Как пишется докладная записка на сотрудника образец

Как написать докладную записку на сотрудника о хамском поведении и оскорблении, о невыполнении должностных обязанностей, образцы

Что делать, если на одного из работников нет управы? Если он творит, что ему вздумается, не справляется со своими прямыми обязанностями? Можно написать докладную записку на такого сотрудника, где сообщить о его хамском поведении и оскорблении других лиц, а также — о невыполнении должностных обязанностей или о прогуле. Она составляется по образцам внутреннего делового документооборота.

Что представляет собой докладная записка на сотрудника

Докладная записка о хамском поведении работника — это уведомительный документ, целью которого является проинформировать начальство о ненадлежащем поведении одного из сотрудников, которое не укладывается в дозволенные рамки корпоративной этики или законодательства.

А также существует докладная записка о невыполнении должностных обязанностей. Этот документ сообщает о том, что работник не выполняет те требования, которые изложены в трудовом договоре и правилах внутреннего трудового распорядка.

Ещё есть докладная записка об отсутствии на рабочем месте. Она информирует начальство о том, что сотрудник прогуливал или опаздывал на работу. Прогулом считается отсутствие более 4 часов подряд или в течение всего дня или смены. Всё, что меньше этого времени — опоздание.

На работе могут возникнуть различные неприятные ситуации, по ним можно написать докладную записку

Как правильно написать: формы, образцы, примеры

Текст докладной записки может быть свободным. Единой формы нет. Необходимо изложить ситуацию, описав как можно больше подробностей. Главное, чтобы в ней содержались все необходимые факты нарушения и атрибуты делового документооборота. Оформление делается по стандарту ГОСТ 6.30–2003: лист бумаги формата А4, все полагающиеся реквизиты.

Хамское поведение, оскорбление работников и клиентов

В докладной записке о хамстве того или иного работника должны в обязательном порядке значиться следующие параметры:

• наименование адресата с указанием конкретной должности, подразделения и ФИО;
• дата и исходящий номер бумаги (документ может быть зарегистрирован как внутренняя почта организации);
• текст записки;
• дата составления;
• подпись заявителя и её расшифровка с указанием должности и подразделения.

Текст записки должен содержать описание поведения сотрудника максимально подробным образом

Невыполнение должностных обязанностей

В докладной записке о невыполнении должностных обязанностей присутствуют такие составляющие:

• наименование адресата;
• название документа (по центру);
• дата, когда была составлена бумага, и номер;
• текст записки, отражающий перечень обязанностей, которые работник не исполняет должным образом, и последствия, наступившие в результате;
• предложения относительно меры ответственности, которая будет применена к сотруднику;
• подпись и должность заявителя.

Докладная записка о невыполнении служебных обязанностей аргументируется тем, какой ущерб работодателю нанесло или могло нанести нарушение

Прогул и опоздание

В докладной записке о прогуле или опоздании указываются:

• название подразделения, к которому относится сотрудник (отсутствующий на работе);
• ФИО руководителя и его должность;
• заголовок;
• текст, содержащий факт и временной промежуток отсутствия на рабочем месте;
• предложение о мере дисциплинарного взыскания;
• должность подающего, его подпись и расшифровка.

Вместе с докладной запиской о прогуле нужно оформить акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте

Чем грозят сотруднику докладные записки

Докладная записка относится к внутренней корреспонденции. Это не приговор и не гарантия применения наказаний, а лишь выявление нарушений. Руководство рассматривает обращение и делает вывод, насколько обосновано применить санкции.

Сотруднику обязательно дадут шанс оправдаться. Им пишется объяснительная записка. Если работодатель сочтёт оправдание неудовлетворительным, он издаёт приказ о дисциплинарном взыскании.

По закону это может быть замечание, выговор и увольнение.

: как наказать работника

Существует несколько видов докладных записок, которые позволяют сообщать начальству о тех или иных проступках работника. К каждому из них предъявляются свои требования.

• Вероника Уколова
• Распечатать

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku-na-stroptivogo-sotrudnika.html

Как написать докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

Хорошо когда на рабочем месте царит дружественная атмосфера и коллектив работает как один слаженный механизм.

Но что делать, если один или несколько человек подрывают дисциплину или отказываются выполнять свои обязанности, тем самым подставляя под удар успех всей команды? В таком случае придется составлять жалобу в виде докладной записки.

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – это документ, который информирует руководителя или вышестоящие инстанции о невыполнении одним или группой сотрудников своих прямых должностных обязанностей.

Докладная также содержит в себе прошение о наказании сотрудника и привлечению его к ответственности (чаще всего – дисциплинарной).

Для того чтобы записка была принята с первого разу и просьба о наказании сотрудника была выполнена, нужно указывать следующие пункты:

• Полное название подразделения, в котором работает нарушитель;
• название самого документа (в данном случае «Докладная записка»);
• номер документа по порядку, фактическую дату его составления;
• фамилию и инициалы руководителя, которому сдается записка;
• указание под основным названием документа дополнительного заголовка, например, «о невыполнении должностных обязательств»;
• перейдя записки, нужно начать с описания ситуации, в которой сотрудник не выполнил своих обязательств;
• в следующем абзаце излагается просьба о наказании;
• документ заверяется подписью составителя, его фамилией и инициалами.

Дата написания записки должна быть текущей, так как составление документации «задним числом» противоречит действующему законодательству РФ.

Образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

Докладная записка

Дата составления, порядковый номер документа

О невыполнении (касательно невыполнения) должностных обязанностей (должностной инструкции)

Прошу Вас принять к сведенью тот факт, что сотрудника (название отдела) подразделения (ФИО работника), не выполнил свою прямую трудовую обязанность (описать). Таким поведением он/она нарушил (а) статью №… должностной инструкции.

В связи с такими обстоятельствами предлагаю (требую) наказать вышеуказанного сотрудника (указать предложенное наказание).

Виды докладных записок

Существует три основных вида записок, различие которых заключается в их содержании:

1. инициативные записки пишутся сотрудниками, которые хотят повлиять на своего коллегу и руководителя. В такой записке описывается одно или ряд происшествий, и предлагаются методы решения проблемы;
2. информативные докладные не принимают за цель доклад на конкретного человека и его наказание, они составляются регулярно для общего контроля работы и составления отчетности;
3. отчетные – пишутся на конечном этапе работы или после ее полного завершения. В такой форме руководителю предоставляется отчет о проделанной работе и о вкладе каждого из участников процесса.

Как оформить докладную записку на сотрудника?

• правильное расположение элементов записки играет не последнюю роль в ее составлении: в левом углу располагается название отдела, в котором работает автор докладной. Правый же угол предназначен для размещения персональной информации о руководителе, который должен принять и отреагировать на записку;
• название документа обычно пишут по центру, но допускается расположение ближе к левому краю (для тех, кто обладает размашистым почерком);
• дата, которая указывается сразу под названием документа, пишется исключительно арабскими цифрами в формате день. месяц. год;
• суть проблемы нужно описать четко и кратко, не опускается художественный стиль и использование литературных приемов (например, гипербола);
• обвинение, выдвинутое работнику, должно быть подтверждено пунктом из должностной инструкции или другого нормативного документа;
• предложенное наказание указывается в рекомендательной форме, без преувеличений;
• должность, ФИО, и подпись автора записки указываются на одной и той же строке.

Докладная записка образец

Докладные записки не имеют утвержденной законом формы, но все же, вышеуказанный образец можно считать «золотым стандартом».

Меняться может только текст основной части, но импровизация в оформлении шапки записки недопустима.

Тематика записок

Тематика подобных документов может быть различной, начиная от единичного мелкого инцидента на производстве, заканчивая докладом о систематическом невыполнении обязанностей, нарушении трудовой дисциплины, которые влекут за собой неприятные, или даже опасные, последствия.

Докладывать начальству можно даже о бытовом хамстве, которое мешает комфортной работе и взаимодействию сотрудников в коллективе. Опоздания являются более частым поводом для составления жалоб, так же, как и невыполнения должностных обязанностей.

Работник, который имеет право делегировать некоторые из своих обязанностей младшему по рангу, может пожаловаться начальнику в случае отказа работника выполнять поручение.

Происшествия, которые могли повлечь (или повлекли) за собой материальные или физические потери, считаются самым распространенным поводом для написания записок.

Разногласия в коллективе приводят к написанию жалоб, но такая ситуация редкая и свидетельствует о тотальном разладе между коллегами. В таком случае руководитель должен внимательно отнестись к проблеме, провести беседы, и, если нужно, расформировать коллектив.

Часто докладные на конкретное лицо пишут тогда, когда хотят снять ответственность с индивида или остальной группы.

Направленность докладной

По направленности, докладные делят на два вида:

Первый вариант более распространен, так как вся проблемы, описанные в докладной, решаются на месте. Распространение проблем и выход их за пределы подразделения, чреват негативными последствиями как для сотрудника, на которого была составлена записка, так и для руководителя.

Внутренние записки может писать любой сотрудник отдела, независимо от ранга и статуса. Проверяет их и принимает решения руководитель данного структурного подразделения.

Причиной для написания может послужить невыполнение должностной инструкции, нарушение техники безопасности, отказ от выполнения приказов, прогул, и некорректное поведение по отношению к коллегам.

Еще одним принципиальным отличием является то, что такая докладная не может быть составлена на обычном листе, ее написание предполагает заполнение определенной формы, которую выдает предприятие или организация.

Общей чертой для этих двух видов докладных является то, что составляются они строго согласно требованиям, так как каждая из них прикладывается к личному делу работника.

Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/obrazcy-dokumentov/obrazec-zapiski-o-nevypolnenii-obyazannostej.html

Как составить докладную о нарушении дисциплины?

Докладная записка – это документ, оформленный на имя руководителя, главного бухгалтера либо любого другого сотрудника организации.

Докладная записка имеет юридическую силу, так как составляется с целью принятия мер или каких либо действий по изложенной в ней проблеме.

Докладная записка должна быть составлена как орфографически так и юридически грамотно, в ней должна быть подробно изложена сложившееся проблема и желательно наличие действий по ее решению который предлагает сам ее составитель.

Докладная записка, адресованная руководителю организации или отдела, является внутренним документом и может составляться на простом листе формата А4.

Если документ направлен в вышестоящую организацию, то он автоматически становится внешним, и составляется на фирменном бланке.

Правила оформления докладной записки

Основная цель докладной записки – не просто ознакомить вышестоящие руководство со сложившейся проблемой или сходом проводящихся работ.

А также и побудить руководство к оперативному принятию мер для решения сложившейся обстановки.

Докладная записка должна быть составлена по форме ОКУД, идти под кодом 0286041.

Докладные записки делятся на несколько классификаций в зависимости от информационной составляющей или адресата (на чье имя составлена эта записка).

1. Так, по первой классификации она будет информационной отчетностью, в которой будут указаны этапы, сложности и особенности проводимых работ.

Составитель такого рода докладной должен на доступном и профессиональном языке донести до начальства, на каком этапе развития находится тот или иной проект, и что делается для обеспечения его реализации.

Подобные докладные составляются регулярно, до последнего времени, пока проект не будет завершен.

Отчетные записки напрямую связывают руководство организации с управляющими проекта

Это позволяет оперативно узнавать, в каких направлениях не хватает средств, в каких из них переизбыток, и соответственно принять меры по нормализации работы проекта.

2. Вторая классификация – это докладные записки, в которых подробно излагается конкретный случай с предлагаемыми методами их решения.

Как правило, такие докладные несут негативный характер. В них чаще всего описывается нарушение трудовой дисциплины сотрудником организации.

Формы и виды докладной не меняются независимо от рода деятельности и принадлежности организации.

Посмотреть бланк товарной накладной ТОРГ 12, правила составления.
Показатели оборачиваемости оборотных средств, как их найти.

Докладная должна содержать следующие реквизиты:

1. Должность, занимаемая адресатом.
2. Ф.И.О. адресата.
3. Реквизиты организации адресата.
4. Должность, занимаемая составителем.
5. Ф.И.О. составителя.
6. Организация и должность составителя.
7. Грамотное изложение сложившейся проблемы.
8. Меры, предпринятые по решению сложившейся проблемы (в том случае, если они были приняты).
9. Предложение мер, которые можно принять для устранения проблемы.
10. Число составления докладной.
11. Подпись составителя с расшифровкой.

Как написать докладную записку, примеры

Теперь конкретно рассмотрим, какие докладные может написать бухгалтер:

1. Это докладные на имя руководителя, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

ПРИМЕР

Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ» Семенову Аркадию Борисовичу Главного бухгалтера организации

Токаревой Галины Ивановны

ДОКЛАДНАЯ

В ходе проверки финансово хозяйственной деятельности отдела продаж, была выявлена финансовая недостача в размере 57456,45 рублей (пятьдесят семь тысяч четыреста пятьдесят шесть рублей сорок пять копеек).

Дата___________
Подпись _______ расшифровка__________

Анализ точки безубыточности предприятия.
Что представляют собой накладные расходы?
Оборачиваемость кредиторской задолженности – что это за показатель: https://buhguru.com/buhgalteria/koehfficient-oborachivaemosti-kredito.html

2. Докладная на имя руководителя организации об оскорблении чести и достоинства, нарушениях.

ПРИМЕР

Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ» Семенову Аркадию Борисовичу Главного бухгалтера организации

Токаревой Галины Ивановны

ДОКЛАДНАЯ

27.11. 2013 года сотрудник отдела закупок, Смерягин Геннадий Петрович, при получении заработной платы оказался недоволен насчитанной суммой, после чего в грубой форме оскорбил кассира Потапову Ирину Анатольевну, вылив ей на голову стакан с водой тем самым оскорбив ее честь и достоинство.

Прошу применить к Смерягину Геннадию Петровичу самые строгие меры вплоть до увольнения, иначе Потапова Ирина Анатольевна будет вынуждена обратиться за помощью в правоохранительные органы для разрешения этой проблемы.

Дата___________
Подпись_______ расшифровка __________

3. Образец докладной на сотрудника организации о появлении на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения

ПРИМЕР

Генеральному директору ООО «ВОЗРОЖДЕНИЕ» Семенову Аркадию Борисовичу Главного бухгалтера организации

Токаревой Галины Ивановны

ДОКЛАДНАЯ

Довожу до вашего сведения, что сегодня бухгалтер Лупова Антонина Михайловна пришла на работу в состоянии сильного алкогольного опьянения, что могут подтвердить другие сотрудники отдела.

Руководствуясь ст.76 ТК РФ и своими должностными обязанностями, я отстранила бухгалтера Лупову А.Н. от дальнейшей работы.

Прошу наложить на бухгалтера Лупову А.Н. дисциплинарное взыскание в соответствии со ст. 192 ТК РФ.

Дата___________
Подпись _______ расшифровка __________

К такой докладной записке обязательно нужно дополнительно составить акт, в котором будет указана причина его составления.

В нем должны расписаться все сотрудники организации, наблюдавшее это нарушение трудовой дисциплины, с указанием занимаемой должности.

Кто может составить докладную записку?

В основном докладная записка от главного бухгалтера нужна для того, чтобы подтвердить удержания с зарплаты или возвраты в случае переплаченной суммы.

Важно ее иметь и при трудовой, и при налоговой проверке.

Как видно из вышеперечисленных примеров, главный бухгалтер может составить докладную записку только на имя руководителя или исполняющего обязанности руководителя организации, а также на имя руководства вышестоящей организации.

В то время как этим правом простой сотрудник бухгалтерии может воспользоваться только во время отсутствия своего непосредственного начальника (главного бухгалтера), либо когда докладная записка составляется именно на него.

В остальных случаях он составляет докладную записку на имя своего непосредственного руководителя.

Образец формы докладной записки:

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://buhguru.com/buhgalteria/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku-ee-obr.html

Как правильно написать докладную записку на сотрудника

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как правильно написать докладную записку на сотрудника

В процессе работы организации возникают ситуации, когда руководителям подразделений и прочим сотрудникам необходимо донести до руководства различные сведения. Сделать это нужно в письменном виде. Для этого используется либо служебные, либо докладные записки.

Что это такое

Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию. В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо.

Чаще всего они встречаются в кадровом делопроизводстве, поскольку информация, доводимая до сведения руководства, почти всегда касается сотрудников организации. Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии  (приказы, служебные расследования).

Кто и кому их пишет

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

• сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
• можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
• всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
• даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

В каких случаях применяется

Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения:

• о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции;
• о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.

Иными словами, она носит информационный характер и предполагает, что дальнейший порядок действий определяет именно вышестоящее руководство.

Порядок передачи

Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:

1. Оформление записки.
2. Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
3. После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
4. Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.
5. После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.

Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное. В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.

Правила оформления

Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства.

На бланке или нет

Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.

Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере.

В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.

Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок.

Шапка документа

Составляется аналогично, как и в других документах, например заявлениях:

• шапка должна располагаться в верхнем правом углу листа бумаги или бланка;
• в первых двух строках пишется должность, фамилия и инициалы руководителя предприятия;
• дальше пишется должность, фамилия и инициалы работника, который составил докладную.

Если на предприятии утвержден бланк для докладной записки, то в нем, как правило, уже есть шаблон для шапки.

 Порядок написания

1. Шапка документа.
2. Наименование документа, в данном случае «Докладная записка». Наименование может располагаться либо слева, либо посередине строки. Оно пишется с заглавной буквы.

3. Ниже наименования располагается непосредственно текст с информацией. Он должен содержать как можно более подробное описание проблемы.
4. Ниже ставится дата и подпись лица составившего документ.

Пример оформления

Директору ООО «Луч»

И.И. Никитенкову

от главного бухгалтера

А.Н. Рыленковой

Докладная записка

Довожу до Вашего сведения, что в ходе проведенной инвентаризации склада обнаружена недостача товарно-материальных ценностей в сумме 1548,28 рублей.

 Подпись

01.06.2021г.

Срок и место хранения

После того, как проблемы, изложенные в докладной записке решены, ее отправляют на хранение. Хранить ее можно в следующих местах:

• подшить в книгу, где собираются все основания для приказов (заявления, служебные записки, справки и т.д.);
• подшить к документам, которые были составлены на основании данной докладной записки (служебное расследование, приказ и т.д.).

Срок хранения докладной записки будет зависеть от того, какие документы будут в результате составлены. В среднем этот срок колеблется от 3 до 5 лет. Поэтому папку, где хранятся все докладные записки можно не сшивать, а хранить просто на скоросшивателе.

Образцы докладных записок

Текст докладной записки составляется в произвольной форме, но для наиболее распространенных случаев можно использовать примерные образцы.

Об отсутствии работника на рабочем месте

Довожу до Вашего сведения, что сварщик А.А. Буренков отсутствует на рабочем месте без предупреждения с начала рабочего дня и по настоящее время (с 8 часов 00 минут до 12 часов 30 минут). Прошу распорядиться о проведении служебного расследования по данному факту.

О невыполнении должностных обязанностей

Довожу до Вашего сведения, что бухгалтер Н.А. Павлова допустила ошибку при начислении заработной платы работникам производственного цеха. Также она регулярно нарушает свои должностные обязанности и пренебрегает распоряжениями своего непосредственного руководителя.  Прошу принять меры.

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до Вашего сведения, что менеджер  И.А. Езерский, общаясь с клиентами организации, позволяет себе использовать нецензурную лексику и оскорбления. Прошу принять меры.

О появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

Довожу до Вашего сведения, что электромонтер А.В. Юдин  находится на своем рабочем месте  с признаками алкогольного опьянения: нетвердая походка, несвязная речь, характерны запах. Прошу распорядиться об отстранении данного работника от исполнения служебных обязанностей и провести служебное расследование по данному факту.

Выводы

Докладная записка  — это документ, с помощью которого сотрудники информируют руководителя организации о различных ситуациях, принятие решений по которым зависит от руководства.

Данный документ составляется в свободной форме, но при этом оформляют ее в соответствии с требованием правил делопроизводства.

Если у вас такая же ситуация, смотрите как правильно уволиться с работы по собственному желанию без отработки и в каких случаях вам не могут в этом отказать.

Можете прочитать о процедуре увольнения сотрудника за прогул согласно законодательству РФ.

Как в документах правильно писать http://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-pravilno-pisat-vrio.html временно исполняющий обязанности директора.

Источник: http://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku.html

Дисциплинарное взыскание за неисполнение должностных обязанностей

Если обнаруживается факт невыполнения или недостаточно добросовестного выполнения должностных обязанностей, ответственные лица вправе составить должностную записку в соответствии с образцом, принятым в данной компании. О том, как правильно оформить подобный документ, на что нужно обратить внимание и готовые примеры записок – в этой статье.

Назначение и виды

Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.

Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:

• опоздание без уважительной причины;
• преждевременный уход с работы;
• прогул;
• появление в нетрезвом виде;
• некорректное выполнение своих обязанностей;
• бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников;
• некорректное общение с коллегами и т.п.

Может использоваться и внутри предприятия, и за его пределами. Поэтому их разделяют на 2 типа:

1. Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.
2. Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.

По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.

Как составить

Как правило, в компании есть собственные образцы и правила составления докладных, когда необходимо зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей тем или иным работником. Поэтому форма и особенности содержания документа произвольны. Обычно придерживаются таких правил составления:

1. Прежде всего, составляется «шапка», в которой прописываются ФИО директора (или другого ответственного лица), на имя которого пишется бумага. Также указывается краткое название компании.
2. Затем прописывается название документа и номер (обычно в хронологическом порядке, о чем нужно уточнить в журнале документооборота).
3. Далее нужно кратко, но достаточно емко изложить суть замечания. Описывается факт, инцидент, который свидетельствует о некорректном выполнении служебного долга, непрофессиональных действиях или бездействии. Например, несвоевременное предоставление отчетности, некорректное заполнение документации, опоздание, некорректное общение с коллегами и т.п.
4. После этого можно обосновать нарушение, квалифицировав его соответствующим образом – например, по трудовому законодательству (прогул, появление в состоянии опьянения) или в соответствии с внутренними нормативными регламентами организации (например, невыполнение профессионального стандарта при обслуживании покупателя на кассе).
5. Если такие действия (или бездействие) повлекло за собой определенные санкции против компании, нужно подробно описать и этот факт. Например, «в результате бездействия сотрудника Иванова Н.К. на компанию был наложен штраф со стороны налоговой инспекции в сумме 10 000 рублей».
6. Далее составители бумаги должны четко изложить свою просьбу, начиная предложение со слова «Предлагаю…». Обычно предлагаются определенные дисциплинарные взыскания – например, сделать выговор, депремировать или даже уволить.
7. Далее каждый человек, который участвовал в составлении текста (а также был непосредственным свидетелем инцидента) ставит свою подпись, а также прописывает фамилию, инициалы и полное название должности, которую он занимает в настоящий момент.

Соображения деловой этики исключают описание в записке каких-либо субъективных мнений. Важно понимать, что документ именно фиксирует факт нарушения трудовой дисциплины, несоблюдения обязанностей, поэтому в тексте следует отразить только сам инцидент и предложить меру ответственности по отношению к недобросовестному работнику.

Кто и на кого подает

Конкретного единого регламента, не существует. Однако в каждой компании установлен свой порядок – как в письменной, так и в устной форме: обычно все докладные записки подаются на имя:

• генерального директора;
• его заместителя;
• начальника филиала;
• бригадира.

При этом подают такой документ либо старшие по должности работники, либо находящиеся на одной ступени – то есть именно те, кто зарегистрировал факт недостаточно добросовестного выполнения обязанностей.

Каждый человек в компании имеет право на обращение с запиской на любого сотрудника, вне зависимости от его конкретной должности.

То есть теоретически и рядовой работник может написать жалобу генеральному директору на своего непосредственного руководителя.

На практике в каждой компании существует негласный порядок и собственная иерархия, однако в принципе все люди имеют возможность пожаловаться.

Порядок оформления

В разных организациях порядок фиксирования фактов нарушения трудовой дисциплины и письменного подтверждения может быть разным, однако в общем случае последовательность действий следующая:

1. Фиксируется факт нарушения дисциплины, недобросовестного выполнения или полного невыполнения обязанностей. Можно применять средства аудио- и видеофиксации, привлекать других работников в качестве свидетелей.
2. Составляется текст записки.
3. Бумага заверяется ответственным лицом – как правило, это старший продавец, старший смены, бригадир, менеджер по персоналу и другие работники.
4. Затем бумага подается непосредственно руководителю, на имя которого она была составлена.
5. Руководитель рассматривает обращение по существу, принимает меры и издает свое распоряжение (приказ) или же отклоняет обращение, при необходимости разъясняя мотивы отказа сотрудникам, оформившим ее.

Образец и примеры

В общем варианте за основу можно взять такой бланк:

Далее рассматривается несколько примеров докладных записок, которые можно взять за образец при необходимости зафиксировать факт невыполнения работником своих должностных обязанностей.

Виды дисциплинарных взысканий

В настоящий момент все взыскания, которые можно применить к работнику, сводятся к 3 видам:

1. Письменное замечание.
2. Составление выговора.
3. Вынужденное увольнение в связи с недостаточно добросовестным выполнением работы.

При этом в ТК указывается, что никакие другие виды взысканий применять не допускается. Руководство может выбрать любую из этих мер, причем в некоторых случаях речь идет сразу об оформлении выговора или даже об увольнении, поэтому работодатель не обязан соблюдать приведенную последовательность.

Однако порядок применения меры учитывать необходимо – в общем виде он состоит из таких действий:

1. Фиксируется факт невыполнения должностных обязанностей, по результату которого можно составить докладную записку по установленному образцу. Оформление этой бумаги – право, но не обязанность работодателя.
2. От работника нужно потребовать составления объяснительной – т.е. письменного разъяснения причин его поступка (или бездействия).
3. Если он отказывается выполнить это требование, нужно составить соответствующий акт, который подписывается свидетелями (коллегами).
4. Далее реализуется мера, которая предполагается в качестве ответственности за поступок – фиксируется замечание, составляется выговор или работник сразу принудительно увольняется.

Зафиксировать нарушение допускается в течение максимально 6 месяцев с того дня, когда оно было допущено работником. То есть при обнаружении инцидента после этого срока инициировать процедуру по дисциплинарному взысканию будет невозможно. Хотя не исключается обращение в суд.

Более подробно о дисциплинарных взысканиях можно увидеть здесь.

Выговор: инструкция по составлению

После того, как было отмечено невыполнение должностных обязанностей, о чем составлена докладная записка по соответствующему образцу, чаще всего работодатели принимают две меры – замечание или выговор. При этом важно понимать, что за один проступок применяется только одна мера.

Как правило, руководство принимает решение о выговоре, о чем сообщается в письменном распоряжении (приказе). При этом ни форма выговора, ни форма этого приказа не установлены, поэтому каждая компания вправе применять собственные бланки и образцы. Обычно в документе содержатся такие разделы:

1. Дата, место составления приказа, полное официальное наименование организации.
2. Название и номер приказа в соответствии с принятыми правилами документооборота (обычно в хронологическом порядке).
3. Собственно изложение содержания приказа. Приводится информация о работнике (ФИО, должность, табельный номер при наличии, прочие существенные сведения) и о причине объявления выговора. Описываются ссылки на нормативные документы – трудовое законодательство, внутренние регламенты, а также доказательные бумаги (например, докладная записка).
4. Описываются приложения – то есть документы, которые прикладываются к приказу с указанием количества и вида (копия или оригинал).
5. Ставится печать, подпись директора и расшифровка (фамилия, инициалы).

Образец приказа представлен ниже:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Приказ всегда должен подписать работник – предполагается, что этими действиями подтверждает факт ознакомления с текстом, однако это не равнозначно тому, что он согласен с содержанием. Если сотрудник отказывается поставить подпись, составляется соответствующий акт об отказе, который подписывается другими работниками организации, засвидетельствовавшими этот факт.

Источник: https://2ann.ru/disciplinarnoe-vzyskanie-za-neispolnenie-dolzhnostnyx-obyazannostej/

Довожу до вашего сведения: образец докладной записки

Оформление любого внутреннего документа в компании или учреждении подчиняется определенным правилам и должно быть грамотно составленным.

Задокументированная докладная записка обладает юридической силой и содержит обоснованную причину написания. Документ информирует о возникшей проблеме, происшествии и вариантах их решения в пределах организации.

Посмотреть разные виды записок – Довожу до вашего сведения (образец) можно на нашем сайте.

Что такое докладная записка?

Данный документ является фактической формальностью, которая в будущем сможет уберечь сотрудника от несправедливых решений и претензий начальства при решении определенного рабочего вопроса.

Записка всегда сообщает что-либо, подтверждает трудовые взаимоотношения, поэтому оформляется на бланке формата А4 или фирменном бланке предприятия, с регистрацией в специальном журнале.

Докладной документ подчиненное лицо пишет вышестоящему. Докладная содержит информацию, касающуюся деятельности конкретного структурного отдела, побуждая руководителя принять решение и вынести резолюцию, с визированием ее на бланке и указанием сроков рассмотрения.

ВАЖНО! Докладной документ – это элемент связи между органами управления организации и персоналом.

Разновидности и цели образцов: Довожу до вашего сведения

Докладные документы необходимы в деятельности любой компании для того, чтобы:

• повышалась эффективность труда;
• находились пути решения конкретной проблемы;
• разрешилась или исправилась неблагоприятная ситуация;
• снялся определенный груз ответственности;
• осуществилась защита при ущемлении прав.

Текст докладных записок бывает самым различным, но он всегда касается деятельности конкретного сотрудника, подразделения либо организации.

Часто записка выступает не только важным сообщением, но и конкретным предложением по повышению эффективности компании.

Образец записки: Довожу до вашего сведения, бывает внутренним и внешним.Первый вид документа работник пишет сам или по просьбе начальника. Записку визирует автор.

Внешняя докладная необходима для направления в вышестоящие инстанции, другие уполномоченные органы, и всегда оформляется на фирменном бланке. Дату ставят в календарный день оформления и визирования.

По содержательности различают следующие виды записок:

• информационные(пишутся регулярно, сообщают о рабочем процессе, состоят из предложений по работе);
• отчетные (содержат сведения по итогам распоряжения за конкретный период);
• инициативные(сотрудник предлагает руководству принять решение по конкретному вопросу рабочих моментов).

Иногда докладные записки пишутна лентяев и скандалистов, если это мешает нормальному рабочему процессу.

Структурные элементы записки

Документ всегда имеет смысловые разделы. Структуру документа составляют следующие части:

1. Фактическая. Указывает причины, побудившие к написанию документа.
2. Аналитическая. Описывает саму ситуацию и способы ее разрешения.
3. Резюмирующая. Убеждает и побуждает начальство принять решение.

Документ оформляют не только в текстовом, но и табличном варианте. В некоторых записках отсутствует аналитическая часть, и тогда структура состоит из фактического раздела и вывода с предложениями по разрешению ситуации, или высказанным мнением специалиста.

ВАЖНО! Оформление докладной требует четкого формулирования проблемы и специальной точки зрения. Некоторые компании имеют разработанные документационные шаблоны.

Структура внутренней докладной представлена следующими строками:

• обращение к руководству с указанием инициалов и фамилии начальника;
• название подразделения, направляющего сведения;
• календарная дата;
• название;
• инициалы лица, написавшего документ;
• текстовое содержание;
• подпись обращающегося.

Название запискивсегда пишут с большой прописной буквы по центру бланка, независимо от того, каким образом она оформляется: прописью или печатным способом (в том числе, и на ПК).

Структура внешнего документа состоит из таких строк:

• обращения к руководителю;
• названия компании;
• адреса и указания структурного подразделения;
• даты и номера регистрации (слева);
• названия;
• содержания;
• ФИО и должности написавшего лица;
• визы директора компании;
• номеров телефонной связи начальства.

Правильно оформленный документ, имея юридическую силу, используется при проверках деятельности предприятий уполномоченными органами, особенно, в компаниях, связанных с финансовым бюджетным оборотом. При таких проверках записки могут предупредить наложение взысканий.

Записки составляют в организациях в таких случаях, как, например:

• нарушение дисциплины и обязанностей на рабочем месте;
• для выдачи премии;
• осуществления финансовых и хозяйственных операций в компаниях;
• непристойного поведения работников.

Вывод

Докладная записка всегда побуждает руководство к действиям и сообщает важную информацию. На документе в обязательном порядке должна быть завизирована резолюция начальника.

Источник: https://Papinian.com/trudovoe/dovozhu-do-vashego-svedeniya-napisanie-obrazca-dokladnoj-zapiski.html