Расходный ордер это

Расходный кассовый ордер КО-2 2021-2021 года: бесплатный шаблон и бланк | КУБ

Расходным кассовым ордером (РКО) называют кассовый документ, который подтверждает факт выдачи наличных денежных средств из кассы. С июня 2014 года индивидуальные предприниматели вправе не оформлять РКО, как и прочие документы кассовой дисциплины – кассовые книги и приходные кассовые ордера.

Расходный ордер оформляется в случае:

• выдачи из касс наличности для ведения расчетов с подрядчиками, поставщиками;
• сдачи средств из кассы для их последующего зачисления на расчетный счет предприятия;
• выдачи денег в целях оказания материальной помощи сотруднику;
• расчетов с сотрудниками, подотчетными лицами, учредителями и т. д.

Какие требования предъявляются к расходному кассовому ордеру?

Для оформления документа используется форма КО-2 (код по ОКУД: 0310002). Документ составляется в одном экземпляре. На ордере проставляются подписи кассира, главного бухгалтера, руководителя предприятия, а также лица, которому передаются денежные средства из кассы.

Для выдачи денег из кассы по расходному кассовому ордеру кассир обязан запрашивать у лица, которому передаются средства, удостоверяющий его личность документ. Ордер остается в кассе и служит подтверждением того, что деньги были выданы на законных основаниях.

Как заполнить форму РКО?

Для оформления документа по форме КО-2 необходимо внести сведения в следующие поля:

• Организация – правовая форма и название предприятия.
• Код ОКПО по уведомлению из Росстата.
• Наименование структурного подразделения, оформляющего документ (при необходимости).
• Номер – порядковый номер ордера.
• Дата составления – дата, когда из кассы были выданы наличные средства.
• Код структурного подразделения, оформляющего документ (при необходимости).
• Корреспондирующий счет, субсчет – номер счета, по которому отражается операция выдачи наличности из кассы.
• Код аналитического учета (при наличии).
• Кредит – номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается факт выдачи наличных средств из кассы.
• Сумма – сумма выдаваемых из кассы наличных денег (цифрами).
• Код целевого назначения (при наличии).
• Выдать – ФИО частного лица или название организации, которым должны быть переданы денежные средства из кассы.
• Основание – причина для выдачи наличных денег из кассы.
• Сумма – сумма поступивших в кассу денег прописью.
• Приложение – реквизиты прилагаемой первичной документации (при наличии).
• Получил – сумма полученных денег, дата и подпись (заполняется лицом, которому выдаются средства из кассы).
• Выдал кассир – подпись кассира с расшифровкой.
• При заполнении ордера нельзя делать какие-либо исправления.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Нормативно-правовая база

• Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
• Указание ЦБР от 11 марта 2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Образец расходного кассового ордера 2021-2021 года: скачать онлайн бесплатный шаблон

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

узнайте больше про куб сейчас

Автоматизация
выставления счета

Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН

Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу

Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета

Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета

Выгоды

Подготовка счета за 20 секунд

Отсутствие ошибок в счетах

Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес

Увеличение скорости оплаты счетов

Автоматизация
отправки счета

Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет

Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет

Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании

Отправка счета на e-mail покупателя

Выгоды

Отправка счета в 2 клика

Красивые и профессиональные счета

Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона

Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн

Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю

Контроль задолженности по каждому покупателю

Управленческая отчетность

Упорядоченное хранение всех ваших документов

Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера

Нужна помощь по заполнению документов или консультация?

Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов

(1 , 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://kub-24.ru/rashodnyj-kassovyj-order-rko/

Как заполнять расходный кассовый ордер и что это такое

Наше общество невозможно представить без операций, тем или иным образом связанных с деньгами. Ежедневно бесчисленное множество организаций производит обмен денежными средствами с частными лицами. И естественно для легитимности данного процесса созданы специальные документы. Одним из таких документов является РКО.

Что такое расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер – это документ, при предъявлении которого производится получение денежных средств с кассы. Данный документ имеет унифицированную форму КО-2, подтверждённую постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88.

Согласно статьям 14 – 21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением Совета директоров Центрального банка России 22 сентября 1993 г. №40, существуют определённый регламент заполнения формы КО-2 и выдачи наличных средств кассами организаций.

В каких случаях используется форма ко-2

Согласно Положению Банка России №373-П использование формы КО-2 допустимо в следующих случаях:

• В случае необходимости перечисления денежной выручки организации на расчетный счет банка.
• Когда наличные средства необходимо использовать сотруднику для осуществления им предпринимательской деятельности в целях данной организации. В этом случае в документе нужно указать сумму средств к выдаче и период, на который она выдается.
• При выдаче денежных средств сотруднику на личные расходы.
• Когда наличные средства необходимы для нужд предприятия (например, ремонт оборудования), тогда в документе указывается конкретная цель для их выдачи, которая не противоречит Указанию ЦБ РФ № 1843-У.
• Когда частный предприниматель снимет деньги для нужд собственного частного предприятия, при этом в его предприятии отсутствуют другие работники кроме него.

Заполнение расходного кассового ордера

Заполнять документ имеет право только бухгалтерский работник (или ответственное за это лицо). Выдается документ в единственном экземпляре.

В случае наличия ошибок в оформлении документ считается недействительным.

Заполнение заголовка

В заголовке документа необходимо указать название организации и, если имеется, название структурного подразделения. В противном случае ставится прочерк.

Заполнение граф

Код формы по ОКУД (общероссийской классификации управленческой документации) – 0320002. Код предприятия (организации) по ОКПО (общей классификации предприятий и организаций) можно узнать в Росстате (раннее Госкомстат).

Номер документа должен соответствовать номеру в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал имеет форму КО-3.

Дата составления расходного кассового ордера должна соответствовать дате выдачи наличных средств с кассы. В соответствующей графе указывается дата арабскими цифрами в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ.

https://www.youtube.com/watch?v=VqvtIsxRvtM

Графа «Дебет, код структурного подразделения» должна заполняться, если операция по выдаче денег производится в структурном подразделении организации (структурным подразделением называется отдел, работающий в индивидуальном направлении и не пересекающийся с основной деятельностью организации кроме отдела кадров, бухгалтерии и общей администрации. Пример такого подразделения: отдел магазина). В противном случае ставится прочерк.

В графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» должны указываться номер счета и при необходимости номер субсчета, по дебету которого отражается снятие денежных средств из кассы организации. Иными словами, здесь должен быть указан номер счета, на который должны поступить средства.

В графе «Дебет, код аналитического учета» указывается соответствующий код учета по счету, указанному в графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет». Данная графа заполняется в случае, если в организации предусмотрено использование таких кодов. В противном случае графа перечеркивается.

В графе «Сумма, руб. коп.» указывается арабскими цифрами в российских рублях денежная сумма, выдаваемая из кассы организации.

В графе «Код целевого назначения» указывается код назначения использования поступивших средств. Данная графа не заполняется в случае, если организация не использует соответствующую систему кодирования.

Заполнение строк

Заполнение строк в форме КО-2 выполняется следующим образом:

• В строке «Выдать __» записывается полностью ФИО лица, которому производится выдача денежных средств, в дательном падеже.
• В строке «Основание __» бухгалтер должен указать содержание финансовой операции, то есть цель, причину или на основании какого повода происходит передача средств данному лицу. В зависимости от целей, описанных в пункте «В каких случаях используется форма ко-2», в строке прописывается следующее: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка», «Для оплаты услуг» и др.
• В строке «Сумма __» указывается сумма денежных средств, снимающихся с кассы. Причем рубли указываются прописью с начала строчки и с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Оставшееся место после записи перечёркивается. Следует также отметить, что, если в графе «Сумма, руб. коп.» выдаваемая сумма указана с копейками независимо от числового значения (например, 500-00), то в строке также должны быть указаны копейки («Пятьсот рублей 00 копеек»). Если же не указано значение в копейках (500-), то его не указывают и в строке («Пятьсот рублей»).
• В строке «Приложение __» указываются прилагаемые документы, на основании которых происходит выдача средств с кассы.

Если средства выдаются лицу сторонней компании, то среди документов у него должна быть доверенность от своей организации на получение денежных средств.

Требования к проведению операции

Оформленный бухгалтером расходный кассовый ордер должен быть обязательно зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Далее он подписывается руководителем и главным бухгалтером (или лицом, имеющим соответствующие полномочия). Стоит отметить, что подпись руководителя не обязательна, если таковая имеется в других документах, прилагаемых к расходнику.

Правильно заполненный бланк передается кассиру, который обязан проверить правильность составления документа и требовать удостоверения личности. Денежные средства кассир обязан выдавать только лицу, данные которого указаны в бланке. Если при оформлении бланка была допущена ошибка, то кассир обязан вернуть бланк в бухгалтерию.

Далее в строке «Получил __» лицо, которому выдаются деньги из кассы, должно указать полученную сумму, уже собственноручно заполняя по тем же правилам, по которым заполняется строка «Сумма __», расписаться и поставить дату в соответствующих строках.

Средства могут выдаваться как в российской, так и в зарубежной валюте

После реализации операции по выдаче денег по РКО кассир обязан зафиксировать паспортные данные получателя в строке «По __». Затем, расписаться, дать расшифровку подписи и проставить дату проведения операции в соответствующих строках. В приложенных к расходнику документах он должен поставить печать «Оплачено» или проштамповать их с указанием даты проведения операции

Важно помнить, что бланк ордера остается в кассе после выдачи денег!

Ведение РКО в электронном виде

Ведение РКО допустимо и в электронном виде. Важно, чтобы оформление соответствовало унифицированной форме КО-2.

Вести форму КО-2 можно в специальных программах, например, «БухСофт онлайн», «1С: Бухгалтерия» и др. При этом последовательность и правила заполнения документа сохраняются.

Оформленный документ в форме КО-2 должен быть распечатан на принтере перед выдачей наличных средств. После распечатки его подписывают уполномоченные лица, и дальнейшая процедура не отличается от описанной выше.

Таким образом, снятие денежных средств с помощью расходного кассового ордера в форме КО-2 является вполне законным и не должно вызвать затруднений при использовании.

Источник: http://ru-act.com/biznes/buxgalteriya/rasxodnyj-kassovyj-order.html

Что такое расходный кассовый ордер. Расходный кассовый ордер: определение и нюансы заполнения ⋆ Честный доход

Каждый владелец предприятия обязан осознавать ответственность при использовании наличных денег. Основой является правильное проведение всех действий с наличными средствами по кассе. В этом плане следует четко соблюдать определенные критерии.

Кассовая дисциплина предусматривает правильно оформленные документы и любые денежные обороты предприятия. Например, для фиксирования всех кассовых расходов применяется соответствующий документ. Его значимость является существенной. Данный документ — это расходный кассовый ордер.

Об этом далее поподробнее.

Что такое расходный кассовый ордер?

Ответ на данный вопрос является простым. Среди основных документов для фиксации движений наличных средств выделяют приходный и расходный кассовый ордер. Они абсолютно не привязаны к осуществлению ведения всего бухгалтерского учета.

Для них применяют только бумажные носители из-за того, что подобные бумаги нуждаются в личном подписании ответственных лиц. Это важно знать. Также расходный кассовый ордер должен подписать субъект, который осуществляет получение денежных средств.

Необходимо отметить то, что в настоящее время законодательством запрещается заверять данные документы при помощи электронно-цифровой подписи.

Предназначение

Бланк расходного кассового ордера является определенным этапом оформления выдачи денежных средств из кассы. В данном документе кроме суммы указывается еще и личность получателя, а также отмечаются основания для выдачи денег.

Форма данного ордера (КО-2) является уникальной и утвержденной для обязательного применения всеми ИП. Она используется организациями, которые имеют кассу и осуществляют по ней соответствующие операции.

Бланк расходного ордера не относится к строгим отчетностям и не может стать их заменой, однако подлежит обязательному учету в журнале регистрации по расходным и приходным кассовым ордерам.

Применение

При заполнении указанного документа следует придерживаться определенных правил. Данное действие регламентировано ст. 14-21 «Порядок ведения кассовых операций в РФ».

Осуществлять выдачу денежных средств из кассы организации можно только при определенном заполнении соответствующего ордера.

Под ним подразумеваются счета, платежные ведомости и прочие соответствующие материалы, которые подпадают под строгую отчетность.

Расходный кассовый ордер обязательно подписывают лица, которые ответственны за ведение данной документации. Это важно знать. Под ними подразумевают кассира, бухгалтера и директора компании.

При этом следует учесть то, что руководитель организации не может подписывать указанный бланк в том случае, когда к нему прилагаются акты проведенных работ, счета, заявления и другие материалы, имеющие его разрешающую резолюцию.

Для получения денежных средств по данному ордеру лицу, осуществляющему их выдачу (кассиру), следует предъявить паспорт или иной документ, который удостоверяет личность получателя. Это является важным условием. При этом паспортные данные указываются в форме КО-2.

Также по указанному ордеру есть возможность получить наличные по доверенности. В данном случае в бланке указывают полностью фамилию, имя и отчество получателя. По форме КО-2 выдачу денег можно проводить уже в день составления данного документа. Оформление указанного бланка осуществляется в одном экземпляре. Хранится он на предприятии. Также необходимо расходный кассовый ордер зарегистрировать в журнале КО-3.

Порядок заполнения

Существует документ, в котором указаны все особенности заполнения бланка. Порядок ведения кассовых операций РФ определяет все аспекты оформления кассовых ордеров. Заполнять и подписывать указанные банки могут только руководители, старший бухгалтер или ИП.

Производить составление кассового ордера разрешено машинописным текстом. Но в законах РФ не сказано об ограничениях формы заполнения. Значит, рукописный текст также разрешается использовать. Только он должен быть читабельным. Если ордер заполнен неправильно, то он считается недействительным.

Особое внимание следует уделить графе «Основание». Это важно учесть. Как показывает статистика, ее часто не принимают во внимание. Но она, так же как и остальные, является обязательной к заполнению и составляет очень важную часть ордера.

Если в этой графе основанием является зарплата, то необходимо учесть все налоги и платежи.

Как заполнить расходный кассовый ордер?

Здесь ничего нет сложного. Вам нужно заполнить расходный ордер? Бланк в этом случае содержит следующие графы:

— Как правило, нумерация начинается с единицы с начала и до конца года.

— В графе «Дата составления» нужно вписать дату, когда деньги будут выдаваться из кассы.

Расходный кассовый ордер. Как правильно заполнить расходный кассовый ордер?

— «Дебет» — номер корреспондирующего счета с учетом средств. Может принимать различные значения в зависимости от того, куда уходят деньги.

— «Кредит» — счет учета наличных денег.

— «Сумма» — количество наличности к выдаче (указывается цифрами).

— «Выдать» — здесь указываются данные и Ф.И.О. получателя.

— «Основание» — отображается суть операции. То есть на основании чего нужно выдать деньги. Например, выплата зарплаты.

— «Сумма» — количество наличности к выдаче (указывается прописью).

— «Приложение» — приводится перечень всех дополнительных документов: обозначаются те материалы, которые прилагаются к данному бланку. В этой графе нужно полностью указывать номер документа и дату.

Получатель обязан записать полную сумму наличности прописью. Также следует поставить свою подпись и дату. Затем указывается документ, подтверждающий личность получателя.

Особенности заполнения

Во многих источниках есть пошаговая инструкция по оформлению расходного кассового ордера. Однако не все предприниматели относятся к этому с большой ответственностью, учитывая все особенности процесса. К примеру, заполнение кассового ордера происходит только перед выдачей наличных средств. Нельзя забывать о том, что необходимая сума денег записывается самим получателем.

Этот момент в большинстве случаев нарушается самим ИП. Также следует помнить, что указанная сума вписывается печатным способом. При получении денег по доверенности также надо быть внимательным при заполнении бланка. Данный процесс должен быть четко описан в документе. Дубликатов кассового ордера ни в коем случае не должно быть. Он делается в единственном экземпляре.

Исправления или помарки категорически запрещены. Поскольку ордер является официальным документом, печать — обязательный атрибут. Но при создании РКО она не является необходимой. Особенно если к ней прилагать другие документы, заверенные печатью (к ним могут быть отнесены материалы первичного бухгалтерского учета).

Печать становится ненужной, когда получение средств происходит от юридического лица.

Нюансы

Расходный кассовый ордер на зарплату нуждается в правильном заполнении и составлении. Каждому сотруднику предприятия может быть выдана заработная плата по индивидуальному кассовому ордеру. Однако есть и другой вариант.

Он предусматривает то, что на один ордер может быть составлен список из нескольких сотрудников-получателей. Но в этом случае на каждого из них указывается сумма, доступная к выплате.

С такого правильно заполненного ордера может быть создана соответствующая ведомость.

Итоги

Мы рассмотрели особые моменты оформления такого документа, как расходный кассовый ордер. Всем ИП будет полезно иметь готовый его образец с правильно заполненными графами. Необходимо изучить все аспекты его оформления. Изначально правильное составление данного документа позволит упростить расчеты и избежать проблем при проверках. Это является одним из важнейших факторов ведения бизнеса.

Прочитайте:  Шанс на реальное жилье. Ипотека Сбербанка «Молодая семья». Ипотечный кредит: условия, перечень документов

Форма КО-2 — расходный кассовый ордер. Правила заполнения соблюдаются в соответствии с оформлением первичной бухгалтерской документации.

Образец оформления

1. В таблице «Коды» проставляется ОКПО организации.
2. В начале документа указывается наименование компании в соответствии с Уставом. Ставится дата оформления бланка.
3. Строка «Корреспондирующий счет, субсчет» — дебет, то есть фиксация бухгалтерской проводки.
4. «Кредит» — бухгалтерский счет для учета наличных средств.

5. Графа «Сумма» содержит значение прописью и цифрами.
6. Раздел «Код целевого назначения» проставляется в том случае, если в компании предусмотрена система кодирования (цель выдачи наличности). Если система отсутствует, то ставится прочерк.
7. Строка «Выдать» — название предприятия или инициалы лица, с которым ведутся расчеты.

8. В строке «Основание» указывается проводка операции: выдача зарплаты, расчет с поставщиками и другие действия. Допускается формулировка «личные нужды», если сумма выдается на командировочные расходы.
9. Раздел «Приложение» — перечисление документов, прилагаемых к ордеру.

10. Расходный кассовый ордер (образец заполнения) содержит строки для подписей администрации предприятия: директора и главного бухгалтера.
11. В графе «Получил» получатель указывает сумму. Расписывается в документе и ставит дату.
12. В разделе «По» проставляются реквизиты документа — подтверждение выдачи денег.

13. После выдачи суммы кассир расписывается с расшифровкой на бланке.

Электронная форма

Согласно унифицированным формам, расходный кассовый ордер допускается оформлять в электронном виде. КО-2 ведется в программных продуктах «1C: Бухгалтерия», «БухСофт» и других специализированных приложениях.

Форма заполняется, распечатывается на принтере перед выдачей средств. Ордер подписывается администрацией организации. Получатель указывает необходимую сумму, ставит свою подпись и дату. Кассир расписывается в бланке после выдачи денег.

Дата составления формы должна соответствовать дню, когда произошла проводка операции по выдаче средств.

Расходный документ не выдается лицам, получившим деньги. Бланк регистрируется в журнале КО-3 — книге для хранения приходных и расходных ордеров. Нумерация РКО проставляется согласно очередности. Операция по выдаче наличности регистрируется в кассовом журнале КО-4 с обязательным указанием номера и даты расходника.

Допускается выдавать деньги как в национальной, так и в иностранной валюте.

Скачать расходный кассовый ордер (бланк)

Источник: https://bizkompass.com/finansi-i-investicii-p430.html

Как заполнить расходный кассовый ордер и другие рекомендации

Любые кассовые операции проводятся в соответствии с Законом РФ. РКО или расходный кассовый ордер — вид документа, по которому уполномоченное лицо выдает финансовые средства.

Выдаются финансы из кассы предприятия. Расходный кассовый ордер — это необходимый кассовый документ. Порядок выплаты финансовых средств определен статьями с 14 по 21.

«Порядок ведения кассовых операций» утвержден Советом директоров ЦБРФ.

Наличные могут выплачиваться из кассы учреждения не только по РКО, но и по другой документации, предписывающей выплату финансов, к примеру, по счету или ведомости. РКО обязательно подписывается уполномоченными сотрудниками организации, это может быть:

• директор;
• бухгалтер;
• финансовый директор или др.

Ели директор установил разрешительную резолюцию на расходник, то финансовые средства могут выдаваться без его подписи. Разрешительная резолюция выполняется на счетах, на заявлениях. Финансовые средства по расходному кассовому ордену 2 выдаются только после предъявления документа, удостоверяющего личность: паспорта или прочего документа.

Данные, представленные предъявителем, записываются. Человек, получающий финансовые средства своей рукой пишет расписку о получении. Заполняется документ шариковой ручкой или пером, получаемая сумма прописывается прописными буквами, копейки пишутся цифрами.

Если расписка отсутствует, то это будет расцениваться как недостача, и недостающие финансовые средства будут взыматься с работника кассы. Финансы могут выплачиваться по доверенности. В таком случае в форму РКО вписывается ФИО получающего человека -лица, которому доверено получение финансовых средств.

Расходник включает в себя описание оснований, по которым будут выданы финансовые средства. Кроме этого, там же должен обязательно быть перечень документации, прилагаемой к КРО.

Когда произведена выдача денежных средств, то обязательно ставиться штамп «Оплачено», тем самым документы гасятся.

Штамп ставится с точной датой выдачи. Образец и пример заполнения расходного кассового ордера всегда находится у места выдачи денежных средств. Заполнение должно проводиться в точности по указанным правилам, в противном случае документ будет считаться недействительным. Исправления, помарки, подчистки делать при заполнении документа нельзя.

Общие требования, как заполнить КО

Оформляя ордера, следует учитывать некоторые требования, которые предусматривает Положение 637:

1. Грамотное оформление документа проводит не работник кассы, а главбух.
2. КО на приход или расход денежных средств выдаются исключительно в единственном экземпляре.
3. Заполнение ордеров выполняется при помощи шариковой ручки или пера, или распечатываются на принтере, заправленном чернилами темного тона при помощи устройств ПК или прочих методик, которые дают полную сохранность записей документации на сроки предусмотренные законом.
4. Запрещается исправлять ошибки. Если допущена помарка, то документ должен быть уничтожен, а новый ордер должен быть выписан по правилам и без ошибок.
5. Финансовые средства по КО могут приниматься или выплачиваться только в тот день, когда была составлена документация и ни в какой иной.
6. Категорически нельзя выдавать ордера о выплате или получении финансов лицам, которые вносят или получают наличные финансы.
7. Кассовая документация после оформления сформировывается по хронологии. Документации присваивается свои номер. Делается переплет, и сохраняются они в присвоенных папках. За сохранность ответственность несет определенное законом лицо, на которое директор организации возложил такие обязанности.
8. Если в документации указывается сумма в другой денежной национальной единице, то она должна быть прописана в документе. Получая документ о приходе или расходе денежных средств, кассир обязан провести проверку.

Ответственное лицо должно проверить:

1. Имеются ли все необходимые подписи на документах. Есть ли подпись директора организации и главбуха, есть ли на расходнике разрешительная подпись директора предприятия либо иного уполномоченного сотрудника.
2. Имеются ли все реквизиты, правильно ли оформлен документ.
3. Имеются ли все необходимые документы, которые должны быть приложены к основной документации.

В том случае, когда имеется хоть одно нарушение, документ не соответствует правилам, то все документы должны быть возвращены работником кассы в бухгалтерию на дальнейшую доработку. Документы должны оформляться по закону в соответствующей форме. Как только вся документация передана кассиру, проверена, ее регистрируют в специальных регистрационных журналах.

Для ПКО имеются свои журналы, для расходников — свои. РКО, которые оформляются на основании платежек, регистрируются только после выдачи денежных средств на руки.

Сохранность документации проводится ответственным сотрудником, назначенным директором фирмы. Хранится документация в сейфе или в выделенном кабинете, который находится под охраной.

Хранение КО длится 3 года, при отсутствии счетов — 75 лет. Ордера могут изыматься по предусмотренным в Законе РФ случаям.

Ко и документация

Любые КО с документацией осуществляют кассиры. Работник кассы может быть один или их может быть несколько. Назначаются кассиры руководителем организации.

Если в фирме работает не единственный кассир, то обязательно должен быть назначен старший ответственный. Заниматься выполнением кассовых действий может и сам директор предприятия.

Любая кассовая операция оформляется кассовой документацией (ПКО или РКО).

Подписывают важные бумаги директор, главбух, бухгалтер, работник кассы. У работника кассы должна быть печать с реквизитами для подтверждения проведения операции. Любые поступления и выдача финансовых средств должны фиксироваться в кассовой книге. Каждый документ фиксируется отдельно.

Когда рабочий день подходит к концу, работник кассы обязательно проводит сверку данных кассовой книги и данных самой документации, сверяет остаток и расписывается. После этого все записи сверяет главбух и ставит подпись. Если за рабочий день никаких операций не осуществлялось, то записывать в книгу ничего не надо.

Кассовые операции могут проводиться и при помощи компьютерных программ.

Любой фирмой, организацией должен фиксироваться доход и расход финансов. Фиксируются доходы в наличной и безналичной формах. Регистрация финансов проходит по приходному кассовому ордеру. ПКО — это документация, по которой ведется поступление финансовых средств в общую кассу организации.

Для оформления приходника понадобятся ручка, ПК, печать фирмы, касса, программа 1С, ручка шариковая. Код всегда ставится автоматом.

Информация в поле «получено от» вносится автоматом, если основанием является расходник, или от руки, пользуясь списком контрагентов, когда оформление проходит с нажатием кнопки «Оформление приходника».

Отдельными суммами можно оплачивать налом и безналом при помощи платежного поручения через Банк РФ. После всех вышеперечисленных операций необходимо сделать запись приходника. Затем надо провести ордер в кассовой книге. После нажатия на кнопку «Печать» в окне покажется форма ордера в печатном виде.

Для того чтобы распечатать документ, надо нажать комбинацию «CNTRL+P» и далее «ОК».

Документ распечатается, после чего надо оторвать необходимую часть по линии отреза. На кассе распечатывается чек, который крепится к документу (1 часть), ставится печать фирмы, подпись главного кассира, главного бухгалтера. 2 часть документа подписывается, и бланк убирается в отчетность бухгалтера.

Правильное оформление РКО

Каждое предприятие, организация, фирма, ИП должны оформлять документы на свои и хозяйственные операции. РКО предназначается для того, чтобы вести учет всех финансовых операций организации, индивидуального предпринимателя. Порядок заполнения расходника следующий:

1. Правила предусматривают заполнение расходника в одном экземпляре. Документация в любом случае заверяется главбухом и директором. Расходник нужен для того, чтобы провести расчет через кассу. Заполнение расходника предусматривает внесение названия фирмы и структурного подразделения, обязательно с кодами. Должен быть указан и номер счета, субсчета, Точные номер и число, месяц, год заполнения документации.
2. Деньги выдаются только лицу, на которого оформлен документ, чьи данные внесены в расходник. Его личность должна быть проверена, для этого кассир должен запросить паспорт. Если выдача предусматривает доверенность, то данные представителя должны быть прописаны в расходнике. Представитель действует только на основании доверенности.
3. РКО может включать дополнительную документацию, которая содержит разъяснение, о направлении финансов. В таком случае достаточно подписи руководителя предприятия. Подпись может ставиться на разрешительном документе, не обязательно заверять сам расходник.
4. Финансовые средства могут выплачиваться и по платежно-расчетной ведомости. В таком случае ведомость обязательно заверяется печатью с реквизитами предприятия. Вся информация о составленных документах обязательно вносится в регистрационный журнал документов.
5. РКО применяется и при занесении финансов на счет в Банке РФ. В этом случае в строке «Выдано» следует обязательно указать, что средства предназначены для зачисления на расчетный счет. Важно помнить, что при выдаче средств определенному лицу в корреспонденцию счетов должен быть внесен код 71.
6. Если расходник оформлен не по правилам, то это будет основанием для привлечения организации, ИП к ответственности по Закону РФ, ст. 15.1 КоАП РФ. Штраф за ненадлежащее оформление и ведение документации может быть от 50 000 для ЮЛ и от 5 000 для должностного лица, ответственного за заполнение РКО. НК РФ также предусматривает ответственность за ненадлежащее заполнение и ведение документации. Штраф по НК РФ ст. 120 может достигать 10 000 руб.

Правильное оформление расходного кассового ордера должно проходить без единой ошибки, не допускается абсолютно никаких исправлений и помарок. Испорченный бланк обязательно уничтожается.

Наличные могут выдаваться только после идентификации личности получателя.

Если наличные выдаются по доверенности на несколько выплат, то кассир в обязательном порядке делает копии, которые обязательно заверяются. Копия прикладывается к РКО, платежной ведомости.

Оригинальный документ доверенности хранится у кассира и когда происходит последняя выплата финансовых средств, он прикладывается к РКО.

Очень важно соблюдать все правила, в противном случае на организацию и на ответственное лицо будет наложена ответственность в виде штрафных санкций.

Ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей прописана в Налоговом кодексе РФ.

Источник: https://vseobip.ru/kassa/rasxodnyj-kassovyj-order.html

Расходный ордер бланк. Для чего нужен расходный кассовый ордер? Основные требования Банка РФ

Большинство хозяйствующих субъектов должны вести учет всех кассовых операций в соответствии с законодательством. Это означает, что операции по приходу и расходу денег в кассу должны соответствующим образом оформляться. Рассмотрим подробнее документальное оформление расходных операций по кассе, которое предполагает выписку бланка расходный кассовый ордер (РКО).

Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ, на основании которого происходит выдача денег из кассы организации.

Его нужно выписывать всегда, когда осуществляется выдача из кассы наличных денег у хозяйствующего субъекта.

Обязательность его оформления предусмотрена нормативным документом ЦБ РФ. Освобождение от выписки этого документа получили только индивидуальные предприниматели, ведущие учет по упрощенной схеме.

К расходным операциям, на которые составляется расходник относятся:

• Выплата из кассы работникам сумм для финансирования хозяйственной деятельности в подотчет.
• Инкассация выручки и других наличных денег в банк;
• При выплате сотрудникам зарплаты деньгами из кассы, в том числе физлицам по договорам подряда;
• В других, предусмотренных законодательством случаях.

Порядок применения расходного ордера

При выдаче денег из кассы составляется РКО, для которого может применяться стандартизированная форма или же разработанный на ее основе с учетом существующей специфики деятельности предприятия бланк.

Выписку документа осуществляет специалист из бухгалтерии, кассир и другое должностное лицо, который в силу обязанностей должен заниматься оформлением данных документов.

Составлением расходников могут заниматься главный бухгалтер или руководитель самостоятельно. Кроме этого, приглашенный со стороны специалист может исполнять данные функции, но существует ограничение, согласно которому он не имеет права ставить свои росписи на документе. В этом случае визирование осуществляет руководитель фирмы.

Внимание! С 19 августа 2021 года по Указанию ЦБ РФ заявление на выдачу денег можно не оформлять, если существует приказ или иное распоряжение руководства фирмы о выплате наличных по определенным направлениям.

После первоначального составления документа, он передается в кассу, в которой кассир проверяет его правильность, наличие всех обязательных реквизитов, в том числе подписи руководителя.

Если при выписке расходника допущена ошибка, то вносить с него исправления нельзя. Необходимо заново произвести его выписку. Далее кассир фиксирует бланк в журнале регистрации.

Внимание! Перед фактической выплатой денег, кассир должен проверить личность получателя. Для этих целей он должен сверить данные указанные в РКО с предъявленным ему удостоверением личности. Кроме этого, работник кассы должен вписать в РКО основные реквизиты предъявленного документа.

После этого необходимая сумма, указанная в расходнике, вместе с ним передается получателю, который проверяет фактическое наличие денег, а после этого ставит свою визу в подтверждение получения наличности.

Затем РКО возвращается кассиру, который в подтверждение выдачи также проставляет свою подпись на этом документе, а также оттиск «Оплачено». Получателем денег может выступать доверенное лицо, в этом случае он должен предъявить еще и доверенность на право представлять интересы лица. При этом доверенность прикладывается к расходнику.

При завершении смены кассир должен представить в бухгалтерию отчет, к которому прикладывает все кассовые документы за день, в том числе и расходные.

Расходный ордер унифицированная форма КО-2 бланк скачать

Скачать Word.

2021 скачать бесплатно в формате Excel.

По форме КО-2 в формате Pdf.

Расходный кассовый ордер образец заполнения

В том случае, когда расходный ордер оформляется в каком-то отдельном подразделении, то его название нужно внести в графу «Структурное подразделение». В противном случае здесь необходимо поставить прочерк.

Справа от названия находится графа, в которую нужно занести порядковый номер бланка, а затем и дату его оформления. Дату надо вписывать в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Дальше располагается таблица, в которую нужно занести информацию по бухгалтерскому учету операции — корреспондирующие счета по дебету и кредиту, код структурного подразделения (если он есть), счет аналитического учета.

Важно! Счет по аналитическому учету надо заносить только в том случае, если они применяются на предприятии.

Последнее поле в этой таблице – «Код целевого финансирования». Это поле также необходимо заполнить только тогда, когда такие коды используются в компании.

В графу «Выдать» вносятся полные Ф.И.О. гражданина, которому передаются денежные средства. Сюда нельзя заносить название компании.

В графу «Основание» нужно записать причину, по которой выполняется выдача денег из кассы. Сюда можно занести, например, «Выдача зарплаты», «В подотчет», «На материалы» и прочее.

В графу «Сумма» записывается сумма операции прописью, оставшееся место в поле необходимо прочеркнуть.

После этого на данном документе проставляют свою подписи руководитель компании и главный бухгалтер, которые проверяют правильность его оформления, а также дают разрешение на проведение операции.

В следующую графу кассир должен занести информацию о документе, который предъявил получатель — обычно им является паспорт.

После оформления всех необходимых полей, ордер также должен подписать кассир, выполнявший операцию.

Нюансы применения расходника

Когда по расходному ордеру выполняется выдача денег юридическому лицу (например, оплата за товар или материалы), то просто вносить его название как получателя нельзя.

В графу «Выдать» нужно записать Ф.И.О. работника фирмы-поставщика, который производит получение денежных средств. Либо, если все же необходимо указать название компании, то допускается запись следующего содержания: «ООО Фирма через Иванов А. А.». В графу «Приложение» в этом случае записывается реквизиты предъявленной доверенности.

Если расходник выписывается для сдачи наличной выручки в банк, то в графе «Выдать» нельзя записывать фразы типа «Выручка», «Сдача выручки» либо аналогичные. Здесь нужно указать Ф.И.О. ответственного работника, который производит это действие, а в графе «Приложение» – реквизиты объявления на сдачу наличности.

При выдаче работникам зарплаты можно оформить единый расходный ордер на всю сумму выплаты. В этой ситуации в графе «Выдать» записывается – «Работникам предприятия». В графу «Основание» записываются сведения о платежной ведомости. Поля ордера «По», «Получил» и «Подпись» нужно оставить незаполненными.

Источник: https://buhconsul.ru/expense-order-form-why-do-i-need-a-cash-order-order/