Журналы учета на предприятии

Журнал учета заболеваемости на предприятии

Обязателен ли учет подобных документов в организации? Журнал учета больничных листов считается одним из важных отчетных моментов кадрового документооборота любого серьёзного предприятия. Благодаря ему, работодатель имеет возможность:

• в полной мере владеть информацией о состоянии здоровья своих сотрудников;
• проследить количество дней их нетрудоспособности;
• правомерно назначить оплату дней нахождения работника на больничном;
• анализировать заболеваемость на предприятии, что позволяет оценить общее положение дел;
• предусмотреть возможные профилактические мероприятия для повышения общего уровня здоровья;
• разрешить претензии в случае утери больничного листа.

Законодательство не обязывает предприятие в обязательном порядке вести журнал регистрации больничных листов (листков нетрудоспособности).

Журнал учета заболеваемости

Временный¦Смерть в¦Трудоспо-¦Стойкая¦Инвалид-¦Диагноз ¦Смерть¦работу,¦¦ ¦гиг.¦ления¦проф.¦случае¦или от- ¦вившего¦утраты ¦утратой тру-¦перевод¦течение¦собен в¦утрата¦ность¦заболе- ¦¦оставлен¦¦ ¦харак- ¦сан. — ¦забо-¦проф.

за-¦равле-¦оконча-¦трудо- ¦доспособнос-¦на другую¦первых¦своей проф-¦трудоспо- ¦(группа)¦вания¦¦на прежней,¦¦ ¦терис- ¦гиг.

¦левания¦болевания¦ния¦тельный¦способ-¦ти (амбула- ¦работу¦2-х суток ¦фессии,¦собност覦отдален-¦¦не требу-¦¦ ¦тики¦харак- ¦¦¦(острое,¦диагноз¦ности¦торное лече-¦¦после¦должности¦в свое馦ногется,¦¦ ¦¦терис- ¦¦¦хрони-¦¦¦ние, госпи- ¦¦происшест-¦¦профессии,¦¦послед- ¦¦другое)¦¦ ¦¦тик覦¦ческое) ¦¦¦тализация)¦¦вия¦¦должности ¦¦ствия¦¦¦¦ + + + + + + + + + + + + + + + + + + ¦17¦18¦19¦20¦21¦22¦23¦24¦25¦26¦27¦28¦29¦30¦31¦32¦ 33 ¦ L + + + + + + + + + + + + + + + + Сохраните этот документ сейчас.

Особенно актуально их ведение для крупного предприятия, где ведение больших объемов документооборота упрощается за счет использования этих регистрационных форм. Журналы, в отличие от книг, заводятся на определённое время и по истечении его закрываются.

Основной их перечень выбирается руководством самостоятельно, основываясь на производственной необходимости. Одним из таких документов и является журнал учета больничных листов.

Журнал учета профессиональных заболеваний (отравлений)

Швейное скрепление в процессе изготовления используются отпечатанные листы которые сгибаются, собираются тетрадками и сшиваются между собой нитками, что даёт блоку высокую прочность. Далее этот блок вставляется в переплетную крышку.

(Используется одна переплетная крышка состоящая из картона плотностью 2,5 мм обтянутая бумвинилом).

Важно Пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью: ? Вы получаете печатную продукцию пронумерованной, прошнурованной и подготовленной для скрепления печатью в соответствии с действующими нормативными документами:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
• ГОСТ 17914-72.

Обложки дел длительных сроков хранения.

Внимание

Типы, размеры и технические требованияСтоимость работ по прошнуровке и скреплению составляет 39 руб. Пронумеровать страницы ? Нумерация страниц начинается с титульного листа до последней страницы журнала.

Номера страниц расположены в нижних углах журнала. Отверстия для прошивки ? Блок журнала пробивается двумя отвертиями диаметром 6 мм, которые расположенны на расстоянии 80 мм друг от друга, со стороны корешка по среденине журнала. Прошнуровать страницы и скрепить печатью ? Прошнуровка журнала осуществляется специальной лавсановой нитью, продетой через отверстия дырокола.

Закрепляется картонной вставкой и наклейкой для печати. Сделать тиснение на обложке: ? Название журнала полностью переносится методом тиснения на обложку в основном используется золотая фольга (но также имеется в наличии серебрянная,синяя, красная ).

Журнал контроля за состоянием здоровья персонала (допуск к работе)

Начат » » 20 г. Окончен » » 20 г.

N п/п Фамилия, имя, отчество Пол Возраст (полных лет) Работодатель Отрасль производства Наименование объекта (цех, отделение, участок) Профессия, должность Входящий номер извещения об установлении предварительного диагноза острого или хронического профзаболевания (отравления) и дата его получения ЦГСЭН Регистрационный номер и дата извещения об установлении предварительного диагноза ЛПУ Входящий номер извещения об установлении заключительного диагноза и дата его получения ЦГСЭН Регистрационный номер и дата извещения об установлении заключительного диагноза ЛПУ Входящий номер извещения об изменении, уточнении или отмене диагноза и дата его получения ЦГСЭН Регистрационный номер и дата извещения об изменении, уточнении или отмене диагноза ЛПУ Диагнозы Основной Сопутствующие 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Номер и дата утверждения сан. — гиг.

Как правильно вести журнал регистрации приказов

Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.

Советуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — подробности тут.

9 видов приказов, которые отражаются в журнале

Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют.

Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности.

Выделяют несколько разновидностей таких документов:

1. О назначении директора.
2. Об образовании подразделения компании.
3. О введении в действие разработанного штатного расписания.
4. О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
5. Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
6. Об учреждении правил трудового распорядка.
7. О сокращении 1 или нескольких работников.
8. О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
9. Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.

Полный список приказов по основным видам деятельности смотрите тут.

Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов.

Например, если вступает в силу акт об утверждении ключевого сотрудника, чья должность прописана в уставе (это может быть не только директор, но и главный бухгалтер, начальник службы охраны), такой приказ следует зарегистрировать именно в журнале по основной деятельности, а не по личному составу.

Еще один важный момент – документы, связанные с основной деятельностью и с административно-хозяйственными вопросами регистрируются отдельно, потому что последний хранятся в течение 5 лет. Что касается первой группы актов, их следует хранить постоянно (не менее 75 лет). В течение этого же времени хранится и журнал.

Образец записи в журнале: инструкция по заполнению

Фиксирование записи о создании приказа обязательно, потому что в этом случае документ окончательно вступает в силу.

Таким образом, запись придает ему юридическую силу как внутреннего нормативного акта, обязательного к выполнению в пределах всего предприятия или конкретного его обособленного подразделения.

К тому же благодаря упорядоченной системе фиксирования существенно упрощается поиск нужного документа среди тысяч бумаг, подобных ему.

Титульный лист

На титульном листе ответственное лицо прописывает:

1. Название компании, ее организационная форма. Допускаются общепринятые сокращения – ООО, ПАО и другие, например: ООО «Дольче вита».
2. Дату, когда был заведен документ. Она может не совпадать с началом календарного года, что нормально.
3. Дату, когда был окончен документ (заполнена последняя страница). После этого журнал передают в архив на долгосрочное хранение (не менее 75 лет).
4. Ответственный за ведение – должность, фамилия, инициалы.
5. В графе «срок хранения» указывают «постоянно».

Записи о приказах

Порядок формирования записи можно установить самостоятельно, поскольку к форме нет строгих законодательных требований. Обычно все записи фиксируются в табличном виде; указывают такие сведения:

1. Номер документа – нумерация идет в сквозном порядке, с начала и до конца года. Документы, информация о которых фиксируется в разных журналах, имеют разную нумерацию – свой порядок есть в документах по основной деятельности, по личному составу и т.п.
2. Далее следует дата издания документа – с этого дня он обычно и вступает в силу.
3. Затем приводится название заголовка (в точности, как в приказе). Здесь же можно прописать краткое содержание.
4. Отмечают количество листов и приложений через косую черту «/».
5. В графе «ответственный» прописывают фамилии и инициалы сотрудников, которые отвечают за выполнение изданного приказа.
6. В графе «ознакомить» – фамилии и инициалы сотрудников, которые в письменном виде (под подпись) должны ознакомиться с текстом документа.

По желанию можно вставить и графу «Примечания», где по необходимости прописываются краткие комментарии к изданным приказам.

Последняя страница

После того, как журнал будет окончен, необходимо оформить окончание его ведения. Для этого сначала нужно прошнуровать все страницы и скрепить их шнуром.

Затем прописывают количество листов (а не страниц), ставят дату и подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы).

Эти записи вносит ответственное лицо, которое вело журнал в течение всего его периода (или лицо, замещающее этого сотрудника).

Способы ведения и ответственный

Журнал регистрации можно вести двумя способами:

1. Традиционно – рукописный вариант. Используются синие или черные ручки, не оставляющие помарок и разводов. Все записи делаются аккуратно, исправления возможны только в исключительных случаях. Также необходимо следить за тем, чтобы в документе не было вырванных страниц, дополнительных вставок (взамен предыдущих) и т.п.
2. В электронном виде: в этом случае вносить записи в журнал и корректировать их может только тот сотрудник, который обладает правом электронной подписи.

Отвечать за заполнение документа могут такие сотрудники:

• секретарь;
• секретарь-референт;
• другие работники, назначенные по указанию директора.

Как правило, конкретный способ ведения, равно как и ответственное лицо утверждаются отдельным локальным правовым актом, который принимается на предприятии.

Как выглядит журнал для регистрации

Бланк этого документа представляет собой небольшую книгу из 64 страниц с обложкой из золотистого картон (формат 210*288 мм). Предусмотрены отверстия, чтобы производить шнуровку страниц, а затем сдать документ в архив.

Если изначально журнал не был прошит, необходимо сделать это самостоятельно.

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-vesti-zhurnal-registracii-prikazov/

Журнал учета рабочего времени сотрудников. Образец 2021 года

Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета рабочего времени сотрудников .docСкачать образец заполнения журнала учета рабочего времени сотрудников .doc

Зачем нужен документ

Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.

Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.

Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

1. Решает задачу по контролю за учетом времени, которое каждый сотрудник предприятия проводит на своем рабочем месте.
2. Служит основанием для начисления заработной платы (особенно если в организации принята почасовая оплата труда).
3. Является подспорьем для руководства в вопросе организации дисциплины на предприятии.

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

Как учитывать рабочее время

Существует несколько методов учета рабочего времени:

• Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
• При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
• Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).

Как вести журнал

Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель.

Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).

В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.

Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).

Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.

На титульном листе рекомендуется написать:

• наименование компании;
• дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа);
• указать работника, ответственного за его ведение;
• если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:

• порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
• дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
• информацию о прогуле – да/нет;
• количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
• подпись работника.

Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).

Сколько времени и как хранить документ

Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.

Источник: https://assistentus.ru/forma/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni/

Журнал скачать бесплатно

Источник: http://xn-----6kcabbec0b4bfkfxgqnxmkn8grf.xn--p1ai/?Itemid=2id=2option=com_contentview=article

Журналы для производства

Хозяйственная деятельность промышленных предприятий основана на процессе производства определенной продукции. Именно производство и реализация товаров выступает ключевым фактором извлечения прибыли и процветания организации.

От нее зависит рациональное использование ресурсов, полнота применения производственных мощностей, и самое главное – качество товара. Одной из основных составляющих высокоорганизованного производственного процесса является его обязательное документирование.

Виды журналов

Не смотря на повсеместный переход на систему электронного документооборота, журналы являются основной формой документарного оформления процесса производства в любой отрасли и используются на промышленных предприятиях уже не один десяток лет.

Регистрация информации в них позволяет не только вести учет и контроль процесса, но и получать быстрый доступ к нужным данным при необходимости.

Ввиду того, что информация в электронном формате может быть удалена либо утеряна по техническим причинам (повреждение носителя, вредоносная программа), данные электронных журналов подлежат обязательному дублированию на бумажном носителе. Поэтому без них не может обойтись ни одно промышленное предприятие.

В зависимости от назначения, журналы быть разных видов:

• для контроля работы персонала: ежесменный, приема-сдачи смен, журнал обходов рабочих мест;
• для учета готовой продукции: контроля готовой продукции, лабораторного контроля, первичного учета движения отходов, проведения производственного контроля;
• для контроля за работой оборудования: автоматики безопасности водогрейного котла, аккумуляторной батареи, ежемесячного осмотра оборудования, испытаний предохранительных клапанов, контроля технических средств, обследования вентиляционных каналов, проверки сосудов, работающих под давлением, в рабочем состоянии, технического обслуживания и ремонта котлоагрегатов и вспомогательного оборудования, учета водопотребления (водоотведения) водоизмерительными приборами и устройствами, учета и технического обслуживания оборудования, учета технологических нарушений;
• для контроля производственных помещений: контроля температурно-влажностных режимов производственных и складских помещений, холодильных камер, осмотра подкрановых путей, проверки и испытаний резинотканевых рукавов, шлангов.

В зависимости от сферы применения журналы учета могут быть общего характера – используются для всех отраслей, специализированные – предназначены лишь для определенных производств. Так, журнал приема-сдачи смен используется практически на всех производствах, а проверки сосудов, работающих под давлением, в рабочем состоянии используется только там, где применяются такие емкости.

Журналы производства «Мастер Бланк»

Полиграфическая продукция представляет собой уже готовые журналы и бланки отчетности, удобные для заполнения и полностью соответствующие ГОСТам и другим нормативным требованиям. Они значительно облегчают работу лиц, ответственных за их заполнения.

Существует множество производителей, занимающихся выпуском полиграфической продукции, однако, компания «Мастер Бланк» выгодно отличается от конкурентов следующими преимуществами:

• мы имеем собственное производство и не пользуемся услугами посредников, что гарантирует Вам высокое качество продукции и быстрые сроки ее изготовления и доставки;
• гибкая ценовая политика и выгодная система скидок для постоянных Клиентов: от 7 до 15 %;
• возможность отсрочки платежа до 30 календарных дней;
• удобная упаковка продукции;
• быстрая доставка;
• индивидуальный подход к каждому клиенту: ни одно из Ваших пожеланий не останется не замеченным.

Типография «Мастер Бланк» реализует комплекс полиграфических работ любой сложности. Наши специалисты прикладывают максимум усилий, чтобы оправдать ожидание и доверие своих Клиентов и Партнеров. «Мастер Бланк» всегда открыта к долгосрочному сотрудничеству.

Мы осуществляем печать изданий разного назначения, в том числе общих журналов производства.

Мы можем предложить продукцию для нужд предприятий любых отраслей: энергетической, строительной, коммунальной, нефтедобывающей, медицинской и многих других.

При производстве нашей продукции полностью соблюдается технология производства, благодаря чему полиграфические издания отличаются высочайшим качеством.

У Вас остались вопросы? Наши менеджеры всегда рады оказать Вам индивидуальную консультацию.

А если Вы желаете купить журнал производства в Санкт-Петербурге, просто оставьте заявку по телефонам: 8 (812) 903-76-78 или 8 (911) 101-29-30.

Есть вопрос? 8 (812) 903-76-78; 8 (911) 101-29-30

Источник: http://master-blank.ru/zhurnaly/promyshlennost-proizvodstvo/

Журнал учета кадров: заполненный образец, бланк, содержание, форма

Кадровому отделу каждый день приходится обрабатывать большое количество разной документации. Это могут быть приказы, трудовые договоры, справки или же личные дела. Особенно непросто разобраться в этом массиве документации и вести учет.

Правильно отображать передвижение кадров поможет специальный журнал по учету кадров.

О документе

Журнал учета кадров ведется и лежит в отделении кадров организации. В нем содержатся данные на всех сотрудников по подразделениям в зависимости от структуры компании и числа работников.

Понятие

В журнале учета кадров отображается информация касающееся всех видов приказов, выданных на сотрудников компании. Это могут быть приказы об увольнении или зачислении на работу, а также о назначении на новую должность и т.д.

Для чего он

Как правило, любой кадровый оборот документации имеет ряд нюансов:

• Длительность сроков хранения документов имеет разные значения. В качестве примера можно рассмотреть приказы, относящиеся к личному составу, которые обязаны храниться на протяжении 75 лет (19 пункт приказа Министерства культуры РФ №558);
• При регистрации и систематизации документов в соответствии с законодательными нормами.

В предприятиях, использующих труд наемных специалистов должен использоваться журнал учета кадров. Обязанность по его заполнению и последующему ведению возлагается на специально уполномоченного для этого сотрудника.

Он также будет ответственен за его сохранность и за правдивость отображенной в нем информации.

Стоит отметить, что такие обязанности зачастую прописываются в должностной инструкции сотрудника и доводятся до него во время приема на работу.

Форма

Стоит отметить, что законодательно не утверждена непосредственная форма журнала учета кадров. Поэтому каждый работодатель вправе самостоятельно разработать и внедрить ее в своей компании с помощью локального акта.

Такой журнал может вестись в любой комфортной для предприятия форме (в электронном или бумажном виде).

Стоит отметить, что он не относится к обязательной категории документов, которые необходимо вести на бумаге.

Из этого можно сделать вывод, что если кадровый отдел использует электронную версию с автоматизированной базой данных или же специальную программу, то, дублировать его на бумаге нет смысла.

Кроме того, если не возникнет потребности или же предписанной в локальном нормативном акте надобности, то распечатывать журнал и подшивать его для хранения, также нет необходимости.

В случае если журнал имеет бумажную форму, то, следует озаботится его сохранностью. Для этого его нужно подшивать и скреплять специальной печатью. На наклейке с заверительной надписью отображаются данные сообщающие о:

• Количестве листов, которые были прошиты;
• Должность, инициалы и фамилия лица занимающегося заверением документа (как правило, это руководитель предприятия или же должностное лицо, назначенное специальным локальным приказом);
• Подпись уполномоченного лица.

В целом сам журнал можно приобрести в обычной типографии или же в узкоспециализированном канцелярском магазине.

Правила ведения

Как уже было отмечено, унифицированного образца журнала учета кадров законодательство не предлагает. Из-за чего работодатель сам вынужден принимать решение о разработке его формы или же принять уже имеющуюся в продаже.

В соответствии с правилами ведения документации, важные сведения должны храниться 75 лет. Это касается, например, журналов учета трудовых книжек, журнала регистрации трудовых договоров.

Для отдельных категорий, в том числе и журнала учета срок сохранности составляет не более 5 лет (равно как и в случае с  журналами кассира-операциониста, учета рабочего времени, регистрации документов, учета проверок органами государственного контроля и проверок осуществления воинского учета).

Основные правила ведения этого журнала следует утвердить в специальном локальном акте предприятия (также может быть инструкция или положение о делопроизводстве). Основываться при разработке такого акта можно на регламент регистрации документов отображенный в пункте 3.2 государственной системы обеспечения управления документационного обеспечения.

Графы

Сам журнал внутри представлен расчерченным на графы листом, в котором отображаются следующие столбцы:

• Порядковый номер, под которым делается запись;
• Дата, когда был издан соответствующий приказ и его номер;
• Название приказа (здесь указывается краткое содержание);
• Инициалы сотрудника, для которого был составлен вышеперечисленный приказ;
• Указываются причины для издания этого приказа;
• Колонка с примечанием.

Исправления

Исправления при ведении журнала допускаются. При этом они будут отличаться в зависимости от его формы (электронная или бумажная). В первом случае можно просто выбрать необходимую колонку и изменить данные. Во втором же варианте придется сделать специальную пометку и написать ниже достоверную информацию.

Срок хранения

Срок хранения данного журнала составляет пять лет. Государство возлагает на работодателя вести данный журнал, но при этом оно не дает никакой унифицированной формы. Все будет зависеть только от желания начальства компании.

При этом преимущества, предоставляемые правильно оформленным журналом, состоят из оптимизации труда кадрового отдела, путем упрощения поиска нужной документации. Сейчас лучше всего использовать электронную версию журнала, так как она во многом автоматизирована и позволяет экономить больше времени при ее заполнении и использовании.

Как прошить такой журнал, смотрите в этом видео:

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/zhurnaly/zhurnal-ucheta-kadrov.html

Какие журналы регистрации кадровых документов необходимы? · Энциклопедия начинающего предпринимателя

13:00, 03 октября 2013 2   20   5649

В статье «Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП» мы уже перечисляли все обязательные документы.

Их можно разделить на:

•   локальные акты,
•   договоры,
•   приказы,
•   основания к приказам (заявления, докладные и служебные записки, уведомления, акты и пр.

  )

Все эти документы либо создаются в организации, и тогда им нужно придавать юридическую силу правильным оформлением и фактом регистрации.

Либо поступают в компанию извне, следовательно, факт получения нужно тоже фиксировать.

Поэтому у каждого работодателя должны быть следующие журналы регистрации:

1. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним

В этом же журнале можно регистрировать и договоры о материальной ответственности. А можно вести отдельный журнал регистрации договоров ИМО. Кстати, если Вы заключаете гражданско-правовые договоры со сторонними организациями и гражданами, то их тоже нужно регистрировать, но отдельно от трудовых договоров.

2. Журнал регистрации приказов по основной деятельности

В этом журнале регистрируются приказы по основной деятельности, утверждающие локальные акты и штатное расписание, приказы о назначении ответственных, другие приказы, регулирующие деятельность предпринимателя (режим работы, проведение аудитов, аттестаций и т.п.). Эти приказы не являются кадровыми, но предпринимателю приходится их тоже издавать, поэтому мы указали и этот регистрационный журнал.

3. Журнал регистрации приказов по личному составу

Этих журналов должно быть минимум два. Почему? Потому что среди приказов по личному составу есть приказы с разными сроками хранения.

Заглянем в пункт 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558.

Этот Перечень впервые дал полное перечисление вопросов, которые регулируют приказы по личному составу, отделив их от других видов приказов. Как мы видим, некоторые приказы имеют не 75 лет, а только 5 лет хранения.

А согласно п. 3.5.5. «Основных правил работы архивов» приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Поэтому приказы 75-летнего и 5-летнего срока хранения нужно формировать в отдельные дела и, следовательно, регистрировать отдельно.

4. Журнал регистрации заявлений и служебных записок

5. Журнал регистрации уведомлений и актов

Этот массив документов нужно регистрировать в отдельном журнале. Нередки ситуации, когда именно акты и уведомления становятся единственными основаниями для издания приказа, поэтому они в обязательном порядке должны иметь регистрационный номер.

6. Журнал регистрации справок, выдаваемых работникам

Справки можно регистрировать отдельно, а можно в качестве исходящего документа. Т.е. справки с места работы, о заработной плате, и др. можно регистрировать в Журнале исходящих документов.

Нужно ли регистрировать локальные акты?

На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему.  Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.

В статье мы назвали не все журналы регистрации, которые должны быть у любого работодателя, а только журналы регистрации кадровых документов.

Кроме вышеперечисленных, в обязательном порядке нужны:

1. «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них» и «Расходно-приходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них»;
2. «Журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля»;
3.  «Журнала учета проверок состояния воинского учета» ( можно завести при первой проверке);
4. «Журнал регистрации несчастных случаев на производстве»;.
5. «Журнал учета личных дел» (если они ведутся);
6. «Журнал учета прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования» (если такое освидетельствование является обязательным).

В следующей статье мы покажем, как разработать регистрационную форм для учета приказов, трудовых договоров, входящих документов.

Источник: http://slob-expert.ru/trudovoe-zakonodatelstvo/kakie-zhurnaly-registracii-kadrovyx-dokumentov-neobxodimy/