Опись документов бланк

Как правильно составить опись предоставляемых документов

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

 Образец описи предоставляемых документов (word) — для передачи в другую организацию

Бланк сдаточной описи (word) — для сдачи в архив

 Опись документов постоянного хранения (Образец word) — для бумаг с постоянным сроком хранения

 Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмы

Основное назначение

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2021

Составление фирменного бланка  остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
2. Наименование организации, которая передает документы.
3. Дата составления.
4. Таблица с самой описью, в которой указываются:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• количество экземпляров;
• количество листов.

1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

1. Опись по аттестационному делу.
2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Сдаточная опись

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

https://www.youtube.com/watch?v=FR8qMPIHTrY

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Опись дел постоянного хранения

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-sostavit-opis-predostavlyaemyx-dokumentov/

Опись документов: правила использования и оформления

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.

Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов. Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

• Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
• Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
• Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
• Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
• Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

Применение и назначение описи

Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве. После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

В делопроизводстве

В делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения. Речь идет о личных, судебных или следственных делах.

Можно проводить опись документов, потеря которых грозит служебной неприятностью. Например, это касается приказов.

Такая опись упрощает поиск документов, ведь каждому отдельному документу присваивается индивидуальный номер.

В архиве

Если документы передаются в архив, то их опись проводится по утвержденному правительством бланку. Такую процедуру могут еще называть сдаточной описью.

Сотрудник, который занимается описью, заполняет 2 бланка – один необходимо сохранять в отделе, а другой – в архиве. При заполнении формы используются данные из обложек дел.

Правила составления

Перед началом описи сотрудник должен:

• проверить правильность заголовков;
• убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.

Выполняя опись, необходимо придерживаться таких правил:

• присваивать индивидуальный номер каждому делу или тому документов;
• присвоенный номер не должен отличаться от номера номенклатурного дела;
• в бланке не должны присутствовать ошибки;
• в случае, когда идентичный заголовок был присвоен для нескольких дел, то первая запись описи содержит весь заголовок, а следующие слова «То же»;
• даже если на предыдущих страницах заголовках уже встречался, на новой странице формы его необходимо указывать полностью;
• показатель физического состояния каждого дела вписывается в графе «примечание»;
• в описи указывается дата заведения дела, а не перечисляются все даты создания каждого документа;
• максимальным числом, которое разрешается использовать при нумерации, является 9999;
• дела следует систематизировать по хронологии;
• завершенный бланк получает свой номер на основании номера реестра описей и листа фонда;
• если составляется документальная опись в учреждении, то оформляется:
  • для отдельного подразделения – 2 бланка;
  • для годовой описи – 4 бланка;
  • для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
  • для дел сотрудников – 3 бланка.
• при описи важна правильная последовательность документов:
• дела сотрудников нужно сортировать по алфавиту, а в описи вписывать по году, когда сотрудник был уволен;
• каждый вид описи (например, долговременная и постоянная) сохраняется отдельно.

В опись входит:

• титульный лист – содержит название архива и фондообразователя, а также название описи и крайние даты внесенных в бланк документов;
• оглавление – содержит перечень всех разделов описи, указываются также номера страницы, где начинается каждый раздел;
• предисловие – здесь кратко излагается содержание документов, а также данные о фондообразователе;
• сама опись – главная часть описи;
• сокращения – используется, если организация использует специфические сокращение терминов;
• указатели – дают пояснение предметных понятий;
• таблицы – нужны, когда выполняется переработка описи новых номеров на старые;
• библиография – сообщает сведения о публикации документов в разных изданиях;
• словарь терминов – используется, если в описи упоминаются специфические термины;
• лист-заверитель – общие данные об описи.

После завершения выполнения описи сотрудник, который ее составлял, оформляет и подписывает лист-заверитель.

Особенности оформления в различных ситуациях

Опись документов составляется не только для их передачи в архив. Без описи не обойтись также, если документы передаются в суд, налоговую или другую организацию по требованию. Кроме того, бланк описи заполняется, когда документы отправляются на уничтожение.

Каждый из выше упомянутых случаев имеет некоторые особенности составления описи. Рассмотрим их более подробно.

При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию

Если вы подаете в иск в суд, то составлять опись документов не нужно. Вы как истец подаете иск, в котором в конце перечисляется список предоставленных документов. Но если таких документов очень много, то опись все же лучше сделать.

В случае, когда налоговая или другая организация предъявляет требование отправить какие-либо документы, то опись составлять обязательно.

Документ содержит такую информацию:

• вверху указывается название организации, ее адрес и реквизиты;
• исходящий номер;
• заглавие;
• перечень документов с указанием их конечной даты и номера;
• внизу указывается общее количество документов.

Такая опись обязательно заверяется печатью и подписывается руководителем организации. Если вы лично приносите документы в организацию, то не будет лишним потребовать роспись, которая подтверждает факт получения документов.

Внутренняя опись для личного дела

Заниматься этим документом должен сотрудник, который оформляет сами личные дела. Бланк описи вкладывается в папку с личными делами и заполняется после поступления каждого нового документа.

Опись содержит информацию о:

• номерах документов;
• наименовании;
• количестве листов.

В случае сдачи дел в архив необходимо составить итоговую запись. В ней содержатся данные об общем количестве дел и количестве их страниц.

Для почты

Чтобы составить опись отправления, применяется форма 107.

Опись вложений содержит характеристики стоимости отправления и составляется в таких случаях отправки:

• ценных писем;
• бандероли;
• посылки.

Отправитель обязан заполнить две формы описи вложения.

Образец описи документов для почты

В каждом из экземпляров указывается:

• ФИО (или название организации) получателя;
• примерную стоимость отправления;
• количество отправленных предметов.

Когда отправитель завершит заполнять форму описи, работник почты должен поставить на них свою подпись и календарный штемпель. Один экземпляр бланка вкладывается в почтовое отправление, а другой – вручается отправителю.

Правила составления данных документов изложены в следующем видеоматериале:

Для передачи в архив

Опись документов для архива составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в организации, а другой экземпляр – в архиве.

Все тома документов, которые планируют передать в архив, заносятся в бланк сдаточной описи. В этом бланке указывается индивидуальный номер каждого тома, число листов и их крайние даты.

Такая опись имеет несколько разделов:

• оглавление;
• предисловие;
• основная часть;
• сокращения.

Опись постоянного хранения составляется, как правило, в 4 экземплярах, но достаточно и 1-2 экземпляров. Каждый годовой раздел такой описи подлежит утверждению.

Такое утверждение состоит из следующих этапов:

1. опись должен подписать сотрудник, что отвечает за архив и сотрудник, который заполнял бланк;
2. далее проводится рассмотрение  экспертной комиссией;
3. опись анализирует экспертная комиссия архивного органа в случае, когда организация является источником комплектования такого органа;
4. документ обязательно должен быть утвержден руководителем организации.

Если опись незавершенная, ее нельзя подшивать, а необходимо хранить в папке с завязками. Когда опись закончена, составляется итоговая запись.

Опись является законченной, если число записей достигла числа «9999». Составляется также оглавление, перечень сокращений и предисловие.

Обязательным элементом завершенной описи считается титульный лист, где указывается:

• полное наименование архива;
• название фонда и его номер;
• номер и наименование описи;
• крайние даты описанных дел.

Завершенная опись прошивается в твердую обложку.

На уничтожение

В опись на уничтожение включаются все документы, которые больше не несут ценности для организации и срок хранения которых уже завершился.

Если в опись вносятся данные о делах какого-то определенного подразделения, то вверху бланка описи необходимо написать наименование этого подразделения.

В случае, когда несколько дел имеют одинаковый заголовок, то в бланк такие дела заносятся под одним общим заголовком с указанием общего количества таких дел. В форму описи заносят данные с обложек дел, которые хотят уничтожить.

После этого бланк описи и документы могут быть уничтожены. Если уничтожением бумаг занимается организация, то факт уничтожения фиксируется с акта в произвольной форме. В случае, когда документы передаются на утилизацию, то оформляется акт приема-сдачи, в котором указывается дата его составления, количество дел, а также их вес.

Изъятых документов

Для описи изъятых документов используется форма №ММ-3-06/338, которая была утверждена правительством 31.03.2007 г.

Вверху бланка указывается наименование организации (или ФИО физического лица), ее ИНН/КПП.

Дальше идет список изъятых документов. В списке указывается:

• наименование документов;
• количество;
• индивидуальный признак – оригинал или копия;
• стоимость, если это возможно.

В конце указывается общее число листов документов. Опись подписывается должностным лицом, что проводил изъятие и другими лицами, которые присутствовали при этой процедуре.

Опись изъятия составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр получает организация или лицо, у которого были изъяты документы, а второй остается в сотрудников полиции, налоговой или другого органа, который проводил изъятие. Если во время процедуры изъятия использовались какие-либо способы фиксации, то к описи прилагаются фото- или видеоматериалы.

Понятыми при изъятии документов не могут выступать сотрудники полиции и суда.

Как правильно оформить опись для налоговой в 1С рассказано в данном видео уроке:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=10735

Опись передаваемых документов: скачать образец

Каждая организация обязана вести внутренний документооборот, состоящий из входящей корреспонденции, заключенных договоров, документов кадрового учета и отчетностей для проверяющих органов.

Каждый из вышеперечисленных актов должен тщательно проверяться. Рассматриваемый процесс систематизируется при помощи различных видов описей документов.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец описи документов для передачи другой организации и контролирующим органам.

Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно

Предназначение описи внутренней документации

Опись внутренней документации компании позволяет систематизировать и классифицировать различные сведения, с целью обеспечения оперативного поиска нужных актов, бланков и бумаг. Существует несколько типовых видов описи документации, которые различаются назначением бумаг. Давайте рассмотрим самые распространенные примеры:

1. Опись документов с целью постоянного хранения – в этом случае, в бланке указываются основные сведения о содержании документа.
2. Опись документации с целью временного хранения – отличием этого варианта хранения, является четко установленные сроки, которые составляют не более десяти лет.
3. Список документов, передаваемых контролирующим органам – данный вид описи содержит в себе сведения о бумагах, передаваемых судебным и правоохранительным органам, налоговой службе и другим государственным инстанциям.
4. Опись дел наемных сотрудников.

Следует отметить, что документация, заполняемая представителями бухгалтерского и кадрового отдела, в обязательном порядке подлежит учету.

Объяснить данное требование можно тем, что после использования, подобные бумаги передаются в государственный архив и другие учреждения. В некоторых ситуациях, рассматриваемые документы обязаны храниться в течение установленного государством срока.

Для видеоматериалов и фотографий этот срок составляет пять лет, а для личных дел наемных работников – семьдесят пять лет.

Создание описи документов, один из важных аспектов в делопроизводстве.

Важно обратить внимание на то, что некоторые бумаги описываются в обязательном порядке. Согласно текущему законодательству, все кадровые документы, передаваемые трудовой инспекции должны быть систематизированы.

Личные дела сотрудников компании хранятся в течение семидесяти пяти лет в Государственном архиве или на территории организации.

В том случае, когда организация не представляет данные документы контролирующим органам, могут быть назначены штрафные санкции.

Внутренний документооборот

Опись внутренних актов компании является неотъемлемой составляющей делопроизводства. В постоянной систематизации нуждается деловая переписка, первичная документация, различные реестры и личные дела наемного персонала. Существует несколько способов систематизации бумаг. Первый подразумевает категоризацию по дате составления документов, а второй по виду дел.

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов

Эксперты рекомендуют каждому предприятию использовать отдельные формы регистрации документов.

К категории исходящей и входящей корреспонденции относятся различные письма, бандероли, претензии и просьбы сторонних организаций. В категорию кадровой документации следует собрать все внутренние приказы и распоряжения руководителя компании.

В отдельную группу собираются различные протоколы, которые ведутся во время производственных совещаний, собраний членов учредительского состава или работников.

В состав личных дел сотрудников должны входить копии персональных документов (паспорт, диплом, ИНН, пенсионное удостоверение), справка о наличии или отсутствии судимости и копия трудовой книги.

Среди дополнительных бланков, входящих в данный перечень, следует выделить приказ о принятии на работу, трудовое соглашение и должностные инструкции.

В некоторых сферах предпринимательской деятельности в состав личных дел сотрудников входит копия медицинской книжки.

В случае с уволенными работниками, вышеперечисленный список следует дополнить ксерокопией приказа руководства компании о прекращении трудового соглашения.

Важно обратить внимание на то, что для каждого работника следует подготовить отдельный пакет документов, который подшивается и передается на хранение в архив.

Подготовка к передаче в архив

Многие внутренние документы организации, по истечении определенного срока передаются на хранение в архив. Согласно правилам установленным законом, передавать дела следует по истечении трех лет после завершения делопроизводственного процесса. Срок хранения бумаг на территории архива предприятия составляет не более десяти лет.

Перед передачей внутренних бумаг на временное хранение в архив следует пронумеровать все страницы дела. Порядковый номер страницы фиксируется в правой верхней части документа. Отметка ставится простым карандашом.

В том случае, когда на предприятии используются бумаги формата «А2» и «А3», они прошиваются лишь с одной стороны, после чего складываются пополам и нумеруются как один лист.

При прикреплении к делу иллюстраций и фотографий, порядковый номер фиксируется на их обратной стороне.

Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством

Существует определенный регламент, регулирующий объем одного дела.

Согласно установленным правилам, подшивать к одному делу следует не более двухсот пятидесяти страниц. В том случае, когда количество документов превышает вышеуказанные объемы, следует разделить дело на несколько частей или томов.

Для того чтобы надежно закрепить все бумаги, следует использовать методику прошивки в четыре прокола.

Специалисты рекомендуют использовать обложки из твердого картона. На первую страницу следует сделать накладку из десяти сантиметрового кусочка плотной бумаги, которая защитит нитки от истирания. В некоторых случаях, может потребоваться составление внутренней описи томов дела, которая прикладывается к первой странице. В сдаточной описи указываются следующие сведения:

• порядковый номер дела, части и тома;
• список заголовков;
• количество листов в одном деле (части или томе);
• длительность срока хранения в архиве.

При ликвидации компании, все личные дела наемного персонала, включая невостребованные трудовые книги, передаются на хранение в Государственный архив.

Опись документов для передачи в контролирующие органы

Многие контролирующие органы и муниципальные учреждения могут затребовать у юридического лица предоставление различных документов. При подготовке пакета документации потребуется составить опись бумаг, которая заверяется фирменной печатью и подписью руководителя.

Согласно установленным правилам, опись должна включать в себя название компании и её реквизиты, порядковый номер и заголовки, список пронумерованных бумаг и общий объем документов, а также сведения о суммарном количестве листов.

Подробный список передаваемой документации составляется при передаче бумаг в налоговую службу, различные фонды и статистические организации. Кроме того, необходимо принять во внимание то, что подготовка описи бумаг может потребоваться при решении спорных вопросов через суд.

На сегодняшний день нет строгих требований к списку документов.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел

Давайте рассмотрим, как составить опись документов для налоговой по требованию. Для начала потребуется указать дату составления бумаг.

В случае передачи товарной накладной или счет-фактуры следует указать регистрационный номер, который должен соответствовать номеру, указанному в журнале внутреннего учета.

При передаче налоговой службе договоров и других документов, следует указывать дату их заполнения, присвоенный внутренний номер и сведения о второй стороне.

В случае подачи заявления в правоохранительные организации, также потребуется привести опись передаваемых документов. Данное требование является обязательным в случае наличия различных вложений в виде оправдательных или доказательных документов.

Подготовка передачи документов сторонним организациям

Крупные фирмы, имеющие дело с различными подрядчиками и независимыми партнерами, часто сталкиваются с необходимостью передачи различной документации перед заключением сделки.

Чаще всего подобные документы передаются через курьерскую службу или посредству почтовой связи. В этой ситуации имеется риск порчи или частичной утери различных бланков, или актов.

Для того чтобы избежать подобной ситуации и возможных негативных последствий для каждой из сторон, потребуется составить опись.

Давайте рассмотрим пример описи документов для передачи сторонним организациям. В первую очередь, следует указать название и реквизиты компании выступающей в качестве отправителя.

Подготовка подобных бумаг позволяет избежать различных конфликтов, связанных с непредставлением важных сведений потенциальным партнерам фирмы.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы

Заключение

Рассматриваемый бланк довольно часто используется в различных сферах делопроизводства. Использование описи позволяет систематизировать входящую и исходящую корреспонденцию, личные дела наемных сотрудников и другие внутренние документы предприятия.

Следует обратить внимание, что по истечении трехгодичного срока, все вышеперечисленные документы должны быть переданы на хранение в архив, расположенный на территории компании.

В случае ликвидации предприятия, Государственному архиву передаются лишь сведения обо всех сотрудниках компании.

При передаче документов в органы государственной статистики, налоговую службу, суд и различные фонды наличие описи является обязательным требованием. В случае её отсутствии может последовать дальнейшее разбирательство. В этом случае, предприятию грозит крупный штраф.

Для того чтобы систематизировать внутренний документооборот предприятия и ускорить поиск нужных бумаг, вы можете скачать образец описи передаваемых документов.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/opis-peredavaemyh-dokumentov-skachat-obrazets.html

Опись и учет передачи документов

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

• документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
• договорные документы;
• учредительные и корпоративные документы;
• внутренние организационные документы;
• документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

Порядок передачи документов по описи

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

• № п/п,
• Наименование документа,
• Количество листов в документе,
• Уточняющие сведения.

Скачать образец описи переданных документов

Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения.

Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.

Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом .

Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

• наименование документа;
• номер, дата и место составления;
• перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
• наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
• подписи ответственных лиц, печати.

Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

К чему приводят неучтенные документы?

Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости их восстановления.

Реестр передачи документов в электронном виде

Модуль «Юрайт: Управление делами юрлиц» позволяет формировать:

1. Образец описи переданных документов по организации в электронном виде:
   Удобство данного отчета в том, что в том случае, когда документ находится на руках у исполнителя, в отчете «опись документов» будет отражена информация об этом. Причем опись документов можно сформировать как по одному конкретному юрлицу, так и по всем организациям сразу. Таким образом, данный отчет представляет собой готовой бланк реестра передачи документов.
2. Акт или протокол передачи конкретного экземпляра документа исполнителю: Сформированный протокол передачи документов удобно сразу распечатать, подписать у исполнителя, отсканировать и сохранить в программе. За N дней и часов до (либо после) истечения срока возврата документов исполнителем возможно настроить оповещение любым удобным способом (по почте, в программе или по SMS), которое напомнит выдавшему или получившему сотруднику документ о необходимости его возврата:

Вас также могут заинтересовать:

Источник: http://you-right.ru/stati/dela-yurlic/opis-i-uchet-peredachi-dokumentov

Образцы и бланки описей документов 2021 года

Опись представляет собой список имущества/документов, требующийся для целей учета. Ее оформление – это окончательный этап обработки документации. Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее. В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов. Рассмотрим ее подробнее.

Законодательное обоснование

Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:

• Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
• Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.
• Инструкция ЦБ.

Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Особенности применения описи

Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив. Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.

Делопроизводство

В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении. Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости.

Архив

Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством. Документ оформляется в 2 экземплярах. Один остается в подразделении, другой направляется в архив. Бумага включает в себя эти элементы:

• Титульный лист.
• Наименование описи.
• Оглавление.
• Предисловие.
• Опись.
• Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
• Указатели.
• Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
• Библиография.
• Перечень используемых терминов.
• Лист-заверитель.

После оформления документа требуется поставить подпись на листе-заверителе.

Составление различных видов описи  

Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.

Для отправки в госорганы: налоговая, суд  

Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске. Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.

Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

• Наименование компании, ее адрес.
• Исходящий номер.
• Заголовок.
• Список документом, указание номера каждого из них.
• Общее число документов.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.

Опись, связанная с личным делом, составляемая для внутренних целей

Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела. Включает в себя эти сведения:

• Номер личного дела.
• Название.
• Число листов.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел.

Для направления бумаг в архив

Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив. Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.

Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения. Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.

На уничтожение документации

Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:

• Закончился срок хранения.
• Бумага больше не нужна.

Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения.

После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу. Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии.

Необходимо заключить протокол заседания комиссии. Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов.

На изъятие документации

Опись составляется и при изъятии документации. Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года. В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН. После этого нужно зафиксировать список изъятых документов.

На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием. На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре. Бумага составляется в 2 экземплярах. Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие.

К СВЕДЕНИЮ! К описи могут прилагаться фото и видео, созданные в ходе изъятия.

Источник: https://assistentus.ru/forma/opis/