, требующих проектно-сметную документацию, конкурсная документация вместо технической спецификации должна содержать проектно-сметную документацию, утвержденную в установленном порядке.

При осуществлении государственных закупок работ по разработке технико-экономического обоснования и разработке проектно-сметной (типовой проектно-сметной) документации в техническом задании об их разработке может быть указано требование о применении при расчетах и проектировании материалов и оборудования, соответствующих действующим национальным стандартам Республики Казахстан (при их наличии).

В случае приобретения работ и услуг, качество выполнения (оказания) которых зависит от квалификации работника, непосредственно выполняющего (оказывающего) такие работы (услуги), в технической спецификации дается описание требований, предъявляемых к работнику, определяющих его уровень и профиль профессиональной подготовки, стаж работы не более трех лет (за исключением случаев, когда законодательством Республики Казахстан или утвержденными нормативами предусмотрен более высокий стаж), необходимых для выполнения возложенных на него обязанностей.

При установлении квалификационных требований следует учесть, что данные требования не должны превышать требований, установленных нормативными актами для определенного вида деятельности.

Приведем пример.

Для осуществления охранной деятельности в соответствии с приказом Министра внутренних дел РК от 30 декабря 2014 года № 959 «Об утверждении квалификационных требований и перечня документов, подтверждающих соответствие им, для осуществления охранной деятельности» утверждены следующие квалификационные требования:

• На должность руководителя частной охранной организации, в том числе филиала и представительства, назначаются граждане Республики Казахстан:

– имеющие высшее юридическое образование или стаж работы не менее трех лет на командных должностях в Вооруженных Силах, других войсках и воинских формирований или на руководящих должностях в правоохранительных и специальных органах;

– прошедшие подготовку по специальной программе, утверждаемой уполномоченным органом;

– не состоящие на учете в органах здравоохранения по поводу психического заболевания, алкоголизма или наркомании;

– не имеющие судимости за совершение преступления.

• На должность охранника принимаются граждане Республики Казахстан:

– не моложе 19 лет;

– прошедшие подготовку по специальной программе, утверждаемой уполномоченным органом;

– не состоящие на учете в органах здравоохранения по поводу психического заболевания, алкоголизма или наркомании;

– не имеющие судимости за совершение преступления.

• Наличие у частных охранных организаций, использующих в своей деятельности оружие и боеприпасы, помещения, предназначенного для их хранения (либо договора на их хранение в помещениях, отвечающих установленным требованиям).

Если в технической спецификации заказчик предъявит требования выше требований, установленных приказом Министра внутренних дел РК от 30 декабря 2014 года № 959, то они будут считаться завышенными и конкурс может быть отменен уполномоченным органом.

Формирование технической спецификации с завышенными требованиями при проведении государственных закупок может повлечь отмену закупки, срыв своевременного получения необходимых товаров, работ, услуг, неосвоение выделенных денежных средств.

Во избежание подобных последствий необходимо разрабатывать техническую спецификацию в соответствии с Законом и Правилами (при необходимости с другими нормативными актами), что приведет к правильному проведению государственных закупок и получению товаров, работ, услуг, соответствующих технической спецификации. 

Источник: Электронная система «Actualis» по госзакупкам

Источник: https://gz.mcfr.kz/article/1062-sostavlenie-tehnicheskoy-spetsifikatsii

Спецификация к договору поставки

Договор поставки обычно составляется и заключается между поставщиком и покупателем после достижения ими первоначального устного соглашения об отгрузке какого-то вида или группы товаров. Он является основным юридическим документом для применения контрагентами в оптовой торговле.

Эту форму также чаще всего используют при осуществлении закупок государственными и муниципальными учреждениями, организациями.

В стандартном соглашении такого типа указываются следующие условия:

• дата и место заключения;
• полные наименования сторон, должностей, фамилий, имён и отчеств уполномоченных лиц;
• порядок отправки, хранения, упаковки и приёмки, качества и комплектности товаров;
• обязанности и ответственность сторон;
• общие сроки действия;
• порядок внесения изменений и расторжения;
• правила разрешения возникающих споров между сторонами;
• полные реквизиты участников сделки, подписи ответственных лиц и печати поставщика и покупателя.

Следует заметить, что договор поставки может заключаться на длительные периоды.

В спецификациях к соглашению, являющихся его неотъемлемой частью, указываются конкретные сроки и правила поставки с указанием наименования и характеристики каждой единицы и стоимости товара, реквизитов и пункта приёма изделий грузополучателем, порядок расчётов и другие существенные моменты хозяйственных операций.

В словарях спецификация определена как табличный документ, указывающий на состав изделия.

Применительно к соглашениям о поставке товаров она подробно характеризует и описывает каждый экземпляр отгружаемой продукции.

Именно спецификация является главным подтверждением согласия поставщика доставить, а покупателя принять каждый конкретный товар по установленной цене и прочих условиях. При возникновении споров и разбирательств в судах она часто становится решающим фактором подтверждения истцом или ответчиком своей позиции.

Например, поставщик отгрузил заказанную продукцию с просрочкой на два дня и наличием пересортицы, покупатель отказался его принять.

Возникшую проблему обсудили на совещании руководители и юристы грузоотправителя и грузополучателя.

Внимательно изучив спецификацию к договору поставки, стороны убедились в полной правоте покупателя и неукоснительно придерживались её условий во время осуществления последующих отгрузок товаров.

Особенности оформления и составления

Жёсткие стандарты по её заполнению с указанием конкретных граф, строк и столбцов в российском законодательстве отсутствуют. Допускается оформление в свободной форме.

Исходя из богатой накопленной сложившейся практики предпринимательства, самым рациональным будет записать спецификацию в табличной форме с указанием по каждому наименованию и другим отличительным чертам изделий следующие графы:

• №(номер по порядку);
• полное наименование единицы продукции;
• его соответствие ГОСТу, другим установленным стандартам, подтверждающим качество и индивидуальные признаки;
• указание его характеристик;
• единица измерения(штук, килограмм, тонн, погонных метров и т. д.);
• цена за единицу;
• количество продукции;
• сумма по партии поставляемого товара.

После записи во все строки по каждой индивидуальной единице продукции в конце таблицы подсчитывается общая стоимость отгрузки по данной спецификации, сумма налога на добавленную стоимость и окончательный итог с учётом НДС.

После заполнения таблицы в следующих абзацах указываются существенные правила отгрузки:

1. условия транспортировки согласно правилам Инкотермс или в другом определённом сторонами порядке;
2. сроки поставки;
3. место доставки, условия складирования, упаковки и хранения.

Если необходимо заключение сделки с индивидуальным предпринимателем, то будет полезна информация о том, на основании чего действует ИП в договорах.
Правила заполнения доверенности на получение товара описаны в следующей статье.
Особенности составления уведомления о расторжении договора изложены в данном материале.

Правила заполнения

Это важнейшее приложение к соглашению о поставке заполняется на отдельном стандартном листе формата А4 и заверяется подписями и печатями ответственных представителей продавца и покупателя.

Спецификация имеет такую же юридическую силу, как сам договор.

Образец Спецификации к договору поставки

В верхней части обязательно указывается дата и место подписания, полная ссылка на номер договора поставки и наименования предприятий, должности представителей сторон, которые заверяют спецификацию своими подписями и печатями продавца и покупателя.

В заключительной части приводятся полные реквизиты договаривающихся сторон. Они должны совпадать с теми, которые указаны в основном договоре.

Если общий перечень отгружаемых согласно спецификации изделий, не помещается на одном листе, её заполняют на следующих страницах. Каждая страница заверяется подписями уполномоченных сторонами лиц и печатями контрагентов.

Наиболее важные нюансы документа (цены, общая стоимость, условия транспортировки, сроки и место доставки) желательно выделить жирным шрифтом.

Скачать бланк спецификации в формате Excel и Word.

Для удобства и гарантии правильного заполнения и подсчёта по всем позициям и товарным группам, в электронном виде чаще всего его создают с помощью программы Excel.

Более подробнее о данном виде документа и особенностях его составления рассказано в следующем видеоролике:

Не стоит забывать что:

• спецификация согласовывается и подписывается сторонами договора до начала осуществления отгрузки товаров согласно указанному в ней перечню;
• заполнять этот документ следует тщательно и ответственно. Несовпадение информации в разных экземплярах одной спецификации и её несоответствие с основным договором может привести к признанию судом конкретной спецификации юридически несостоятельной и повлечь тяжёлые финансовые последствия для грузоотправителя и грузополучателя.

Источник: http://znaybiz.ru/documenty/drugie/specifikaciya-k-dogovoru-postavki.html

Образец спецификации на поставку товара 2021 года + Бланк

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк спецификации на поставку товара .docСкачать образец спецификации на поставку товара .doc

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

• наименование субъектов, между которыми он заключается;
• объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
• стоимость;
• условия по которым он должен исполняться;
• права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

• номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
• номер спецификации, как приложения;
• обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

• наименование товаров или материалов;
• единица их измерения;
• количество;
• цена за штуку;
• общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

1. через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
2. через курьерскую службу;
3. если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
4. в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.

Источник: https://assistentus.ru/forma/specifikaciya-na-postavku-tovara/

Что такое спецификация к договору поставки товара — форма

В наши дни, когда стремительно развиваются рыночные отношения и требуется все больше знаний по поводу некоторых юридических нюансов все больше входящих в нашу повседневную жизнь.

Даже рядовому гражданину, достаточно далекому от мира бизнеса, практически на каждом шагу приходится сталкиваться с теми или иными видами отношений, которые оформляются посредством договоров, соглашений, контрактов.

И практически в каждом из них присутствует один документ – спецификация, важность роли и особенности которой следует рассмотреть далее.

Что это такое

Прежде всего, в экономическом и правовом смысле она является обязательным письменным приложением, оформленном в двух оригинальных экземплярах, которые прилагаются к договору поставок или иным аналогичным документам.

Спецификация обычно имеет стандартный вид таблицы и характеризуется следующими позициями:

• Ссылка на договор, к которому она прилагается и порядковый номер, так как спецификаций может быть несколько.
• Перечисление позиций согласно с пунктами пронумерованного списка.
• Точное описание каждой позиции в соответствии с общепринятой номенклатурой и техническими показателями.
• Единицы измерения, количество, цена одного экземпляра и сумма по каждой позиции.
• В обязательном порядке должно быть итоговое суммовое выражение по спецификации без НДС, а затем с НДС.
• Подписи уполномоченных должностных лиц сторон, участвующих в договоре, заверенные мокрыми печатями.

Несмотря на кажущуюся простоту и легкость составления, спецификация является одним из документов, регулирующих долгосрочные договорные отношения.

Особенности договора поставки

Обычно бизнесмены, которые настроены на долгую и продуктивную деятельность на рынке, предпочитают работать по хорошо проверенным схемам. К чему приводит отсутствие прочных договорных связей в рыночной среде:

1. Самые разные поставщики сырья и комплектующих для производства, товаров для дальнейшей мелкооптовой и розничной торговли и других сфер деятельности приводят к тому, что промышленные мощности перестают ритмично работать, а торговлю начинает лихорадить.
2. В свою очередь спонтанные поставки приводят к тому, что крупные покупатели с солидной репутацией начинают искать других поставщиков, а сам бизнес начинает приходить если не в упадок, то терпеть солидные потери доходов и прибыло в конечном итоге.

Однако всех этих проблем можно избежать, следуя проверенной генеральной линии менеджмента, направленной на длительное сотрудничество с традиционными проверенными контрагентами. Долгосрочные договоры – вот исключительно надежный путь к достижению высоких финансовых результатов и приобретению хорошей репутации.

Подавляющее большинство бизнеса основано на долгосрочных, буквально рассчитанных на несколько лет договорах поставки. При этом очень выгодно заключать один документ с пропорциональным делением на календарные периоды.

При этом роль прилагаемой к договору спецификации в следующем:

• Представляет собой документ, по которому производится единичная сделка, где указан ассортимент или перечень предназначенной продукции.
• Ей четко оговорен срок и мельчайшие условия для осуществления поставки.
• В этом документе четко определены формы расчетов, методика, сумма, валюта и период, в течение которого должны поступать платежи.
• Если самый тщательно прописанный договор поставки содержит исключительно общие позиции, то посредством спецификаций он конкретизируется. В ней указаны виды транспортной доставки и место разгрузки.
• Договор поставки, как и остальные приложения, в том числе и спецификации, остаются недействительными, пока все документы не подписаны всеми участниками сделки.
• Поставка, совершающаяся на основании одного только договора, является незаконной, то есть осуществляемой в нарушение комплекса условий, прописанных в документе.
• Договор поставки, начинающий работать без спецификации является нарушенным по всем условиям. В правовом поле это расценивается как неисполнение договорных условий в полной мере и чревато определенными последствиями в виде нарушений налогового законодательства.

Какие виды документа могут быть

Как было сказано выше, спецификации являются обязательным документом, который необходим практически к каждому договору. Она обладает юридической силой и является неотъемлемым приложением к договору. Тип этого документа зависит исключительно от вида договора, к которому он прилагается.

Отечественная правовая система проводит операции по нескольким видам договоров, где обязательным документом является спецификация:

• Договор предоставления имущества в залог.
• Договорные документы по процедуре дарения.
• Тип предварительных соглашений и договор по купле-продаже.
• Контрактные документы государственного назначения.
• Финансовая аренда или лизинг, оформленный договорами.
• Рента и получение рентных платежей.

Несмотря на разнообразие договоров, спецификации к каждому из них являются сугубо индивидуальными и составляются по конкретному плану.

Форма

На сегодняшний день единой формы государственного образца, по которой формируется спецификация, нет. Поэтому в Договоре прописывается условие присутствия такового документа и его образец. Как было сказано ранее, это табличная форма, содержащая главные показатели и технические особенности товара, который будет продан.

При этом следует учитывать, что по форме спецификация полностью идентична накладной ф.ТОРГ-12. Основным различием является разница в стоимости, в товарной накладной она ниже, так как следует предусматривать фактические отклонения по некоторым позициям договорных поставок.

Что в ней указывается

Помимо наименования, единиц товара и его количества, цены товарной единицы, стоимости и суммы с НДС и без него, в документе должны содержаться следующие позиции:

1. Наименования, юридические названия, адреса поставщика и покупателя.
2. Номер и дата подписания договорных обязательств поставок.
3. Налоговые и банковские реквизиты участников сделки.
4. Подпись каждой из сторон, расшифровка подписей и оттиски печатей сторон – участников.

Дополнительными данными являются срок, условие поставок товарных ценностей, качественные гарантии, условия ответственности при невыполнении условий. Здесь же уточняются отклонения от идеального количества, веса и размеров товаров.

Суть технической спецификации

Инженерная практика достаточно далека от сферы торговли, однако и здесь очень часто встречается термин технической спецификации. Этот сопроводительный документ значительно отличается от того, о чем написано выше.

Техническая спецификация представляет собой следующее:

• Является перечнем характеристик и технических нюансов, присущих конкретным предметам, оборудованию, объектам.
• На предприятиях она является основанием для составления технического пакета документов при изготовлении сложных конструкции.
• Для сборочных чертежей документ полезен тем, что предоставляет полное описание отдельных узлов, деталей и составляющих фрагментов.
• Позволяет получить информацию о наименованиях, комплектации и количестве единиц.
• Содержит информацию о ценах на изделие и объемах при возможности поставок.

Этот документ является сугубо техническим, однако он широко используется маркетологами при формировании заявок на приобретение необходимого ассортимента товаров, сырья, деталей, единиц основного промышленного и вспомогательного оборудования.

Источник: https://corphero.ru/biz/specifikaciya-k-dogovoru-postavki.html