Образец акта приема-передачи документов
Образец простого акта приема — передачи документов — самая полная информация
Здравствуйте, уважаемые подписчики! Я часто слышу, что после увольнения бывшие работодатели предъявляют претензии к своим сотрудникам. То они не могут найти документ, то не нравится заполнения и так далее.
Для того, чтобы обезопасить себя, обязательно, при увольнении нужно составить акт приема-передачи документов. Сегодня в статье я расскажу о том, как правильно составить этот акт и не допустить основных ошибок.
Будьте внимательны, следуйте основным правилам и работодатели не смогут вам ничего предъявить.
Акт приема-передачи бухгалтерских документов
Акт приема-передачи документации относится к официальным документам с юридической силой, которые являются обязательной частью любого договора. Если в результате официального соглашения стороны подписывают какие-либо документы, то, соответственно, составляется акт приема-передачи документов, который является запротоколированным перечнем документов.
Обязательно указывается наименование документов, подлежащих передаче, количество экземпляров и прочие существенные параметры, например, передается копия или оригинал. Таким образом официально передается любая документация.
Передача назад осуществляется по заявке установленного образца, в которой указываются наименования переданных и не представленных документов (в случае, если часть была утеряна или не может быть представлена по иным причинам). Может быть указана должность лица, уполномоченного на проведение проверки, дата передачи и другая информация.
Источник: http://btimes.ru/documents/acts/akt-priema-peredachi-dokumentov
Опись и учет передачи учредительных документов другому лицу
Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:
- документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
- договорные документы;
- учредительные и корпоративные документы;
- внутренние организационные документы;
- документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.
Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).
Порядок передачи документов по описи при увольнении и прочих случаях
На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:
- № п/п,
- Наименование документа,
- Количество листов в документе,
- Уточняющие сведения.
Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.
Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.
Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel.
Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом .Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов.
Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр. Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:
- наименование документа;
- номер, дата и место составления;
- перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
- наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
- подписи ответственных лиц, печати.
Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.
К чему приводят неучтенные документы?
Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости их восстановления.
Источник: http://you-right.ru/stati/dela-yurlic/opis-i-uchet-peredachi-dokumentov
Доказательством исполнения обязанностей стороны в ряде договоров является письменный акт приема-передачи. Документ подписывается, как правило, сторонами договора и в рамках договорных отношений: передача товара по договору поставки, транспортного средства или иной вещи по договору купли-продажи, в рамках арендных отношений и т.п.
Такой акт фиксирует не только факт выполнения обязательств, но и состояние передаваемого имущества на момент передачи. Поэтому в рамках судебных споров акт приема-передачи может стать важным доказательством по гражданскому делу.
Обязательность составления такого документа, как акт приема-передачи, может быть предусмотрена прямо в договоре, а может вытекать и из норм Гражданского кодекса РФ.
Например, в силу ст. 556 ГК РФ факт передачи недвижимости по договору купли-продажи и принятие ее покупателем осуществляется по передаточному акту. Или ст. 655 ГК РФ (аренда здания). Акт приема-передачи может быть составлен сторонами любого обязательства и по личной инициативе.
Пример акта приема-передачи
05 марта 2021 г. г. Ульяновск
по договору купли-продажи жилого дома и земельного участка
от 01 февраля 2021 г.
Источник: http://blognalog.com/uchet/obrazets-prostogo-akta-priema-peredachi-dokumentov-samaya-polnaya-informatsiya.html
Порядок оформления акта приема-передачи документов: образец, пример, бланк, форма, шаблон, заполнение
Акт приема-передачи — внешний или внутренний первичный документ, может оформляться между юридическими лицами и сотрудниками одного предприятия.
Законодательно утвержденного порядка и формы не существует, но на практике чаще всего документы этого вида оформляются. Иногда создается комиссия, которая присутствует при передаче.
Акт составляется в 2-х экземплярах, подписывается сдающим и принимающим лицом или членами комиссии. Цель оформления – юридическое подтверждение факта перехода ответственности от одного лица к другому.
Понятие и нормативное регулирование
Если передача осуществляется между юридическими лицами, оформлением занимается заинтересованная сторона. Этот вид бухгалтерской документации обладает юридической силой, если возникает необходимость в рассмотрении спора в суде. Внутри предприятия акты составляются при перемещениях документации между сотрудниками, если меняются их должности или кто-то увольняется.
Нормативов законодательства по оформлению нет, за исключением передачи документов в архив (Приказ Росархива от 13.02.2002). Во всех других ситуациях необходимо ориентироваться на ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», в которой установлены правила оформления. Порядок и форма могут быть обозначены в учетной политике или отдельным приказом директора.
Кем и для чего составляется
За организацию документооборота отвечает руководитель предприятия. В зависимости от размеров предприятия, документированием занимаются сотрудники соответствующего подразделения (делопроизводители) или назначенные отдельным приказом директора лица.
Документооборот невозможно организовать без контроля, поэтому документация разделяется по видам и передается сотрудникам, отвечающим за применение и сохранность. Сотрудники меняют должности, увольняются, предприятие может подвергаться реорганизации или ликвидации, что влечет за собой замену ответственных лиц.
Если процесс не зафиксирован, информация может потеряться, бумага – повредиться, а виновника определить будет невозможно.
Акты создаются с целью документально подтвердить факт перехода ответственности от одного лица к другому, чтобы избежать споров. Подписи свидетельствуют об отсутствии претензий у сторон на определенный момент.Если разногласия все же возникли, акт служит доказательством при разбирательстве в суде.
Виды и особенности
В документообороте участвует учредительская, проектная, бухгалтерская документация, бланки строгой отчетности и многое другое.
Чаще всего акты оформляются при:
- увольнении руководителя или другого сотрудника, занимающего руководящую должность;
- смене главного бухгалтера;
- переходах сотрудников на другие должности;
- увольнениях;
- оформлении договоров по цессии;
- передаче дел в процессе банкротства управляющему;
- передаче документации в архив.
Если меняется директор или другое должностное лицо, издается соответствующий приказ на основе протокола собрания или решения владельца (в письменной форме). Далее создается распоряжение о создании комиссии, которая будет проводить аудит. Некоторые владельцы считают, что целесообразно пригласить независимого аудитора.
Если новый директор уже имеется, процесс осуществляется быстро. Если место свободно, назначается сотрудник, который обязан принять документацию. Право подписи от лица директора передается приказом и нотариально оформленной доверенностью. После того, как принимается на работу новый руководитель, процедура повторяется.
Главный бухгалтер может меняться, если прежний покидает должность или увольняется.
В этой ситуации чаще всего проводится полная инвентаризация имущества и проверка правильности оформления и наличия документации. Назначается комиссия или приглашается независимый аудитор.
Перечень оформляется в виде таблицы, результаты проверки отражаются в акте. Один экземпляр получает бывший главбух, второй – новый.
- При оформлении цессии (согласно ст. 385 Гражданского кодекса) договоры должника передаются организации, обретающей право требования. Документирование осуществляет бухгалтер организации, передающей это право. Если требования уступаются частично, передаются копии, если полностью – оригиналы.
- Перед перемещением документации в архив она сортируется, базируясь на сроке хранения. Документы с истекшим сроком хранения направляются в архив, бумаги временного хранения уничтожаются. Создается сдаточная опись, по которой сверяются в архиве при приемке. В акте необходимо указать, какие бумаги, указанные в описи, отсутствуют и по какой причине.
- При ликвидации в архив (или правопреемнику) передается вся документация (независимо от срока хранения). Если причиной ликвидации стало банкротство, передачей занимается управляющий. Он заключает договор на хранение, документирует факт передачи.
Как правильно составить
Как оформлять эту бумагу, каждое предприятие решает самостоятельно, исходя из требований законодательства.
Структура акта
Чаще всего создается бланк, в котором определяется место для указания:
- названия;
- даты и места оформления;
- полного наименования предприятия (предприятий, если это внешний документ);
- ФИО и должностей сотрудников (наименований юридических лиц), участвующих в процессе передачи;
- списка бумаг (с регистрационными номерами);
- ФИО и должности сотрудника, который занимался оформлением;
- подписей передавшего и получившего (или членов комиссии).
Желателен так же оттиск печати (если в передаче участвуют юридические лица) и расшифровка всех подписей. Обязательно указание, в каком виде бумаги передаются (в оригинале или в виде копий), в каком количестве.
Если пакет большой, список оформляется в виде таблицы. Ее форма свободная, но должна отражать состав. Иногда в таблицу вписываются группы, пояснения по составу оформляются в виде текстового блока. Если передаются оригинальные бумаги, желательно предварительно сделать копии.
Необходимые сведения
Первый шаг – оценка наличия, правильности оформления и состояния документооборота в подразделении, в котором производится передача. После таблицы с перечнем указываются замечания о нехватке и несоответствии (если они имеются). Это необходимо принимающему, чтобы снять с него ответственность.
Еще одной текстовой блок должен содержать описание процесса работы комиссии и указание, что на момент передачи количество документов соответствовало списку. Письменно фиксируется так же факт проверки и приема пакета бумаг, отсутствие претензий друг к другу у сдающего и принимающего.
Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации
Бланк заполняется после проверки документации. Если пакет небольшой, форма достаточно простая:
Если пакет большой:
- документы делятся на несколько групп;
- вместо «Наименование документа» пишется «Наименование группы»;
- графу «Дата» можно пропустить;
- графу «Номер документа» нужно заменить на графу «Название группы».
В графе «Форма» указывается, какой документ передается – оригинал или копия. «Лист» — сколько листов в группе. Если процесс совершается между доверенными лицами предприятий, прилагаются копии нотариально заверенных доверенностей. Акт подписывается в момент передачи.
Документы прилагаются к акту в виде приложений, обязательно примерное описание их признаков (номеров), текстового содержания, количества экземпляров. приложений фиксируется после подписей.
Бланки и образцы
Унифицированных форм не существует. Таблица дополняется и расширяется в зависимости от конкретной ситуации. Например:
Образец заполнения АППД
Скачать бланк акта бесплатно можно здесь.
Акт приема-передачи документов при смене директора (образец)
АППД при смене главного бухгалтера
Акт приема-передачи документов конкурсному управляющему
После подписания ответственность за использование и сохранность переходит к лицу, которое приняло пакет.
Если на предприятии электронный документооборот, все (опись, акт) оформляется в программе (если в ней имеется соответствующий бланк). Бланк можно распечатать, чтобы участники процесса его подписали.
Потом он сканируется и сохраняется в системе. Передающей и принимающей стороне можно предоставить документацию на бумаге.
Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/akty/priem-peredacha/dokumentov.html
Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — образец
Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен
Подписаться
Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — образец этого документа вы сможете увидеть на нашем сайте. В статье мы расскажем об основных тонкостях при его оформлении.
Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования
Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера
Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера
Итоги
Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования
Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — составляемый в произвольной форме перед сменой главного бухгалтера документ. Требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.
Обычно форма такого акта и требования к его содержанию закрепляются в приказе или ином внутрифирменном локальном документе.
Знакомьтесь с внутрифирменными локальными актами с помощью размещенных на нашем сайте статей:
К числу таких требований можно отнести следующие:
- акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
- до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум имущества и денежных средств [в кассе и на расчетном счете] и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
- сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).
Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.
Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера
В акте могут отражаться следующие элементы:
- общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
- описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
- указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
- порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
- наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
- факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
- общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).
В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.
Об особенностях инвентаризации имущества и обязательств узнайте из материалов нашего сайта:
Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).
Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера вы можете увидеть на нашем сайте.
Скачать образец
Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера
Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:
- разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
- в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
- организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
- обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
- другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.
О нюансах оформления должностных инструкций узнайте из материалов нашего сайта:
Итоги
Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме. В его содержание включаются все важные для данной процедуры аспекты (отражение фактов передачи документов, описание учетных и отчетных нюансов и т. д.).
Источник: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/akt_priemaperedachi_del_glavnogo_buhgaltera_obrazec/
Акт приема-передачи дел при увольнении: образец заполнения
Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.
Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.
Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.
Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.
Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:
- обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
- оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
- разделить зоны ответственности;
- стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.
Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.
Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.
Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:
- причину и сроки выполнения приема-передачи;
- лицо, ответственное за процедуру;
- состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
- срок, в течение которого акт вступит в силу.
Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.
Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.
Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.
Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.
Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:
- Составление приказа.
- Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
- Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
- Передача.
- Составление акта приема-передачи.
Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.
Дополнительные документы, необходимые для составления акта
Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:
- регистрации приказа, изданного для передачи дел;
- полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
- проверки ведения учета;
- выполнения непосредствено передачи дел;
- составления и подписания акта.
Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.
Что указывается в акте передачи?
Пример документа.
Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.
Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.
Акт.
В акте обязательно указывается:
- наименование компании;
- вид и название документа;
- дата и место составления;
- регистрационный номер;
- перечень приложенных документов.
Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.
Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.
Рекомендуется заранее заключить с ним трудовой договор и в должностных обязанностях зафиксировать необходимость участвовать в этой процедуре.
Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:
- системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
- учета движения денежных потоков;
- учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
- учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
- договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
- отчетов, переданных в налоговую службу;
- расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
- состояния амортизации имущества и др.
Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.
Источник: http://SkolkoZarabatyvaet.ru/obuvolneniyah/akt-priema-peredachi-del-pri-uvolnenii-obrazets
Акт приема передачи документов
Приемно-передаточный акт относится к официальному типу бланков, подтверждающему передачу деловой документации от одного участника – другому. Акт заполняется, как правило, при заключении соглашений между контрагентами. Подобный бланк обычно пишется по заявке учреждения, нуждающегося в необходимых материалах либо по заявлению предпринимателя.
Как правильно составить передаточный акт в 2021 году
В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:
- Название свидетельства.
- Номер и дата оформления, с отображением населенного пункта, где оно составлено
- Список передаваемых материалов, их число и тип (оригинал либо ксерокопия).
- Название учреждения, Ф.И.О. сторон, принимавших участие в подписании акта.
- Подписи представителей сторон, заверенные печатями.
Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.
Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:
- Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов». Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц — это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
- Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:
- № п/п.
- Наименование документа.
- Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.
- Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.
Особенности заполнения
При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы:
- Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
- Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
- В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
- Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
- Затем отображается число экземпляров составленного бланка
- В заключении ставятся подписи представителей сторон.
Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.
При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.
Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.
документа
Каждое учреждение имеет право оформлять приемно-передаточный акт по индивидуально разработанной форме. При этом, важным обстоятельством является то, чтобы в бланке были отражены пункты:
- Название, дата и место написания свидетельства передачи.
- Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
- Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
- Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
- Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
- В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.
Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности.
Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы.
При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.
Акт приема передачи документов другому лицу
Приемно-передаточный акт является приложением к договору между сторонами и обеспечивает факт передачи товаров от исполнителя к заказчику.
Заключение соглашения между исполнителем и заказчиком, осуществляется в соответствии с законодательством РФ.
А подписанный приемно-передаточный акт лишь является официальным фиксирующим документом, с помощью которого выполняется передача деловых документов.
Данное свидетельство о передаваемой документации обладает юридической силой.
Форма составления свидетельства об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих пунктов:
- Название свидетельства.
- Дата подписания.
- Место подписания.
- Название передаваемых материалов в виде списка.
- Число передаваемых материалов.
- Ф.И.О. участвующих сторон.
- Основание для оформления бланка.
- Подписи сторон.
- Печати.
В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации. При этом, раздел с претензиями необходимо описывать отдельно.
Требования к акту передачи документов другому лицу
При сегодняшнем развитии бизнеса возникает не мало вопросов по финансированию проектов, приобретению оборудования, требующих вложение немалых средств, из-за чего вымываются оборотные средства предпринимателей.
Одним из выходов из складывающихся обстоятельств является аренда объектов. При этом, заключение соглашения об аренде не будет полным без оформления соответствующего приемно-передаточного акта объекта, с отображением всего перечня документации и оборудования, предаваемого другому лицу, в данном случае арендатору.
Если в договоре аренды отображаются все моменты относительно использования оборудования (сроки и режим эксплуатации, условия оплаты, продолжительность соглашения и т.д.
), то в приемно-передаточном акте отображается факт передачи документации, в которой обозначены все технические характеристики арендуемого оборудования, и указывается количество документов.
Поэтому приемно-передаточный акт передачи другому лицу играет важную роль в отношениях между сторонами сделки.
В спорных ситуациях заверенный бланк передачи может стать решающим, так как при разрешении спорных вопросов о исполнении договора, благодаря письменному акту можно доказать, например, факт передачи той или иной документации или начало действия договора между сторонами. Можно сказать, что акт подтверждает факт начала исполнения договорных отношений.
Перед составлением приемно-передаточного бланка нужно подготовить требуемые материалы, которые будут предаваться клиенту.
Составление приемно-передаточного бланка начинается, как отмечено в предыдущих разделах, с отображения реквизитов участников и отметкой места и даты составляемого свидетельства. В отличии от бланка, составляемого между учреждениями, приемно-передаточный акт другому человеку предусматривает отображение сведений о получателе с указанием паспортных данных и адреса проживания физлица.
В содержательной части, выполненной в виде таблицы отображается список передаваемой документации с отображением (названия каждого документа, состава, числа страниц, экземпляров и т. д,).Заключительным этапом в оформлении акта является его подписание участниками приема-передачи.
Скачать примеры составления стандартного приемо-передаточного акта
Источник: https://DocInfo.net/akt-priema-peredachi-dokumentov/
Акт приема-передачи документов
При заключении договора может понадобиться передать контрагенту те или иные документы. Акт приема-передачи документов подтвердит, что компания выполнила эту обязанность. Читайте в статье, когда применяют акт и как его оформить.
При передаче документов по договору оформляют акт
Один из принципов договорной работы – документально подтверждать любое действие. Это снижает риск разногласий между контрагентами.
Кроме того, в случае спора компания сможет доказать в суде, что выполнила свою часть обязательств.
В частности, когда при заключении договора или в процессе исполнения нужно передать контрагенту комплект документов, это действие специально оформляют. Для таких целей служит акт приема-передачи документов.
Образец акта приемки-передачи документов |
Акт приема-передачи документации потребуется не только для того, чтобы оформить передачу бумаг контрагенту. Такие акты составляют, когда направляют ответ по запросу госорганов. Например, если налоговая затребовала определенные документы, нужно не только сформировать указанный комплект, но и сделать опись в акте.
В акте передачи документов отражают сведения по основному договору или запросу госорганов
Когда компания передает второй стороне договора или госоргану документы, передаточный акт должен содержать информацию о том, в рамках какого договора или запроса его оформляют. Акт служит одним из приложений к договору или ответу на запрос. В него включают не только список документов, но и некоторые условия их использования.
Например, компания подписывает с контрагентом лицензионный договор. В этом случае акт является доказательством, что лицензиар передал необходимые сведения лицензиату.
Если речь идет о передаче технологий или секретов производства, компания обязана передать второй стороне сделки материалы и инструкции по использованию. Акт передачи документов подтвердит, что лицензиар выполнил это обязательство.
Кроме того, в таком акте указывают условия сохранения коммерческой тайны.
Образец передаточного акта документов по лицензионному договору |
Если поручитель выполнил обязательство за должника, также оформляют акт приема-передачи документов. После того, как поручитель рассчитается с кредитором, он получает право потребовать с должника погашения задолженности. В этом случае кредитор обязан:
- вручить стороне, которая исполнила обязательство, документы, которые подтверждают требование к должнику;
- передать права, которые обеспечивают это требование.
Поручитель получает:
- права требования по основному обязательству;
- права, которые принадлежали кредитору как залогодержателю;
- право потребовать выплаты процентов на сумму, которую он перечислил кредитору, а также возмещения убытков, которые появились вследствие выполнения обязательства за должника (ст. 365 ГК РФ).
Все эти сведения отражают в акте приема-передачи документации.
Аналогичным образом оформляют акт, если передают право по договору уступки, документы по подряду и т. д.
В акте приема-передачи документации указывают данные о сделке и контрагентах
В законе нет специальных требований к тому, в какой форме нужно составить акт приемки-передачи документов. Важно отразить сведения, которые позволяют идентифицировать сам документ и понять, передачу каких бумаг и материалов он подтверждает. Когда готовят комплект документов к передаче, в акте перечисляют:
- Наименование и реквизиты компании, которая передает бумаги. Указывают, кто именно действует от лица компании (директор на основании устава, представитель на основании доверенности).
- Информацию о лице, которое получает бумаги. Если это контрагент по сделке, указывают его наименование, реквизиты и должность ответственного. Если это госорган (например, ИФНС или правоохранительные органы), указывают, кто является получателем комплекта документов.
- Причину, по которой компания передает документы. Например, реквизиты договора, в рамках которого контрагент получает бумаги (подряда, уступки права, лицензионного и т. п.). Или реквизиты запроса госоргана, если компания отвечает на запрос.
- Перечень документов.
- Особые сведения, которые касаются условий исполнения договора. Например, указание о необходимости сохранить коммерческую тайну при передаче документов по лицензионному договору.
- Количество экземпляров акта. Обычно акт приема-передачи документации делают в двух экземплярах, один из которых передают вместе с комплектом бумаг.
- Дату составления.
- Подписи сторон, которые удостоверяют, что одна сторона передала, а вторая получила документы.
При составлении акта приема-передачи документов воспользуйтесь образцами, которые можно скачать из приложения к статье.
Источник: https://www.law.ru/article/21854-akt-priema-peredachi-dokumentov
Документы бухгалтерского учета
Весь бухгалтерский учет состоит из документов: некоторые из них бухгалтер получает от контрагентов, некоторые от работников, а некоторые формирует самостоятельно. Как разобраться во всем этом многообразии? Поможет эта статья.
Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:
- Первичные.
- Учетные регистры.
К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете.
Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички.
Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.
Классификация
Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:
- внутренние и внешние;
- распорядительные и оправдательные;
- разовые и накопительные;
- строгого учета и обычные.
В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.
Первичные документы
Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации.
В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки.
Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.
Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:
- наименование;
- номер документа;
- суть сделки или операции;
- данные составителя;
- подпись руководителя организации и печать (если она используется).
Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.
Учетные регистры
Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:
- в специальных книгах (журналах);
- на отдельных листах и карточках;
- в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники;
- непосредственно в специализированных программах на электронных носителях.
Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.
Сроки хранения
Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки.
Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу.
Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.
Ответственность бухгалтера
Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:
- бухгалтерскую, налоговую и управленческую отчетность;
- учетную политику и локальные нормативные акты;
- сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена с банками и контролирующими органами;
- переписку с налоговой инспекцией и другими контролирующими органами (требования и акты сверки).
Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.
Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так:
Бланк для заполнения акта
Источник: http://ppt.ru/forms/buh/akt-peredachi