Авансовый отчет образец бланк

Содержание

Бланк авансового отчёта — скачать бесплатно в Excel и Word

Бухгалтер — сложная профессия, требующая от работника не только концентрации внимания и регулярной перепроверки калькуляций, но и знания законодательных актов, а также умения быстро и без ошибок заполнять различные бланки.

Овладение бухгалтерскими проводками для начинающих — лишь первый шаг; гораздо сложнее понять принципы оформления авансового отчёта, приходного или расходного кассового ордера.

К счастью, сейчас скачать обучающие материалы и образцы заполнения форм можно в Интернете — быстро и совершенно бесплатно.

Ниже будет рассказано, в каких случаях сотруднику бухгалтерского отдела нужно оформлять авансовый отчёт, стоит ли придерживаться унифицированной формы, как в случае с зарплатной ведомостью, а также приведён порядок заполнения бланка. А кликнув на ссылки в заключительных разделах статьи, удастся скачать бланки документа для работы в Microsoft Word или Excel

Когда нужен авансовый отчёт?

Авансовый отчёт по форме АО-1 заполняется специалистом бухгалтерского отдела с целью контроля средств, выделяемых сотруднику или нескольким сотрудникам, направляемым от организации для выполнения служебного задания.

Авансовый отчёт по форме АО-1 оформляется бухгалтером при необходимости выдать деньги сотруднику, направляемому на служебное задание

Основанием для выдачи аванса в этом случае могут быть:

приказ о направлении в командировку, вне зависимости от её продолжительности и цели;
закупка необходимых для предприятия товарно-материальных ценностей (горюче-смазочных материалов, сырья, канцелярских изделий и так далее);
иные поручения, представляющие интерес для организации.

Важно: авансовый отчёт, бланки и образец заполнения которого можно скачать по ссылкам в следующих разделах, допускается оформлять как на компьютере, так и от руки.

Бухгалтер, имеющий достаточно времени и упорства, может даже самостоятельно разлиновать чистый лист, но гораздо легче найти форму в Интернете, заодно узнав размер средней заработной платы в России или просмотрев несколько уроков по работе с переплётными материалами.

Документ, заполненный с лицевой стороны бухгалтером, передаётся на руки ответственному за расходование средств работнику, а по окончании служебного поручения (например, после проведения закупки или возвращения из командировки) в течение трёх дней возвращается в бухгалтерию.

Важно: авансовый отчёт по форме АО-1 должен быть заверен подписями с обеих сторон. На лицевой обязан расписаться бухгалтер, заполнявший бланк, а на оборотной — ответственный работник.

Проставлять оттиск печати или штампа организации на документе необязательно, хотя допустимо; это сложно с технической стороны: при печати на листе формата А4 для оттиска практически не остаётся места.

Как заполняется авансовый отчёт?

Авансовый отчёт по форме АО-1 состоит из двух частей:

В первой, заполняемой бухгалтером перед выдачей бумаги сотруднику, содержатся следующие блоки:
- «Утверждаю» — в отличие от других, записи в нём (сумма отчёта в рублях и копейках, должность и подпись) делает руководитель предприятия или филиала;
- код организации по ОКПО;
- полное официальное и, если требуется, сокращённое наименование юридического лица;
- порядковый номер документа и дата его оформления;
- название подразделения структуры (если его нет, можно поставить прочерк или продублировать наименование организации);
- фамилия, имя, отчество, табельный номер и должность ответственного работника;
- сумма авансового платежа (в рублях или валюте);
- назначение финансовой операции;
- перерасход, дебет и кредит (в соответствующих ячейках сводной таблицы);
- количество документов, обосновывающих траты (квитанций, чеков, билетов, накладных и других) и общее количество листов;
- подписи главного бухгалтера и бухгалтера-исполнителя.
Во второй части, записи в которой делает ответственный сотрудник, нужно указать:
- порядковый номер документа, подтверждающего целесообразность той или иной выплаты (билета, чека, квитанции, справки);
- дату оформления документа, подтверждающего целесообразность той или иной выплаты, и его номер;
- полное наименование документа;
- размер расходов по каждой позиции (в рублях или долларах) по отчёту и принятый к учёту;
- остаток на счёте (дебет);
- внизу — суммарные значения понесённых расходов в рублях и (или) валюте.

Бланк и образец накладной на товар — скачать бесплатно

Под таблицей подотчётный сотрудник ставит свою подпись с расшифровкой. Дату заполнения таблицы приводить необязательно. Заполнить бланк авансового отчёта по форме АО-1 не сложнее, чем вычислить подоходный налог с зарплаты работников; главное — не пропускать поля и сверять приведённые значения с реальными, чтобы избежать несостыковок, недо- или переплат.

Образец заполнения авансового отчёта

Скачать образцы заполнения формы АО-1, открыть которые можно в любом текстовом редакторе, удастся по ссылкам выше.

Авансовый отчёт — бланк (скачать бесплатно Word)

Скачать бланк авансового отчёта .doc

Скачать бланк авансового отчёта для работы в MS Word или аналогичных программах можно, перейдя по ссылке выше.

Бланк авансового отчёта — скачать бесплатно в Excel

Скачать бланк авансового отчёта .xlsx

Скачать бланк авансового отчёта для редактирования в MS Excel или любом редакторе электронных таблиц можно по ссылке выше.

Подводим итоги

Авансовый отчёт по форме АО-1 оформляется бухгалтером при необходимости выдать деньги сотруднику, направляемому на служебное задание. Вторая сторона документа (таблица с указанием расходов и наименований платёжных документов) заполняется ответственным работником. Отчёт должен быть сдан в бухгалтерию в срок не более трёх рабочих дней после выполнения поручения.

Авансовый отчёт допустимо заполнять как от руки, так и на компьютере. Чтобы не ошибиться с заполнением полей, рекомендуется ознакомиться с представленным выше образцом документа. Бланки формы АО-1 для работы в Word и Excel можно скачать по приведённым в предыдущих разделах ссылкам.

Источник: https://uvolsya.ru/raznoe/avansovyj-otchyot-blank-skachat-besplatno/

Как составить авансовый отчет: образец, примеры и особенности

Авансовый отчет образец бланк

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Как составить авансовый отчет: образец, примеры и особенности

Бланк авансового отчета используется для обоснования затрат сотрудников на определенные нужды фирмы. К ним относя хозяйственные расходы, покупка канцтоваров, а также командировочные.

Форма имеет две стороны, которые заполняет работник, прилагая подтверждающие расходные документы. Принимает отчет бухгалтер, вносит соответствующие отметки и передает на утверждение руководству. Рассмотрим подробный пример заполнения бланка авансового отчета и прочие особенности оформления.

Кто и когда оформляет отчет

Изначально определяется подотчетное лицо. Это работник, получающий средства для предстоящих расходов на нужды компании. Назначает его руководство, оформляя приказ, где должно быть указано Ф. И. О. сотрудника и повод для выдачи ему авансового платежа. Затем на руки выдается указанная сумма.

Деловая поездка

После совершения покупок или оплаты услуг, подотчетное лицо прикрепляет чеки и квитанции к заполненной форме и сдает в бухгалтерию. Существует также электронная версия документа, подготовить которую можно в программе, далее распечатать и сдать.

Если назначение аванса – командировочные расходы, то средства могут быть выданы согласно приказу об отправлении сотрудника в командировку. Сдавать авансовый отчет следует в первый же день выхода на работу после командировки.

Пример заполнения бланка командировочного авансового отчета

Командировка – это поездка в офис или филиал сторонних организаций с целью переговоров, подписания договоров, заключения сделок. А также существуют внутрисетевые командировки, решающие вопросы разных подразделений одной компании.

Командировка предполагает ряд расходов, особенно если пункт назначения находится в другом городе или стране. Поэтому командированному лицу предоставляют аванс. Подтвердить расходование средств нужно, подготовив авансовый отчет. Скачать бланк не составит труда, он имеет стандартную форму. А с заполнением разберемся на конкретном примере.

Поэтапная инструкция по оформлению

На лицевой стороне бланка заполняются следующие графы:

Название организации-работодателя
Число, месяц, год подачи отчета
Ф. И. О. составителя полностью
Занимаемая должность, номер по табелю
Цели, под которые был выдан аванс. В нашем случае: командировочные расходы

Остальные графы следует оставить для заполнения сотрудником бухгалтерии. Далее переворачиваем форму и переходим к описанию оправдательных документов: билетов, квитанций, чеков и прочее. На них необходимо проставить порядковые номера тем же образом, как это будет сделано непосредственно в отчете.

Составление авансового отчета

В графах с 1 по 6 обратной стороны листа вносим следующие данные:

Проставляем нумерацию оправдательного документа.
Дата выдачи чека.
Его кассовый номер.
Наименование расхода (что конкретно было оплачено: товары, билеты, услуги).
Сумма к оплате по данному чеку в рублях.
В шестой графе делается запись, когда оплата происходит в иностранной валюте.

Аналогично заполняются остальные пункты таблицы, если оправдательных документов несколько. Внизу вписываем итоговое значение.

Какие данные вносит бухгалтер

Принимающий сотрудник вписывает недостающие данные: порядковый номер отчета, сумма, выданная в качестве аванса, остаток от предыдущего платежа, номер кассовых документов, по которым дебетуются данные расходы. Плюс производит проверку: правильно ли совершены все расчеты, соответствуют ли прописанные суммы указанным в квитанциях.

Особенности оформления

Бланк имеет две стороны: лицевую и оборотную. Заполнив нужные пункты, форму передают в бухгалтерию. Подотчетному лицу выдается расписка о том, что документ и приложенные оправдательные квитанции приняты. В расписке ставится подпись принимающего, дата составления, итоговая сумма расходов, указывается, сколько чеков было приложено к форме.

Скачать образец авансового отчета [39.00 KB]

После проверки, бумаги передаются руководителю компании для утверждения. Он должен указать в бланке должность, поставить подпись с расшифровкой и дату. После этого бухгалтер переносит информацию в учетную программу, списывает сумму, обосновав расходы.

Далее бланк хранится в папке унифицированных форм № АО-1, подтверждающих кассовые операции.

Что происходит, если сумма расходов не совпадает с выданным авансом

В случаях, когда аванс израсходован не в полном объеме, оставшуюся его часть вносят в кассу, оформляя приходный ордер. Если имеет место перерасход средств, подотчетному лицу выдают разницу, заполняя соответствующий расходный документ.

Если сотрудник имеет задолженность перед организацией по предыдущему авансовому платежу, новый аванс не выдается до внесения недостачи. А также деньги не выдают в случаях, когда авансовый отчет и вовсе не был сдан.

Ответственность за несвоевременное предоставление отчета

Документ должен быть сдан своевременно в бухгалтерию организации, иначе происходит нарушение кассовой дисциплины. Действия в данном случае регламентированы статьей закона 15.1 КоАП РФ. Из нее следует, что ответственность за отсутствие отчета не предусмотрена, но нарушение фиксируется.

Таким образом, компания не будет оштрафована налоговиками, а ответственность за растраченные безотчетно средства полностью ложится на плечи руководства.

Допустимо вычесть сумму авансового платежа из заработной платы сотрудника, если растрата не была обоснована документально. При этом следует учесть ограничения на удержания, установленные статьей 137 ТК РФ. Работник, в случае несогласия с решением руководства об удержаниях средств, имеет право обжаловать это решение в суде.

Облагается ли налогом средства

Необоснованные растраты следует рассматривать, как задолженность работника перед работодателем. Погасить такой долг можно, составив авансовый отчет и подкрепив его оправдательными документами. Эта сумма не относится к доходам или вознаграждениям, выданным сотруднику. А значит, налоговой отчетности и страховым отчислениям она не подлежит.

Итак, разобраться с заполнением авансового отчета несложно, скачивание формы не займет много времени.

Важно своевременно заполнить и сдать документ сотрудникам бухгалтерии, приложив к нему оправдательные документы в полном объеме.

Соблюдение данных рекомендаций поможет сотруднику правильно отчитаться перед бухгалтером за командировочные и прочие расходы, избежав тем самым нарушения кассовой дисциплины.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/avansovyj-otchet-obrazets.html

Авансовый отчет в свободной форме

Авансовый отчет образец бланк

Авансовый отчет составляется подотчетным сотрудником по результатам трат средств на нужды предприятия.

Эти средства могут быть выделены сотруднику в качестве аванса для покупки товаров или оплаты услуг, а также во время служебной командировки на сопутствующие расходы – проезд, проживание и т.д.

Авансовый отчет составляется в течение трех дней с момента возвращения из командировки или в срок, который был определен руководителем организации для совершения расходов.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ОНЛАЙН

К отчету обязательно прилагаются документы, подтверждающие обоснованность трат. Это могут быть товарные или кассовые чеки, бланки строгой отчетности, накладные и т.д.

Форма АО-1

Эта форма была утверждена Постановлением Госкомстата РФ еще в 2001 году. Ее упразднили в 2013 году – с этого момента подотчетные сотрудники вправе создавать авансовый отчет в свободной форме.

Однако на практике унифицированная форма АО-1 продолжает активно использоваться на предприятиях. Она показала себя достаточно удобной и хорошо отработанной.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Авансовый отчет по форме АО-1 заполняется подотчетным сотрудником и сотрудником бухгалтерии. На лицевой стороне указываются:

реквизиты организации;
номер и дата заполнения отчета;
ФИО подотчетного сотрудника, его должность и подразделение;
сумма средств.

Далее форма разделяется на две таблицы, в левой данные указывает подотчетный сотрудник. Он декларирует выданную сумму, траты, оставшиеся или перерасходованные средства. Правую таблицу заполняет сотрудник бухгалтерии, в ней необходимо прописать бухгалтерские счета и операции, субсчета для проводки средств с суммами.

Под таблицей обязательно прописывается количество документов, подтверждающих обоснованность трат.

На оборотной стороне авансового отчета содержится подробная информация о прилагаемых документах. Это их полный перечень с названиями, датами выдачи, реквизитами продавцов товаров/поставщиков услуг, детализированной суммой каждого расхода. Для каждого документа указывается номер субсчета в бухгалтерии, по которому они проводятся.

В конце этой таблицы подотчетное лицо ставит свою подпись как подтверждение верности внесенных данных.

Форма содержит отрезную часть. Она представляет собой расписку сотрудника бухгалтерии, принявшего авансовый отчет. В ней указывается ФИО работника, принявшего документ, дата и номер отчета, сумма выданных средств, количество прилагаемых к отчету подтверждающих документов.

Проверка авансового отчета в бухгалтерии

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств сотрудником. Также он сверяет список подтверждающих документов с их реальным наличием, правильность оформления всей первичной документации, подсчитывает суммы. В итоге отражает принятые к учету суммы и субсчета, их проводки.

Авансовый отчет подписывает главный бухгалтер и руководитель организации или исполняющее его обязанности лицо. Нерастраченные средства подотчетный сотрудник сдает в кассу организации по приходно-кассовому ордеру, перерасход компенсируется ему также по расходно-кассовому ордеру.

Свободная форма оформления авансового отчета

Как правило, в качестве примера в бухгалтерии используется унифицированная форма АО-1 (см. выше). Ее нет необходимости строго придерживаться, однако за основу структуры рекомендуется использовать именно ее.

Рассмотрим образец заполнения авансового отчета в свободной форме.

Эту форму можно использовать для оформления АО в ERP, например 1С. В программе АО располагается в разделе «Банк и касса».

Нужно создать отдельное окно с указанием наименования организации и подотчетных лиц. Затем в окно добавляется таблица, куда вносится вся информация о произведенных тратах.

Подотчетному лицу аванс может выдаваться в следующих видах:

наличные средства;
безналичный перевод;
ценности (проездные документы, почтовые марки и т.д.).

Данные о выдаче наличных средств вносятся через создание расходно-кассового ордера. Он распечатывается и предоставляется на подпись подотчетному лицу, после этого документ сохраняется и создается бухгалтерская проводка. Подробную инструкцию составления авансового отчета в 1С можно найти в статье Авансовый отчёт в 1С.

Существуют также и специализированные бизнес-приложения, которые позволяют не просто создать авансовый отчет в режиме онлайн, а полностью автоматизировать весь процесс его обработки. Они имеют широкий и, что не мало важно, гибкий функционал, который позволяет в разы быстрее взаимодействовать со всеми участниками цепочки и, в конечном итоге, ускоряют бизнес-процесс вдвое.

Такие приложения позволяют полностью отказаться от составления авансового отчета на бумаге. Помимо этого они открывают для подотчетных сотрудников и руководителей массу других полезных возможностей:

Приложение можно использовать на работе, дома и в дороге на персональном компьютере, планшете или смартфоне.
Приложение гибко настраивается под действующие законодательные нормы и особенности бизнес-практик, включая размер суточных, валюту и многие другие нюансы.
Авансовый отчет составляется в онлайне и сразу же утверждается менеджером по расходам в компании.
После утверждения АО бухгалтерские проводки создаются автоматически.
В приложение можно загружать фото и сканы подтверждающих документов – чеков, бланков строгой отчетности, приходно-кассовых ордеров.
Оно легко интегрируется с в действующей ERP-системой и может дополняться другими инструментами бизнес-оптимизации.

Оформление авансового отчета в приложении Hamilton Авансовый отчет

Использование таких приложений, как Hamilton Авансовый отчет, упрощает поставленные перед сотрудниками задачи, сокращает вероятность ошибок и несоблюдения сроков предоставления отчетов.

Для руководителя такой инструмент необходим с точки зрения прозрачности: они позволяют более эффективно контролировать расходы и планировать траты, анализировать все поступающие данные и на их основе выстраивать дальнейшую стратегию, делая бизнес более динамичным и прибыльным.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Источник: https://hamiltonapps.ru/avansovyj-otchet-v-svobodnoj-forme/

Бланк авансового отчета по форме №АО-1

Авансовый отчет образец бланк

В повседневной трудовой деятельности практически все компании закупают необходимую продукцию за наличные финансовые средства. Для подобных целей наемным рабочим авансом предоставляются наличные денежные средства, за которые в дальнейшем им предстоит отчитаться.

На сегодня принято использовать установленную Постановлением Госкомстата РФ в августе 2001 года регламентированную форму первичной документации под номером АО-1.

Данная форма используется в процессе учета денежных средств, которые предоставляются подотчетным сотрудникам на производственные либо иные нужды.

После того, как сформированный документ утвержден, представитель бухгалтерии должен осуществить его списание и сделать все необходимые бухгалтерские проводки. По мере необходимости следует возместить затраты, которые превышают установленный лимит.

Важно помнить, что авансовый отчет формируется в единственном экземпляре, причем как в бумажном, так и в электронном виде.

Отчет по форме АО-1 могут применять ООО при любой форме собственности (это не относится к бюджетным учреждениям). В целом, установленная форма осталась неизменной, за исключением дополнительного раздела (подразумевается введение дополнительного пункта о расписке).

Представитель бухгалтерии, который принимает отчет у сотрудника, обязательно должен в конце документа оформить расписку относительно принятия документации от подотчетного лица.

Правила использования и составления

Итак, подотчетными лицами на лицевой стороне документа необходимо указать такие сведения, как:

наименование компании, которая предоставила наемному рабочему подотчетные финансовые средства;
полные инициалы;
занимаемую должность;
персональный табельный номер;
целевое назначение авансового платежа (на производственные либо же представительские нужды).

Вся без исключения документация, которая способна подтвердить затраты, должна быть отображена на обратной стороне (поля с 1 по 6), а после указывается сумма.

ПолеЧто включает в себя

1	Необходимо указывать номер который был присвоен подтверждающей затраты документации
2-3	Отображаются сведения относительно даты формирования документа
4	Отображается разновидность производственных затрат
5	Отображаются сведения относительно затрат (сумма указывается в рублях)
6	Сведения указываются в том случае, если средства были израсходованы в иностранной валюте
Пункт «Итого»	Необходимо указать суммарный размер затрат (суммируется 5 и 6 поле)

Представитель бухгалтерии в обязательном порядке должен проставить свою подпись с целью подтверждения принятия документа на дальнейшую проверку. Специалист должен отобразить его номер и время, суммарный размер затрат и число сопровождающей документации.

В сформированной расписке отображается день, когда был получен отчет. Она предоставляется подотчетному лицу.

После того как представителем бухгалтерии была проведена проверка относительно достоверности сформированного отчета, необходимо заполнить необходимыми сведениями 7 и 8 поле (отображается размер финансовых затрат, который поставлен на учет).

В 9 поле отображаются номера бухгалтерских счетов, которые будут дебетированы на размер финансовых расходов.

Далее необходимо представителю бухгалтерии указать информацию на лицевой стороне отчета по форме АО-1 относительно:

остатка авансовых средств;
денежных средств, которые были получены из кассы компании;
израсходованных финансовых средств;
бухгалтерских записей операции учета финансовых затрат, которые были произведены.

Все сведения, которые заносятся в таблицу, должны быть сформированы из той информации, которая указана в 9 поле (на обратной стороне документа).

По завершению проверки достоверности сведений относительно арифметический расчетов, документ подлежит передаче непосредственному руководству компании для утверждения.

Затем осуществляется списание и конечные расчеты с подотчетными лицами.

Работа с отчетом в 1С

Рассматриваемый документ может формироваться несколькими вариантами:

с помощью специализированного программного обеспечения;
с помощью MS Excel.

Если говорить о проводках в авансовых отчетах, то необходимо отображать размер финансовых затрат по всем без исключения операциям, дебет счетов и субсчета. Далее осуществляется сверка проводок и сумм, которые были получена, а также номер счетов, по которым осуществлялся дебет расходов.

Если сопровождающая документация предоставляется на иностранных языках, то она в обязательном порядке подлежит перевод на русский. При обнаружении перерасхода финансовых затрат либо остатков, бухгалтерия проставляет соответствующие отметки на первых страницах рассматриваемого документа.

В процессе формирования отчета в программе 1С, необходимо обязательно придерживаться такой последовательности действий:

Необходимо открыть «Авансовый отчет». Для этого достаточно будет перейти в категорию «Касса» либо же «Производство» и выбрать нужный пункт. Допускается нажатие на «Касса», которая расположена в главном меню. Будет открыто журнал документации, в котором находятся на хранении все сведения относительно авансовых отчетов. Необходимо будет сформировать новый документ нажатием на клавишу «Добавить».
Далее нужно установить показатель шапки документа. Если же отсутствует соответствующий пункт, допускается возможность создания по ходу составления отчета.
Для получения возможности выбора физического лица, необходимо нажать на «…», находящейся с правой стороны, а далее перейти в раздел «Физическое лицо».

Предусмотрены такие разновидности закладок, как:

для авансов – отображается документация, которая является основанием для предоставления финансовых средств (к ним относят платежные поручения, ордеры и так далее);
продукция (какой именно товар приобретался);
тара (в чем была упакована приобретенная продукция);
оплата;
иные.

После того как пользователь нажимает «+», в таблице будет добавлена новая строка. Далее необходимо выбрать соответствующий тип документации, к примеру, при предоставлении денежных средств через кассу на основании РКО.

Будет открыт журнал кассовых ордеров, где необходимо выбрать соответствующую документацию. Затем табличная часть подлежит указанию теми сведениями, которые отображаются в расчетно-кассовых ордерах.

После этого необходимо заполнить вторую строку – указать информацию о продукции, которая была приобретена наемным рабочим за предоставленные ему денежные средства, к примеру, бланки. Необходимо нажать «+» и добавить продукцию.

В том случае, если продукция была внесена в справочник номенклатуры, то все имеющиеся столбцы будут сформированы автоматически. Достаточно будет отобразить количество. При необходимости указания нескольких товаров, процедура повторяется.

Если же в процессе приобретения была использована возвратная тара, в обязательном порядке необходимо заполнить соответствующее поле. В процессе оприходования продукции и материалов через счет 631 обязательно используется вкладка оплаты.

В подразделе «Иные» отображают сведения относительно финансовых затрат подобного плана – на горюче-смазочные материалы, услуги интернета и так далее.

Печатный вариант документации должен быть выведен на печать нажатием на клавишу «Печать» либо же «Авансовый отчет». Затем нужно провести отчет, нажав на соответствующий пункт либо «ОК».

Формирование на хозяйственные потребности

К примеру, наемному рабочему предоставляются финансовые средства на хозяйственные нужды в кассе. Он обязательно должен поставить подпись в документе по форме КО-2. После того, как поставленная задача будет выполнена, должен быть предоставлен акт исполненных работ, которые в дальнейшем подписывается специальной комиссией.

Должны ли представители бухгалтерии предъявить документ, который подтверждает факт закрытия аванса? Акт является подтверждением того, что поставленная задача была выполнена, но он не может подтвердить оплату непосредственными поставщиками.

В обязательном порядке предоставляется квитанция в дополнение к приходно-кассовым ордерам и иные чеки. Всю полученную документацию и сформированный авансовый отчет наемный сотрудник компании должен предоставить в бухгалтерский отдел. Отрывная часть подлежит возврату сотруднику.

По сути, это и будет являться основным доказательством того, что необходимый отчет предоставлен компании относительно подотчетных финансовых средств.

Необходимо учитывать, что в процессе израсходования подотчетных средств на хозяйственные нужды, необходимо обязательно формировать отдельные АО-1.

Кто и когда заполняет

Авансовый отчет должен быть сформирован подотчетным лицом, иными словами сотрудниками, которые:

приняли финансовые средства на производственные нужды;
были направлены в командировку.

Произвести отчет подотчетные лица обязаны в течение 3 календарных дней с момента:

завершения периода, на который были предоставлены денежные средства, и при этом он был отображен в соответствующем заявлении сотрудника относительно выдачи финансов под отчет;
выхода наемного рабочего на работу, если период, на которые были предоставлены финансовые средства, завершился в момент какого-либо заболевания либо же отпуска;
возвращения наемного рабочего из командировки.

Это четко указано в пункте 6 Указания Центрального Банка РФ №3210-У от марта 2014 года и пункте 26 Положения относительно командировок, которые приняты Постановлением Правительства РФ №749 в октябре 2008 года.

Необходимо помнить, что авансовый отчет формируется в единственном экземпляре, и к нему следует приложить документы, которые в полной мере способные подтвердить произведенные наемным рабочим финансовые затраты.

Для минимизации рисков возникновения каких-либо ошибок, целесообразным будет сформировать инструкцию относительно порядка заполнения авансовых отчетов.

Важно помнить: с недавнего времени рассматриваемый отчет формируется не только в бумажном, но и электронном виде.

После того как авансовый отчет от наемного рабочего был получен, дальнейшие действия заключаются в следующем:

Необходимо предоставить сотруднику расписку относительно получения отчета (под ней подразумевается унифицированная форма АО-1).
Необходимо проверить целевые затраты финансовых средств, наличие оправдательной документации, достоверность ее формирования и произведенные подсчеты сумм наемным рабочим.
На обратной стороне отчета в обязательном порядке необходимо указать размер финансовых средств, которые были приняты на учет и счета, которые непосредственно дебетуются на данные суммы.
По завершению проверки отчета необходимо в обязательном порядке передать его на утверждение руководству компании либо же законному представителю.
После утверждения, отчет должен быть принят на учет.

В завершении нужно будет произвести все необходимые расчеты с подотчетным лицом, одновременно получив от него неиспользуемый остаток аванса либо же возместив ему размер перерасходов.

Процесс формирования авансового отчета не влечет за собой каких-либо сложностей. Достаточно только соблюдать очередность действий и следить за достоверностью указанных сведений.

Все нюансы по составлению авансового отчета представлены в данной инструкции.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/buh/rko/operacii/blank-avansovogo-otcheta.html

Как правильно оформлять авансовый отчет? Образец и правила

Авансовый отчет образец бланк

Авансовый отчет – это первичный документ в бухгалтерском делопроизводстве. Главным его назначением является подтверждение израсходованной подотчетным лицом суммы.

Двухсторонняя унифицированная форма № АО-1 – единый бланк для каждого юридического лица любой формы собственности. Исключением являются только бюджетники, пользующиеся с 2002 года специальным бланком «0504049».

Обязанность по оформлению авансового отчета ложится на каждого работника, получившего денежные средства для командировки или приобретения какого-либо материала или товара (например, канцелярские товары или продукты питания).

Авансовый отчет командированного сотрудника

Как правильно оформлять авансовый отчет, если сотрудник направлялся организацией для выполнения какого-либо задания в другой город?

Командировкой называют поездку работника с целью выполнения своих должностных обязанностей вне места расположения компании. Она никогда не обходится без расходов, которые подлежат компенсации сотруднику в соответствии с действующим законодательством.

К командировочным тратам можно относить:

Проезд туда и обратно, но только в том случае, если работник располагает билетами.
Аренду жилплощади (чеки или квитанции обязательны к предъявлению).
Дополнительные траты, входящие в состав суточных.
Телефонные переговоры, почтовые отправления, обмен валюты, транзитный и комиссионный сбор, багажный билет и любое другое мероприятие, без выполнения которого не будет достигнута основная цель поездки.

Все вышеназванные расходы должны подтверждаться документально. Если говорить о суточных, то их размер обычно оговаривается в приказе или в положении о командировке, издаваемых на каждом предприятии. Сумма может отличаться в зависимости от того, куда поехал сотрудник: внутри региона, в другой субъект Российской Федерации или за границу.

Законодательство не устанавливает предельный размер суточных, но если их величина внутри страны превышает 700 руб., а за ее пределами – 2500 руб., то они должны облагаться НДФЛ. Проблемы с тем, как правильно оформлять авансовый отчет после возвращения из командировки, не должны возникать.

Срок сдачи документа – не более трех дней с момента прибытия.

Если подотчетная сумма была потрачена не полностью, то разницу необходимо вернуть в кассу посредством приходного кассового ордера, а если, наоборот, произошел перерасход, то работнику компенсируется все при помощи расходного кассового ордера.

Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?

Правильно оформить авансовый отчет по командировке работник должен в течение трех дней, в противном случае контролирующий орган может рассмотреть эту сумму как доход, на который должен быть начислен НДФЛ и страховые взносы.

Кстати, принятие новой редакции закона № 290-ФЗ от 03 июля 2016 года, вводит некоторые корректировки, например, серьезный штраф за предоставление ненадлежащего чека. Также планируется начать использовать для оплаты командировочных расходов специальные банковские карты, соответствующие международному стандарту Visa и MasterCard.

Общие правила

Как правильно оформлять авансовый отчет? Нужно просто соблюдать каждый из следующих пунктов:

1. Отчет должен быть составлен не позднее трех рабочих дней с того момента, как:

истек срок, указанный работников в заявлении о выдаче денежных средств;
сотрудник вышел на работу, если истечение периода, на который выдавались деньги, пришлось на отпуск или болезнь;
работник вернулся из командировки.

2. Для оформления отчета следует использовать унифицированную форму № АО-1 или форму, принятую предприятием.

3. Работник, совместно с бухгалтером, которому известно, как правильно оформлять авансовые отчеты (пример однозначно имеется в используемой программе), должны заполнить документ.

4. За утверждение отчетной бумаги отвечает руководитель.

5. Любой авансовый документ должны сопровождать чеки, счета, билеты и другие бумаги, которые подтверждают, что человек действительно потратил подотчетные средства.

Порядок заполнения

Как правильно оформлять авансовый отчет?

Первая или лицевая часть должна быть заполнена бухгалтером.

Нельзя обойтись без указания реквизитов документа (номера и даты), сведений о предприятии и подотчетных лицах, о сумме выданного аванса, сводной информации: израсходованные средства и бухгалтерские счета, на основании которых можно судить о движении и списании. Кроме того, здесь следует указать перерасход или возвернутый неиспользованный аванс.

Вторая часть представляет собой отрывную расписку о том, что авансовый отчет принят на проверку. После заполнения бухгалтер должен отрезать ее и выдать подотчетному сотруднику.

Третью часть (оборотную сторону формы АО-1) необходимо заполнять коллективно. Задача подоотчетного работника – отразить реквизиты и приложить каждый правильно оформленный товарный чек для авансового отчета. Бухгалтеру останется заполнить сумму и бухгалтерский счет, на котором отразятся израсходованные деньги.

На документе должны стоять подписи работника, бухгалтера и главного бухгалтера. Только после этого его может утвердить руководитель.

Обоснованный перерасход

Как правильно оформить перерасход по авансовому отчету? Для начала нужно убедиться в его обоснованности:

траты средств выше выделенных потребовало выполнение задания по поручению начальства;
сотрудник располагает подтверждающими бумагами.

Если хотя бы одно условие не соблюдено, то денежная сумма не подлежит возмещению.

Порядок компенсации перерасхода по кассе

В случае перерасхода средств перед бухгалтером встает вопрос: авансовый отчет – как правильно оформить. Образец расходного кассового ордера формы № КО-2 легко можно найти на бескрайних просторах интернета. Реквизиты данного документа необходимо указать в отчете – строка «Перерасход выдан по кассовому ордеру».

Срок компенсации перерасходованных сотрудником средств не установлен законодательством. Следовательно, если бухгалтер не указал сразу сведения о расходном ордере в авансовом отчете, это не повлечет никаких штрафных санкций.

Условия компенсации перерасхода на зарплатную карту

В настоящее время практически все организации перечисляют сотрудникам заработную плату на банковскую карту. А можно ли перерасходованную по авансовому отчету сумму вернуть сотруднику таким же способом?

Законодательство не располагает однозначным ответом. Сам документ предполагает только одну форму возмещения перерасходованной подотчетной суммы – наличные деньги.

Таким же мнением в 2006 году поделился Центральный банк России в своем письме № 36-3/2408. При этом его же письмо, но от 24 декабря 2008 г.

№ 14-27/513 содержит информацию о том, вопрос: можно ли использовать банковскую карту для расчета по подотчетной сумме не является компетенцией Центрального Банка.

То сеть предприятие должно самостоятельно разбираться со своими проблемами в данном случае. А чтобы у контролирующего ведомства не возникали лишние вопросы, рекомендуется пользоваться кассой.

Как компенсировать личные деньги сотрудника?

Работник организации может сам отправиться за приобретением необходимых товаров (работ, услуг) за свои собственные средства. В данном случае нет необходимости заполнять авансовый отчет. Как правильно оформить вышеописанные действия?

Вполне достаточно будет заявления и подтверждающих покупку документов (кассовых чеков, накладных, бланков строгой отчетности, проездных документов и т. д.).

Оформление авансового отчета в 1С

Каждый бухгалтер должен быть знаком с таким документом, как авансовый отчет. Как правильно оформить в 1С? Местом расположения документа в программе является раздел «Банк и касса».

В созданном окне следует сначала указать информацию об организации и подотчетных лицах. Кнопка «Добавить» сделает доступной таблицу, в которой необходимо отразить всю информацию о выданных средствах.

Аванс бывает трех видов:

Денежные документы. При этом учитываются авиа- и железнодорожные билеты, путевки, почтовые марки и прочее.
Наличные средства. Основной целью документа является списание наличной денежной суммы.
Расчетный счет. Документ необходим для того, чтобы учесть списание безналичной денежной суммы с расчетного счета компании.

Чтобы сформировать сведения о выдаче наличных, необходимо начать с создания нового расходного кассового ордера. После заполнения документ следует распечатать и передать подотчетному лицу, чтобы последний заполнил строку о получении денежных средств и расписался. Только после этого можно сохранить и провести документ.

В табличной части расходного кассового ордера следует указать информацию о товарах и материалах, приобретенных подотчетным лицом. Если покупка товара сопровождалась выдачей счет-фактуры, то необходимо поставить флаг СФ, выбрать Поставщика и заполнить его реквизиты.

Раздел «Возвратная тара» требует заполнения информации о таре, которую Поставщик ждет назад.