Заполнение штатного расписания

Как составить штатное расписание?

Рассмотрим, что такое штатное расписание, как его правильно составлять и изменять. В статье вы найдете унифицированную форму № Т-3, пример заполнения, выписку и приказ об утверждении штатного расписания.

Штатное расписание — это локальный нормативный документ организации, применяемый для оформления структуры, штатного состава, штатной численности.

Несмотря на то, что в Трудовом кодексе нет прямого указания об обязательном заполнении штатки, оформление и утверждение такого документа проводится на этапе создания компании, что в дальнейшем значительно упрощает процесс ведения кадрового учета. Ответы на самые сложные вопросы представлены в тематической подборке от наших экспертов.

Что такое штатное расписание?

Вместе с экономической ситуацией может измениться и потребность компании в определенных специалистах.

Штатное расписание — документ, позволяющий определить количество тех специалистов, которые необходимы, денежные суммы на содержание сотрудников, на структуру самой организации.

Штатное расписание (ШР) организации — это сводная важная информация о количестве должностей специалистов и уровне их заработной платы.

► Как составить штатное расписание?

Скачайте образцы:

Составление штатного расписания (образец): пример
Скачать бланк

Государственные и муниципальные учреждения должны разрабатывать ШР в порядке, установленном органами исполнительной власти.

Например, федеральные учреждения утверждают штатку, заполняя ее на унифицированном бланке формы № Т-3 в соответствии с пунктом десятым положения, утвержденного постановлением Правительства РФ № 583 от пятого августа 2008 года, подпункта «д» пункта 33 Единых рекомендаций, которые утверждены решением трехсторонней комиссии по регулированию социально-партнерских отношений № 11 от 24 декабря 2014 года.

Штатное расписание ООО (образец): пример

Пример составления штатного расписания

Штат ООО составляет 28 человек. Месячный фонд заработной платы — 894 000 рублей. В штат ООО входят:

• директор (оклад — 90 000 рублей);
• секретарь (оклад — 20 000 рублей);
• главный бухгалтер (оклад — 55 000 рублей);
• бухгалтер (оклад — 45 000 руб.);
• помощник бухгалтера (оклад — 20 000 рублей) и так далее.

Ответственным сотрудником за ведение кадрового учета назначен руководитель отдела кадров Е.Э. Громова.

Директор издал приказ, которым утвердил штатное расписание предприятия. Громова составила документ по унифицированной форме № Т-3. Более подробно см. Штатное расписание: образец

По какой форме составлять штатное расписание?

Что такое штатное расписание и основные определения такого документа обозначены. При формировании ШР за основу берут структуру или штатную расстановку компании, если она имеется в организации.

Далее необходимо определить, в какой форме организация будет составлять штатку.

С учетом того, что 6 декабря 2011 года принят закон № 402-Ф3, с первого января 2013 года большинство предприятий могут отказаться от применения унифицированных форм как организационных, так и распорядительных документов.

Все остальные при составлении документов организационного, распорядительного характера могут применять бланки, разработанные самостоятельно или продолжать пользоваться унифицированными образцами, которые привыкли заполнять. Подробнее: Урок № 19. Составляем штатное расписание.

Как зафиксировать оклады, надбавки и разряды в штатном расписании?

В графу третью ШР унифицированной формы № Т-3 вносят разряды по должности, если они установлены. В графе пятой отражают заработную плату с учетом системы оплаты труда. В графах шесть-восемь указывают стимулирующие, компенсационные выплаты, установленные законодательством. Это могут быть надбавки за ученую степень, за работу в районах Крайнего Севера и так далее.

Следует внести установленные надбавки, соответствующие доплаты, утвержденные организацией, например те, которые связаны с режимом, особыми условиями труда.

Они могут выражаться не только в денежных эквивалентах, но и процентах, коэффициентах или других единицах измерения.

Если компания не относится к предприятиям государственного сектора и решила применять самостоятельно разработанную форму ШР, допустимо как указывать надбавки, премии, разряды, так и отказаться от их указания, если они не утверждены в организации.

Когда штатное расписание уже составлено, его должен подписать главный бухгалтер компании и руководитель кадровой службы или назначенный сотрудник, ответственный за кадровый учет.

Если штат в компании большой, а расписание занимает достаточно много листов, то главный бухгалтер вправе по собственному усмотрению поставить подпись только в конце документа или на каждом его листе. Руководитель утверждает документ приказом.

Такой подход рекомендуется применять для всех предприятий, составляющих ШР. Статья нашего эксперта поможет правильно составить документ.

Как изменить штатное расписание организации?

Изменения в ШР можно внести в любое время, если в этом возникла необходимость. Как частоту, так и периодичность изменения ШР каждый работодатель вправе определять самостоятельно.

Нет необходимости переутверждать штатное расписание ежегодно, если потребность внести в документ какие-либо изменения отсутствует, например, не происходит переименование должностей или изменение размеров, а также состава выплат и так далее.

Трансформацию ШР проводят при сокращении штата или численности, при технологических или организационных изменениях.

Если изменения носят единичный характер, удобнее утвердить их приказом. При массовом характере изменений рационально оформить и утвердить новый документ.

Нужно ли уведомлять службу занятости о вакансиях в штатном расписании предприятия?

В целях наиболее эффективной экономической деятельности каждый работодатель самостоятельно и под свою ответственность вправе принимать кадровые решения, в том числе и те, что касаются подбора персонала.

Законодательство не устанавливает требование по заполнению вакантных мест по мере возникновения. Но вместе с тем о свободных и вакантных местах нужно подавать сведения в службу занятости.

Это не зависит от того, требуется ли их заполнить и принять новых сотрудников или нет.

Обязанность извещать об освободившихся вакансиях в штатном расписании возникает у всех работодателей независимо от статуса и формы собственности. Некоторые исключения могут предусматриваться на региональном уровне. Преимущественно к государственным учреждениям, где замещение освободившихся должностей происходит на конкурсной основе. Подробности см. в таблице.

Отдельными регионами закреплена обязанность информировать службу занятости не только о вакансиях, но и об отсутствии таковых. Если отдельная оговорка в региональном законе отсутствует, сведения нужно предоставить только о свободных вакансиях. Дату подачи информации уточняют в региональных отделениях службы занятости, так как единая дата не утверждена.

Вывод

Штатное расписание относится к локальному нормативному документу организации, который применяется для оформления структуры, штатного состава, штатной численности. Организации государственного сектора должны использовать унифицированную форму № Т-3 и составлять штатку в установленном законом порядке.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384232-primer-shtatnogo-raspisaniya-kompanii-18-m8

Составления штатного расписания организации

Штатное расписание: особенности ведения

Пример структуры штатного расписания

Роль штатного расписания на предприятии

Штатное расписание – это удобная форма систематизации данных о количестве персонала организации в разрезе структурных подразделений и с учетом фонда заработной платы. Ведение штатного расписания является обязательным для всех предприятий. Это один из основных документов компании, в нем отображена вся структура предприятия, а также фонд оплаты труда.

Штатное расписание: особенности ведения

Штатное расписание отображает кадровую структуру предприятия с разбивкой на подразделения, должности, профессии и с учетом фонда заработной платы (тарифных окладов и надбавок по должностям). В этот документ включаются все структурные единицы, в том числе вакантные должности.

Заполнение этого документа является обязательным для каждого предприятия, для этого можно использовать унифицированную форму Т-3 или создать собственный образец штатного расписания. Разработанная Госкомстатом форма Т-3 является понятной для заполнения и удобной для пользования, поэтому большинство предприятий предпочитают ею пользоваться.

Штатное расписание составляется для всей компании в целом, учитывая все подразделения и филиалы. Для филиала может составляться отдельный документ, но он обязательно включается в расписание штатной структуры компании в целом.

Штатное расписание составляется в начале деятельности предприятия, срок его действия устанавливает компания самостоятельно. При этом обязательно указывают на документе дату составления и срок действия. Большинство компаний составляют штатное расписание на один год, но если в компании не происходит значительных изменений, то оно может составляться и на несколько лет.

Изменения вносятся путем приказа руководителя. Приказ может быть:

• на внесение изменений (при единичных изменениях, например, добавление новой должности);
• на составление нового штатного расписания (рекомендуется не чаще 6 раз в год).

Об изменениях в штатном расписании необходимо письменно уведомить сотрудников, которых эти изменения касаются.

Ответственными за составления штатного расписания назначаются специалисты кадрового отдела или бухгалтерии, если компания маленькая, это может делать и руководитель.

В штатном расписании содержатся элементы коммерческой тайны (например, размер заработной платы), поэтому оно составляется в одном экземпляре и хранится в бухгалтерии, при необходимости может быть составлен экземпляр для руководителя. До руководителей структурных подразделений доводится только та часть документа, что относится к их зоне ответственности. В кадровую службу предоставляется информация по вакантным должностям.

В штатное расписание не включается информация с фамилиями людей, которые занимают отдельные должности. Эти данные вносятся в отдельный необязательный для компаний документ – Штатную расстановку или замещения, этот документ может дублировать образец штатного расписания только с дополнительным столбцом с ФИО работника.

Пример структуры штатного расписания

Штатное расписание предприятия должно включать следующие разделы:

1. Название компании и код ОКПО.
2. Дата документа, номер и срок его действия.
3. Перечень структурных подразделений компании. Если предприятие связано с государственной службой или с опасными условиями производства, то название подразделений должно точно соответствовать государственным и отраслевым классификаторам, справочникам и нормативным документам, чтобы не спровоцировать проблемы при оформлении льготных пенсий сотрудникам.
4. Коды подразделений. Для каждого подразделения на предприятии определяется отдельный код, что отображает место подразделения в общей структуре компании, это значительно упрощает документооборот компании.
5. Названия должностей. Все должности компании должны отображаться по подразделениям. Название должно соответствовать Общероссийскому классификатору профессий.
6. Количество персонала, что предусмотрено для каждой должности. Если предполагается работа по совместительству или неполный рабочий день, то в штатное расписание вносятся соответственные показатели – 0,25; 0,5; 0,75; 1,5 и т.д.
7. Тарифные ставки в разрезе должностей, указывается в рублях, процентах от продаж или других показателях (зависит от того, какая система оплаты труда выбрана на предприятии).
8. Надбавки, премии по каждой должности. Также могут отображаться как в рублях, так и в процентах.
9. Доплаты за вредные условия труда, что утверждаются по специальной схеме.
10. Суммарная заработная плата с учетом надбавок и т. д. Из этой графы легко и просто для руководителя можно увидеть фонд заработной платы на месяц.
11. Примечание. Если расчет заработной платы сильно сложный, то можно в данной графе вставить номер документа, где описан детальный расчет.
12. Подпись руководителя, а также главного бухгалтера и начальника кадровой службы.
13. Приказ руководителя.

Если работник не занимает определенную должность, а привлекается для выполнения временной работы, то это также нужно включать в штатное расписание.

При заполнении тарифных окладов и надбавок часто возникают ошибки, исправить их можно путем зачеркивания и исправления с подписью исполнителя.

Роль штатного расписания на предприятии

При составлении штатного расписания нужно внимательно соблюдать правила, так как часто оно используется как доказательство в судебных спорах и при оформлении пенсии. Этот документ имеет постоянный срок хранения.

Из документа руководитель может проанализировать структуру предприятия, количество должностей, фонд зарплаты и внести замечания.

В некоторых случаях сотрудника при трудоустройстве нужно ознакомить с записями о его должности в штатном расписании, если в его трудовом договоре указано, что оклад формируется согласно штатному расписанию.

Государственные органы (Налоговая инспекция, Пенсионный фонд, ФСС и др.) часто требуют штатное расписание в процессе проверок.

Источник: https://1000sovetov.ru/article_sostavleniya-shtatnogo-raspisaniya-organizacii

Штатное расписание для ИП на УСН: пример, бланк

Штатное расписание – это внутренний документ компании, в котором отражена информация о ее структуре, штатном составе, количестве штатных единиц, а также тарифная ставка для каждой должности. Необходимость такого локального акта прописана в положениях Трудового кодекса РФ.

Но речь в них идет конкретно об организациях, ИП при этом не упоминаются. Давайте разберемся, нужно ли индивидуальным предпринимателям оформлять этот документ.

А также рассмотрим, как составляется, заполняется и утверждается штатное расписание для ИП на «упрощенке» на конкретном примере.

Упоминание о штатном расписании (ШР) можно встреть лишь в 57 статье ТК РФ.

Она говорит о том, что при заключении трудового договора (контракта) в его тексте нужно прописать должность работника, его специальность, профессию, которые должны соответствовать штатному расписанию компании.

В противном случае следует детально указать все трудовые обязанности и функции, которые возлагаются на принимаемого на работу сотрудника.

Из вышесказанного следует, что в случаях, когда в ТД (трудовом договоре) указывается лишь должность работника (профессия, специальность), то в организации априори предполагается наличие штатного расписания.

И напротив, если в положениях трудового соглашения с сотрудником четко, по пунктам прописаны все его трудовые обязанности, указаны конкретные виды работ, которые он должен будет выполнять, необходимости в ШР не возникает.

В той же 57 статье ТК РФ говорится о штатном расписании организаций, при этом о необходимости наличия такого документа у предпринимателей никак не упоминается.

Но этот факт может расцениваться двояко, причем как самими ИП, так и должностными лицами Трудовой инспекции.

Поэтому индивидуальным предпринимателям рекомендуется позаботиться об оформлении штатного расписания если:

• общее число трудоустроенных лиц составляет более 3 человек;
• обязанности принятых на работу сотрудников соответствуют общепринятым функциям стандартных должностей (специальностей, профессий);
• штат работников нуждается в четком структурировании и строгом распределении обязанностей.

Нередко встречаются ситуации, когда вновь принимаемый на работу сотрудник заключает с работодателем трудовой договор и оформляется на определенную должность.

При этом действующего штатного расписания, в котором эта должность была бы прописана и закреплена в компании, попросту нет.

Нужно понимать, что даже факт отсутствия у работодателя ШР не может служить препятствием для трудоустройства работника, выполнения им своих должностных обязанностей и реализации трудовых прав.

Случается, что сотрудник назначается на должность, которая не предусмотрена штатным расписанием. Несоответствие сведений в трудовом договоре и ШР не является препятствием для приема на работу, а возникшие разногласия на основании 8 статьи ТК РФ, как правило, решаются в пользу ТД. А работник считается оформленным на должность, указанную в трудовом контракте.

Пренебрежение оформлением и заполнением штатного расписания может создать некоторые трудности в первую очередь для самого работодателя. В частности, организация или ИП, не имеющая действующего ШР, не сможет осуществить сокращение штата.

Точнее сделать это, конечно, можно. Но есть возможность нарваться на трудовой спор с работником и повышенное внимание со стороны Инспекции по труду.

Доказать правомерность сокращения и оформить процедуру по всем правилам без утвержденного, действующего штатного расписания не представляется возможным.

Правила оформления штатного расписания

Штатное расписание оформляется и заполняется по унифицированной форме Т-3, утвержденной Постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 г.

Работодателям, вне зависимости от их статуса и формы (ООО, ОАО, ИП и пр.), рекомендуется использовать именно эту форму.

Но она носит рекомендательный характер, и при желании компания-наниматель может разработать собственный бланк документа со своей структурой. И вот почему.

Так как в ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится конкретно о первичной документации, то получается, что к штатному расписанию это правило никакого отношения не имеет.

Ведь оно не является и никогда не являлось первичным документом. Свидетельствуют об этом те факты, что ШР не отражает хоз.

операции, участвующие в бухучете, на основании этого документа не осуществляется начисление зарплаты сотрудникам и не формируются бух. проводки.

Тем более что с начала 2013 года компании и предприниматели и вовсе получили право самостоятельно разрабатывать формы первичной документации и использовать их в своей работе. Для этого их лишь нужно утвердить приказом генерального директора (президента, иного руководящего лица) компании или отразить в приложении к учетной политике.

Получается, что работодатель вовсе не обязан оформлять штатное расписание по форме Т-3, а вполне может пользоваться своей, отличной от унифицированной.

Обычные должности (специальности, профессии) организации и ИП вносят в ШР по своему усмотрению, для них можно использовать произвольные названия.

Если же трудовые функции, предусмотренные некоторыми должностями, относятся к категории опасных, предусматривает предоставление неких льгот или имеет определенные ограничения, то такие должности, специальности, профессии, а также требования к квалификации трудоустраиваемых на них работников должны полностью соответствовать положениям квалификационного справочника (57 статья ТК РФ).

Сложность состоит в том, что различные законодательные акты РФ предусматривают огромное количество самых разных категорий работников, имеющих право на те или иные льготы.

Поэтому, чтобы случайно не допустить ошибку, влекущую за собой наказание со стороны Трудовой инспекции, работодателям разумнее отказаться от самодеятельности и вносить наименование должностей в ШР в строгом соответствии с рекомендованными справочниками.

Порядок заполнения штатного расписания по форме Т-3

В графе 1 указывается наименование структурного подразделения, где предусмотрена та или иная должность. Например, бухгалтерия, отдел кадров и так далее. В графу 2 вносится код, установленный для каждого подразделения. В графе 3 содержатся наименования всех должностей (специальностей, профессий), предусмотренных в компании или у ИП.

В графе 4 ШР отражается информация о количестве штатных единиц. Для каждой должности этот показатель может быть указан как целым числом, так и в долях (например, 0,5 или 0,25).

В 5 графе прописывается установленный для каждой отдельной должности оклад (для целой штатной единицы). Столбцы с 6 по 8 содержат сведения о причитающихся работникам надбавках.

Они могут быть указаны как в денежном эквиваленте (руб.), так и в процентах или коэффициентах.

Если величина тех или иных надбавок не имеет твердого значения и меняется в зависимости от каких-либо показателей, например, трудового стажа, то вполне допустимо вовсе не заполнять графы 6-8. Вместо этого в 10 графе в качестве примечания следует указать документ, регламентирующий правила предоставления и величину надбавок.

Примечательно, что отражение в штатном расписании получили именно надбавки. В свою очередь премии и иные стимулирующие выплаты в этом документе не указываются. Почему именно надбавочная часть зарплаты заслужила иметь месть быть в штатном расписании не совсем ясно. Тем более, что трудовым законодательством четкого определения понятию «надбавка» не предусмотрено.

В 9 графе штатного расписания должна отражаться общая сумма заработной платы, причитающейся работнику, занимающему определенную должность. Но вывести итоговое значение можно лишь при условии, что данные в графах 5-8 выражены в едином эквиваленте – в рублях. В противном случае подвести итог не представляется возможным.

Как утверждается штатное расписание

Право утверждения штатного расписания дается руководителю компании или индивидуальному предпринимателю. С этой целью издается соответствующий приказ. Проставление печати на ШР не обязательно, допускается по желанию и ошибкой не считается.

Оформленное и утвержденное штатное расписание не считается окончательной формой документа и может меняться столько раз, сколько это требуется. Аргументировать вносимые изменения совсем не обязательно. Даже при возникновении спорной ситуации, связанной с сокращением сотрудника, причины и рациональность изменений в ШР суды во внимание не принимают.

Бланк и образец заполнения

Скачать бланк штатного расписания

Скачать образец заполнения штатного расписания

Источник: https://okbuh.ru/usn/shtatnoe-raspisanie

Для чего и как составляют штатное расписание

Ни одно учреждение или предприятие, независимо от формы его собственности, рода деятельности, подчиненности или уровня бюджетного финансирования не может обойтись без важнейшего организационно-нормативного документа – штатного расписания.

От правильности его составления и ведения во многом зависит эффективность организационной структуры, правильность распределения должностных обязанностей, контроль за рабочим процессом и финансовая мотивация труда сотрудников.

Обязательность штатного расписания

Сама суть штатного расписания в том, что этот документ четко регламентирует:

1. структурную схему организации,
2. штатное количество сотрудников – по подразделениям и должностям,
3. общее наименование должностей с указанием размера оплаты труда по каждой,
4. общий фонд ежемесячной заработной платы.

Такой документ должен быть «настольным» у хорошего руководителя, так как он позволяет оперативно решать множество организационных вопросов.

• Работодатель всегда в курсе дел о заполненности штата по структурным звеньям организации, что дает возможность оперативно принимать решения о необходимости подбора новых работников.
• Облегчается задача анализа эффективности работы структурных подразделений или конкретных сотрудников, соответствия их вклада назначенному размеру оплаты труда.
• Руководителю легче принимать решения по оптимизации структуры организации как в плане повышения ее рабочей эффективности, так и в разрезе возможной экономии фонда заработной платы.

В настоящее время действует единая унифицированная форма штатного расписания – Т-3, установленная постановлением Госкомстата РФ №1 от 15 января 2004 г.

Положения Трудового Кодекса напрямую не требуют наличия этого документа, однако практика показывает необходимость его грамотного составления и ведения.

Проверяющие налоговые или финансовые органы могут расценить его отсутствие, как нарушение действующего законодательства о труде.

Наличие штатного расписания в обязательном порядке требуют Фонд социального страхования и Пенсионный Фонд РФ

Не стоит выдумывать «велосипед» и вести штатное расписание по какой-то самостоятельно придуманной форме.

Т-3 несложна в заполнении, интуитивно понятна и у контролирующих структур не возникнет лишних вопросов.

Порядок составления и утверждения штатного расписания

Обязанность составления штатного расписания, как правило, возлагается на специалистов планово-экономического подразделения.

В том случае, если таковой структуры в организации не предусмотрено, эта функция может быть доверена работникам бухгалтерии и кадровой службы.

Руководитель сам может принять решение о возложении персональной обязанности составления расписания отдельным работникам, оговорив это специальным приказом.

Иногда, на предприятиях с разветвленной структурой и большим количеством работников, целесообразно начинать работу снизу, с составления штатных расписаний по структурным подразделениям с последующим сведением в один общий документ.

Как определить коэффициент абсолютной ликвидности, для чего он служит?
Пример оформления платежного поручения, посмотреть в этой статье.

Подписывается документ, как правило, главным бухгалтером и руководителем кадрового подразделения.

О введении его в действие составляется специальный приказ об утверждении штатного расписания с указанием конкретной даты вступления документа в силу.

Форма Т-3 образец и правила заполнения

При желании ее несложно отыскать и в интернете. Обычно она полностью соответствует требованиям, готова к заполнению и дальнейшей распечатке.

Заполнение начинается с «шапки» документа. Вписывается полное название организации (без сокращений и аббревиатур), полностью соответствующее учредительным документам.

Клетка кода по ОКПО заполняется на основании действующего классификатора предприятий и организаций.

Номер документу присваивается в соответствии с действующими в учреждении правилами внутреннего делопроизводства.

Для указания даты вступления штатного расписания в силу существует графа: «на период с по.». Конечная дата может не устанавливаться, хотя на практике чаще документ составляется на предстоящий год.

Табличная часть штатного расписания заполняется, начиная со столбцов 1-2, в которых указывается структурное подразделение и его код (при наличии такового).

Полное название должно соответствовать требованиям федеральных или отраслевых классификаторов, или тарифных справочников

Это имеет особое значение, в частности, для предприятий, где работа в отдельных подразделениях связана с особыми условиями труда, влияющими на пенсионные или иные льготы.

Подобные требования распространяются и на наименование должностей и профессий, вносимых в графу 3.

Наличие кодов значительно упрощает восприятие структуры организации, особенно если подразделения состоят из нижестоящих звеньев (к примеру: управление 02 – отдел 021 – сектор 0211 и т.п.)

Конкретные должности работников (гр.3) по подразделениям заполняются, как правило, в нисходящем порядке, от руководителей к подчинённым, по иерархической структуре подразделения.

Коэффициент ликвидности – формулы и отражение в балансе.
Для чего используют нераспределенную прибыль: проводки и формулы.
Ведение кассовой книги – посмотреть примеры: https://buhguru.com/buhgalteria/kassovaya-kniga-obrazec-zapolneniya.html

В следующем столбце (гр. 4) проставляется количество должностей, в обязательном порядке – только равноценных. Число может быть дробным, например, 0.25, 1.5, 0.33 и т.п.

Графа 5 определяют размер месячной заработной платы работников данной должности (квалификации) в рублевом эквиваленте в соответствии с принятой на конкретном предприятии системой оплаты труда. Ее размер не может быть ниже установленного на текущий момент МРОТ.

Графы 6—8 – действующие в учреждении доплаты (за особые условия труда, за ученые степени, знание языков, региональные надбавки, премии и т.п.) они могут быть выражены как в абсолютной цифре, так и в процентном эквиваленте от зарплаты.

Графа 9 суммирует месячный фонд оплаты труда по всем работникам указанной в штатном расписании должности.

Графа 10 отведена для внесения дополнительных уточняющих сведений, при их наличии.

После заполнения структурного подразделения переходят к следующему, внося записи аналогичным образом.

Некоторые руководители предпочитают подводить промежуточный итог после каждой структуры как по количеству работников, так и по фонду ЗП. В крупных учреждениях это, безусловно, не лишено смысла.

В конце штатного расписания подводится итог. Он покажет общее количество штатных единиц и суммарное значение месячного фонда ЗП.

После завершения работы над проектом документа, штатное расписание представляется для проверки и утверждения руководителю.

Для удобства работы на основании штатного расписания во многих организациях составляется текущая штатная расстановка с персональным распределением работников по должностям, указанием наличия вакантных мест.

Документ этот не имеет строго установленной формы и регламентации по его ведению.

Образец бланка штатного расписания формы Т3

Образец приказа об утверждении штатного расписания

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://buhguru.com/buhgalteria/shtatnoe-raspisanie-obrazec-zapolnen.html

Зачем нужно штатное расписание и как его составить

Штатное расписание – документ, фиксирующий численность штатного состава организации с распределением единиц по должностям и структурным подразделениям. Стандартное содержание данного документа включает также информацию о должностных окладах, надбавках и месячном фонде оплата труда на предприятии.

Расписание упорядочивает кадровую структуру фирмы, помогает планировать затраты на оплату труда, организовывать работу службы персонала. При необходимости оно служит доказательством правомерности отказа в трудоустройстве (причина — отсутствие свободных ставок).

Но чаще оно используется для обоснования законности увольнений в связи с сокращением численности или штатных единиц. В случае претензий со стороны сокращённых организация может защитить свои интересы, предъявив в суде, трудовой инспекции штатное расписание работников.

На основании этого документа работодатель подтверждает невозможность предоставить увольняемому сотруднику другую должность.

Порядок формирования штатного расписания

Федеральная служба госстатистики РФ предписывает предприятиям всех форм собственности разрабатывать и принимать в кадровое делопроизводство штатное расписание (постановление №1 от 15.01.2004 г.

) Занимается разработкой и актуализацией штатной структуры работник, имеющий данную обязанность в должностной инструкции.

При необходимости директор может возложить такую обязанность на кадровика или бухгалтера, а также взять эту работу на себя (по приказу).

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Обычно штатное расписание составляется на год вперёд, а с момента утверждения директорским приказом оно становится локальным нормативным актом, на основе которого выстраивается кадровое делопроизводства на предприятии. Оформление новых сотрудников, внутренние переводы должны осуществляться в соответствии с имеющимися в «штатке» единицами.

Так, наименования должностей и структурных подразделений в трудовой договор, приказ о приёме на работу должны вноситься так, как они зафиксированы в штатном расписании.

По мере надобности в «штатке» допускаются корректировки. Если они существенны, руководство может принять решение о формировании нового расписания. При незначительных изменениях, а также при их отсутствии переутверждать документ с началом следующего календарного года нет необходимости.

Как оформить штатное расписание

Для оформления кадровой структуры предусмотрена унифицированная форма Т-3, утверждённая Роскомстатом (скачать бланк штатного расписания можно здесь). Предприятие вправе разработать собственную форму, но она должна содержать обязательные поля:

• наименование структурных подразделений;
• перечень должностей в каждом отделе;
• число единиц, открытых в штате по каждой специальности;
• должностные оклады;
• надбавки к окладу;
• общее количество штатных единиц;
• сумма ФОТ за месяц.

Документ датируется дважды: датой составления и утверждения (они могут совпадать). Также указывается период действия штатного расписания, например, с 1 января 2015 г. по 31 декабря 2015 г., хотя срок окончания устанавливать не обязательно.

Рассмотрим порядок составления штатного расписания:

1. Наименование фирмы в соответствии с регистрационными документами.
2. Название документа, даты создания и подписания.
3. Графа №1 – наименование подразделений. Перечень и названия структурных отделений частные фирмы могут вводить по своему усмотрению. Государственные компании и предприятия с особыми условиями труда должны руководствоваться отраслевыми и общероссийскими нормативными документами — классификаторами и справочниками. Это требование обусловлено наличием льгот и гарантий для отдельных категорий работников. Названия в форме Т-3 пишутся в именительном падеже.
4. Графа №2 – код подразделения, который присваивается каждому из отделений для удобства построения иерархии и применения цифровых обозначений в документах.
5. Графа №3 – должность (профессия, разрядность) – на основе государственной классификации ОКПДТР. Должности указываются в порядке убывания (от высшего звена к низшему).
6. Графа №4 – количество штатных единиц, предусмотренных по каждой должности, определяется исходя из потребностей организации. Могут быть указаны неполные ставки (0,5; 0,75).
7. Графа №5 – оклад или тарифная ставка, установленная для конкретной должности, в рублях. Допустимо указывать не конкретную величину, а диапазон оклада для дифференциации оплаты труда работников, занимающих одну должность, но имеющих разную квалификацию.
8. Графы 6 – 8 используются для указания надбавок к окладу, в рублях.
9. Графа №9 – общая сумма месячной оплаты по должности.
10. В графу №10 в качестве примечания вносится информация по наличию вакантных должностей.

Если на предприятии не используются схемы начисления заработной платы на основе оклада, то в «денежные» графы вписываются единицы, применяемые для расчёта выплат, например, проценты.

В форму штатного расписания могут вноситься дополнения (дополнительные поля), но сокращать обязательные графы в унифицированном бланке нельзя: невостребованные столбцы просто не заполняются.

«Штатка» может состоять из нескольких листов. В этом случае документ сшивается, листы нумеруются, а на оборотной стороне сшива оформляется заверительная надпись с подписью директора и печатью.

На самом бланке печать организации не нужна, а подписи руководителя, главного бухгалтера, начальников подразделений проставляются на последнем листе в предусмотренном для этого поле.

Составить штатное расписание можно на основе образца, представленного на нашем сайте.

Внесение изменений в штатное расписание

По мере необходимости в структуру компании могут вноситься различные изменения: открываться и упраздняться подразделения, вводиться новые должности, увеличиваться оклады и т.д. Все эти изменения обязательно должны быть зафиксированы в штатном расписании организации. Сделать это можно двумя способами:

1. Формированием и утверждением новой «штатки».
2. Созданием приказа о внесении поправок в документ.

Во втором случае приказ должен содержать причину корректив:

• реорганизация компании;
• оптимизация кадровой структуры;
• расширение или сокращение производства;
• изменения в законодательстве и т.д.

За изменением штатного расписания следует внесение новых записей в кадровую документацию: трудовые книжки работников, личные карточки (с письменного согласия персонала).

В ряде случаев требуется подписание дополнительного соглашения к трудовому контракту, например, при изменении окладной части заработной платы. О таких событиях работники уведомляются за 2 месяца, а остальные изменения в штатном расписании доводятся до персонала по факту их утверждения.

Штатная расстановка

Для оперативного управления персоналом на многих, особенно крупных, предприятиях в обороте имеется документ под названием «штатная расстановка». Это то же штатное расписание, но составленное в свободной форме и содержащее данные, необходимые работодателю для удобства кадровой работы, например:

• фамилии работников, занимающих конкретные должности;
• оклады и надбавки по каждому сотруднику (в штатном расписании может быть прописана «вилка» окладов, а в расстановке это конкретизируется);
• табельные номера;
• стаж работы;
• важные сведения о сотрудниках;
• наличие свободные ставок и любая другая информация, необходимая службе персонала.

Штатный список отличается от расписания динамичностью своего содержания: изменения в него вносятся в текущем режиме, без приказа и утверждения руководителем.

Источник: https://dezhur.com/db/buhgalteriya/zachem-nuzhno-shtatnoe-raspisanie-i-kak-ego-sostavit.html