Секретарь делопроизводитель это

Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить

Бизнес юрист > Трудовое право > Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить

Каждая серьезная компания, архив, библиотека, музей или образовательное учреждение так или иначе связаны с потоком документов. Для успешной и своевременной обработки информации нужно координирование документного потока. Это работа секретаря делопроизводителя. О том, каковы обязанности секретаря делопроизводителя, каким он должен быть и чем занимается, расскажет эта статья.

Общая характеристика профессии

Делопроизводством называется сфера, связанная с созданием, хранением информации и документооборотом. Сюда входят:

• внутренние документы фирмы: инструкции, распоряжения, Устав
• внешние документы: нормативные акты, договоры с партнерами, платежные поручения, выписки из банков и т. д.

Всей работой с документами занимается секретарь делопроизводитель. Это специалист, который отвечает за ведение документооборота организации и выполняет связанные с ним обязанности и поручения.

Делопроизводитель нужен как крупным фирмам, так и небольшим. В больших фирмах чаще всего есть несколько секретарей, каждый из которых выполняет свой вид работы, в том числе и секретарь делопроизводитель. В маленьких компаниях функции делопроизводителя выполняет обычный секретарь. Другие названия профессии: архивариус, помощник руководителя, администратор, специалист по работе с документами.

Вся работа секретаря делопроизводителя, как правило, прописана в должностной инструкции. Должностная инструкция составляется отдельно в каждой организации, но имеет стандартный вид. В ней указаны права, обязанности, ответственность и требования к секретарю делопроизводителю.

Основные права и обязанности работника

Обязанности делопроизводителя различаются в зависимости от типа организации, ее внутренних правил и требований руководителя. Но в основном они похожи и регулируются должностной инструкцией. В компании делопроизводитель выполняет следующий набор обязанностей:

• формирует и ведет документные базы данных
• решает проектные задачи
• регистрирует поступившую документацию
• принимает входящие звонки, читает и рассылает корреспонденцию
• ведет переговоры с клиентами
• контролирует исполнение официальных приказов
• организует совещания и приемы
• налаживает связь подчиненных с руководителем и наоборот
• выполняет распоряжения начальства
• создает деловую атмосферу в фирме
• контролирует сроки хранения документов

Права делопроизводителя регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом, а также внутренними актами компании. Секретарь делопроизводитель имеет право:

• знать о предстоящих проектах компании, с которыми он будет связан
• участвовать в проектной работе компании
• запрашивать сведения, которые необходимы в его работе
• сообщать о недостатках, выявленных в процессе работы с документами
• предлагать собственные идеи по улучшению работы и устранению недостатков
• требовать от начальства содействия в выполнении должностных обязанностей
• отстаивать иные права, которые установлены действующим законодательством

Деятельность по осуществлению своих прав секретарь делопроизводитель может совершать как самостоятельно, так и через непосредственного руководителя. Когда секретарь отсутствует, его обязанности на себя берет заместитель либо лицо, назначенное приказом управляющего.

Ответственность

В должностной инструкции также есть параграф про ответственность делопроизводителя. Ответственность наступает в том случае, если секретарь делопроизводитель исполняет свои обязанности ненадлежащим образом.

Ответственность также предусмотрена за материальный ущерб организации и за правонарушения, совершенные в ходе работы.

В случае нарушения руководством принимаются ответные меры: выговоры, штрафные санкции или увольнение.

Ответственность работника регулируют Гражданский и Трудовой кодекс Российской Федерации.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

Как и ко всем остальным работникам, к секретарю делопроизводителю предъявляются определенные требования. Они связаны со знаниями, навыками, образованием, правилами делового этикета. Ниже будет рассказано об основных требованиях и правилах делового общения.

Требования к знаниям и умениям

Многие организации прописывают, что ищут секретаря делопроизводителя с высшим образованием, но иногда допускается и средне-специальное образование или даже начальное.

Важен опыт работы или нет, зависит от требований организации. Какой специальностью должен владеть кандидат на должность секретаря делопроизводителя, также определяется самой компанией.

Иногда, например, важно юридическое образование или лингвистическое.

Чаще же на должность делопроизводителя идут люди с освоенной специальностью «документоведение» или «архивоведение». Но не всегда требуется оканчивать вузы или колледжи, чтобы стать делопроизводителем. Иногда хватает пройденных курсов.

Так как работа секретаря делопроизводителя связана в большинстве случаев с компьютером, нужно разбираться в программах хотя бы на уровне уверенного пользователя. Уверенно ориентироваться в интернете, разбираться в офисных приложениях.

Важно умение работать с базами данных, знать Microsoft Excel. Плюсом в работе будет высокая скорость печати. В требования часто также включается знание законодательной базы, на которую ориентируется компания.

Часто на работу берут сотрудника с хорошим знанием английского для того, чтобы тот занимался переводами, помогал совершать сделки с иностранными клиентами и т. д.

Хорошим навыком является работа с «Гарант» и «Консультант +».

В процессе работы секретарь делопроизводитель должен будет в полной мере освоить структуру и специфику компании и документов, с которыми он имеет дело.

Таким образом, можно увидеть: от секретаря требуется освоение разнообразных навыков. Они связаны с коммуникацией, знанием офисных программ и законодательной базы.

Образование не всегда является определяющим для этой должности, но, тем не менее, компании нередко предъявляют требования, чтобы это был работник с высшим образованием.

Работа секретаря делопроизводителя требует усидчивости и внимательности, эти навыки, как и другие необходимые в профессии, развиваются посредством тренировки и самообразования.

Требования к этикету

В деловой среде существуют свои правила этикета. Они являются важным составляющим профессионального имиджа человека. Обладание ими является хорошим фактором для развития карьеры.

Требования к этикету секретаря делопроизводителя — это, прежде всего, требования к внешнему виду и вежливости работника. В основном они не отличаются от требований, предъявляемых к другим сотрудникам и, зависят от порядков, установленных в компании.

К основным правилам этикета относятся:

• пунктуальность
• организованность
• презентабельный внешний вид
• вежливое обращение с руководителями, коллегами и клиентами
• обращение на «вы»
• соблюдение коммерческой тайны
• умение не отвлекаться на посторонние дела на работе
• навык ведения деловых переговоров
• умение поддерживать здоровый микроклимат в компании

Секретарь – лицо фирмы. Как сотрудник, секретарь должен иметь презентабельный вид, соблюдать дресс-код компании, если тот имеется. Уметь общаться как вживую, так и по телефону, и в интернете, соблюдая при этом деловой стиль общения.

Также желательно сдерживать негативные эмоции и не переходить на личности в процессе обсуждения рабочих планов или чьих-то промахов и ошибок. Стоит поддерживать ровные отношения с коллегами, быть доброжелательным и вежливым со всеми.

Особенности профессии

В каждой профессии присутствуют особенности. Основные моменты, о которых стоит помнить секретарю делопроизводителю:

1. Работа с документами – прежде всего сидячая работа в офисе. Такая должность не подходит людям, которые привыкли к физической активности. Да и тем, кто привык долго сидеть за компьютером, стоит разминать позвоночник и давать глазам отдых. Нужно делать перерывы между работой для пятиминутной разминки. Например, можно просто пройтись туда-сюда по лестнице. Либо заниматься зарядкой, спортивными нагрузками в свободное от работы время.
2. Зарплата секретаря делопроизводителя колеблется от 9000 до 30000 рублей и выше. Это зависит от компании, города и опыта работы. Сотрудники без опыта работы получают сначала невысокую заработную плату, но она повышается с новыми навыками и карьерным ростом.
3. Карьерный рост связан с профессиональным планом работника, зависит от квалификации и личностных качеств. Делопроизводитель может развиваться в сфере делопроизводства или осваивать смежные профессии.
4. Секретарь делопроизводитель работает полный день. В некоторых компаниях существуют вакансии на удаленную работу, что дает шансы трудоустроиться лицам с особыми физическими возможностями.
5. Делопроизводителю важно постоянно осваивать новые навыки и переобучаться. Связано это с появлением новых технологий и с работой за компьютером. Оформление документов в электронном формате и отправка писем по электронной почте сокращают временные затраты, помогают мобильности и скорости общения в рабочей сфере.
6. Вакансий по поиску секретаря делопроизводителя много. Их можно найти в интернете на различных сайтах по поиску работы. Имея нужные навыки и желание развиваться, работу найти несложно, так как профессия делопроизводителя востребована на рынке труда.

На секретаря делопроизводителя возлагается большая ответственность и нагрузка. Сотрудник должен постоянно развиваться и поддерживать имидж компании. В профессии возможен карьерный рост и способы самореализации.

Главные составляющие профессии прописаны в должностной инструкции. В ней указаны права, обязанности, ответственность и требования, предъявляемые к секретарю делопроизводителю.

Чтобы узнавать новости из сферы делопроизводства, стоит отслеживать информацию в интернете и читать профессиональные статьи.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/trudovoe/obyazannosti-sekretarya-deloproizvoditelya.html

Должностные обязанности секретаря – помощника руководителя, делопроизводителя

Секретари – сотрудники, без участия, знаний и навыков которых сложно обеспечивать слаженную работу хозяйствующего субъекта. Спектр должностных обязанностей секретаря достаточно большой. С ними стоит ознакомиться, чтобы иметь представление о значении данной профессии в современной действительности.

Даная работа не только требует от лица организованности, коммуникабельности и собранности, но и может обещать ему отличные перспективы карьерного роста. Например, в будущем он может рассчитывать на должность офис-менеджера сотрудника отдела и т.д.

Основные требования, предъявленные к этому специалисту, следующие:

1. Среднее, высшее образование;
2. Стаж работы;
3. Владение ПК и умение работать с оргтехникой;
4. Знание основ делопроизводства;
5. Знание иностранного языка (зачастую, английского).

Также многие работодатели делают акцент на личностные качества человека (доброжелательность, отзывчивость, пунктуальность), его отношение к мельчайшим деталям, возможность справляться с широким кругом обязанностей и поручений, приятную внешность.

Заработная плата специалиста варьируются от 15000 рублей и до 40000 рублей. Это зависит от объема работы и финансового положения самой организации.

Существует несколько основных специализаций секретаря:

• Помощник руководителя;
• Делопроизводитель.

Должностные обязанности секретаря руководителя

Назначение и увольнение данного сотрудника может происходить только по распоряжению управленца, в чьем подчинении он находится. Также в распоряжении оговаривается должностное лицо, которому делегируются обязанности секретаря руководителя во время его отсутствия на работе.

В своей деятельности данный сотрудник руководствуется:

• нормативно-правовыми актами федерального и регионального уровней;
• Уставом и локальными правилами внутреннего распорядка;
• положениями должностной инструкции.

В должностные обязанности секретаря руководителя входит:

• обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя (систематизация и структуризация всех необходимых для этого материалов);
• обеспечение руководителя всем необходимым для работы — исправной организационной техникой, канцелярскими принадлежностями;
• подготовка совещаний и заседаний, проводимых руководителем;
• организация командировки руководителя (заказ билетов и бронирование гостиницы);
• составление запросов и писем по поручению начальства;
• организация приема посетителей (при необходимости — встреча и размещение гостей);
• ответ на поступающие звонки, фиксирование поступивших сведений и их передача управленцу;
• прием заявлений и их передача на подпись руководителю;
• передача информации от руководства конечным пользователям (конкретным исполнителям, партнерам, клиентам);
• контроль сроков и качества исполнения сотрудниками предприятия приказов и распоряжений руководства;
• выполнение копировально-множительных работ любой сложности и объема;
• поддержание оперативной связи с другими компаниями (как государственными, так и коммерческими), отдельными лицами по вопросам, касающимся непосредственной деятельности предприятия.
• выдача необходимых справок о стаже работников, а также об их заработной плате.

Секретарь также должен выполнять отдельные поручения служебного характера своего непосредственного руководителя.

Кроме обязанностей, у данного специалиста есть и права. Он может:

• получать информацию любого характера (даже конфиденциальную, имеющую соответствующий гриф) в том объеме, который потребуется для решения поставленных задач;
• предлагать руководству идеи по совершенствованию своей работы, повышению производительности труда;
• запрашивать у других специалистов или целых отделов документы и информацию, которая потребуется для выполнения его обязанностей;
• требовать создания оптимальных условий для эффективной работы;
• требовать от исполнителей оперативного исправления выявленных ошибок в представленных документах;
• принимать решения в пределах своей компетенции.

Секретарь руководителя ответственен за:

• нарушения правил внутреннего трудового распорядка и правил техники безопасности;
• несоблюдение приказов, распоряжений и иных локальных актов;
• невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции;
• оформление документов, которые предоставляются на подпись руководителю;
• разглашение вверенной ему информации.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

Секретарь делопроизводитель находится на ступень ниже, чем референт. Но от этого круг его обязанностей не меньше.

Так, в должностные обязанности секретаря-делопроизводителя входит:

• прием входящих звонков;
• ведение документооборота компании;
• формирование исполнительных документов в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной организацией;
• экспертиза ценности документов и их сортировка;
• хранение ценных бумаг;
• ведение архива документов, их своевременное списание, а также утилизация.

Многие обязанности, которые вменены делопроизводителю, может выполнять и секретарь руководителя, но стоит уточнить, что его функционал заметно шире. Это связано, в первую очередь, с необходимостью обеспечения управленческой деятельности начальства.

У делопроизводителя, как и у любого другого специалиста, имеется ряд прав, в частности:

• право на получение доступа к необходимой для его деятельности информации;
• право заверять собственной подписью некоторые документы;
• право на ознакомление с документами, а также решениями, которые принимает руководство, в отношении круга своих должностных обязанностей;
• право на отстаивание своих интересов.

Для трудоустройства на должность секретаря необходимо грамотно составить резюме. В нем важно указать все свои основные профессиональные преимущества, личностные качества и, конечно, профильный опыт работы. Можно также скачать в интернете подходящее резюме, заполнить его и отправить потенциальному работодателю на рассмотрение.

(8 голос., 4,90 из 5)

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-sekretarya.html

Обязанности делопроизводителя. Чем делопроизводитель отличается от секретаря? :

Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.

Важная должность

Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей.

Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.

Сложный документальный контроль

Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:

• ведение деловых переписок управляющего звена;
• формирование структурированной документационной базы;
• контроль выполнения положений, которые указаны в том или ином документе.

Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.

Различие обязанностей в небольших и больших компаниях

Как показывает практика, чем больше организация, тем больше в штате будет делопроизводителей.

В малых организациях, где просто нет возможности нанимать делопроизводителя, но без его услуг никак не обойтись, привлекают человека, который будет занимать пост секретаря-делопроизводителя.

Обязанности секретаря-делопроизводителя, как уже понятно, — это смесь обязанностей двух этих должностей. Один человек вполне успевает со всем справиться, ведь документооборот на небольших предприятиях не настолько насыщенный и разнообразный, как у мегакомпаний.

Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику

Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.

На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики.

Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.

Нужно быть готовым к тому, что придется изучить не только структуру компании, но и стать настоящим специалистом в области правил и норм охраны труда, а также не забывать об этикете делового общения.

Какие организации не обходятся без делопроизводителей

Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.

Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся.

В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе.

Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.

В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах.

Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель.

Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.

Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель

1. Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.
2. Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель. Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
3. Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека. Держать себя в руках нужно постоянно.
4. Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
5. Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы «на потом», потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-obyazannosti-deloproizvoditelya.html

Основные должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель – очень важная должность на любом предприятии. От его грамотности и оперативности зависит организация документооборота в организации. А это влияет на работу структурных подразделений, своевременное принятие важных решений со стороны руководства.

Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.

Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот, за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.

Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся: регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием.

Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен. Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.

Чем отличается от секретаря

На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.

В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.

Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:

• прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
• организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
• регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
• обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
• выполнение мелких поручений директора;
• контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
• организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя. Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой.

Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.

Основные обязанности

Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм.

Делопроизводитель должен в первую очередь следить и контролировать все документационные потоки предприятия. Полноценно выполнить такую функцию будет тяжело, если придется бесконечно сидеть на телефоне, бегать по поручениям директора и заваривать кофе ему и сотрудникам офиса.

Квалифицированный сотрудник не только контролирует деловую корреспонденцию на предприятии, но занимается содержанием ее архива.

В зависимости от особенностей деятельности предприятия у делопроизводителя может быть разнообразный круг обязанностей:

1. Регистрация входящей и исходящей деловой переписки;
2. Сортировка корреспонденции по степени важности и подразделениям;
3. Ведение конструктивной переписки;
4. Создание документальной базы предприятия;
5. Ведение бумажного и электронного реестра;
6. Контроль своевременного исполнения предписаний, назначенных в документах;
7. После резолюции директора, доведение информации до структурных подразделений;
8. Выдача справок или копии документов в соответствии с поступающими запросами;
9. Рассылка деловой переписки по адресатам;
10. Обеспечение хранения документов, систематизация их для оптимизации поиска;
11. Составление архива.

Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства. В корпорациях может быть целый отдел сотрудников, занимающихся «бумажной» работой в различных направлениях, следовательно, обязанности у них будут разными.

Например, в компаниях, имеющих иностранных партнеров обязанности делопроизводителя могут включить перевод поступающей корреспонденции.

Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений. Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.

От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:

• великолепная память;
• дотошность и терпеливость;
• аккуратность;
• самообладание;
• деловой стиль общения;
• само организованность и самодисциплина;
• педантичность;
• высокая концентрация внимания;
• эмоциональная устойчивость;
• высокий уровень ответственности.

Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:

• высшее образование. Для солидных учреждений – документоведение, архивоведение;
• умелое владение персональным компьютером, офисной техникой;
• знания правильного ведения документооборота: оформление и регистрация, составление реестров, правильного хранения документов, их архивирования и прочие навыки;
• умение налаживать коммуникационные связи между различными подразделениями и структурами, умелое общение с клиентами и сторонними организациями;
• опыт работы (данное требование не всегда присутствует, но при наличии нескольких претендентов на должность предыдущий опыт является большим плюсом);
• знание языков (подобные запросы предъявляют компании с иностранным вложением капитала либо ведущие внешне экономическую деятельность).

Делопроизводитель обязан знать и применять в работе правила, инструкции, нормативно-правовые законодательные акты, регулирующие организацию документооборота на предприятии. Он должен ориентироваться на положения государственной структуры делопроизводства.

Важные положения должностной инструкции

При поступлении на работу каждый сотрудник должен иметь первоначальное знание о возложенных на него обязанностях. Подобная информация берется из должностной инструкции. Это документ, в котором подробно прописаны все функциональные обязанности работника, его ответственность за их ненадлежащее исполнение и права.

Конечно, руководитель может не подписывать данный документ с трудящимся, но тогда он не сможет требовать четкого исполнения определенного набора дел, а тем более наказывать или штрафовать за невыполнение определенных задач.

Поэтому должностная инструкция это важный документ, как для руководителя организации, так и для ее сотрудников.

Стандартная инструкция включает в себя следующие пункты:

1. Общие положения. Данный параграф определяет что делопроизводитель – это категория технических исполнителей. Затем в нем четко прописываются квалификационные требования к занимаемой должности, особенности назначения и снятия с должности. Непосредственное подчинение сотрудника. Какими знаниями и навыками он должен руководствоваться при осуществлении своей деятельности. Очень важным моментом является пункт о возложении обязанностей делопроизводителя во время его отсутствия на другого сотрудника.
2. Функциональные обязанности работника.
3. Права работника. Сотрудник имеет права участвовать в разработке проектов, касающихся его сферы деятельности, вносить предложения по усовершенствованию своих обязанностей, по согласию руководства задействовать других сотрудников в работе.
4. Ответственность. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей делопроизводитель будет нести ответственность в соответствии с действующим законодательством и нормативами, принятыми на предприятии.
5. Заключительные положения определяю дату подписания документа и составление его в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Делопроизводитель – это престижная профессия. Сейчас многие высшие учебные заведения открывают курсы по специальности «Документоведение и архивоведение». Это говорит о том, что специальность востребована. В зависимости от опыта работы и квалификации заработная плата такого специалиста может быть на уровне менеджера среднего или даже высшего состава.

содержит интересную и подробную информацию о ведении документооборота в делопроизводстве, что является прямо обязанностью этого сотрудника.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/deloproizvoditel.html

Обязанности секретаря делопроизводителя

Как и каждая работа, профессия секретаря-делопроизводителя имеет свою должностную инструкцию. Документ может меняться в зависимости от компании (предприятия) и специфики деятельности.

Инструкция содержит такие основные положения, как необходимое образование, опыт работы, и специальные знания и умения, которыми должен обладать работник.

Инструкция также включает в себя перечень прав и обязанностей секретаря, описывает иерархию компании, указывая, кому непосредственно подчиняется секретарь, и кто находится в его подчинении.

Пункт об ответственности тоже прописан в инструкции.

должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Следует упомянуть, что должностная инструкция секретаря не регламентируется официальным законодательством. Ее скорее можно назвать сводом рекомендаций, которая составляется отделом кадров или ответственным за прием на работу сотрудником. Целью такого документа является определение служебных обязанностей сотрудника.

Стандартный перечень включает в себя пункты о требованиях к сотруднику, распределение субординации, описание работы, которые предстоит выполнять, перечень прав работника и указание ответственности.

Каковы права и обязанности работника?

Права секретаря-делопроизводителя:

• Иметь доступ к открытой и конфиденциальной информации, которая необходима для осуществления деятельности секретаря.
• Выдвигать предложения по совершенствованию и оптимизации трудового процесса компании/предприятия.
• Получать информацию, необходимую для работы, из других отделов.
• Иметь комфортные условия работы и отдыха.
• Принимать участие в составлении, согласовании, и осуществлении решений, которые касаются компании.
  Обязанности:
• Ведение деловой документации.
• Организация встреч руководителя.
• Прием телефонных звонков и посетителей.
• Решение конфликтных ситуаций.
• Прием и отправка почты.
• Поддержание жизнеспособности офиса.

Необходимые пункты

Обязательным условием для приема на работу секретаря делопроизводителя является быстрая обучаемость специалиста и умение находить быстрые решения в нестандартных ситуациях.

Некоторые руководители предъявляют дополнительные требования, которые могут включать в себя знание профессиональных компьютерных программ.

работы

Секретарь-делопроизводитель – это работник, который отвечает за оборот документации в компании, их сохранность и правильность.

Эта должность включает в себя:

• Контроль базы документации, архива.
• Регистрацию контактов и посетителей.
• Распределение дел на рабочий день.
• Работа с оргтехникой.
• Прием звонков.

Элементарные знания (грамотность устная и письменная)

Даже если секретарь большую часть времени уделяет работе с цифрами, ему не обойтись хотя бы без элементарных грамматических навыков.

Секретарь – это лицо фирмы. И от того, как он преподнесет себя может зависеть исход важной сделки. Письменная и устная грамотность создаст положительный имидж всей организации.

Продолжительность рабочего дня

Длительность рабочего дня секретаря напрямую зависит от общего распорядка компании. Нередко случается, что помощник руководителя продолжает вести дела даже будучи дома.

В таком случае сотрудник может смело требовать компенсацию за сверхурочную работу.

Обычно, день секретаря проходит так:

1. Приход на работу и проверка обстановки и работы оргтехники до прихода начальника.
2. Просмотр намеченного дневного плана и выбор соответствующих дел.
3. Проверка и обработка корреспонденции.
4. Согласование планов с руководителем и внести необходимые правки.
5. Прием звонков и посетителей, обработка текущей документации.
6. Подготовка помещений и материалов для докладов и встреч.
7. Разработка плана на следующий рабочий день.
8. Доклад руководству о проделанной работе.
9. В конце дня происходит пересмотр и делегация дел на следующий день.
10. Приведение дел и рабочего места в порядок, проверка безопасности помещения.

Иерархия

• Секретарь-ресепшионист – принимает посетителей, отвечает на звонки, записывает и согласовывает встречи.
• Секретарь-референт – работает с документацией и служит помощником одного или нескольких руководителей. Чаще всего имеет ненормированный рабочий график.

• Секретарь делопроизводитель – отвечает за порядок в офисе, графики встреч руководства, сохранность и правильное заполнение документации, архивацию, и общее состояние офиса.

Секретарь подчиняется тому, кто его нанял или высшему руководству других отделов, работа которых тесно связанна.

Секретарь может давать поручения курьерам и другим секретарям.

Право подписи

Обычно право подписи принадлежит руководителю. Но некоторые акты местного значения могут быть утверждены секретарем. Такая возможность обязательно должна быть прописана в уставе организации.

Подписи секретаря достаточно для получения доставок, канцелярии, и продуктов, обеспечивающих жизнедеятельность офиса.

Необязательные пункты и права сотрудника

1. Высокая скорость набора текста.
2. Заданная продолжительность работы с одним клиентом.
3. Прохождение тренингов и курсов по ораторскому мастерству.
4. Подготовка шаблонов документов.
5. Требования к росту и весу.

Требования к внешнему виду, вежливости

Секретарь – это первый человек, которого видит и слышит посетитель компании, поэтому ему нужно поддерживать себя в форме. Элементарные правила этикета помогут держать себя достойно даже с самыми сложными клиентами.

• Хороший секретарь никогда не позволит себе беспричинно заставлять клиента ждать.
• Не хамит и не раздражается.
• Выглядит опрятно, имеет аккуратный маникюр и минимальное количество макияжа.
• Не пользуется духами с резким ароматом.
• Имеет чувство стиля, носит на работу классическую одежду.

О чем следует помнить

Секретарю следует помнить о его значении в компании. Все дела держатся на нем, поэтому необходимо приучить себя к ведению дневника.

Навыки тайм-менеджмента просто незаменимы, поэтому нелишним будет посетить соответствующие тренинги и семинары.

Лица, разрабатывающие и утверждающие документ

Большинство документации разрабатывается секретарем, а утверждается руководителем. Если речь идет о филиале, то всю документацию должен утверждать непосредственно начальник сети.

В компаниях, где секретарь считается личным помощником руководителя, документы проходят цикл от создания до вступления в силу через него. На рассмотрение шефу поступают только самые важные или спорные дела.

Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/personal/obyazannosti-sekretarya-deloproizvoditelya.html