Штатное расписание это

Штатное расписание — Все о кадрах

admin · 10.02.2016

Штатное расписание используется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Напомним, что с 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), в котором не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам. Исходя из ч. 4 ст.

9 Закона N 402-ФЗ первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.С 1 января 2013 г.

формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).Штатное расписание по форме N Т-3 также не является формой, обязательной к применению. Но многие предприятия от нее не отказались.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.

» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр.

В графах 6 — 8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).При невозможности заполнения организацией граф 5 — 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. Изменения штатного расписания могут носить различный характер: ввод и исключение штатной единицы, переименование структурного подразделения, сокращение штатных единиц и т.д.

Можно ли ввести в штатное расписание организации временную должность сроком на три месяца?Как уже упоминалось ранее, с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

В Письме Роструда от 23 января 2013 г. N ПГ/409-6-1 разъясняется, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда.

Кроме этого, в Письме сделан вывод о том, что негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно.Каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При этом Закон N 402-ФЗ не содержит запрета на применение унифицированных форм.

Следовательно, организация может применять унифицированные формы первичных документов, закрепив это в учетной политике или утвердив отдельным приказом руководителя организации, как того требует ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.Унифицированная форма штатного расписания (форма N Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».Зачастую в процессе деятельности организации возникает необходимость введения должностей на определенный срок. Как уже упоминалось, изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

Согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г.

N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Таким образом, если организация применяет унифицированную форму штатного расписания, то для учета срока, на который вводится временная должность, форма N Т-3 может быть дополнена, например, графой «Количество месяцев работы». Такую же графу необходимо предусмотреть и в том случае, если организация применяет самостоятельно разработанную форму штатного расписания.

Нужно ли письменно знакомить сотрудников со штатным расписанием?

По данному вопросу Федеральная служба по труду и занятости населения изложила свое мнение в Письме Роструда от 15 мая 2014 г. N ПГ/4653-6-1. Письмо дает разъяснение о статусе штатного расписания в организации.Согласно п. 5.5.

4 Положения о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30 июня 2004 N 324, Роструд осуществляет информирование и консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Мнение Роструда по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.В соответствии с ч. 3 ст.

68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Согласно Постановлению Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» штатное расписание (форма N Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением) (с 1 января 2013 г. не является обязательным к применению).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.Таким образом, штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируется в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками.По мнению Роструда, штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приеме на работу.

Вместе с тем обязанность работодателя знакомить работников со штатным расписанием может быть предусмотрена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом.

Может ли организация принимать сотрудника на должность, не прописанную в штатном расписании?

Прежде чем ответить на данный вопрос, рассмотрим, является ли штатное расписание обязательным документом, поскольку многие организации так не считают. Трудовые отношения — это отношения между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции, в частности работы по должности в соответствии со штатным расписанием.

Данная норма содержится в ст. 15 Трудового кодекса РФ.Кроме этого, трудовой договор исходя из требований ст.

57 Трудового кодекса РФ должен включать следующие сведения:— фамилию, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилию, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;— сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;— идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);— сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;— место и дату заключения трудового договора.Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:— место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;— трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов;— дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом;— условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);— режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);— гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;— условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);— условия труда на рабочем месте;— условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;— другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных ч. 1 и 2 настоящей статьи, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:— об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;— об испытании;— о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);— об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;— о видах и об условиях дополнительного страхования работника;— об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;— об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;— о дополнительном негосударственном пенсионном обеспечении работника.По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.

Таким образом, исходя из требования вышеизложенных норм можно сделать вывод, что штатное расписание является обязательным к применению документом во всех организациях. Принять сотрудника на должность, не указанную в штатном расписании, нельзя.

Источник: http://info-personal.ru/upravlenye-personalom/shtatnoe-raspisanie/

Что такое штатное расписание, как его утвердить, зачем оно нужно

Бизнес юрист > Трудовое право > Что такое штатное расписание, как его утвердить, зачем оно нужно

Организации ведут большое количество разнообразных отчетных документов. Среди них важную для работников и самого работодателя роль играет штатное расписание. Перед его составлением, важно узнать, что такое штатное расписание и порядок его принятия.

• 1 Назначение штатного расписания
• 2 Порядок оформления и изменения

Назначение штатного расписания

Штатное расписание

ТК РФ прямо не прописывает обязанность составления штатного расписания для работодателя. Закон несколько раз отсылает к этому документу (ст.15 и 57). Указывается, например, что должность определяется по штатному расписанию. Соответственно по итогам совокупного анализа норм, можно прийти к выводу об обязательности его ведения.

Функции документа (зачем нужно штатное расписание) сводятся к следующим:

• документально оформляет структуру организации (отделы-подотделы-группы);
• определяет численность сотрудников в каждом отделе;
• закрепляет число рабочих единиц по каждой должности или профессии;
• с его помощью выявляются особенности оплаты труда сотрудников конкретного отдела;
• определяет перечень доплат к основной части зарплаты и их размер по должностям;
• позволяет определить наличие/отсутствие свободных мест для претендентов.

Правила ведения документа (кто составляет) не прописаны. За правильность оформления перед сторонними структурами отвечает руководитель компании. Но непосредственным оформлением может заниматься сотрудник фирмы:

• в чьем трудовом договоре прописана обязанность подготовки штатного расписания и ведения его в соответствии с политикой компании на рынке труда (подготовка необходимых изменений, обоснований, возможно предложение собственных инициатив по изменению документа и, соответственно, рабочей структуры самой организации);
• на которого такая обязанность возложена приказом руководителя, если возможность составления документа прописана в договорах нескольких сотрудников (прямое письменное поручение).

Если за конкретным сотрудником трудовым договором/контрактом/регламентом не предусмотрена обязанность ведения документа, то он вправе отказаться от подобного поручения начальства.

Чаще составлением документа занимаются бухгалтеры. Ведь мелкие работодатели редко имеют отдел для ведения кадровой работы или правового оформления всех документов по трудовым отношениям. Составление может быть поручено и экономисту, и юристу, и кадровику, и самостоятельно выполняться руководителем.

Индивидуальный предприниматель, принимающий людей на работу, подписывающий с ними трудовые договоры, тоже готовит штатное расписание.

Порядок оформления и изменения

Как создать штатное расписание?

Образец штатного расписания установлен Госкомстатом (бланк Т-3). Этот формуляр обязателен к применению и носит единый характер для всех работодателей.

Штатное расписание должно заполняться правильно:

• Записать верное наименование работодателя. Это официальное полное или краткое (если полное очень длинное) название компании по уставу или ФИО предпринимателя с записью об ИП.
• Указать дату заполнения бланка и номер. В крупных фирмах целесообразно вести отдельный журнал для регистрации таких документов. В таких компаниях смена трудовой структуры требуется чаще, чем для мелких предприятий.
• Установить время действия документа: например, на 1 год с определенного числа. Именно с этой даты, не со времени составления или утверждения, начинает действовать штатное расписание.
• Прописать содержимое в графы табличной формы для организации по конкретным должностям.
• Подписывает формуляр кадровик (кому поручено его ведение) и бухгалтер.

Чтобы утвердить штатное расписание начальник предприятия оформляет приказ. Гриф утверждения проставляется на самом бланке штатного расписания с указанием общего числа должностей (не людей, их занимающих, а просто должностей/профессий).

Документ готовится в табличном виде. Каждая графа таблицы должна быть заполнена верно. Неправильное указание какой-либо информации может породить трудовые споры (о наличии вакансий, о наименовании должности, отдела, размера оклада).

Подлежат заполнению:

• Наименование структурного подразделения. Для некоторых типов организаций предусмотрены установленные в классификаторах наименования отделов. Тогда именно такое название и записывается. Для иных компаний разрешено самостоятельно назвать отделы (без использования иностранных слов).
• Код подразделения. Особенно актуальна эта информация для крупных фирм, где существуют отделы и подотделы. Тогда код указывается как 01 и 01.01 соответственно. Выстраивается своеобразная иерархия.
• Название должности/профессии по справочникам или классификаторам должностей/профессий: от руководящих до низших.
• Число рабочих по каждой должности/профессии (определяется учредителем или самим руководителем, если ему дано такое право). Если предусмотрена работа на неполную ставку, то указывается, например, 0,5.
• Размер ставки (оклада). Должен быть равен или выше МРОТ (с 01.07.2016 г. – это 7500). Не включаются разнообразные доплаты. Доплаты к ставкам/окладам. Количество не ограничено (премии, компенсации, коэффициенты к окладу). Наименование указывается в отдельном столбце. Размеры прописываются в процентном соотношении к ставке/окладу либо в виде конкретной суммы.
• Максимальный размер зарплаты в месяц (ставка/оклад плюс все надбавки). Прописывается по каждой должности/профессии.

В фирмах с большим количеством должностей документ оформляется на нескольких листах. В таком случае все листы сшиваются и нумеруются.

https://www.youtube.com/watch?v=W3zDjW_icjw

При необходимости ввести новые должности или создать новый отдел в первую очередь нужно изменить штатное расписание. Сделать это можно путем:

• принятия нового документа,
• внесения поправок в прежний.

Составление штатного расписания

Принятие нового документа, по сути, есть его утверждение в обычном порядке. Только перед утверждением его необходимо признать недействующим старый. Потому готовится приказ, в котором содержится новая структура и прописывается, что прежний (указываются реквизиты: дата и номер) утрачивает силу.

Поправки в существующее штатное расписание оформляются в порядке, в каком принимался документ, то есть приказном.

Штатное расписание выступает главным документом в организации для регламентации части трудовых вопросов. Перед его составлением проводится значительная работа по изучению перспективного развития компании. Это позволит избежать частой корректировки документа.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/trudovoe/chto-takoe-shtatnoe-raspisanie.html

Штатное расписание: что, как и зачем?

Штатное расписание в организации необходимо для формирования штатного состава и общей численности компании. штатного расписания стандартно для всех фирм – перечень должностей, структурного состава, штатных единиц, сведения об окладах сотрудников, месячной заработной плате и имеющихся надбавках; определяется положением или Уставом компании.

Оформляется штатное расписание по форме Т-3. Трудовой Кодекс РФ не предусматривает обязательного наличия штатного расписания в любой компании, но согласно постановления Роскомстата, для всех форм собственности распространяется необходимость учета первичной документации по учету оплаты труда.

Найм сотрудников по трудовому договору (вне зависимости от того, является ли место работы основным или по совместительству), происходит на основании штатного расписания, в котором обязательно указывается структурное подразделение и должность сотрудника.

Обычно штатное расписание – это деятельность бухгалтерии, но в Квалификационном справочнике должностей указано, что заполнение штатного расписания – непосредственная обязанность экономиста по труду.

Но в связи со случаями отсутствия данной должности во многих организациях, руководитель компании самостоятельно принимает решение о том, кто будет заниматься вопросами штатного расписания в организации.

В случае, когда ответственность за ведение штатного расписания возлагается на сотрудника, не имеющего в трудовом договоре данную обязанность, такое действие сопровождается оформлением приказа.

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

Следует помнить, что наименование должности сотрудника в трудовом договоре обязано в точности совпадать с указанной в штатном расписании.

Изменения в штатном расписании также вносятся при помощи приказа. В случае, когда в течение года в штатное расписание вносились незначительные изменения или не вносились вовсе, на предстоящий год переутверждения штатного расписания не требуется.

В таком случае достаточно составить перечень вносимых изменений.

  Унифицированная форма Т-3 штатного расписания не должна сокращаться, но в нее могут вноситься некоторые необходимые дополнения. К примеру, если какой-то из разделов штатного расписания не востребован (к примеру, раздел «надбавка»), в таком случае колонка унифицированной формы сужается и не заполняется в дальнейшем. Порядок расположения должностей и структурных подразделений в штатном расписании определяется непосредственно руководителем организации.

Каждое подразделение включает штатные должности с обязательным указанием специальности персонала.

Указание должностей происходит в порядке убывания – начиная с высшего звена и заканчивая младшей должностью. Структурные подразделения и должности указываются только в именительном падеже.

Неполные штатные единицы (к примеру, работники по совместительству) указываются в графе 4 в долях: 0,5; 0,25.

Максимальное количество ошибок совершается при заполнении графы «оклад». Очень часто руководители указывают не целый оклад, а его диапазон (к примеру, 3 000-5 000 рублей), что в корне неверно.

В таком случае можно посмотреть приказ о штатном расписании (образец которого был указан выше) и сложить суммы окладов для того, чтобы они совпали с общей суммой, указанной в приказе.

Естественно, сотрудники на разных должностях получают различный оклад, но для отражения колебаний их заработной платы существует специальная графа «надбавки».

Для чего нужно штатное расписание?

Основным назначением штатного расписания является его возможность доказательства в суде (в случае возникновения спорных ситуаций) того, что компания не трудоустроила сотрудника по причине отсутствия требуемой должности в штатном расписании, и увольнение его было обоснованным. Следует помнить, что грамотно составленное штатное расписание – залог выигрыша любого спора в суде. Так, штатное расписание прошивается, нумеруется, скрепляется печатью организации и подписывается руководителем и бухгалтером.

Подписи и печати на штатном расписании

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.

При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи. Данная процедура может применяться при подписании штатного расписания филиала перед его утверждением отдельно от головной организации.

Печати на утвержденном штатном расписании унифицированная форма N Т-3 не предусматривает.

Как и когда вносятся изменения в штатное расписание?

Изменения в штатном расписании происходят в случаях, когда меняется состав сотрудников, формируются новые отделы, исключаются старые должности и вводятся новые.

Изменения вносятся двумя основными способами: можно полностью заменить само штатное расписание, или же оформить приказ на внесение изменений в штатное расписание.

В случае, когда изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа, указываются следующие причины:

• реорганизация формы;
• оптимизация и улучшение деятельности руководящих структур;
• всевозможные изменения в законодательстве, требующие обязательного изменения штатного расписания;
• устранение повторяющихся обязанностей;
• сокращение или расширение производства фирмы.

При изменениях в штатном расписании коррективы должны вноситься в документы сотрудников – трудовую книжку и личную карточку (к примеру, при перенаименовании должности). В таком случае требуется получить письменное согласие работника.

При изменении окладов (оформлении надбавок и премий) сотрудник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до наступления события. Изменения такого рода вносятся не только в штатное расписание, но и в трудовой договор при помощи дополнительного соглашения к договору.

Также не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.

Что такое штатная расстановка?

Текучка для многих компаний — привычое дело, ввиду чего во многих организациях практикуется ведение так называемой «рабочей» формы штатного расписания – штатной расстановки, иначе являющейся замещением должностей или штатным списком.

Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности.

В отличие от изменения штатного расписания, штатная расстановка может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и, что самое важное, не требует издания приказа о его утверждении и изменении.

См. также:

 Скачать образец штатного расписания  Скачать образмец приказа о внесении изменений в штатное расписание  Прием сотрудников на работу: пошаговая инструкция  Изменение оклада: пошаговая процедура  Как правильно оформить испытательный срок  Как правильно уволить сотрудника

Рекомендуем сервис по ведению бухгалтерии, облегчающий работу (только для ООО и ИП на упрощенной системе налогообложения)

Источник: http://www.reghelp.ru/statnoe_raspisanie.shtml

Как составить штатное расписание

Штатное расписание не входит в перечень обязательной документации компании, но в пользу его наличия говорят многие факторы. Ссылки на документ встречаются в нормативно-правовых актах, и если возникнет необходимость урегулировать вопросы налогообложения, то штатное расписание будет необходимо.

С его помощью обоснуются льготы по налогообложению, поэтому во время проверки документ могут потребовать. Третья причина – штатное расписание дает возможность наглядно определиться с количеством служащих и рассчитать сумму содержания штата.

Как составить штатное расписание, и какие правила необходимо соблюдать, инструкция ниже.

Если компания небольшая и в штате не более 12-15 человек, то составлять штатное расписание, чтобы видеть структуру и численность работников, необходимости нет.

Руководящий состав будет сам раздавать задания, менять их и проверять выполнение. А обязанности сотрудников, которые постоянно варьируются, проще отразить в трудовом договоре. Но подобное явление недопустимо в крупных компаниях.

Поэтому если вы планируете развитие, то работу с этим документом лучше начинать сегодня.

Если компания небольшая и в штате не более 12-15 человек, то составлять штатное расписание необходимости нет.

Штатное расписание – это нормативный документ, который отражает структуру компании, состав кадров и их численность. В документе расписаны структура организации, число и наименование должностей, размер оклада каждого сотрудника и общий размер фонда заработных плат.

Составляется штатное расписание по утвержденной постановлением Госкомстата РФ № 1 форме Т-3. Форма штатного расписания должна стать основой документа, но в нее можно вносить изменения индивидуально под каждую компанию. Унифицированная форма т-3 представлена по ссылке.

Штатное расписание – это обезличенный документ, то есть в нем не отражаются конкретные люди, а лишь должности и размер их заработной платы. После того как расписание утверждено руководством компании, на уже сформированные должности по приказу назначаются конкретные сотрудники.

В большой организации, разделенной на подразделения, возможно составление «младшего брата», документа с указанием должностей в каждой подструктуре и перечнем Ф. И. О. конкретных работников, занимающих заявленные должности.

Стандартно в крупной компании одно штатное расписание, но нужно написать или нет отдельное для филиалов или подструктур, решает каждый руководитель индивидуально.

Если руководитель филиала осуществляет работу по доверенности, то в ней отражаются полномочия на утверждение штатного расписания в своей подструктуре.

Заполняй форму правильно

Образец заполнения штатного расписания для предприятий представлен по ссылке. Казалось бы, достаточно заполнить унифицированную форму.

Но на самом деле при составлении у руководителей возникают вопросы. Конкретные правила, как заполняется документ, нигде не регламентируются.

Вот несколько актуальных вопросов, которые возникают в процессе составления штатного расписания:

1. Какой размер оклада правильно вписать? Вопрос актуален по причине одинакового названия должностей, которые могут иметь различный оклад. Например: бухгалтеры, секретари, менеджеры. Предприниматели спрашивают, вписывать различные цифры или оклад должен быть одинаковым? По ТК РФ ст. 22, работодатель обязан назначать равный доход работникам, занимающим одинаковую должность на предприятии и имеющим равную нагрузку. Но секретарь директора выполняет работы больше, чем секретарь начальника отдела кадров, поэтому назначать им равный оклад будет неверно. Лучше составить индивидуальные должностные инструкции и назвать должности отлично, например: старший секретарь, секретарь-референт, секретарь-помощник. В крупных организациях используется тарифная система, когда каждому работнику на одинаковой должности присваивается свой разряд. Согласно разрядам и разным названиям прописываются штатные единицы, и каждому назначается свой оклад.
2. Как вписать так называемую «вилку»? Нередко в крупных компаниях при начислении оклада используется система «вилки». Она предусматривает не конкретную сумму, а некий диапазон от минимальной суммы до максимальной. Оклад работника каждый месяц утверждается приказом руководства и входит в предусмотренный диапазон. С одной стороны, это мотивирует работников выполнять свои обязанности на высоком уровне, но с другой – этот метод оплаты не предусмотрен в унифицированной форме штатного расписания. А так как в документе указывается конкретная сумма общего фонда заработных плат, то система «вилки» усложняет расчеты. В этом случае можно вносить изменения в штатное расписание, конкретно под свою компанию.
3. Отражать в документе только имеющиеся должности или вписать новые на перспективу? Согласно штатному расписанию, вы не сможете в перспективе принимать новых работников, если свободных должностей у вас нет. Поэтому нужно создать должности на перспективу роста компании.
4. Как рассчитать итог? В нижней строке «Итого» рассчитывается общая сумма по вертикальным столбцам: оклады, число штатных единиц, надбавки и месячный фонд заработной платы.

Лучше составить индивидуальные должностные инструкции и назвать должности отлично, например: старший секретарь, секретарь-референт, секретарь-помощник.

Сначала осуществляется разработка документа. Черновик рассматривается советом учредителей или руководством организации. После утверждения черновика формируется основной документ. Затем документ отправляется на подпись главному бухгалтеру компании и руководителю. Если это документ подразделения, то право подписи имеет его руководитель.

Главный бухгалтер вправе поставить всего одну подпись в конце документа или на каждой его странице. После подписи главного бухгалтера руководитель компании должен утвердить документ.

Для этого составляется приказ об утверждении штатного расписания. В заключение руководитель тоже ставит свою подпись и печать на заполненный бланк. Только тогда штатное расписание вступает в силу.

Оформление бланка осуществляется любыми чернилами на усмотрение руководителя или в электронном варианте.

Главный бухгалтер вправе поставить всего одну подпись в конце документа или на каждой его странице.

При утверждении учитываются некоторые моменты:

1. Если в трудовом договоре с сотрудниками указано, что оклад устанавливается согласно штатному расписанию, то вы обязаны ознакомить своих сотрудников с документом под подпись. В крупных компаниях к каждому трудовому договору прилагают копию штатного расписания, чтобы работник мог во время подписания ознакомиться с документом и поставить в нем свою подпись и дату. При этом оклад остальных лиц в компании будет ему известен, так как указывается в штатном расписании.
2. Лучше всего в трудовом договоре прописать размер оклада на конкретную должность, так работник будет не в курсе размеров оплат других сотрудников.

Кто в штате?

В крупных компаниях сотрудников условно подразделяют на «штатников» и «внештатников». К штатным должностям относят все прописанные в документе, включая совместителей, если их должность внесена в форму. Как поступить со «штатниками» при заполнении формы, вопросов не возникает. Много вопросов вызывают внештатные сотрудники. Как учитывать их при составлении штатного расписания?

Законом не регламентируется, как обозначать внештатные должности и какие работники туда могут относиться. Поэтому версий, какие должности относятся к внештатным, несколько:

1. Это любые сотрудники, которые привлечены в компанию временно, так как их деятельность не связана с привычной работой. Например, медицинский персонал для проведения плановых прививок от гриппа, спасатели при чрезвычайных ситуациях.
2. Сотрудники, которые осуществляют свою деятельность в компании, но не занимают никакую должность: уборщики, сантехники, ремонтники.
3. Работники, которые осуществляют свою деятельность согласно гражданско-правовому договору. Но этот вариант неверен, так как, по ТК РФ ст. 11, лица, работающие по такому договору, не рассматриваются.

Внештатные единицы при заполнении трудового договора могут быть внесены в штат как дополнительные или упоминаться в документе. Но решение, сделать это или нет, принимается на усмотрение руководителя.

Можно ли изменять документ?

В готовый и утвержденный документ допустимо вносить изменения. Но для этого необходимы подготовка и правильное оформление. Изменять документ можно по приказу руководителя компании или доверенного лица.

Изменения в штатном расписании касаются не только переименования должностей и размеров окладов. Существуют процедуры изменения штатного расписания, предусмотренные законодательством РФ. Так, по ст.

180 ТК РФ, может происходить сокращение штата и удаление некоторых должностей из расписания. При этом издается указ об изменении штата, который будет подтверждать процедуру сокращения.

Хочется отметить, что руководитель не имеет права изменять название должностей и размер оклада, которые прописаны в трудовом договоре. Это прописано в ст. 57 ТК РФ. Любые изменения должны производиться только с письменного согласия работника.

Заполнить трудовой договор проще всего по унифицированной форме Т-3. Но если компания крупная и при заполнении возникают сложности, то в форме возможны изменения, поэтому перед утверждением нужна подготовка черновика.

Штатное расписание пригодится при урегулировании споров, связанных с налогообложением, и поможет руководителю наглядно увидеть, сколько единиц в штате, какие должности есть и каков размер оклада сотрудников. Поэтому вопрос о составлении документа не должен стоять в крупной компании с большим количеством кадров.

В мелких компаниях работу можно вести без штатного расписания, но в трудовых договорах прописывать все обязанности, оклад и должность сотрудника.

Источник: https://zhazhda.biz/base/kak-sostavit-shtatnoe-raspisanie

Штатная единица — это что такое в штатном расписании? :

В этой статье мы раскроем одно из главных понятий кадровой работы. Это штатная единица. Посмотрим, какое место она занимает в штатном расписании, что обозначает конкретно. Подробно распишем, как она вводится, сокращается, обоснуется.

Штатная единица — это..

Посмотрим, какое определение термину дают словари. Итак, штатная единица — это:

• Должностная единица, которая предусмотрена штатным расписанием организации, предприятия, учреждения.
• Единица из всего перечня должностей штатного расписания организации. Соответствует одному рабочему месту.
• Одна из должностей кадрового (штатного) расписания.

Отличия от родственных понятий

Штатную единицу организации многие путают с родственными терминами. Дальше представим разницу.

• Должность и штатная единица. Под первым понятием скрывается определенный набор рабочих функций, под вторым — количественная составляющая кадрового расписания. Соответственно, в одной должности может быть сразу несколько кадровых единиц.
• Ставка и штатная единица. Первое понятие — это денежная величина, остов оплаты труда определенного сотрудника. А 1 штатная единица — это живой человек, работник. Вот такова разница между терминами.
• Рабочее место и штатная единица. Первое понятие — это организованное место для труда сотрудника. Второе — работник, человек. На одном рабочем месте может трудится сразу несколько штатных единиц. Например, посменно работающие продавцы, кассиры.

Штат

Штатная единица — это, соответственно, составляющая штата (штатного состава) или персонала организации. Так называется постоянный состав ее сотрудников. Вместе они составляют группу, сформированную по профессиональным или другим признакам с указанием должностей, а также присвоенными каждому (по должности) окладами.

Штатом также правомочно будет назвать всю совокупность работников организации. Это и те, которые заняты трудовой деятельностью, и те, которые состоят на балансе учреждения, но временно не работают в силу ряда причин (больничный, отпуск, декрет и прочее).

И еще одно определение. Штатный состав — вся совокупность трудовых ресурсов, которые находятся в распоряжении организации и требуются для осуществления конкретных функций, достижения общих целей и развития учреждения.

По российскому законодательству терминам «персонал», «штат» равнозначны понятия «кадры», «кадровый состав».

Штатное расписание

Содержится штатная единица в штатном расписании.

Под ним подразумевается нормативная документация организации, которая оформляет структуру, численность и штатный состав данной фирмы, предприятия, учреждения с указанием размера з/п в зависимости от должности работника. Такое расписание отражает существующее (или планируемое) разделение труда между сотрудниками, прописанное в должностных инструкциях.

«Роструд» определяет данный документ как локальный акт учреждения, в котором фиксируются в сводной форме разделение рабочих обязанностей и условия оплаты трудовой деятельности. Штатное расписание принимается работодателем в рамках его компетенции (российский ТК, ст. 8). Отсюда у него есть полное право самостоятельно вносить изменения в данный акт.

Трудовой Кодекс РФ не требует составления и утверждения штатного расписания. Более того, в нем не содержится даже определения этого явления.

Данный документ ценен для эффективного использования труда работников. С его помощью можно сравнивать подразделения и отделы по численности служащих и рабочих, размеру зарплаты, квалификации.

Также именно штатное расписание помогает разобраться в целесообразности сформированной структуры организации.

Оформление этого документа происходит только по унифицированной форме Т-3. Она содержит следующие графы:

• Наименование организации.
• Номер документа.
• Дата составления.
• Период действия данного расписания.
• Численность штата.

Далее — расписание конкретного структурного подразделения. Затем заполняются колонки:

• Наименование и код данного подразделения.
• Должность, разряд, категория, класс.
• Количество штатных единиц в штатном расписании.
• Оклад либо тарифная ставка.
• Колонки, где указываются существующие доплаты, надбавки и их размер. Подытоживаются графы «Всего».

Подписывается документ главным бухгалтером и начальником отдела кадров. Утверждается приказом руководителя всей организации.

Введение новой штатной единицы

При объективной нехватке работников у организации есть один разумный выход — добавить еще одну кадровую единицу. По ст. 8 ТК РФ это вполне правомочное решение.

В случае организационной, производственной и экономической необходимости кадровое расписание может пополнится новой должностью или дополнительной штатной единицей.

Частоту, периодичность внесения таких изменений определяет сам работодатель.

Готового образца введения штатной единицы российское законодательство не предлагает. Однако профессионалы советуют проводить эту процедуру в три шага.

1. Определение необходимости ввода единицы в штат.
2. Оформление новой должностной инструкции.
3. Составление докладного документа на имя руководителя.

Разберем озвученные этапы более подробно.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 1

Сразу отметим, что во введении новой штатной единицы это самый сложный этап.

Для получения весомых аргументов в сторону пополнения кадрового состава нужно проанализировать стандарты выполнения конкретных должностных обязанностей.

И сопоставить эти данные с объемом работы для новой штатной единицы. Затем — комплексный расчет, основанный на организационно-технических условиях выполнения работы в конкретной организации.

Если говорить более определенно, то кадровому работнику предстоит сделать следующее для обоснования штатной единицы.

• Собрать всю статистическую информацию в отношении должности. К ней будет относиться штатная единица: функции, виды работ, операции, трудозатраты.
• При расчетах применяются нормы выработки, времени, предназначенные для конкретного типа работ. Если в организации нет своих нормативных документов такого плана, то используются данные, утвержденные Министерством труда РФ.

После произведения расчетов в отношении трудозатрат работников, уже работающих на данной должности, намечается вывод, что нагрузка (в рабочих часах за месяц) на них превышает норму. Отсюда и требуется расширение штата.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 2

Следующий этап ввода штатной единицы — составление новой должностной инструкции. На основе уже проведенного расчета трудозатрат определяются нормативы работ, которые будет выполнять планируемый работник. На базе их (работ) перечня и составляется проект должностной инструкции.

Обратимся к Письму № 4412–6 «Роструда». Документ свидетельствует, что хоть ТК РФ не содержит в себе упоминаний о должностных инструкциях, они все равно относятся к важной документации организации. Здесь обязательно указывается:

• Трудовая квалификация сотрудника.
• Полный перечень его обязанностей.
• Список квалификационных требований, необходимых для занятия должности.

Работодатель сам решает, как оформить должностную инструкцию, какие изменения в нее внести.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 3

Новая штатная единица, новая должность обычно вводится в определенном структурном подразделении организации. Отсюда третий шаг — обращение начальника этого отдела с докладной запиской к руководству всей компании. Суть документа — обоснование введения новой должности либо расширения штата.

записки должно быть грамотным и убедительным, иначе все предыдущие этапы станут пройденными напрасно. Новая штатная единица — это новые расходы на зарплату. А они должны быть обстоятельно обоснованными.

Главным аргументом здесь станут расчеты трудозатрат. Их желательно подтвердить еще и такой информацией:

• Средние показатели по увеличению круга обязанностей по данному виду работ. Если тенденция этого стабильная, то целесообразно будет представить прогноз процесса на 2-3 года вперед.
• Оценка предстоящих затрат: сравнение расходов на увеличение з/п имеющихся сотрудников с расходами на ввод новой штатной единицы.
• Анализ того, как эффективно могут справляться настоящие работники с появившимися у них дополнительными обязанностями.
• Цели, функции задачи, которые не могут быть полностью исполнены кадровым составом в прежнем количестве.

Сокращение штата

Сокращение штатных единиц — один из проблемных пунктов в работе кадровика из-за расторжения трудовых договоров по этой причине. Но вместе с тем, это вполне легальный инструмент для оптимизации числа работников в организации.

Сокращение проходит в несколько этапов:

1. Издание соответствующего приказа.
2. Уведомление работника и предложение ему альтернативы.
3. Уведомления центра занятости и профсоюзов.
4. Собственно, увольнение трудящихся.

Осветим важные моменты этого процесса.

Издание приказа о сокращении

Решение о сокращении штата принимает руководитель. Он же издает и соответствующий приказ. Форма его законодательно не утверждена. Однако приказ о проведении мероприятий по сокращению обязательно должен содержать:

• дату проведения данных мероприятий;
• сроки уведомления сотрудников;
• информацию об изменении штатного расписания.

Процесс сокращения

Далее события развиваются следующим образом:

1. Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, — не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
2. Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет — увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
3. Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение — за 3 месяца.

Когда перед работодателем стоит выбор между несколькими работниками, то важно помнить следующее:

• Нельзя увольнять сотрудников, среди которых есть беременные женщины и матери с детьми до 3 лет.
• Прерогатива за работником с более высокой квалификацией и трудовой производительностью.
• При равных показателях остаются сотрудники, имеющие 2 и более иждивенцев; единственные трудящиеся в семье; работники, получившие в данной компании производственную травму, профзаболевание; инвалиды боевых действий.

Завершение сокращения

Заключительные три этапа:

1. Издание приказа об увольнении по форме Т-3. Основание — приказ о сокращении штата.
2. Соответствующая запись в трудовой книжке работника по п. 2. ч. 1 статьи 81 ТК.
3. Начисление полагающихся выплат: выходного пособия, а также среднего заработка в течение 2 месяцев поиска новой работы. Дополнительная компенсация тем трудящимся, которые решили уволиться, не дожидаясь окончания 2-месячного срока.

Таким образом, количество штатных единиц — это число сотрудников, занятых на определенной должности. Кадровому работнику также важно знать основные аспекты ввода и сокращения этих единиц.

Источник: https://BusinessMan.ru/shtatnaya-edinitsa---eto-chto-takoe-v-shtatnom-raspisanii.html