Отказное письмо образец бланк
Письмо-отказ
Обсудим стратегии и тактики официально-деловой переписки, как выразить отказ в деловом письме. Варианты содержащих отказ писем на этапе обсуждения возможных форм и условий сотрудничества и заключения договора о сотрудничестве.
Особое место на данном этапе делового взаимодействия занимает переписка по согласованию текста договора.
Как корректно выразить отказ от принятия каких-либо замечаний, предложений, пожеланий второй стороны? Предлагаем примеры текстов писем-отказов.
Когда необходимо написать письмо-отказ
Переписка по согласованию текста договора – это всегда поиск компромисса по определенным вопросам. Достижение взаимопонимания между партнерами во многом зависит от четкого изложения их позиций, которое осуществляется на фоне уважительного отношения друг к другу.
И это, безусловно, должно находить адекватное ситуации профессионального общения отражение в содержании деловых писем, в их стилистическом оформлении.
В ходе деловой переписки по согласованию текста договора при решении спорных вопросов партнеры, отстаивая свою позицию, нередко должны выразить отказ от принятия каких-либо замечаний, предложений, пожеланий второй стороны. Но отказ в письмах данного типа является не самоцелью, а очередным шагом в процессе поиска согласованного решения по спорному вопросу.Позиция по отстаиванию собственных интересов может быть достаточно жесткой, но стремление к поиску взаимоприемлемого решения и нормы делового этикета позволяют вербализовать отказ в таком стилистическом ключе, который обеспечит спокойное деловое обсуждение спорных вопросов.
Структура письма-отказа
Письма рассматриваемого типа обычно содержат следующие логико-смысловые блоки:
- информирование о получении письма и (или) выражение благодарности за полученное письмо;
- выражение благодарности за качественную (оперативную, тщательную) работу над текстом договора, за высказанные замечания и предложения;
- принятие/непринятие отдельных замечаний и предложений;
- аргументация непринятия отдельных замечаний и предложений;
- формулирование собственного предложения по спорному вопросу;
- изложение фактов, описание факторов, способствующих пониманию/принятию партнером позиции автора письма;
- описание возможных последующих действий партнеров или/и автора письма в целях достижения консенсуса по спорному вопросу;
- описание последующих действий автора письма в случае невозможности достижения компромисса;
- выражение заинтересованности в сотрудничестве;
- выражение надежды на достижение взаимопонимания, на успешное завершение подготовки текста договора и его подписание.
Примеры писем-отказов
Коммерческому директору ОАО «Электрокомплект»
М.И. Новикову
Уважаемый Михаил Иванович!
Нами внимательно изучен полученный от Вас текст типового договора на поставку комплектующих изделий для обеспечения сборочного производства ФГУП «Радуга»
К сожалению, по мнению наших специалистов, предлагаемый Вами текст договора ни по своей структуре, ни по содержанию основных статей не соответствует принятым на нашем предприятии стандартам сотрудничества по данному направлению.
В тексте договора отсутствуют многие статьи, отражающие важные аспекты выполнения Сторонами своих обязательств: особенности транспортировки, приемка изделий на предприятии Поставщика, гарантийные обязательства, ответственность за несоблюдение графика поставок, условия командирования специалистов.
В полном объеме не предусмотрены также технические приложения к договору. Все основные замечания изложены нами в приложении к настоящему письму.
В связи со сложившейся ситуацией руководством ФГУП «Радуга» принято решение подготовить свой вариант договора с Вашим предприятием, рассчитанный на 2 года сотрудничества и учитывающий все особенности процессов нашего делового взаимодействия.
Прошу Вас, уважаемый Михаил Иванович, рассмотреть наше предложение и сообщить решение по этому вопросу. В случае Вашего согласия наш вариант договора поставки будет направлен Вам для согласования в недельный срок. Приложение — на 3 листах в 1 экз.
С уважением и надеждой на успешную совместную работу,
Заместитель генерального директора
ФГУП «Радуга» И.П. Бережной
Генеральному директору ОАО «Прометей»
С.Ф. Дубровину
Уважаемый Степан Федорович!
Благодарю Вас за факс от 26.12.2010, в котором изложена Ваша позиция по проекту договора на поставку типографского оборудования. Усилия наших специалистов по согласованию основных статей договора позволили достичь значительного прогресса на пути к взаимовыгодному сотрудничеству.
В то же время хочу напомнить Вам, уважаемый Степан Федорович, что на переговорах, которые состоялись в ноябре 2010 года, представителями наших организаций были согласованы отпускные цены на продукцию ЗАО «Фортуна-М» с учетом транспортировки оборудования со склада нашего предприятия автотранспортом ОАО «Прометей». Предполагалось, что транспортировка груза и его страховка будут организованы, оформлены и оплачены Вашим предприятием самостоятельно.
В настоящее время Вами предложено включить в текст договора отдельную статью «Условия транспортировки», в которой Вы возлагаете обязанности по организации, оформлению и оплате железнодорожной транспортировки и страховки приобретаемого типографского оборудования на наше предприятие.Мы согласны включить в текст договора указанную статью. Однако организация транспортировки груза железнодорожным транспортом и оформление транспортной страховки требуют дополнительных расходов, на которые мы, к сожалению, не можем пойти без увеличения ранее согласованной стоимости.
Прошу Вас, уважаемый Степан Федорович, еще раз проанализировать сложившуюся ситуацию. Для выработки окончательного решения по данному вопросу мы предлагаем провести рабочее совещание ответственных представителей наших предприятий. Место и дату его проведения мы можем определить с Вами в рабочем порядке.
С уважением и пожеланиями успехов в работе,
Генеральный директор
ЗАО «Фортуна-М»Ю.А. Карпов
Директору ООО «Спецтранссервис»
Л.О. Малышеву
Уважаемый Леонид Олегович!
Нами получено Ваше электронное письмо от 27.12.2010 с информацией о согласовании всех основных статей договора № ТК-2/27 на транспортное обслуживание нашего предприятия. Мы благодарны Вам за оперативность в работе, за принятие во внимание наших пожеланий, а также за поиск компромисса в вопросе о размере аванса.
К сожалению, предлагаемый Вами новый вариант размера авансового платежа (25% от общей стоимости транспортных услуг) является для нас неприемлемым. Эта сумма представляется необоснованно завышенной. По нашему мнению, современная практика договорных отношений при предоставлении услуг подобного рода не оперирует авансовыми платежами свыше 15%.
В связи с этим, уважаемый Леонид Олегович, прошу Вас рассмотреть возможность снижения размера авансового платежа до 15%. Я полагаю, что объемы перевозок и длительность действия договора между нашими предприятиями являются весомым аргументом в принятии окончательного решения по этому вопросу.
Еще раз благодарю Вас за внимательное отношение к этому проекту и надеюсь на понимание.
С глубоким уважением,
Генеральный директор
ОАО «Медспецоборудование»В.К. Пантелеев
Коммерческому директору ОАО «Продпоставка»
Н.Н. Белякову
Уважаемый Николай Николаевич!
Мы чрезвычайно благодарны Вам и специалистам ОАО «Продпоставка» за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ. Большая часть Ваших замечаний и предложений по тексту договора значительно улучшат его структуру и содержание.
В то же время мы не можем согласиться с предложенной Вами стоимостью выполнения работ. В связи с этим хотели бы отметить, что согласование ценовой статьи договора станет, вероятно, предметом специальных переговоров между нашими Сторонами.Мы не можем принять во внимание результаты Ваших маркетинговых исследований, на основании которых Вы предлагаете снизить стоимость строительно-монтажных работ на 15-20%.
Пятнадцатилетний опыт работы АСК «Строймонтаж» на строительном рынке нашего и соседних регионов и наличие соответствующих конкурентных материалов позволяют нам не согласиться с предложенной Вами стоимостью выполнения работ.
Мы весьма заинтересованы во взаимовыгодном сотрудничестве с Вашим предприятием, поэтому предлагаем провести совещание представителей наших организаций для обсуждения ценовой статьи договора 12 января 2011 г. в 10-00 в офисе АСК «Строймонтаж».
Прошу Вас, уважаемый Николай Николаевич, рассмотреть наше предложение и сообщить нам о своем решении по данному вопросу.
С глубоким уважением,
Заместитель генерального директора по коммерческим вопросам
АСК «Строймонтаж»В.Ю. Алексеева
Заместителю генерального директора ОАО «Рассвет»
О.Д. Рассудову
Уважаемый Олег Денисович!
Благодарим Вас за внимательное ознакомление с проектом договора, подготовленного нашим агентством. Мы проанализировали Ваши замечания по его тексту и полностью с ними согласны.
Относительно Вашего предложения по включению в статью «Ответственность Сторон» пункта о штрафных санкциях к Исполнителю сообщаем следующее.
В процессе выполнения работ в рамках договоров по проведению рекламных компаний наше агентство постоянно взаимодействует с заказчиками, которые предоставляют необходимую для создания рекламных материалов информацию.
На каждом этапе работ подготовленные материалы в обязательном порядке подлежат совместному согласованию и утверждению. При такой организации взаимодействия ответственность Сторон за несоблюдение сроков выполнения работ на отдельных этапах трудно разделима.
На основании вышеизложенного мы вынуждены выразить свое несогласие с Вашим предложением по включению в текст договора односторонних штрафных санкций к Исполнителю.Если Ваша позиция по этому вопросу не будет Вами пересмотрена, мы будем вынуждены настаивать на включение встречных штрафных санкций к Заказчику за несоблюдение сроков предоставления информации по объектам рекламы и сроков прохождения этапных платежей.
Мы надеемся, уважаемый Олег Денисович, что возникшие разногласия будут успешно преодолены. По нашему мнению, согласование договора находится на завершающей стадии и его подписание может состояться до конца января текущего года.
С наилучшими пожеланиями и глубоким уважением,
Генеральный директор
ЗАО «Рекламное агентство «Вымпел»»М.В. Баринова
Генеральному директору ООО «Партнер»
Б.Т. Никольскому
Уважаемый Борис Тимофеевич!
Специалисты ОАО «Стеклокерамика» внимательно ознакомились с предложениями ООО «Партнер» по компромиссным вариантам отдельных формулировок статей «Обязанности Комитента» и «Обязанности Комиссионера» (Приложение к Вашему исх. факсу от 21.12.2010 № П3-95).
Некоторые Ваши предложения (пункты 2, 3 и 5-7 упомянутого выше Приложения) представляются весьма конструктивными и принимаются нами в полном объеме.
Однако часть Ваших предложений не может быть принята нами и по-прежнему вызывает у нас ряд вопросов. Нам представляется, что в измененных формулировках пунктов не отражены наши замечания и пожелания. В связи с этим мы вновь обращаем Ваше внимание на пункты 1, 4 и 8 указанного Приложения и предлагаем еще раз их проанализировать.
В случае Вашего отказа от пересмотра указанных пунктов Приложения мы, к сожалению, вынуждены будем отказаться от сотрудничества с Вашей торговой компанией.
Мы надеемся, уважаемый Борис Тимофеевич, что наши временные разногласия будут успешно преодолены и мы достигнем полного взаимопонимания.
С уважением и пожеланием успехов в работе,
Генеральный директор
ОАО «Стеклокерамика»В.Ф. Дегтярев
Источник: https://www.sekretariat.ru/article/91305-qqq-12-m8-strategii-i-taktiki-delovoy-perepiski-otkaz-v-pisme
Отказное письмо для торговли | Отказное письмо для продажи получить
Сертификат качества – это документ, который говорит о том, что данная продукция соответствует принятым стандартам по своим техническим характеристикам, охране окружающей среды, безопасности для человека, и пр.
Отказное письмо для торговли является документом, смысл которого состоит в том, чтобы донести до контролирующих организаций и потребителей, что данная продукция не подлежит обязательной сертификации.
Оформляет его орган, который имеет на то соответствующую аккредитацию.
Сертификат выдается изготовителем продукции и сопровождает товар при продаже.
В зависимости от данных сертификата качества продукции определяется код ОКП, на основании которого производится идентификация, автоматическая обработка информации, а также определяется код ТНВЭД, необходимый для расчета пошлины при ввозе или вывозе продукции за границу.
Однако не вся продукция попадает под сертификацию. Поэтому, чтобы принять равные условия для товаров, подлежащих и неподлежащих сертификации, оформляется вместо сертификата отказное письмо.
Документы, необходимые для оформления отказного письма для торговли
|
Отказное письмо для торговли выдается сроком на один год.
Это связано с тем, что ежегодно может изменяться и дополняться перечень подлежащей обязательной сертификации продукции.
В каких случаях нужно оформлять отказные письма для продажи
На сегодняшний день можно руководствоваться перечнем, приведенным в Постановлении Госстандарта РФ «О номенклатуре продукции и услуг (работ), подлежащих обязательной сертификации», а также Техническими регламентами, утвержденными Федеральным агентством по метрологии и техническому регулированию. Если продукция не фигурирует ни в одном из приведенных списков, то она вполне может не требовать обязательной сертификации, в подтверждение чего мы сможем подготовить Вам отказное письмо.
Вы можете ознакомиться с тем, как должно выглядеть отказное письмо, образец оформления которого всегда можно найти на нашем сайте. При наличии соответствующих документов такое письмо может быть изготовлено в течение одного дня. Надо оговорить, что отказное письмо для торговли не может быть предъявлено в таможенные органы, поскольку для них выполняются другие требования.
Отказное письмо (образец) – никаких сложностей
Отказное письмо может оформляться и производителем, и продавцом товара. Действует оно на всей территории России. Для его оформления не требуется специальный бланк, достаточно фирменного бланка формата А4 аккредитованного для выдачи сертификатов и отказных писем учреждения.
Если руководитель компании отсутствует на месте, то его может заменить лицо, имеющее на то полномочия, и на подпись которого может быть поставлена гербовая печать компании. Случаются ситуации, когда доподлинно неизвестно, к какому коду ОКП следует отнести ту или иную продукцию, и, соответственно, на что выписывать сертификат.
Отказное письмов этом случае будет оптимальным вариантом, чтобы иметь возможность реализации данной продукции на территории России.Наша компания предлагает отказное письмо оформить в Москве. Стандартная стоимость данной услуги включает в себя оценку до трех единиц продукции. В том случае, если товаров, реализация которых требует отказных писем, будет больше, то стоимость возрастет.
Отказное письмо, образец которого можно посмотреть на нашем сайте, содержит информацию о наименовании товара, условиях, на основании которых данный товар произведен (ГОСТ или ТУ), код ОКП, если может быть определен, номер протокола испытаний, если таковые имели место, причину, почему на продукцию не может быть оформлен сертификат качества, и прочие сведения, интересные контролирующим органам. Сертификат, отказное письмо на продукцию – документы, идентичные по своему значению, как для представителей надзорных органов, так и для покупателей.
Оформите отказное письмо в Москве в нашей компании
Итак, если у вас возникли сложности с определением кода ОКП или нет сведений, подлежит ли обязательной сертификации продукция, которую Вы планируете реализовывать через торговые точки в РФ, то следует отказное письмо оформить.
Москва – крупный центр, в котором осуществляются как торговые операции, так и контроль их прохождения.
Поэтому наша компания рекомендует, во избежание неприятных ситуаций со стороны контролирующих органов и особо требовательных покупателей, обратиться в нашу компанию и отказное письмо оформить в Москве.
Вся процедура, при наличии соответствующих документов, займет несколько часов. Для этого Вам необходимо позвонить нашим консультантам или заполнить заявку на нашем сайте. После чего, наши специалисты свяжутся с Вами и ответят на все интересующие вас вопросы.
Источник: http://www.pro-certification.ru/uslugi/otkaznye-pisma/otkaznoe-pismo-dlya-torgovli.html
Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере
Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.
При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:
- мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
- нам неприятно отвечать отказом;
- нам (лично или компании) важно сохранить благорасположение и лояльность адресата.
Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы.
Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно официально и вежливо написать письмо-отказ.
Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».
И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.
Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма, содержащего отказ!
Рекомендации при написании писем-отказов
1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку. Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают.
Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать.
Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно».
2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты:
1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение):
«Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»
«Уважаемая Наталья Константиновна!»
2) письмо-отказ должно содержать благодарность за отклик на наше предложение:
«Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»
«Спасибо за присланное в наш адрес резюме».
3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).
«Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».
«Мы внимательно изучили Ваш проект по …»
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился:
«Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»
«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»
«Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».
5. Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:
«Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»
«При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …»
«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».
6. В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив:
«Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»
«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»
«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».
А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов:
| Письмо отказ | Инструменты корректности |
| Добрый день, Владимир! | Персональная адресованность |
| Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение! | Благодарность за отклик на предложение |
| Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати для нашей компании. | Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено |
| Предложенная Вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты. Затраты по рискам, от которых избавляет Ваш проект, в данный момент меньше затрат по проекту. | Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено. |
Комплимент по поводу предложения.
Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.Комплимент по поводу предложения.
Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.
С уважением, Сергей Иванов
Начальник отдела закупок непроизводственных материалов
ТОО «Технология»
Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.
ВОРОТЫНЦЕВА Тамара Леонидовна,
директор по развитию тренинговой компании
«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,
автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»
Обратите внимание на тренинг по Деловой e-mail переписке, который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге:Обратите внимание на тренинг Деловая e-mail переписка
(3 голос-ов, 5,00 из 5)
Loading…
в соцсетях:
деловая переписка, деловое письмо, электронное письмо
Источник: https://www.training-partner.ru/staty/kak-gramotno-napisat-pismo-otkaz.html
Отказное (разъяснительное) письмо: виды и цели получения
- Сроки оформления
- Стоимость оформления
- Процесс оформления
- Схема оформления
Продукция любого предприятия или компании может либо подлежать обязательной сертификации или декларирования либо же нет.
Однако в ряде случаев надзорные (контролирующие) инстанции могут затребовать на заявленную продукцию документы, подтверждающие её соответствие действующим требованиям определённых нормативов. К числу данных документов относят декларации, сертификаты и заключения.
Поэтому основной целью существования и получения отказного письма является полное опровержение необходимости наличия подобных подтверждений.
Данный разъяснительный документ способен устранить возможные формальные препятствия, возникающие при свободном обращении продукции на потребительских рынках
Отказное письмо является официальным разъяснительным документом, который опровергает принадлежность продукции к группе товаров, подлежащих проверке соответствия на обязательной основе.
По своей сути отказное (разъяснительное) письмо не может быть доказательством качества товара, поэтому для увеличения его конкурентоспособности при реализации значительно лучше иметь добровольный сертификат соответствия.
Данный разъяснительный документ способен устранить возможные формальные препятствия, возникающие при свободном обращении продукции на потребительских рынках, а в некоторых случаях может избавить заинтересованных лиц от дорогостоящих, а иногда и длительных и необязательных процедур подтверждения качества.
Нормами и законами технического регулирования определяется список (перечень) продукции и товаров, которые подлежат ввозу на таможенную российскую территорию, минуя процедуры оценки соответствия утвержденным и действующим стандартам качества.
В данный список входят следующие товарные категории:
- продукция, находящаяся в бывшем употреблении;
- запасные части, к ранее ввезённому сертифицированному товару;
- тестовые партии продукции или товаров, предназначенных для проведения экспертных работ на соответствие;
- продукция, предназначенная для представителей делегаций или иностранных посольств;
- личная собственность физических лиц (граждан).
Отказное письмо на продукцию выдается производителям, заявителям или продавцам данной продукции специально уполномоченными и аккредитованными на то органами в строгом и чётком соответствии с нормами и требованиями действующего российского законодательства, а также существующими утверждёнными перечнями обязательной сертификации и декларирования соответствия.
Наиболее часто отказное письмо востребовано в торговле (реализации), при прохождении таможенного контроля, а также дистрибуции.
Виды отказных (разъяснительных) писем
В зависимости от основного содержания и сертификационного органа, выдающего разъяснительные документы различают несколько видов отказных писем, каждое из которых имеет свои правила оформления, получения и требования, предъявляемые к нему.
Выделяют следующие виды подобных документов:
- отказное письмо, предъявляемое в органы таможенной службы (отказное письмо для таможни) – подтверждает, то, что продукция, ввозимая на российскую территорию не должна иметь сертификат. Выдается оно и оформляется только ВНИИСом. Отказное письмо для таможни необходимо зачастую в случаях возникновения расхождений при таможенном оформлении продукции или грузов, а также в неясности необходимости осуществления процедуры обязательной сертификации для заявленной продукции и обуславливается некоторой невозможностью определения кодов ТНВЭД. Необходимость в получении отказных писем для таможни определяется наличием двух систем классификации продукции и обозначением её кодами ОКП и ТНВЭД, в результате которых в исключительных случаях могут возникать разногласия в отнесении продукции к определённой товарной группе;
- отказное письмо для осуществления торговли на территории России – документ официально подтверждает, что заявленный товар не требует обязательной сертификации и носит лишь разъяснительный характер и не используется таможенными органами. В оформлении или получении такого документа обычно нуждается продавец или производитель продукции для возможности подтверждения контролирующим органам или покупателям, что данный вид товара или продукции не относится к обязательной сертификации. При этом при реализации продукции отказное письмо выступает документом, официально подтверждающим, что для данной продукции наличие сертификационного разрешительного документа не является обязательным;
- отказное письмо в сфере пожарной безопасности (отказное пожарное письмо или отказное письмо МЧС РФ) – данный вид отказного письма предполагает тот факт, что заявленная продукция не относится к перечню обязательной сертификации в сфере пожарной безопасности. Такое письмо выдается сертификационными органами, уровень аккредитации которых распространяется на область пожарной безопасности;
- отказное письмо Ростпотребнадзора (отказное письмо СЭЗ, свидетельство о госрегистрации или санитарное письмо) – официальный документ, в котором идёт речь о том, что продукция определённого производства и области применения не подлежит процедуре санитарно-эпидемиологической экспертизе и не требует оформления санитарно-эпидемиологического заключения. Данное разъяснительное (отказное) письмо оформляется в случаях неясности в обязательном проведении санитарно-эпидемиологической экспертизы для определённых видов продукции;
- отказное письмо Ростехнадзора – данный документ свидетельствует об отсутствии необходимости в оформлении разрешения Ростехнадзора на определённые ввозимые в Россию виды технических устройств, не входящие в соответствующий перечень устройств с необходимостью оформления подобных разрешений. Получить отказное письмо можно в центральных аппаратах Ростехнадзора или в его территориальных центрах и органах.
Любые виды отказных писем оформляются на бланках выдающего сертификационного органа и по своему содержанию, как правило, представляют собой определённый набор цитат из действующего законодательства, подтверждающих, что заявленный товар обязательной сертификации (в любых системах сертификации) не подлежит. Оформленный и заполненный данным образом бланк заверяется гербовыми печатями сертификационного органа. При оформлении отказных писем во ВНИИС их бланк дополнительно защищается нанесением голограммы.
Порядок получения и оформления отказного письма
Отказное письмо оформляется в форме официального ответа сертификационного органа на запрос компании-заявителя в лице её руководителя. От правильности и грамотности составления запроса будет зависеть конечный результат, оформленный по итогам рассмотрения экспертами вопросов идентификации заявленной продукции в отношении обязательности в её сертификации.
Для получения разъяснительного (отказного) письма для таможни могут потребоваться следующие документы:
- запрос или заявление на оформление отказного письма;
- инвойс и контракт (для поставок без контрактов – товаро-транспортная накладная, а также инвойс);
- упаковочные листы, если инвойс не может идентифицировать поставку или его нет в инвойсе;
- заключение ТПП или акт таможенного досмотра (если товар заявляется, как бывший в употреблении);
- удостоверения о признании продукции гуманитарной помощью (если товар заявляется, как в виде гуманитарной помощи);
- разрешения на проведение соответствующих клинических испытаний (если продукция предназначена для выполнения клинических испытаний);
- сертификаты соответствия на итоговое (конечное) изделие (если поступающий товар является запасной частью);
- регистрационные удостоверения Минздравсоцразвития (если товар относится к тест-системам, группе иммунобиологических препаратов или диагностикумов);
- свидетельство о госрегистрации, а также экспертные заключения (если товар относится к БАДам или пищевым добавкам);
- техническое описание, инструкции по эксплуатации, паспорт (для оборудования);
- реквизиты предприятия;
- свидетельства о присвоении ОГРН и ИНН;
- статистические коды фирмы-заявителя.
Прилагаемые к запросу документы, должны предоставляться в форме копий на русском языке и заверенные печатями предприятия.
В пакет документов для получения отказного письма для торговли входят:
- свидетельство о регистрации компании в качестве юридического лица и налогоплательщика;
- точное наименование продукции или товара, в отношении которого будут проводиться разъяснения, с указанием кодов ТНВЭД и ОКП (если они известны);
- полное описание продукции с предоставлением артикулов, торговой марки, изображений внешнего вида и др.
Вся полнота ответственности за достоверность и правильность поданных документов возлагается персонально на заявителя.
Период и срок действия отказных писем определяется поправками и дополнениями, ежегодно утверждаемыми и издаваемыми Правительством России. Поэтому в среднем отказное письмо выдается со сроком действия в 1 год.
Отказное письмо
Отказное письмо — это письмо – разъяснение о том относится ли указанная в нём продукция к объектам обязательного подтверждения соответствия.
Отказное письмо оформляется при возникновении расхождений во мнениях о классификации ввозимой и/или поставляемой продукции между перевозчиком и таможенными органами / торговыми сетями.
В связи с этим существует два вида отказных писем:
- отказное письмо для торговли;
- отказное письмо для таможни.
Отказное письмо для таможни по решению Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт) вправе выдавать только ВНИИС (Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации).
Необходимость в отказном письме (или как правильно называть данный документ: экспертная оценка) может возникнуть в следующих ситуациях:
- Если общепринятое наименование продукции не совпадает с наименованием данной продукции в классификаторе (ОКП) или единой товарной номенклатуре (ТН ВЭД).
- Если сертифицируемая продукция инновационная, обладает новыми свойствами и требует экспертной оценки в части правильного её отнесения к группе продукции по классификатору ОКП или единой товарной номенклатуре ТН ВЭД.
- Если продукция имеет отличную от принятой в стандартном формате область применения.
- Если продукция попадает под исключения определенные техническими регламентами, которые не являются очевидными и требуют экспертной оценки.
- Если технический регламент и/или национальный / межгосударственные стандарты, устанавливающие обязательные требования к продукции, не распространяются на определённые разновидности изделий, попадающие под общее определение продукции (и код ОКП / ТН ВЭД) включенные в соответствующий перечень (список).
- Если продукция, исходя из своего наименования, подлежит обязательной сертификации, но по характеристикам не входит в область распространения технического регламента, национального / межгосударственного стандартов, устанавливающего обязательные требования по отношению к ней.
Максимальный срок оформления данного вида отказного письма составляет 4 рабочих дня. Возможно ускорение процесса до 1 рабочего дня.
Перечень документов направленных вместе с запросом следующий:
- Контракт (договор, купчая и т.д). Если поставка неконтрактная предоставляется инвойс и товарно-транспортная накладная.
- Инвойс (счёт, проформа инвойс и т.д.).
- Упаковочный лист, если его нет в инвойсе или он не идентифицирует поставку.
- Акт таможенного досмотра или заключение ТТП, если продукция заявлена как «бывшая в употребление».
- Удостоверение о признание груза гуманитарной помощью, если продукция поступает по линии гуманитарной помощи.
- Разрешение на проведение клинических исследований, если продукция поступает для проведения клинических исследований.
- Сертификат соответствия на конечное изделие, если продукция является запасной частью.
- Регистрационное удостоверение, выданное Минздравсоцразвития, если продукция относится к пищевым или биологически активным добавкам.
- Свидетельство о государственной регистрации с документом, на основании которого оно выдано, если продукция относится к пищевым или биологически активным добавкам.
- Техническое описание, особенно если продукция относится к электрооборудованию.
- Реквизиты или карточка предприятия (на отдельном листе).
- Контракт (договор, купчая и т.д). Если поставка неконтрактная предоставляется инвойс и товарно-транспортная накладная.
- Техническое описание, особенно если продукция относится к электрооборудованию.
- Реквизиты или карточка предприятия.
все документы должны быть в копиях с переводом на русский язык, заверенные печатью организации
Отказное письмо для торговли может дать аккредитованный орган по сертификации. Оно применимо на территории Российской Федерации, в спорных ситуациях между поставщиками и покупателями, представляющими собой как крупные торговые сети, так и индивидуальных частных клиентов. Срок оформления отказного письма составляет 1 рабочий день.
Отказное письмо на продуцкию и сертификацию, все виды — Росэксперт
Отказное письмо — официальный документ, в котором указывается, что данная продукция не относится к объектам обязательной сертификации в системе ТР РФ, ГОСТ Р, ТР ТС и Роспотребнадзора.
Наши специалисты помогут быстро получить отказное письмо. Вы предоставляете минимальный пакет документов и мы приступаем к работе без предоплаты. За 6 лет оформили 7500 документов для 2000 компаний России, Беларуси и Казахстана.
Отказное письмо о сертификации товара ГОСТ Р и ТР РФ
Отказное письмо ГОСТ Р потребуется для решения вопросов растаможивания грузов при расхождении мнений перевозчика и таможни о классификации ввозимой продукции.
Для предоставления в таможенные органы в тексте отказного письма дается ссылка на товаросопроводительный документ, по которому продукция ввозится на территорию РФ.
Для осуществления продажи продукции на территории РФ устанавливают, что запрашиваемая продукция может быть отнесена к определенному общему типу продукции (по общероссийскому классификатору) и адресатом отказного письма выступает руководитель фирмы, направивший соответствующий запрос.
Оформляют отказные письма аккредитованные Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии.Органы по сертификации, руководствуются при этом «Порядком ввоза на территорию Российской Федерации, товаров, подлежащих обязательной сертификации», и списком товаров, для которых требуется подтверждение проведения обязательной сертификации при выпуске на таможенную территорию Российской Федерации.
Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии определен перечень продукции, которая может быть выпущена на таможенную территорию РФ без представления сертификатов соответствия в системе ГОСТ Р и ТР РФ.
Отказное письмо на сертификацию ТР ТС
Отказное письмо ТР ТС оформляется аккредитованными и внесенными в единый реестр таможенного союза сертификационными центрами на продукцию, которая не подлежит обязательному санитарно-эпидемиологическому контролю и не внесена в единый перечень таких товаров, который утвержден решением Комиссии таможенного Союза № 299 от 28 мая 2010 года.
Согласно данному перечню на все виды продуктов, подлежащих обязательной гигиенической проверке в рамках таможенного союза перед их реализацией потребителям следует оформить либо свидетельство о государственной регистрации, либо экспертное заключения, выдаваемые органами Роспотребнадзора.
Отказное письмо ТР по пожарной безопасности
Выдаются уполномоченными органами по сертификации аккредитованными в системе пожарной безопасности. Отказное письмо можно получить на продукцию которая не вошла в приказ МЧС РФ от 08.07.2002 N 320 «Об утверждении перечня продукции, подлежащей обязательной сертификации в области пожарной безопасности».
Отказное письмо Роспотребнадзора о необходимости оформления СГР
Отказное письмо Роспотребнадзора — документ выдаваемый Федеральной службой по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Департаментом).
Носит информативный характер и оформляется с целью определения продукции к одному из разделов единых санитарно-эпидемиологических и гигиенических требований.
Преимущественно данное письмо запрашивается таможенными органами для продукции не подлежащей обязательной государственной регистрации.
Отказное письмо ТР ТС — от 2 000 рублей
Отказное письмо ТР пожарной безопасности — от 6 500 рублей
Отказное письмо ТР РФ — от 2 000 рублей
Отказное письмо ГОСТ Р — от 2 000 рублей
Отказное письмо Роспотребнадзора о необходимости оформления СГР — от 12 000 рублей
Необходимые документы
- Заявление
- Реквизиты организации
- Скан-копии учредительных документов
- Технические условия или паспорт на продукцию
Шлемы велосипедные не подлежат оформлению. Могу предложить оформить отказное письмо на данное наименование продукции.
Шлемы для мотороллеров — это декларация о безопасности средств индивидуальной защиты. Оформляется эта декларации либо на партию товара, либо на серию сроком на 5 лет. Очки солнцезащитные для взрослых – декларация ГОСТ Р. Оформляется декларация ГОСТ Р на срок от 1 до 3 лет.
Здравствуйте! Тормозные колодки подлежат сертификации по ТР ТС 018 о безопасности колесно-транспортных средств, поэтму оформить отказное письмо не получится. Если Вы хотите сертифицировать одно наименование продукции, то оформим 1 сертификат с 1 протоколом испытаний. Для проведения испытаний необходимо будет предоставить образцы продукции.
Компания ООО «Промкомплекс» благодарит центр по сертификации РОСЭКСПЕРТ за качественное проведение сертификации нашей продукции.
РОСЭКСПЕРТ зарекомендовал себя надёжным партнёром готовым браться за работы любой сложности. Также хотим отметить профессионализм сотрудников компании и хорошую организации труда.
За время работы убедились в том, что РОСЭКСПЕРТ является надёжным партнёром и с уверенностью можем сказать, что сделали правильный выбор, приняв решение о сотрудничестве с вами.
При выборе компании по сертификации для проведения работ по подтверждению соответствия ориентировались на низкие цены, качество и сроки выполнения работ. Свой выбор остановили на компании по сертификации РОСЭКСПЕРТ.Хотелось бы поблагодарить компанию за сотрудничество и выразить личную благодарность всей команде специалистов, за профессионализм и грамотные консультации.
Желаем компании РОСЭКСПЕРТ успешного развития и верных партнеров
ООО «Крафт Систем» выражает благодарность компании РОСЭКСПЕРТ за качественное выполнение услуг и профессиональную консультацию.
За время нашего сотрудничества хотелось бы отметить высокую компетентность сотрудников компании и способность качественно и быстро решать любые возникающие вопросы.
Уверены, что при возникновении потребности в сертификационных услугах, мы обязательно обратимся в компанию Росэксперт. И будем рекомендовать вас своим партнерам.
Компания ООО «Издательская Группа «Азбука Аттикус» выражает свою благодарность центру по сертификации РОСЭКСПЕРТ за качественное проведение услуг по декларированию нашей продукции.
Хотим отметить профессионализм специалистов компании в хорошей организации труда, профессиональном и качественном исполнении работ.
За время работы мы убедились в том, что РОСЭКСПЕРТ является надёжным партнёром. Сейчас мы можем сказать с уверенностью, что сделали правильный выбор, приняв решение о сотрудничестве с вами
Компания ООО «Янтарь» выражает благодарность центру сертификации РОСЭКСПЕРТ за качественное проведение услуг по декларированию нашей продукции в 2021 году.За время сотрудничества мы убедились в надежности и профессионализме центра и работающих в нем сотрудников.
Источник: https://rosexperts.ru/uslugi/otkaznoe-pismo/
Отказное письмо о сертификации товара. Образец 2021 года
Под отказным письмом понимается официальный документ, который выдается аккредитованными организациями компаниям коммерческого сектора экономики о том, что тот или иной товар или услуга не нуждаются в декларировании и сертификации.
Документ носит справочный характер и касается обычно только каких-то конкретных наименований продукции.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк отказного письма .docСкачать образец отказного письма .doc
Виды документа
Все отказные письма можно условно поделить на две разновидности:
- предназначенные для торговых компаний;
- предназначенные для таможни.
При этом по своему смыслу они практически ничем не различаются.
Единственное серьезное отличие заключается в том, что таможенные службы требуют письма, которые выдаются от имени Министерства промышленности и торговли.
А вот если отказное письмо требуется для иных целей (например, для того, чтобы повесить на стенд в магазине для информирования покупателей или предоставить заказчику товаров для справки), его может предоставить запрашивающему предприятию практически любая аккредитованная на выдачу таких бумаг организация.
Как получить отказное письмо
Для того, чтобы получить отказное письмо, фирма, которая в нем нуждается, должна отправить в аккредитованное учреждение специальный запрос-заявку. В нем следует указать, в отношении какой продукции требуется справка и для каких целей она нужна.
Кроме того, для отказного письма потребуется предоставить некоторые документы, в которых указать информацию общую для всех:
- название организации,
- ее реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН и т.д.).
Если речь идет об отказном письме для торговых предприятий, то нужно к заявке приложить:
- описание продукции;
- характеристики продукции;
- код ОКП (если он есть).
При необходимости получения отказного письма для таможни следует предоставить:
- описание товара;
- контракт;
- инвойс;
- код ТНВЭД (при его наличии).
Сколько действует документ
Срок действия для такого рода документов законодательно не установлен, так что любое полученное отказное письмо действительно вплоть до момента включения изменений в «Единый перечень продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия» или до того, как на отмеченные в письме товары вступят в силу технические регламенты.
В некоторых случаях, правда, прописывается крайняя дата действия документа: чаще всего на практике она равняется одному году.
Платно или бесплатно
Аккредитованные организации выдают данный вид документов за определенную плату.
Она зависит от количества наименований продукции, по которым требуется сформировать отказ. Как правило, стоимость письма не превышает трех тысяч рублей, а делается оно в срок не более одной недели.
Кто может получить отказное письмо
Отказное письмо выдается любым представителям бизнеса: юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, а вот частное лицо получить отказное письмо не может.
Следует отметить, что владельцем того или иного отказного письма может быть только одна организация, передавать его третьи лицам не следует, учитывая тот факт, что для них оно автоматически утрачивает законную силу.
Обязательно ли получение отказных писем
Данный вид документации относится к разъяснительным бумагам, т.е. носящим справочный характер. Это значит, что наличие отказных писем не требуется для продажи товарно-материальных ценностей.
Точно также, если товары не подлежат обязательному декларированию и сертификации, то и таможня не станет настаивать на предоставлении регламентирующих документов.
Иными словами, отказные письма необходимы только тогда, когда кто-либо из представителей бизнеса изъявит на это собственную волю.
Имеет ли право вторая сторона договора требовать наличие отказного письма
Поскольку наличие отказных писем является правом, а не обязанностью организации, никто не вправе требовать от нее этого документа. Однако, если такой пункт включен в договор между сторонами, то, во избежание разногласий с партнером или заказчиком, как и все другие условия данного соглашения, его следует выполнить.
Составление отказного письма
На сегодняшний день отказное письмо не имеет унифицированного образца, так что составляться оно может в произвольной форме, исходя из того, как видит данный документ аккредитованная организация, которая его выдаёт. Главное, чтобы бланк по своей структуре соответствовал нормам делопроизводства и правилам делового документооборота.
Кроме того, следует иметь в виду, что в бланке отказного письма должны содержаться и некоторые обязательные сведения. В частности, к ним относятся:
- наименование организации, выдающей документ, ее контактные данные;
- название компании, которой он требуется;
- исходящий номер письма и дата составления;
- суть послания, а именно информация о том, что в отношении названного в запросе от предприятия продукции или товара не применяется сертификация и декларирование.
При этом перечень товаров, по которым составляется одно отказное письмо, практически не ограничен.
Оформление бланка
Как к оформлению письма, так и к его содержанию, законодательство не предъявляет никаких особенных критериев. Иными словами, документ может быть написан на фирменном бланке организации или на простом листе бумаги.
Важным условием является наличие на документе подписи ответственного лица (при этом использование факсимильных автографов, т.е. отпечатанных каким-либо образом, не допускается), а также сведения о его должности. Также бланк должен быть заверен печатью учреждения, которая будет свидетельствовать о подлинности документа.
После оформления отказное письмо обязательно должно быть зафиксировано в журнале исходящей документации организации, которая его сформировала.
Передан документ может быть разными способами:
- лично в руки заявителю, если он найдет время для личного посещения аккредитованного учреждения;
- через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
- через курьерскую службу.
Источник: https://assistentus.ru/forma/otkaznoe-pismo/
