Служебная записка это

Служебная записка: как написать, правила оформления и образец :

Служебная записка — это внутриштатный документ, при помощи которого происходит общение между сотрудниками в официальной письменной форме. Ее содержание сводится к поручениям, выполнению каких-либо заданий и т.

п, то есть рабочим вопросам. Несмотря на то, что написание служебной записки — дело несложное, и нерегулируемое очень уж жесткими правилами, тем не менее, и их необходимо знать.

В данной статье рассмотрим порядок составления сей документации, виды и др.

Характеристика

Характер служебной записки информационно-справочный, что значит, она содержит некие уведомления, сообщения, поручения и т. д. Затрагиваемые в ней вопросы касаются конкретного работника, которому она направлена. Иными словами, служебная записка — это инструментарий общения внутри предприятия.

Примечание: обязательность служебной записки не установлена. Это дополнительный документ, хотя на его основе и могут составляться приказы и распоряжения.

Практика

Служебная записка считается часто используемой документацией, в то же время, не состоящей в списке официально классифицированных управленческих бумаг. Широко используемая, она становится связью на горизонтальном уровне: то есть составляется работником одного подразделения для передачи просьбы или предложения сотруднику другого.

Важно: статусы объектов управления, между которыми производится связь посредством служебной записки, должны быть равнозначны. Иначе документ считается не служебной запиской, а докладной.

Цели использования

Служебная записка на работу может использоваться в различных случаях.

Вот несколько примеров:

• на премирование сотрудника;
• на отправление работника в командировку;
• сообщение в материально-технический отдел по поводу неисправности оборудования;
• служебная записка на приобретение;
• уведомление начальника охраны от начальника любого другого подразделения о необходимости пропуска посторонних лиц (не сотрудников) в здание компании с указанием причин;
• просьба в виде служебной записки, направленной в бухгалтерию, о выделении материальных средств на те или иные нужды и т.п.

Отдельные случаи составления служебных записок

Хотя служебная записка и считается внутренней бумагой, одна из ее разновидностей — это документ, направленный аттестационной комиссии. Однако использование записок исключительно для рабочей связи все же более распространено.

Как написать служебную записку?

Базовые правила составления служебной записки аналогичны любым другим. Они включают в себя написание на листе формата А4, указания от кого и кому она направляется, заверения датой и подписью. Но как писать служебную записку с соблюдением всех требований?

• в центре (допускается также расположение с левой стороны листа) следует написать соответствующее название документа;
• вариантов написания даты два — как полностью арабскими цифрами, так и указание месяца прописью;
• в наименовании к основному заголовку можно добавить краткое описание содержания документа;
• информация об отправителе и получателе должна быть полной: имя, фамилия и отчество, полное название должности и отдела (подразделения), к которому эта должность прикрепляется.

служебной записки

В ответ на вопрос, как написать служебную записку, входят не только реквизиты и атрибуты этого документа, но и то, каким должно быть его содержание.

Рассматриваемая бумага не требует изложения сути проблемы очень сухим и официальным языком — допускается вольное повествование, тем не менее, конкретно отражающее причину написания.

принято делить на две части. Первая из них называется преамбулой. В ней кратко говорится о том, что побудило составителя как писать служебную записку, так и отправить ее конкретному сотруднику.

Вторая часть считается основной, она также объемнее преамбулы. В этот текст включается изложение непосредственно просьбы или предложения. К нему можно добавить анализ ситуации, выводы и итоги.

Форма

Некоторые компании на вопрос о том, как написать служебную записку, просто предоставляют своим сотрудникам специальную форму.

Но, следует заметить, это не обязательная унификация — ГОСТ предоставляет только рекомендательные положения (по поводу шрифтов, размерности и интервалов) без утвержденного образца.

Тем не менее, если подобное существует в конкретной фирме, лучше его придерживаться.

Служебные и докладные записки

Чуть выше в примечании было указано, чем различаются служебные и докладные записки. Но многие люди все равно склонны путать их между собой.

Самые распространенные ошибки это:

• служебная записка на сотрудника от работника начальнику (на самом деле, докладная);
• о повышении заработной платы;
• о повышении в должности.

Последние два подразумевают обращение не на горизонтальном уровне, а по вертикали, что отрицает определение служебной записки.

Важно: деление служебных записок на докладные и объяснительные априори неверное.

Регистрация

Все служебные записки регистрируются в реестре. В зависимости от того, каким образом организован документооборот в каждой конкретной компании, этим может заниматься либо тот, кто составлял бумагу, либо тот, кто получал. В любом из случаев это сводится к тому, что служебной записке присваивается уникальный номер, который следует указать в ее тексте.

Образец служебной записки

«Отдел продаж, Директору подразделения информационных технологий В. А. КуцакуСлужебная записка№ 19-43/102От 13 апреля 2015 годаО тестировании состояния ПК на предмет его работоспособности

Источник: https://BusinessMan.ru/new-sluzhebnaya-zapiska-kak-napisat-pravila-oformleniya-i-obrazec.html

Служебная и докладная записка — в чем разница между ними

Среди разнообразных видов делового общения важной частью офисной жизни является переписка. Ее главный инструмент – это всем известные служебные записки, которые, в зависимости от содержания, бывают объяснительными, докладными и пр.

Что такое служебная записка и зачем она нужна?

По своему назначению, служебная записка — это информационное сообщение, адресованное сотрудникам своего или других отделов, руководству отделов, фирмы, подразделений, филиалов.

Список тем, освещаемых в таких документах, довольно широк.

В служебных записках информируется об основных событиях в жизни компании, о выполнении текущих работ, сложившихся нестандартных ситуациях, содержатся жалобы и пути решения разнообразных производственных проблем.

Основная цель такого рода общения – согласование самых разных рабочих вопросов в тех случаях, когда устное решение невозможно по каким-либо причинам. Служебная записка может использоваться и руководством для составления распоряжений, которые, в отличие от приказов, имеют более неформальный характер.

Пример служебной записки

Виды и назначение докладных записок

Докладная записка – это наиболее популярный вид служебных записок, адресованный руководителю предприятия, главному бухгалтеру или любому другому вышестоящему сотруднику.

Главное назначение докладной – информирование вышестоящих лиц о какой-либо ситуации, выполнении работ, а также составление рекомендаций по решению (устранению) проблемы и пр.

Докладная записка, в отличие от служебной, всегда направляется вышестоящему звену и имеет юридическую силу.

Реже составляются докладные, сообщающие о какой-либо внеплановой ситуации, требующей реагирования со стороны вышестоящего руководства.

Спектр вопросов таких докладных довольно широк: от информации, касающейся основной отраслевой деятельности предприятия, до жалоб на организацию условий труда и докладов о несоблюдении трудовой и финансовой дисциплины, служебного поведения и т.д.

Докладная записка — пример

Составляем правильно служебную записку

Структура служебной записки предполагает обязательное наличие таких элементов:

• «Шапки» с указанием организации, ФИО и должности адресата, ФИО и должности составителя.
• Текстового блока, состоящего из названия документа («Служебная записка») и краткого изложения ситуации, каких-либо действий, просьб.
• Даты и подписи составителя (в одной строке слева направо указывается дата, подпись и ФИО составителя).

Также в служебной записке может быть указан регистрационный номер, если по правилам предприятия она регистрируется в журнале.

Важно отметить, что, поскольку служебные записки используются только внутри организации, то наличие бланков не является обязательным условием, если только этого не требуют правила предприятия.

В то же время, некоторые предприятия имеют свой бланк с логотипом, разработанный специально для ведения служебной переписки.

Как составить докладную записку?

Докладная записка по своей структуре похожа на служебную. Главным ее отличием является адресат: если в служебной записке информация может быть направлена любому другому сотруднику, то в докладной сообщение адресуется вышестоящему должностному лицу.

Способы оформления докладной записки отличаются в зависимости от назначения. В частности, внутренняя докладная, направляемая руководству внутри организации, оформляется так же, как и служебная записка. Различие состоит в содержании текстового блока, который называется «Докладная записка», содержит изложение сути проблемы, предложения по ее устранению или описание уже принятых мер.

А вот при составлении внешней докладной записки, которая адресуется сотрудникам других организаций, правила более строгие:

• Документ составляется на фирменном бланке организации.
• Записка регистрируется в книге исходящих писем компании, при этом присвоенный регистрационный номер указывается в шапке записки. Также, при получении записки, она регистрируется как входящий документ в организации адресата.
• Внешняя записка подписывается, как правила, руководителем фирмы или его заместителем. При отправке также могут потребоваться подписи начальников других отделов.
• Дата составления записки является датой ее подписания и отправки.
• Если записка сопровождается документальными приложениями, то в текстовой ее части составляется список прилагаемых документов.

Текстовая часть докладной записки зависит от ее назначения:

1. Отчетная докладная должна содержать информацию о ходе работ, выполнении сроков, описание текущих проблем и т.д. Такой отчет позволяет начальнику вовремя заметить недостатки в работе и устранить их.
2. Докладная записка, информирующая о конкретной ситуации, состоит из подробного описания проблемы и предложений по ее улучшению (устранению). На практике довольно часто подобные документы посвящены жалобам на нарушения сотрудниками трудовой дисциплины и носят негативный характер, поэтому в изложении информации важно опустить эмоциональную составляющую и придерживаться сути.

Служебная записка или докладная: так в чем же разница?

Как видим, служебная и докладная записки имеют много общих черт. Так, оба варианта используются для делового общения, имеют похожую структуру оформления. В то же время, есть и ряд отличий:

1. Служебная записка адресуется сотрудникам разного ранга внутри предприятия, тогда как докладная составляется только в адрес вышестоящего звена (своей или сторонней компании).
2. Служебная записка является внутренним документом, тогда как докладная может использоваться во внешней переписке с другими юридическими лицами.
3. Служебная записка, в отличие от докладной, юридической силы не имеет.
4. Поскольку служебная записка используется внутри предприятия, она может быть составлена на обычном листе бумаги. По такому же принципу оформляется и внутренняя докладная, если она используется внутри компании. В то же время, если докладная направляется в другую организацию, то при ее составлении используется фирменный бланк, регистрационный номер и другие обязательные элементы официальной переписки.

Источник: http://vchemraznica.ru/sluzhebnaya-i-dokladnaya-zapiska-v-chem-raznica-mezhdu-nimi/

Служебная записка: пример написания. Как пишется служебная записка: образец

Во всех организациях для работы используется много документации. Важной бумагой считается служебная записка. Она служит способом взаимодействия между работниками и руководством. Пример написания служебной записки позволит научиться грамотно ее составлять. Об этом пойдет речь в статье.

Для чего требуется подобный документ?

Служебной запиской называют форму документооборота на предприятии, которая позволяет эффективно и быстро решать производственные задачи. Целью этой бумаги считается оповещение руководящего лица о проблеме, а также предложения по ее разрешению или согласованию имеющихся действий.

Документ считается доказательством того, что специалистом освещена проблема, которая у него возникла.

Если сотрудник не может ее разрешить самостоятельно и в виде записки предоставляет это другим работникам, то с него снимается ответственность за несвоевременно или некачественное решение вопроса.

Специальной формы составления нет у служебной записки. Образец служебной записки будет служить примером. Она может быть рукописная или электронная, все равно руководитель должен ее рассмотреть.

Служебное письмо предназначено для оповещения должностного лица о сложностях или о внесении предложений относительно работы. Бумага считается подтверждением, что сотрудник не только исполняет свою работу, но и замечает проблемы, которые и освещает в документации.

Служебные записки делятся на:

1. Те, которые включают факторы произошедшего события или отрицательного явления. К ним относят объяснительные, докладные, акты о нарушениях и жалобы.
2. Те, которые служат пояснением к основным документам. К ним относят записки на списание или покупку материалов, о выделении средств, повышении в должности, премировании.

Этот документ составляется между подчиненными и работодателем. Образец служебной записки на приобретение оборудования или необходимых товаров такой же, как и в других случаях. Только необходимо полностью осветить волнующий вопрос по конкретной проблеме.

В содержании этого документа освещаются производственные, материальные, хозяйственные вопросы. В нем можно сообщить о премировании, повышении или понижении по должности. Получается, что работник может написать просьбу о предоставлении средств для производственного пользования. В содержании может быть указана жалоба на определенного сотрудника или руководителя.

Если дело касается награждения персонала, то работодатель составляет записку в форме ходатайства на имя своего начальника. Там освещаются заслуги конкретного работника, вносятся предложения о методах премирования. Внутрипроизводственное письмо составляется в рукописном виде или же в печатной форме. Образец служебной записки на премию позволит грамотно составить документацию.

Основания

Пример написания служебной записки может понадобиться каждому сотруднику. Обычно в ней 2 части. В первой руководство оповещают о факте или событии, а во второй указываются просьбы, предложения. Составлять обращение необходимо в том случае, если:

1. Есть нарушения, которые привели к каким-либо непредвиденным действиям.
2. Требуется вмешательство руководителя, к примеру, есть нехватка материально-технических средств для окончания проекта.
3. Неявка сотрудника на работу или его приход в наркотическом (токсическом, алкогольном) опьянении.
4. Есть предложение по премированию сотрудников за результаты работы.
5. Необходимость отправления какого-либо лица в командировку.
6. Вызов сотрудника из отпуска или выходного.
7. Любая ситуация, где требуется вмешательство руководителя.

Образец служебной записки на сотрудника такой же, как и в остальных случаях. В ней важно прописать все нюансы, касающиеся дела.

Пример

Всем работникам важно знать, как писать служебную записку. Образец этой бумаги включает нюансы, которые обязательно должны присутствовать. К обязательным требованиям по написанию относят:

1. Важно обозначить адресата. В правом верхнем углу листа пишется Ф. И. О, должность того, для кого оформляется обращение.
2. Ниже прописывается название документа и номер.
3. Затем необходимо изложить проблему или ситуацию, с которой следует разобраться.
4. Потом обозначаются предложения по решению вопроса или указываются действия, которых автор ожидает.
5. В конце нужно обозначить свою фамилию, инициалы и должность.

Пример написания служебной записки представлен в статье. Им можно пользоваться при любой необходимости составления данной бумаги.

Нюансы

При любой проблеме будет легче составить бумагу, если знать, как пишется служебная записка. Образец этого документа примерный, в зависимости от ситуации могут быть дополнены некоторые пункты. Также важно знать нюансы написания:

1. Составляется служебная записка на листе А4.
2. При рукописном варианте используется синяя ручка.
3. Если выбран электронный вариант, то шрифт выбирается тот, которым принято составлять документацию на предприятии.
4. Левый отступ составляет 2,5 — 3,5 см, правый – 1,25 — 2,5 см.
5. Верхние и нижние отступы равны не менее 2 см.

Какая бы форма написания ни была выбрана, пример написания служебной записки одинаковый. Рассматривают их тоже по общим правилам.

Электронный документ

Если в учреждении возможен обмен информацией с помощью электронных средств, включая электронную почту, то отправление записки будет проще. К преимуществам данного документооборота относят оперативность рассмотрения служебной записки.

Образец служебной записки в электронном виде такой же, как и при рукописном виде. Большой разницы нет. В основной части так же обозначается основная проблема или сложившаяся ситуация.

Отличием считается то, что не требуется обозначать адресата. Лицо, которому направляется обращение, вносится в строку «Адрес».

Если учитывать обмен документами, то в строке «Тема» надо обозначить, кому предназначено послание.

При отправлении послания через электронную почту важно указывать оповещение о прочтении сообщения. Уведомление будет служить подтверждением, что служебная записка была отправлена в конкретное время.

На что надо обратить внимание?

При составлении записок нужно учитывать несколько важных аспектов:

1. Ходатайство пишется на руководителя конкретной организации. Должно быть обозначено название продукции, количество и назначение.
2. Записка на конкретного работника или группу лиц составляется с указанием вышестоящего руководителя, которому подчиняется автор, и лица, на кого оформляется документ.
3. При необходимости замены старого оборудования следует указать причины, по которым просьба должна быть удовлетворена.
4. Письмо о премировании оформляется с обозначением достижений сотрудника.
5. При желании повышения в должности надо обозначить полные сведения о том, с чем связана эта просьба. Такой документ составляется начальником отдела.
6. При жалобе о недоплате надо обозначить сумму, причины этого и возможных виновных лиц.
7. Если записка составляется по причине поломки оборудования, важно указать, из-за чего это произошло.
8. Жалоба о несвоевременном составлении документации оформляется с указанием периода, в какое время должна была получена бумага и ее название.

Соблюдая эти простые правила, получится составить грамотную служебную записку. Именно такая форма соблюдается в большинстве организаций.

Рассмотрение

После написания документа его регистрирует ответственное лицо. Затем он поступает на рассмотрение, а потом отправляется адресату. Последний должен поставить резолюцию, например, «Исполнено» или «Отклонено». Четких требований закона к написанию служебных записок нет, но все же необходимо включать все пункты.

Для небольшого предприятия этот документ может считаться лишней формальностью, которая отнимает силы и время. Но в крупной организации, где трудится много сотрудников, есть отделы, записка может быть помощником. Она будет письменным напоминанием о взаимодействиях между отделами.

Халатность в отношении составления записки может привести к лишней трате времени, ведь придется выяснять какие-либо обстоятельства, искать виновных в появившихся проблемах. Поэтому на каждом предприятии важно ответственно относиться к написанию документа. Это позволит грамотно организовать работу и не тратить время на выяснение различных проблем.

Источник: http://fb.ru/article/365053/slujebnaya-zapiska-primer-napisaniya-kak-pishetsya-slujebnaya-zapiska-obrazets

Образец служебной записки. Как написать служебную записку

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций.

Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом.

Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки .docСкачать образец заполнения служебной записки .doc

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета.

В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д.

В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии.

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц.

Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

• о наименовании предприятия,
• дате ее составления,
• сотруднике, который пишет записку,
• должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
5. В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

• Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
• Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
• Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
• Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
• Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников.

Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему.

Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Источник: https://assistentus.ru/forma/sluzhebnaya-zapiska/

Служебная записка: образцы, виды и правила написания на 2021 год

В материале мы расскажем о том, как правильно написать служебную записку. Все чаще в перечне требований к кандидату на должность можно встретить тезис о коммуникабельности специалиста.

Это вовсе не означает, что от работника ждут долгих и захватывающих рассказов об отпуске или сплетен о соседях. В понимании нанимателя, умение общаться и внятно формулировать задачи понадобится работнику для успешного сотрудничества с коллективом.

Одной из форм такого взаимодействия может стать служебная записка.

Терминология

В компании с небольшим штатом сотрудники нередко знают о существовании служебных записок лишь понаслышке.

Если весь коллектив не составляет и пары десятков человек, то информация обо всех значимых событиях, как произошедших, так и только намечающихся, распространяется в устной форме.

Хотя малая численность вовсе не означает, что использование механизма письменного общения не эффективно.

Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:

• о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
• об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
• об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
• о возражении в отношении его действий или намерений;
• об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;
• о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.

Для того, чтобы служебная записка была воспринята как достойный внимания документ, не достаточно просто черкнуть пару фраз на клочке бумаги.

Даже, если бланк не утверждается нормативными актами, всегда нужно пользоваться стандартом 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Это также справедливо при разработке внутренних форм и закреплении их в системе документооборота компании

Законодательство не содержит понятия служебной записки, но его типовую форму можно разработать самостоятельно и ввести в действие отдельным приказом, основываясь на ГОСТ 6.30-2003.

Разница между докладной и запиской

Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты. А она, тем не менее, ощутимая и имеет вполне конкретные признаки:

Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще.

Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам.

Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия.

Виды служебных записок

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

Сотрудником на сотрудника

Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

• избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
• решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
• разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования.

Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

На списание

Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.

Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.

На премирование

Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки. Ознакомьтесь с образцом.

На командировку

После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку. Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.

Этот документ принято использовать:

• если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
• если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
• если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
• если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.

В какой-то мере служебная записка заменила собой ранее обязательные задания на командировку и отчеты об их выполнении. Ознакомьтесь с образцом.

Служебная записка директору

Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.

Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах.

Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.

Служебная записка, как любая другая корреспонденция подлежит регистрации в специальных учетных журналах. Вручать ее лучше под подпись на втором экземпляре или в графе журнала.

Оформление служебной записки

Для того, чтобы у человека не было сомнений по поводу того, как правильно написать служебную записку, можно воспользоваться простой инструкцией:

1. Документ составляют на листе бумаги А4, в «шапке» указывают ФИО и полное название должности адресата.
2. Там же обозначают и имя автора записки, не забыв написать свою должность и подразделение.
3. В качестве заглавия использовать словосочетание «Служебная записка».
4. Далее следует изложить суть проблемы, вопроса, информации или предложения в краткой, но емкой форме, используя деловой стиль написания.
5. В завершении нужно проставить дату составления, подпись составителя и его фамилия.
6. Для упорядочивания документооборота все исходящие и входящие документы подлежат регистрации. Поэтому правильно составленной служебной записке должен быть присвоен порядковый номер.

Для тех компаний, которые хотят унифицировать форму служебной записки и закрепить общий порядок того, как пишется служебная записка, потребуется издать отдельный приказ по предприятию. Тогда утвержденный пример написания станет обязательным для использования всеми сотрудниками организации.

Вопреки всеобщему предубеждению против использования служебных записок в общении с коллегами, этот документ может только положительно повлиять на трудовой процесс и наладить внутреннее взаимодействие. Вот почему каждому сотруднику стоит отбросить сомнения и эмоции, и принять как должное, что некоторые моменты можно урегулировать исключительно с помощью составления письменных документов.

Остались вопросы по теме Спросите у юриста

Источник: https://viplawyer.ru/sluzhebnaya-zapiska/

Составление служебной записки по образцу

Для решения различных производственных и организационных вопросов существует внутренняя служебная переписка. В процессе ведения документации составляются различные служебные записки.

Это могут быть также объяснительные записки, докладные, распоряжение и т. д. В большинстве случаев эти внутренние документы очень близки за характером написания, только в зависимости от конечной цели и причины написания носят различный организационно-правовой характер.

Если служебная записка имеет конкретное назначение или фиксирует расходы финансовых средств, то она в обязательном порядке прилагается до общей бухгалтерской отчетности (на основании конкретного факта бухгалтерия фиксирует и совершает расходно-приходные операции).

Служебные записки различного характера помогают оперативно решать различные текущие вопросы и является подтверждающим документом конкретных фактов.

Служебные записки в зависимости о ее вида и характера написания должны храниться в определенное количество лет (сроки могут быть от 1 года, 3-х, 5-ти лет или же хранятся постоянно).

Требования к оформлению служебной записки

Согласно законодательной базе (ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации»  Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») служебная записка должна иметь:

1. указание на кого направлен документ (должностное лицо, структурное подразделение или конкретную организацию);
2. название адресата (конкретно кому направлен документ);
3. название документа (в данном случае указывается «Служебная записка»);
4. номер регистрации служебной записки;
5. дату написания;
6. заголовок к тексту (пример: «О покупке канцтоваров для отделения», «О дисциплинарном взыскании» и т.д);
7. сам текст;
8. дата и подпись, кто составлял служебную записку (обязательно нужно указывать должность);

При написании служебной записки нужно придерживаться следующих правил:

• правильное указание всех реквизитов;
• строго придерживаться официального стиля написания;
• составлять документ в правильной последовательности;

Кто может написать служебную записку

Служебную записку могут составлять как простые рабочие, так и руководящий состав организации. Это документ, который регулирует связь объектов при горизонтальном управлении.

Электронный документооборот

Основные цели написания служебных записок — это решение текущих организационных проблем, связанных с хозяйственным управление, материально-технической базой, информационным обеспечением, дисциплинарном взысканием и т. д.

Зачастую ведущие организации используют систему электронного документооборота для фиксации различных данных и фактов: программисты разрабатывают специальную программу, работки организации регистрируются благодаря логину и паролю (их предоставляет отдел кадров) и, зайдя в определенный раздел программы по документообороту, сотрудник выбирает раздел «Служебная записка» и уже заполняет недостающие поля.

Удобство применения электронного документооборота оценили многие компании, так как:

• автоматически присваивается номер документа (его карточка);
• все документы хранятся в электронном архиве (в основном по годам);
• для поиска конкретного документа достаточно знать минимальный набор информации;
• экономия на бумаге и аренде хранилищ и т. д;

Но многие организации до сих пор пользуются бумажными носителями при написании служебных записок.

В отделе кадров зачастую находятся уже готовые примеры служебных записок для различных целей и сотруднику только нужно обратиться к ответственному кадровику и указать причину написания его служебной записки.

Порядок рассмотрения служебной записки

После написания служебной записки, она регистрируется ответственными сотрудниками, далее поступает на рассмотрение ответственным лицам (которые отмечают факт прочтения и ставят соответствующие пометки) и после всего этого она отправляется адресату. Адресат уже ставит свою резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Рассмотрено», «Исполнено» и т.д. В зависимости от цели написания служебной записки и конечного результата действия после обращения сотрудником компании).

Жестких требований со стороны законодательной базы нет к написанию служебных записок, но все же нужно указывать все пункты правильно (согласно общим требованиям документооборота).

Пример написания служебной записки

Директору ООО «Росток»Самелюк Анатолию Петровичуменеджера отдела продаж ООО «Росток»Кузнецовой Оксаны Ивановны( можно указать паспортные данные, адрес проживания или рабочий адрес, табельный номер сотрудника, что присваивается при приеме на работу)от 25 декабря 2014 г.

№ 31 от 25.12.2014 (регистрационный номер)

Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/obrazcy-dokumentov/kak-napisat-sluzhebnuyu-zapisku.html