Согласование договоров

Система и регламент согласования договоров и документов в организации

На протяжении последних 15-20 лет все больше возрастает важность эффективной договорной работы в российских организациях, независимо от их формы собственности и вида деятельности. Не будет преувеличением сказать, что построение упорядоченной системы согласования документов является ключевой задачей всего документооборота предприятия.

Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации

Система согласования договоров как подчиненная единым правилам структура бизнес-процессов работы с документами, может охватывать процессы согласования не только договоров, но и остальных документов, обращающихся внутри организации, таких как: кадровые документы, маркетинговые и рекламные материалы, внутренние документы (приказы, служебные записки), резолюции. В связи с тем, что все эти согласуемые предметы охватываются понятием «документ», мы рассмотрим в целом систему согласования договоров и документов.

Следует отметить, что ни одна система, в том числе система электронного согласования документов, не может быть внедрена без должной регламентации. Регламент, или положение о договорной работе, является основополагающим локально-распорядительным документом, регулирующим область договорной работы на предприятии.

Немаловажное значение при построении системы согласования документов также имеет разработка порядка ведения реестра, учета и регистрации договоров. Функции учета и регистрации также следует выполнять с помощью автоматизированной системы учета и согласования договоров, так как данные функции, как правило, неразделимы и являются продолжением друг друга на любом предприятии.

Таким образом, укрупненно процесс договорной работы может быть разделен на несколько стадий работы, среди которых согласование является, бесспорно, системообразующим элементом:

На практике процесс договорной работы, которая осуществляется традиционным способом, т.е. без использования средств электронного согласования, может быть сопряжен с рядом затруднений и неудобств:

• Процесс согласования, и без того довольно-таки длительный, неоправданно затягивается, сроки согласования (подписания, визирования) нередко нарушаются.
• Коллективная правка документов не всегда дает четкое понимание, кто из согласующих, когда и какие комментарии внес в договор.
• Ответственный исполнитель должен все время вспоминать, у кого из согласующих находится договор. Кром этого, он вынужден отслеживать, у кого из них документ задержался больше положенного срока, чтобы оперативно реагировать на просрочки согласования.
• Распределение договора по маршруту происходит в ручном режиме, путем «обхода» нужных ответственных сотрудников, назначение маршрутов при этом очень негибкое.
• Документы (приложения к договору, проекты, подписанные документы) теряются в ходе согласования, учета замечаний и дополнений.
• Коммуникации по договору не системны (и электронная почта, и телефон, и личное общение).
• Процесс поиска договора в архиве может быть затруднен, если система регистрации и архивирования не регламентирована и не отлажена.
• После подписания договора необходимо в ручном режиме осуществлять мониторинг их сроков действия, наступления определенных (отлагательных) условий

Именно с целью избавления от вышеперечисленных трудностей все большее число предприятий обоснованно переводят работу с договорами в электронную плоскость и выбирают для выполнения согласования и учета документов специализированные программные продукты. Такие программы могут быть как частью корпоративных систем электронного документооборота (такие как 1С Документооборот, DocsVision, Евфрат), так и самостоятельными решениями (например, система на 1С Респект: учет договоров).

Электронное согласование документов и договоров

Бесспорными преимуществами электронного согласования договоров являются:

• Исключение потерь документов
• Ускорение бизнес-процесса согласования
• Минимизация издержек на поиск и согласование договора
• Устранение человеческого фактора

Программа «Юрайт: Согласования и договоры» является удобным и современным решением для комплексной автоматизации договорной работы. Ее внедрение позволяет создать в организации полноценную электронную систему согласования договоров, которая позволит:

1. Создавать и изменять карточки договора, фиксировать их основные условия:
2. Гибко настроить маршруты параллельного, последовательного и смешанного прохождения договора в зависимости от их параметров (условий):
3. Выполнять задачи по согласованию документов как в системе, так и через обычную электронную почту:
4. Получать автоматические оповещения ответственному сотруднику о прогрессе согласования, включая случаи просрочки:
5. Контролировать сроки действия договора, его подписание и прекращение (расторжение):
6. Широко управлять процессом согласования, отправлять на доработку, запрашивать доп. информацию:
7. Осуществлять строгий автоматический контроль вносимых в договор правок: даты, лица, содержания, с функцией сравнения различий в формате правки MS Word
8. Формировать множество отчетов, включая реестр договоров и лист согласования.

Вас также могут заинтересовать:

Источник: http://you-right.ru/stati/soglasovanie-i-dogovory/sistema-i-reglament-soglasovaniya-dogovorov-i-dokumentov-v-organizacii

DIRECTUM: Управление договорами

Работа с договорными документами составляет от 10 до 25% всего документооборота организации. Ее автоматизация снижает риск несвоевременного выполнения условий и оплаты, разгружает ключевых сотрудников от рутинных операций и обеспечивает финансовую стабильность.

Решение «Управление договорами» закрывает все этапы процесса, от подготовки документов до исполнения обязательств и гарантирует:

• быстрое создание договоров на основе шаблонов и согласование в рамках типовых маршрутов;
• централизованную регистрацию и своевременную отправку контрагентам;
• хранение с учетом прав доступа и перенос в архивное хранилище после завершения работ по документу;
• контроль возврата оригиналов и исполнения обязательств в отведенные сроки;
• оперативный поиск по заданным реквизитам и тексту;
• формирование комплектов документов по каждому договору и навигация по ним;
• подготовку отчетности в различных разрезах.

Быстрая подготовка проекта договора

В системе предусмотрено несколько способов создания документов:

• Готовые шаблоны для исходящих договоров.
• Drag&Drop для импорта электронных документов из файла или почты.
• Потоковое сканирование службой DIRECTUM Capture Services.
• Мастер действий, который собирает входные данные, формирует готовый договор на основе макета, и сам отправляет его на согласование по типовому маршруту.

В системе можно отразить и договор без текста. Это удобно для планирования договорной деятельности, когда текст договора заносится в систему позже.

Прозрачное согласование

Типовые маршруты гарантируют соблюдение строгой договорной процедуры, и задаются для каждой категории договора:

• Жесткие маршруты, когда нельзя менять условия.
• Матрицы согласования для выбора нужного маршрута в зависимости от ключевых параметров (сумма, подразделение, вид затрат и т.д.)
• Гибкие маршруты при свободном согласовании

В процессе согласования используется электронная подпись (ЭП), которая позволяет визировать и утверждать документы, гарантируя их неизменность и авторство подписи.

Ответственный сотрудник всегда может контролировать ход согласования в отправленной задаче на вкладке «Состояние». Процесс может также отражаться в специальном отчете «Лист согласования».

Группировка и сбор переписки

Связывание документов, относящихся к определенному договору, позволяет сотрудникам в любой момент времени получить доступ всего набора сопутствующих документов.

Дерево задач позволяет собрать полную переписку по договору в системе, а также ознакомиться c сопровождающей информацией (вложенные документы и записи справочников).

Отправка договоров контрагентам

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования договора его легко отправить контрагенту через системы обмена документами. Это избавит от необходимости распечатывать договор и значительно сократит сроки внешнего согласования.

Учет и анализ

Для каждого договора автоматически создается новая запись в справочнике «Договоры» и присваивается регистрационный номер принятого формата.

Структурирование данных в справочнике облегчает поиск, фильтрацию списка (например, по дате заключения, контрагенту или категории договора), а также позволяет формировать необходимую отчетность.

Контроль исполнения обязательств

В карточке договора можно указать этапы работы для отслеживания их содержания и дат начала и завершения сделки.

Ответственному сотруднику автоматически придут уведомления о наступлении новых этапов для контроля своевременного исполнения обязательств или перевода договора на следующий этап.

Интеграция с ERP

Готовый набор коннекторов и веб-сервисов позволяет интегрировать договорную деятельность DIRECTUM с ERP-системами: SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, 1C:Предприятие 7.x и 8.x, Галактика ERP и др., что позволит:

• исключить двойной ввод данных при синхронизации справочников (например, «Контрагенты», «Договоры» и др.);
• автоматически собирать данные при прохождении типовых маршрутов DIRECTUM;
• просматривать тексты документов напрямую из интерфейса ERP-системы и т.д.

Веб-модуль «Управление договорами»

Веб-модуль может использоваться в условиях территориальной удаленности от рабочего места или как основной тонкий клиент. Для работы нужен только доступ в интернет.

Бизнес-эффект

• В 4-6 раз сокращается длительность подготовки договоров;
• В 2-2,5 раза увеличивается доля их согласований в срок;
• В 8-10 раз уменьшается время поиска договоров и сопутствующих документов.

Вам также будут интересны решения:

Источник: https://www.directum.ru/solutions/2831233

Как внедрение СЭД повлияло на пересмотр регламентов согласования договоров #внедрение #СЭД #ECMJ

При автоматизации бизнес-процессов часто пересматриваются или создаются новые регламенты в организации с целью наведения порядка и оптимизации работы. Однако, возможны ситуации, когда изменения обеспечивают правильность и законность процедуры, но при этом существенно увеличивают ее сроки.

Идеальный процесс

На одном из проектов внедрения возникла ситуация: в компании утвердили положение по инициации, согласованию и утверждению договоров. Тут же было принято решение автоматизировать процесс согласно новому регламенту с помощью системы DIRECTUM.

Владельцы бизнес-процесса за счет автоматизации хотели исключить случаи нарушения регламента и ускорить сроки заключения договорных документов.

Рядовые сотрудники видели плюсы в том, что после автоматизации не надо будет ходить с бумагой по всем согласующим.

Для решения поставленной задачи были разработаны типовые маршруты и проведена тестовая эксплуатация с группой ведущих пользователей. Когда результат устроил заказчика, было проведено обучение рядовых пользователей и запущена опытная эксплуатация.

Это реальность

Первый же договор, который являлся типовым на небольшую сумму, вместо привычных всем двух-трех дней согласовывался в системе… две недели.

Первые мысли заказчика, конечно же о том, что система дала сбой. Мы вместе проверили маршрут, и как проходил этот документ от начала и до конца – претензий не обнаружилось. Тогда вопрос, если система работала правильно, то каким образом договоры на бумаге согласовывали за пару дней? Проведенное расследование показало:

1.   Сотрудники, работая с бумагой, не застав на месте одного согласующего, несли документ другому, что вполне резонно.

Но владельцы бизнес-процесса, юристы, были решительно против – при согласовании договора необходимо соблюдать последовательность согласующих: обязательно сначала необходимо согласовать в своем подразделении, а потом согласовывать у прочих специалистов; сначала надо проверить строительную готовность и только потом закупать материалы и т.д. Иначе есть риск подписать договор, на который у компании нет ни средств, ни готовности.

Однако, даже признавая правильность работы системы, заказчика решительно не устраивали сроки согласования, и встал вопрос по оптимизации процесса. В первую очередь необходимо было найти системные/технические точки оптимизации, минимально затрагивающие регламент компании.

Сокращение времени на согласование для каждого согласующего не рассматривалась как точка оптимизации. У согласующих есть обязанности помимо согласования и возможно отсутствие на рабочем месте согласующего. Такое сокращение привело бы к увеличению просроченных заданий, что искусственно занизило бы исполнительскую дисциплину, но никак не привело бы к ускорению согласования.

Что же делать?

Пересмотр категорий и видов договоров. Выделение типовых договоров

Самое первое и простое – это детализировать имеющийся перечень видов и категорий договорных документов с целью выделения для каждого своего списка согласующих и правил согласования, где-то упрощенных.

Вместо первоначальных 7 категорий стало 13. В согласующие по категориям договоров входили профильные специалисты, и при расширении списка категорий получились и такие, где профильные согласующие вовсе отсутствовали.

Все договоры поделены на две большие группы – одну подписывал генеральный директор, вторую подписывал первый заместитель. Это позволило разгрузить директора, и дало возможность одновременного подписания договоров из разных групп.

Выделены определенные виды договоров, которые заключались с одним и тем же поставщиком. Проект договора с этим поставщиком стал «типовым» для компании, что позволило согласовывать такой договор по правилам типовых.

Разработаны новые шаблоны и типовые формы договоров, в которых основные пункты совпадали, и менялся только контрагент, срок и сумма. Для таких типовых договоров в типовом маршруте пропускался целый блок согласования проекта договора и договор сразу уходил на визирование и подписание.

Вот здесь пришлось пересмотреть регламент заказчика, поскольку первоначальная версия не допускала пропуска этапа согласования проекта договора. Разработка типовых проектов договоров ведется у заказчика и в настоящее время ­– постепенно, все больше видов/категорий договоров становятся типовыми:

Объединение заданий на согласование, если согласующий совмещал несколько ролей

Рассмотрим цепочку согласования: исполнитель отправляет договор на согласование, первым согласующим является непосредственный руководитель, далее руководитель центра финансовой ответственности (ЦФО) и затем специалист проектно-технического управления (ПТУ). К примеру, если руководитель исполнителя одновременно является и специалистом ПТУ, тогда задание на согласование он бы получал один раз на этапе согласования с руководителем. Казалось бы, ничего сверхъестественного.

Но! это опять не соответствовало в точности регламенту:

●    Нарушалась последовательность: в этой ситуации специалист ПТУ согласовывает раньше руководителя ЦФО. Однако, правила в компании не столь бюрократизированы и жестки, что владельцы процесса пошли на это отклонение.

В результате в регламенте и инструкциях прописали, а пользователям провели инструктаж, что в таких случаях согласующий обязан рассмотреть все пункты договора, которые он согласовывает, как исполнитель нескольких ролей согласования;

●    Отсутствие нескольких подписей в листе согласования. Ранее, получив договор на согласование руководитель, если он же являлся согласующим от ПТУ ставил две подписи на бумажном листе согласования. В текущей схеме, при согласовании в системе в листе согласования присутствовала только одна подпись, что также было согласовано с заказчиком. 

Возможность выбора согласующих на повторных кругах согласования

Согласование договорных документов в компании состоит из 4 этапов, на каждом из которых свой круг специалистов, согласующих договорной документ и свои ответственные (те, кто дорабатывает документ по замечаниям):

●    согласование заявки на договор – ответственный за этап исполнитель;

●    согласование проекта договора – ответственный за этап юрист, подготовивший проект договора;

●    согласование договора после закупочной процедуры (тендер/переговоры) – ответственный за этап исполнитель;

●    визирование и утверждение договора – ответственный за этап юрист.

Если у кого-либо из согласующих были замечания, проект договора отправлялся на доработку и после нее согласовывался повторно со всеми специалистами.

Однако, даже самые незначительные доработки существенно увеличивали срок согласования, а большинство согласующих не понимало зачем им повторно согласовывать документ, если правки незначительны.

В итоге на этапах согласования проекта договора и визирования договора для юриста на этапе доработки была сделана возможность выбора списка согласующих для повторного согласования. По умолчанию список заполнялся теми согласующими, которые высказали замечания, но у юриста была возможность добавить согласующих, если по итогам доработки изменения коснулись и других пунктов.

Для реализации такой возможности с минимальными рисками в компании были выделены два юриста, отвечающие за подготовку проектов договоров, и несущие ответственность, что проект договора будет согласован со всеми необходимыми специалистами. При этом на остальных двух этапах у исполнителей отсутствовала такая возможность и им было необходимо повторно согласовывать договор со всеми своими согласующими на данном этапе.

Результаты оптимизации

По ходу оптимизации согласование всех договоров продолжало дублироваться на бумаге – такое требование было выдвинуто с нашей стороны, для возможности отладки системы без потерь для заказчика. Первые недели система «догоняла бумагу», нагрузка на пользователей возросла, но зато не было упущено ни одной сделки по причине чрезмерно длительного согласования в системе.

Приведенные выше мероприятия к изначальным двум дням согласования не привели. Сейчас средний срок согласования типового договора составляет 5-6 рабочих дней.

Для заказчика этот срок допустимый в рамках текущего регламента.

Дальнейшее ускорение процесса должно достигаться за счет разумной оптимизации регламента – слепое ускорение и упрощение текущих процедур приведет к хаосу и тем же проблемам, что были до автоматизации.

Автоматизация бизнес-процессов в этом примере в большей степени преследовала цель не ускорения, а наведения порядка.

Заказчик получил гарантированное исполнение регламента, исключение случаев обхода установленных процедур и возможность более точного контроля процесса. Поэтому замедление процесса после автоматизации вполне возможный результат.

И здесь руководству заказчика необходимо донести причины до исполнителей, по возможности, собрать от них конструктивные пожелания и запланировать дальнейшую оптимизацию процессов.

Подведем итоги

Регламенты, оторванные от жизни, работать не будут. Поэтому перед введением новых положений в эксплуатацию необходимо тщательно исследовать текущее положение дел с привлечением всех задействованных в процесс структурных единиц.

Если в разных случаях процесс проходит по-разному, необходимо разобраться правильно ли это, либо действительно нарушение. А также нужно понимать, что жесткие регламенты могут повысить риски увеличения сроков, бюрократии и излишней работы. Важно регулярно возвращаться к цели автоматизации.

На нашем примере видно, что оптимизировать работу с помощью одной только системы невозможно, необходим пересмотр регламента, чем сейчас и занимается заказчик. Ждем от него нового положения и сопутствующих пожеланий к типовым маршрутам.

Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Kak-vnedrenie-SEhD-povlijalo-na-peresmotr-reglamentov-soglasovanija-dogovorov.aspx

Лист согласования договора. Образец 2021 года

Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа согласования договора .docСкачать образец листа согласования договора .doc

Зачем нужен лист согласования

Как известно, в любой сделке всегда участвуют минимум две стороны. Обычно письменный договор, по которому предстоит работать, предоставляет исполнитель и договор этот, как правило, рамочный (т.е. типовой).

Понятно, что он не всегда может устраивать вторую сторону в полном объеме, причем спорные моменты могут касаться самых разных аспектов: сроков изготовления, формы оплаты, нюансов производства или поставки продукции и т.

д.

Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый. Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы. Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски.

Таким образом, в дальнейшем лист позволяет избежать различных проблем и недоразумений, являясь своего рода «охранной грамотой».

Типы листа согласования

Данный документ может быть:

• универсальным, т.е. имеющий одинаковую структуру и перечень согласовывающих лиц для всех договоров, заключаемых на предприятии;
• индивидуальным (в этом случае каждый раз формируется отдельный бланк со списком только тех специалистов, которые должны согласовывать тот или иной тип договора).

Порядок заполнения листа согласования

При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.
С договором знакомятся:

• руководитель структурного подразделения, которого договор касается напрямую,
• юрисконсульт
• представитель отдела бухгалтерии
• сотрудник службы безопасности
• заместитель директора и т.д.

При этом следует учесть, что есть всего два лица, которые договор должны согласовывать всегда и везде – это юрист и бухгалтер.

После согласования со всеми уполномоченными сотрудниками, ответственный за ведение и заключение договора работник вносит в него все необходимые правки и при достижении соответствующего соглашения со второй стороной, документ подписывается руководителем предприятия, регистрируется и исполняется.

Сроки согласования

Период согласования договора в каждом случае индивидуален. Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе — Регламенте по договорной работе, который действует во всех крупных предприятиях.

На практике этот срок обычно не превышает одного месяца.

Кто составляет документ

Документ, как правило, оформляет специалист юридического отдела, т.е. тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит контроль за составлением и согласованием договоров.

Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой другой работник, в чьи должностные обязанности включена данная функция или назначенный на это отдельным приказом директора.

К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.

На что обратить внимание при составлении листа

На сегодняшний день унифицированного образца листа согласования договора нет, так что представители предприятий и организаций могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы. При его составлении в плане структуры и содержания важно придерживаться стандартов делопроизводства и правил русского языка.

Вначале документа пишется наименование отдела, в который поступил договор и внутренний номер документа.
Затем идет основная часть:

• сюда вписывается название компании-контрагента, т.е. той организации, с которой заключается договор, проходящий согласование;
• коротко обозначается смысл договора.

Следующий раздел обычно состоит в виде таблицы, куда заносятся:

• порядковый номер и наименование структурного подразделения, в которое поступает договор вместе с листом согласования для ознакомления;
• должность, фамилия-имя-отчество и подпись ответственного лица;
• дата согласования;
• замечания и предложения.

Эта часть документа может быть различной по объему, в зависимости от того, насколько широк круг ответственных за заключаемые договоры лиц.

Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов).

В завершении следует отметить работника, который ответственен за подписание договора со стороны согласовывающей организации, вписав в лист его должность и ФИО.

Основные нюансы при оформлении листа

Как листа согласования, так и к его оформлению, никаких особенных критериев не предъявляется. Формировать его можно вручную или на компьютере, на обыкновенном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия. Главное, что нужно соблюсти: чтобы все подписи были в наличии и в оригинальном виде.

Недопустимо пропускать кого-либо из ответственных сотрудников, а тем более подделывать их автографы.

Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Лист обычно формируется в единственном экземпляре, но при необходимости к нему могут быть сделаны и дополнительные копии, заверенные ответственным сотрудником.

Сколько времени и как хранить бланк

Лист согласования договора необходимо хранить в отдельной папке вместе с договором, к которому он относится, на протяжении периода, установленного для сохранения такого рода документации законодательством РФ или локальными актами организации (как правило, не менее пяти лет), затем его можно утилизировать (также в строго определенном порядке).

Источник: https://assistentus.ru/forma/list-soglasovaniya-dogovora/

Что поможет ускорить согласование договоров и избежать конфликтов с контрагентами

Для усиления контроля договоров, введения обязательного согласования любых изменений в контрактах, сокращения сроков прохождения документов в группе компаний и минимизации риска их потери необходимо внедрение единой системы электронного документооборота. Как результат — сокращение количества разбирательств с клиентами и поставщиками.

Используйте пошаговые руководства:

Контроль договоров во многих компаниях не всегда эффективен. Практика показывает, что некорректные формулировки или условия в договорах, которые по разным причинам миновали процедуру согласования, приводят к неприятным последствиям в отношениях с контрагентами. А бывают и недопустимые ситуации, когда оригиналы важных документов попросту бесследно исчезают.

Группа компаний «Автоцентр КГС» специализируется на продаже автомобилей и запчастей, а также оказывает услуги авторемонта на территории Восточной Сибири. Ежедневно только при оформлении продаж юрлицам регистрируется более 250 документов.

Руководство группы обратило внимание, что юридический и финансовый отделы физически не справлялись с имеющимся объемом документации. При этом полную неразбериху в работу вносили менеджеры по продажам.

Поскольку электронные версии договоров хранились на компьютерах у тех самых менеджеров, а бумажные экземпляры попадали в бухгалтерию зачастую только после подписания, ни юридический, ни финансовый отделы не могли отследить допущенные ошибки. Результат – количество арбитражных разбирательств с клиентами и поставщиками росло. 

Чтобы разом решить все проблемы, в ГК «Автоцентр КГС» приняли решение о внедрении системы электронного документооборота. Компании группы перешли на работу в единой информационной системе «1С:Управление производственным предприятием 8.1» (далее — «1С:УПП 8.1»). И можно было заняться новым масштабным проектом автоматизации.

Решение, которое наладит и упростит учет договоров в компании

Выбор программы для контроля договоров

При выборе программного продукта главным критерием была его совместимость с новой учетной системой. Также руководство группы стремилось найти такое решение, которое не влияло бы на работу «1С:УПП 8.

1», не включало каких-либо лишних функций – только документооборот и ничего более – и было предельно простым как при внедрении, так и в эксплуатации.

Конечно же, стоимость подыскиваемой программы тоже имела большое значение.

Личный опыт

Федор Башкиров, финансовый директор ГК «Агрико»

Группа компаний «Агрико» существует с 2000 года. Центральный офис расположен в Москве, сельхозпроизводство – в Краснодарском и Ставропольском краях. По мере развития группы рос и документооборот.

В определенный момент стало понятно, что он стал огромным. Документы терялись, затраты на бумагу были существенными. По этой причине мы уже в 2007 году перешли на электронный документооборот.

Критерии при выборе программного средства были такими:

• стоимость внедрения;
• простота в использовании;
• масштабируемость;
• возможность использовать систему во всем холдинге как единую;
• удаленный доступ к системе.

Спустя три года работы в системе могу сказать, что эти критерии были правильными. Но я бы рекомендовал коллегам также обращать внимание на то, есть ли успешный опыт использования рассматриваемых программ в аналогичных компаниях, с таким же (подобным) документооборотом.

И последнее. Можно встретить мнение, что лучше сэкономить и написать программу самостоятельно. Я так не считаю. Разумнее купить готовое решение.

Ведь всегда есть риск, что «умелец», создавший для вас программу, уволится и никто другой из IT-отдела не сможет ее поддерживать и развивать.

Данила Васкевич, финансовый директор «Белый Ветер ЦИФРОВОЙ»

Поясню. Важно иметь возможность дорабатывать систему своими силами. Если ее архитектура жесткая и не поддается изменениям, то приспособить ее к своим бизнес-процессам будет очень сложно.

Не исключено, что спустя некоторое время придется отказаться от такой программы и начать подыскивать другую.

Далее, если программа покупается растущей компанией, она должна работать без сбоев как при 3–5 пользователях, так и при 20–30.

Наконец, я убежден, что система документооборота требует постоянной поддержки и развития. И без собственных специалистов тут не обойтись.

Распространенность системы – ваша гарантия того, что в компании или на рынке труда всегда найдутся специалисты, способные ее поддержать и развить.

То есть организация не окажется в зависимости от поставщика решения, не придется постоянно тратиться на аутсорсинг IT-поддержки.

После непродолжительных поисков руководство «Автоцентр КГС» остановило свой выбор на программе «1С:Документооборот 8». Аргументы в пользу этого продукта были следующими:

• единая с «1С:УПП 8.1» платформа и, как следствие, полная совместимость;
• только нужные в работе функции: централизованное хранение документов, регистрация входящих и исходящих документов, передача, архивирование, редактирование, отслеживание версий. Не нужно переплачивать за дополнительные сервисы;
• не требуется менять конфигурацию учетной системы (весь электронный документооборот реализован в отдельной базе);
• поскольку холдинг уже оплатил лицензии на «1С:УПП 8.1», не было необходимости покупать дополнительные лицензии на «1С:Документооборот 8». Достаточно было заплатить только за само «коробочное» решение 30 тыс. рублей.

Реализация проекта автоматизации

Проект автоматизации документооборота начали с самых проблемных участков – точек продаж. Именно здесь возникало больше всего претензий к качеству документов. Для пилотного проекта выбрали автосалон в Красноярске.

Как ни парадоксально, завершить полностью автоматизацию документооборота в этом салоне и перейти к промышленной эксплуатации системы во всей группе компаний не удалось. Все ограничилось только пробными запусками. Помешал пресловутый человеческий фактор. Менеджеры по продажам саботировали внедрение программы.

Они посчитали нецелесообразным дорабатывать и тестировать на их салоне новую систему. Ведь все это отнимало время, увеличивало нагрузку и отвлекало от главной задачи – продавать.

Пришлось сменить объект для пилотного проекта – от автосалона отступились и занялись внедрением системы в отделе снабжения. Забегая вперед, стоит отметить, что к концу 2010 года эта работа была успешно завершена, технология электронного документооборота адаптирована под бизнес-процессы группы и сейчас под копирку переносится на все автосалоны и оптово-розничные магазины запчастей.

Программа автоматизации документооборота по отношению к учетной системе – внешняя.

То, что она функционирует автономно, с одной стороны, несомненное преимущество – ее загрузка не влияет на скорость работы пользователей с «1С:УПП 8.1».

С другой стороны, это и существенный недостаток – не предусмотрена возможность синхронизировать однородные справочники, а также автоматизировать обмен данными о контрагентах.

Перечисленные проблемы удалось решить силами собственных программистов. Базовые конфигурации обеих систем существенно менять не пришлось.

Программисты создали механизм экспорта новых записей из справочника «Контрагенты» «1С:УПП 8.1» (принята за эталонную базу) в одноименный справочник «1С:Документооборот».

В этом механизме предусмотрена защита от дублирования – повторные записи блокируются автоматически.

Возможности Excel для избавления финансовой службы от рутинной работы с документами

Среди других доработок, обеспечивающих скоординированную работу систем, – инструмент, позволяющий преобразовать печатную форму из «1С:8 УПП» (например, шаблон или проект договора) в файл формата Word и прикрепить его к карточке «Исходящий документ» в «1С:Документооборот 8». Но сделать это тоже не составило труда.

Согласование договоров в новой программе

Система электронного документооборота в первую очередь предназначена для согласования договоров с поставщиками и покупателями, а также для их хранения. Проиллюстрируем, как ведется в ней работа, на примере службы снабжения.

В программе под каждый проект договора поставки, направленный поставщиком, создается специальная карточка – «Входящий документ». В ней указывается отправитель (конкретное лицо (Ф.  И. О.) и компания), адресат, подразделение ГК «Автоцентр КГС», наименование договора и другие его реквизиты. Сам контракт прикрепляется к карточке как файл формата Word (см. рис. 1).

Рисунок 1. Пример зарегистрированного входящего документа

На основании «Входящего документа» регистрируется «Исходящий документ» – именно он будет задействован в последующих процедурах согласования и утверждения.

Руководствуясь негласными правилами, принятыми в компании, исполнитель (менеджер службы снабжения) вручную выбирает из предложенного списка тех, кому отправить проект договора (см. рис. 2), а затем запускает процедуру согласования.

Рисунок 2. Запуск процедуры согласования документа

После этого в «1С:Документооборот 8», на вкладке «Задачи и бизнес-процессы», появляется новая задача для первого лица из списка задействованных в этой процедуре пользователей (см. рис. 3).

Рисунок 3. Пример списка задач

Например, исполнитель указал поочередно начальника службы снабжения, руководителя юридического отдела и финансового директора. Сначала в программе отобразится задача для начальника службы снабжения.

Как только он изучит договор и поставит свою резолюцию (разумеется, электронную), документ автоматически отправится к руководителю юридического отдела (это также будет отмечено появлением новой задачи), а затем – к финансовому директору.

Стоит отметить, что в «1С:Документооборот» предусмотрена возможность одновременного согласования, когда документ поступает ко всем сразу, но в компании его не используют, придерживаются принципа очередности.

У каждого руководителя, участвующего в согласовании договора, есть возможность не только изучить версию контракта, полученную от поставщика, и прокомментировать, но и внести правки в текст. При этом измененный документ сохраняется отдельной версией. Программа позволяет сравнить все появившиеся таким образом варианты одного и того же договора.

Для проверки оперативности согласования договоров в компании регулярно формируют отчеты «Список просроченных задач», «Список задач, истекающих на заданную дату», «Справка об исполнительской дисциплине» и т. д.

Согласованный вариант договора отправляется поставщику. Если тот не принимает правки, присылает свой протокол разногласий, то документ заново проходит процедуру согласования в соответствии с описанной схемой. При необходимости этот процесс может повториться и в третий, и в четвертый раз, пока не будет найден компромисс.

Если же согласование с поставщиком завершается успешно, инициатор документа (сотрудник службы снабжения) запускает процедуру утверждения договора. По логике работы с программой, она полностью идентична согласованию. Разница лишь в том, что в списке согласовывающих руководителей — только генеральный директор. Остальные уже ознакомились с этим документом.

Как с помощью электронного документооборота оптимизировать бизнес-процессы компании

Автосалоны приступили к промышленной эксплуатации системы электронного документооборота в марте 2011 года. Точки продаж работали с договорами по той же схеме, что и снабжение.

Только согласовывались не контракты на поставку, а договоры купли-продажи.

Последние формировались в учетной системе на основании заранее заданных шаблонов, а затем экспортировались в программу, обеспечивающую электронный документооборот.

По мнению юристов компании, внедрение программы, позволяющей осуществлять контроль договоров, позволило снизить объем претензий и количество арбитражных дел с участием «Автоцентр КГС» на 60-70 процентов. Теперь в программе работает отдел снабжения, юридический, финансовый отделы, отдел IT.

Источник: https://fd.ru/articles/37487-chto-pomojet-uskorit-soglasovanie-dogovorov-i-izbejat-konfliktov-s-kontragentami