Что такое акт сверки в бухгалтерии

Акт сверки взаиморасчетов

Коммерческая деятельность предприятий основана на партнерских отношениях. Для учета взаимных расчетов по хозяйственным договорам предусмотрена сверка расчетов.

Кроме сторон, участников партнерских отношений, сверка может проводится:•    С учреждениями муниципальных служб.

•    С органами контроля – ИФНС, фондами.

Скачать бланк Акта сверки взаиморасчетов между контрагентами.

Документ оформляется в виде акта и приобретает юридическую силу при подтверждении данных сторонами. Сверка проводится на конкретную учетную дату и за период, выбранный произвольно или по договоренности сторон.

При составлении акта для вывода остатка долга преимущественно принимается отчетная дата:

• Конец или начало календарного года. Данные могут отличаться показателями сальдо при наличии событий после отчетной даты.
• Последний день месяца или квартала.

По желанию сторон или при необходимости (например, проведении инвентаризации) сверить данные расчетов можно на любую дату взаимной деятельности предприятий. Документ составляется в 2-х экземплярах, по одному для каждой из сторон. Акт может занимать объем более страницы и быть сформирован по контрагенту или одному договору.

В ряде случаев порядок проведения сверок закреплен в хозяйственном договоре, заключаемого партнерами. При возникновении имущественных претензий и решении их в порядке арбитража включение положения о сверке позволяет опираться на данные акта при подаче иска в судебную инстанцию.

Сторонами оговариваются:

• Форма бланка и периодичность проведения сверок.
• Инициативность и порядок обмена данными. Сверка может быть инициирована любой из сторон.
• Сроки представления документа и форма устранения разногласий.

Практика проведения сверок преимущественно используется для долгосрочных договоров. При заключении соглашения на одну поставку сверка может быть проведена после погашения задолженности для исключения претензий сторон.Об

Образец заполнения Акта сверки взаиморасчетов между контрагентами

Понятие и назначение данного акта

Цель составления акта сверки – подтверждение задолженности контрагентов или отсутствие долга на конец учетного периода.

Форма содержит данные о произведенной отгрузке, поступлении ТМЦ, оказании услуг и осуществленных оплатах в указанном периоде. На начало периода и его конец выводится сальдо по дебету или кредиту счета.

Акт сверки используется в операциях:

• Подготовки данных к сдаче отчетности. При проведении инвентаризаций перед сдачей годовой отчетности сверка является необходимой процедурой.
• Получения подробной информации о документах поставки, оказания услуг, платежей контрагента. В ряде случаев расхождение данных можно выявить по показателям первичной документации.
• Признания долга. Стороны, подписывая документ, подтверждают данные сверки.
• Прерывания срока исковой давности по расчетам. При подаче иска в суд срок может определен от даты проведения сверки. Для придания юридической силы составление акта производится до дня истечения срока законного требования долга. На законодательном уровне порядок прерывания искового периода закреплен в ст. 203 ГК РФ.
• Формирования конкурсной массы в порядке процедуры банкротства. По результатам сверок кредиторы предъявляют претензии к должнику. Неподтвержденная своевременно задолженность лишает возможности истребовать погашения претензий после формирования конкурсной массы.
• Реорганизации предприятия – присоединения, объединения, ликвидации. Особое значение проведение сверки приобретает акт при закрытии компании.

После проведения сверки и подтверждения долга стороны договариваются о его погашении.

Форма написания данного документа

Законодательно разработанная форма бланка сверки отсутствует. Предприятие может применить бланк, разработанный самостоятельно или использовать форму, предоставляемую бухгалтерскими программами.

При ведении учета в электронном виде данные сверки получают автоматически, выбрав расчетный период и контрагента. Форма акта может быть согласована между партнерами и включена в состав приложений к договору.

Документ должен состоять из шапки, 2-х табличных частей, каждая из которых заполняется контрагентами и заключительной части. При правильном заполнении данных показатели зеркально симметричны. Данные по дебету одного предприятия должны соответствовать кредиту второго контрагента.

Что такое акт сверки взаиморасчетов и пример его составления рассмотрен в следующем видео сюжете:

Порядок написания и заполнения

Документ о сверке должен содержать реквизиты, позволяющие идентифицировать стороны и получить информацию о состоянии расчетов между контрагентами.

В акте указываются:

• Наименования предприятий.
• Регистрационные номера – ИНН, ОГРН (не обязательно). Актуально для предприятий, имеющих распространенные наименования.
• Период проведения сверки.
• Сальдо, выведенное на начало срока.
• Данные произведенных работ, оказанных услуг отгруженных товаров и оплат, разнесенных сторонами с указанием номеров и дат первичных документов. Документ должен содержать корректировки – накладные возврата, уточненные данные контрагентов, подтвержденные сторонами.
• Сальдо конца периода. Показатель выводится каждой из сторон в цифровом и текстовом виде. Остаток конца периода – важный показатель сверки, для получения которого часто проводится процедура.

В случае обнаружения расхождений под табличной частью компания вносить собственные данные.

Отличия данных не всегда вызваны ошибкой. Даты отгрузки и оприходования ТМЦ в большинстве случаев у контрагентов не совпадают.

Документ подписывает каждая из сторон с расшифровкой данных ответственного лица – должности, представляемого предприятия, фамилии, инициалов.

Правила оформления

Составление актов сверки входит в обязанности работников бухгалтерии.

Документ должен быть утвержден в положении о документообороте предприятия, прилагаемый к учетной политике. Для проведения сверок на предприятии назначается ответственное лицо.

Акт сверки является формой внешнего документооборота. При необходимости выверить данные между предприятиями документ подписывает главный бухгалтер предприятия. Форма используется в текущем документообороте и не применяется для третьих пользователей.

Если документ предназначен для представления в судебные инстанции, требуется заверение данных руководителем предприятий. Равнозначность подписи имеют лица, замещающие руководителя на основании приказа или оформленной доверенности. Подпись ответственного лица удостоверяется печатью.

Правила учета и хранения

Учет актов сверки производится аналогично прочим бухгалтерским документам первичного учета.

Предприятие может самостоятельно определить порядок архивации актов и систематизацию их по периодам. Максимальный срок хранения для актов – 5 лет. (ФЗ «О бухгалтерском учете»). По окончании периода документы подлежат утилизации.

Как правильно составить акт сверки взаиморасчетов смотрите в данном видеоматериале:

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/buh/raznoe/buhuchet/raschety/akt-sverki-vzaimoraschetov.html

Акт сверки документов: юридический статус и правила составления

Акт сверки документов оформляет процедуру сравнения взаиморасчетов между двумя деловым партнерами. В статье рассказывается, как правильно составить и оформить акт сверки документов.

Юридически акт сверки (далее по тексту — АС) не относится к категории первичной документации.Он используется как дополнительное свидетельство в случае необходимости доказать факт задолженности одного из деловых партнеров. Другое назначение АС  — продление срока исковой давности. Это связано с тем, что день подписания АС является точкой отсчета данного срока.

Очевидно, что кажущаяся необязательность и невысокий юридический статус данного документа вызваны недопониманием его возможностей как юридического инструмента воздействия на недобросовестного делового партнера. Впрочем, для того чтобы АС действительно стал таким инструментом, особое внимание нужно обратить на его грамотное составление и оформление. Об этом будет рассказано ниже.

Полезная статья: Подробнее об акте сверки документов и образец заполнения можно найти здесь.

Акт сверки: юридический статус

На любом этапе деловых взаимоотношений может возникнуть необходимость проведения процедуры проведения взаимных расчетов.

Взаиморасчеты проводят в том случае, когда один из партнеров оплачивает услуги, работы или товары, поставляемые другим участником деловой операции.

Накладные, чеки и другие документы, которые относятся к категории первичных, выступают подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Эти бумаги служат основой для ведения бухучета. Даже незначительная ошибка в расчетах может существенным образом повлиять на корректность всего учета.

Со временем расхождения и несоответствия в учетных документах деловых партнеров приводят к появлению неучтенных выплат и образованию задолженностей.

Технология сверки в общем виде сводится к тому, что учет, проводимый одной стороной, сопоставляется с учетом, проводимым другой стороной.

В случае обнаружения расхождений или некорректных записей составляется акт, а все первичные документы сторон подлежат дополнительному анализу.

Полезная статья: Дополнительные сведения о запросе акта сверки и образец можно найти по ссылке.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов — документ, представляющий финансовые операции двух организаций-партнеров, совершенные в конкретный промежуток времени. В идеальном случае все данные, собранные в финансовых ведомостях одной стороны, должны полностью коррелировать с данными, собранными другой стороной. При выявлении малейших несоответствий составляется акт сверки.

Унифицированная форма данного акта не регламентирована действующими законодательными стандартами. Предприятия самостоятельно разрабатывают форму данной деловой бумаги и утверждают ее локальной нормативной документацией.

АС подписывается обеими сторонами, если они подтверждают факт согласия с обнаруженной задолженностью. Мы уже говорили выше, что срок давности определяется с помощью даты подписи акта сверки. Далее мы подробнее рассмотрим данный вопрос.

В общем случае, при проведении любой хозяйственной операции оформляется документ, относящийся к категории первичных. С этого момента исчисляется срок давности. Однако есть и частный случай, к которому относится случай составления акта сверки. Этот документ прерывает срок давности и начинает новый отсчет этого срока — с момента подписания АС.

Наличие обязательных элементов АС — реквизиты партнеров, дата и период сверки, перечень операций и расчетов — обеспечивает юридическую силу данной бумаги.

Полезная статья: Подробнее прочитать об оформлении акта сверки, а также возможность скачать бесплатно образец заполнения можно получить по ссылке.

Как инструмент разрешения споров, акт сверки может быть с успехом использован только при наличии в нем всех необходимых реквизитов (это не отменят положения о том, что форма самого акта остается свободной).

Справка

К таким обязательным реквизитам относятся:

1. наименование деловой бумаги;
2. наименование стороны (юридическое название компании и ее реквизиты);
3. ссылка на первичную документацию, являющуюся исходной при расчетах и подтверждающую факт проведения хозяйтсвенных действий;
4. расчетные суммы;
5. сальдо-итог;
6. дата составления;
7. подписи лиц, ответственных за проведение расчетов с каждой стороны;
8. оттиски печатей каждой компании-партенра.

Главбух и генеральный директор фирм — это те должные лица, которые имеют право подписывать АС. Право подписи главным бухгалтером должно быть юридически подтверждено соответствующей доверенностью. Доверенность обязательно должна быть подписана руководителем организации.

Ряд расчетов должен быть проверен обязательно во ходе проведения проверки и последующего составления акта. К таким расчетам относятся:

• расчет по доходам;
• расчет выданных авансов;
• расчет по недостачам;
• расчет по принятым обязательствам.

Сверка в ряде случаев может быть чисто формальной процедурой, если партнеры ведут спор не относящийся к категории имущественных. Не исключена возможность проведения сверки по одной выбранной хозяйственной операции. В ряде случае сверке подвергается весь спектр деловых интеракций между партнерам за определенный период времени.

https://www.youtube.com/watch?v=D453iH18WxQ

Проведение сверок с последующим составлением акта может проводиться на регулярной основе. Такой порядок устанавливается в случае долгосрочного сотрудничества с постоянным поставщиком или получателем товаров или услуг.

Справка

В ряде случаев существуют иные основания для проведения сверки и составления соответствующего акта:

1. отсрочка платежей;
2. наличие ассортимента широкого спектра;
3. наличие на реализации особо ценных товаров;
4. инвентаризация расчетов;
5. предоставление отчета по рассветам для вышестоящих органов.

Периодичность составления АС устанавливается организациями партнерами самостоятельно. Отчетным периодом может быть выбран месяц, квартал или год. Все финансовые операции за выбранный период сверки должны быть отражены в тексте акта.

Также самими партнерами устанавливается масштаб сверки. Она может быть проведена в масштабе одного наименования товара, в масштабе одной поставки или одного контракта.

В рамках проведения ежегодной инвентаризации, как правило, проводится и процедура сверки. Поводом для оформления АС становится любое несоответствие между записями в учетных документах сторон.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211054-akt-sverki-dokumentov-18-m1

Как правильно читать акт сверки: как сверять, как работать с ним, как разобраться

Успешный бизнес предполагает сотрудничество с большим количеством поставщиков и клиентов, с которыми регулярно осуществляются денежные расчеты. Немалую долю занимают и расчеты с государством – по налогам и страховым взносам. Все эти денежные отношения требуют тщательного контроля, и проще всего осуществлять его посредством регулярного подписания актов сверок.

Цели подписания

В акте сверке отражаются сведения о расчетах между двумя экономическими субъектами за определенный период. Периодичность сверок на законодательном уровне не утверждена, поэтому контрагенты могут самостоятельно выбрать ее и зафиксировать в договоре, либо составлять документ только при возникновении спорных ситуаций.

Подписывать акты сверок с контрагентами необходимо для следующих целей:

1. Своевременное выявление ошибок в учете. Самыми распространенными из них являются задвоенные суммы, когда один и тот же документ бухгалтерия проводит 2 раза, и отсутствие суммы в акте по причине не предоставления документов на поставленный товар.
2. Предъявление суду в качестве доказательства. Но следует учитывать, что акт сверки не попадает в разряд первичной документации, и нередко оппоненту удается оспорить его действительность в суде. В качестве основного довода выступает отсутствие подписи уполномоченного лица, так как акты обычно подписывают главные бухгалтера, а не руководители. Если у бухгалтера отсутствует официальная доверенность на подписание подобного рода документов, акты с проблемными контрагентами лучше подписывать директором организации.
3. Приостановка срока исковой давности. Подписание акта сверки доказывает факт признания долга неплательщиком, поэтому с этого момента срок исковой давности начинает повторный отсчет.
4. Проведение взаимозачета по встречной задолженности. В данном случае акт сверки помогает определиться с конечными суммами задолженностей.
5. Инвентаризация расчетов с контрагентами. Это обязательная процедура, которую следует проводить не менее 1 раза в год. Выявить достоверные суммы дебиторской и кредиторской задолженности можно только путем подписания актов сверок.
6. Формирование списка кредиторов во время процедуры банкротства. Кредитор, вовремя не подтвердивший наличие задолженности с помощью акта сверки, лишается права ее дальнейшего истребования.

Составление актов сверок не является законодательно установленной обязанностью организаций. По этой причине не существует единого образца бланка акта сверки, поэтому разработать его форму можно самостоятельно.

К тому же большинство фирм для ведения бухучета использует специальные программные продукты, позволяющие автоматически формировать акты сверок с наличием всех обязательных реквизитов.

АС

Акт сверки должен содержать не только данные по расчетам, но и идентифицирующие стороны сведения. Он обязательно должен включать:

• порядковый номер и дату документа (указывается в назначении платежа в платежном поручении при возникновении необходимости сделать доплату по акту сверки);
• наименования компаний (если наименование широко распространено, для лучшей идентификации имеет смысл указать ИНН и ОГРН);
• период сверки;
• сальдо (остаток) на начало периода;
• обороты по дебиту и кредиту (произведенные оплаты и суммы поставок);
• реквизиты документов (номера и даты накладных, актов на оказание услуг, платежных поручений);
• сальдо на конец периода (цифрами и прописью).

Акт должен включать 2 таблицы для заполнения данных, одна из которых оставляется пустой, чтобы получатель смог внести в нее данные своего учета. Документ составляется в 2-х экземплярах и подписывается уполномоченным лицом с указанием ФИО и должности (главный бухгалтер или директор).  Акт также проштамповывается печатью при ее использовании в организации.

Как сверять данные по акту

При получении акта сверки от контрагента возможны 3 варианта ответных действий:

1. Подтвердить остаток при совпадении в расчетах.
2. Составить акт разногласий.
3. Проигнорировать сверку (при отсутствии пункта о периодичности сверки в договоре и при наличии более неотложных дел, акт можно вовсе не рассматривать).

Если с 1-м и 3-м пунктом все просто, то 2-й требует внимательности к правилам его оформления. Акт разногласий оформляется отдельным документом с обязательной ссылкой на дату и номер акта сверки, на основе которого он составляется.

https://www.youtube.com/watch?v=GF9VykJQXuE

Перед табличной частью указывается дата получения спорного акта сверки и наименования сторон, а также реквизиты договора, по которому осуществляется поставка товара или предоставление услуг. В располагаемую ниже таблицу вносятся данные, вызвавшие разногласия. Она включает такие графы:

• номер спорного пункта из акта;
• предмет разногласий (сумма);
• собственная версия (сумма с указанием обосновывающих ее документов).

Скачать пример протокола можно здесь.

Образец акта разногласий

Акт разногласий подписывается тем же лицом, которое подписывает основные акты сверок. К нему необходимо приложить копии документов, подтверждающих разногласия.

Ниболее распространенные

К наиболее распространенным разновидностям актов сверок относят:

1. Акт сверки с поставщиком. Содержит операции, учитываемые по счету 60. По дебиту отражаются все совершенные в адрес поставщика оплаты, а по кредиту суммы поставок продукции.
2. Акт сверки с покупателем. В данном случае учет ведется по счету 62. По дебиту записываются суммы отгрузок, а по кредиту перечисленные покупателями платежи.
3. Акт сверки выполненных работ. Оформляется по общим правилам, только вместо сумм поставок продукции в нем отражают суммы согласно актам выполненных работ.
4. Групповой акт сверки. Представляет собой совокупность актов сверки по всем существующим у фирмы контрагентам. Формируется благодаря установке к бухгалтерской программе специального расширения. Подобный способ формирования актов особенно удобен в конце отчетного периода, когда необходимо проинвентаризировать весь объем расчетов.
5. Нулевой акт сверки. Отличительной особенностью является равное нулю сальдо на конец рассматриваемого в документе периода.
6. Акт сверки по аренде. Составляется так же, как и акты по любым другим услугам. При формировании документа арендодателем, по дебиту будут проставляться суммы аренды согласно выставленным счетам, а по кредиту перечисленные арендатором платежи.

Акты сверки также классифицируют в зависимости от статуса контрагента – юридическое или физическое лицо.

 Причем в качестве физического лица могут выступать не только индивидуальные предприниматели, но и простые граждане, с которыми у фирмы имеются какие-либо расчеты.

Формируется такой акт по общим правилам, как и в случае сверки с организациями. Компания не вправе отказать физическому лицу в предоставлении акта сверки, если он был им затребован.

С налоговой службой

Каждый налогоплательщик имеет возможность проверить правильность своих расчетов с бюджетом. Для этого в ИФНС необходимо направить запрос на предоставление акта сверки. Бланк запроса можно скачать на официальном портале ФНС, либо на нашем сайте.

Направить в инспекцию его можно письмом, либо в электронном виде по ТКС. Второй вариант требует наличия у налогоплательщика квалифицированной электронной подписи.

Бланк акта сверки утвержден Приказом ФНС №ММВ-7-17/685@ от 16.12.2016г.

Так как с 2021 года под администрирование налоговой службы попали и страховые взносы, новая форма акта сверки содержит информацию, в том числе, и по расчетам с внебюджетными фондами.

Помимо налогов и страховых взносов, в акте учитываются данные по начисленным по ним штрафам и пени. Бланк акта сверки с налоговыми органами можно скачать здесь.

Несмотря на то, что сверка взаиморасчетов не является обязательной процедурой, и закон позволяет вовсе ее не проводить, на практике это может привести к серьезным проблемам.

В случае с бюджетными расчетами вы можете просто не знать о наличии у вас недоимки по налогам, пока вас не уведомят о начисленных в связи с этим штрафах.

А игнорирование сверок с контрагентами может привести к истечению срока исковой давности по задолженности дебиторов, и вернуть свои деньги не удастся даже в судебном порядке.

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/akty/sverka/kak-pravilno-chitat.html

Как заполнять акт сверки расчетов

Акт сверки взаиморасчетов является одним из первичных бухгалтерских документов. Он предназначен для того, чтобы отмечать статус взаиморасчетов между партнерами на определенную дату. Чтобы избежать ошибок и недоразумений, нужно знать, как сделать акт сверки взаимных расчетов правильным и актуальным.

Когда требуется составление акта?

Периодическое заполнение акта сверки, имеет место между постоянно сотрудничающими субъектами. В качестве партнеров могут выступать поставщик и получатель товара, налогоплательщик и государственный фонд, два подразделения крупной корпорации и пр.

Основаниями для этого, помимо длительного взаимодействия, служат:

• возможность рассчитываться за товары и услуги в будущем;
• необходимость ориентироваться в большом количестве наименований;
• работа с дорогостоящими изделиями;
• проведение инвентаризации по части расчетов;
• необходимость предъявления состояния расчетов начальству или государственным органам.

Каковы оптимальные сроки?

Акт сверки взаиморасчетов, по согласованию сторон, может быть разработанным на месяц, полугодие, год и даже более длительный период. Четкие сроки не регламентируются. Однако, при любом раскладе, в акт должны быть включены все операции, которые имели место за выбранный период. Большинство компаний оформляют акты ежемесячно.

В некоторых случаях требуется составление двух отдельных документов между одними и теми же партнерами. Такое возможно и даже желательно, когда сотрудничество имеет неоднородный характер: например, фирма А является поставщиком для фирмы Б по одним товарам, и покупателем – по другим. В таком случае периодичность оформления актов по разным направлениям может различаться.

Для соблюдения актуальности актов, их необходимо начинать заполнять с начала совместной деятельности, а в дальнейшем – сразу после подписания очередного акта.

Как заполнять акт сверки?

Единых требований относительно того, как формируется правильный акт сверки, не существует. Тем не менее, есть несколько принципов, как заполнять акт сверки:

• Документ должен иметь название и дату оформления, а также наименования обоих сторон.
• В документе должны быть указаны должностные лица, чьи подписи ставятся внизу акта сверки.
• Все данные должны быть строго распределены по договорам.

Кроме того, желательным является соблюдение бухгалтером основных требований, применимых к первичным документам в целом. Обычно акт составляют в форме упорядоченного в хронологическом порядке перечня документов. Вместо этого можно указывать характер действия (приобретение товара, перечисление денег, продажа имущества).

Образец правильного акта сверки приведен на рисунке:

Как правильно проводить сверки?

Расчеты с постоянными деловыми партнерами осуществляются по одному артикулу – контракту, наименованию товара или услуги, отдельной поставке и т. д. Во избежание двойной работы сверку можно организовать в период инвентаризации, которая проводится раз в год.

Если в кредиторской либо дебиторской задолженности были замечены какие-либо расхождения, необходимо сразу оформить акт и направить его своему контрагенту с соответствующим уведомлением.

Случается, что давняя задолженность не может быть погашена контрагентом ввиду того, что он стал банкротом, и тогда сумма долга учитывается в статье расходов.

Чтобы избежать подобных неприятностей, сверки нужно проводить как можно чаще.

Что делать после того, как акт составлен?

Даже с учетом того, что составлением документа занимаются бухгалтеры, форма акта сверки предполагает наличие в ней подписи управляющего. Поэтому, прежде всего, необходимо предъявить документ директору на подпись.

Затем представитель фирмы, составившей акт, отправляет два экземпляра фирме-партнеру лично или посредством почтовых служб. Контрагент, в свою очередь, знакомится с документом, подписывает оба экземпляра, а после отправляет один из них обратно.

Имеет ли акт юридическую силу?

Действительным с точки зрения закона является оригинал правильного акта сверки, на котором стоят подписи и печати директоров обоих компаний.

За партнером остается право отказаться от подписи акта, и тогда юридической силы документ не будет иметь. Отказ от подтверждения акта партнером в большинстве случаев означает нежелание признавать наличие собственной задолженности.

Чтобы избежать таких ситуаций, порядок проведения сверки взаиморасчетов и подписания актов должен быть закреплен в договоре. На случай его нарушения нужно предусмотреть санкции. Иных легальных методов заставить контрагента оставить подпись не существует.

Таким образом, акт сверки – это не просто формальный документ, это реальный инструмент правового воздействия на деловых партнеров.

Источник: http://FinansovyeSovety.ru/kak-zapolnyat-akt-sverki-raschetov/

Использование и содержание актов сверок взаиморасчетов

Чёткий контроль, ведение точного учёта и осуществление жёсткого контроля за ведением хозяйственной деятельности, являются основой плодотворной и спокойной работы предприятия (индивидуального предпринимателя), а также отсутствия разногласий с контрагентами.

Для достижения этих целей и используется акт сверки.

Акт сверки как бухгалтерский документ

Акты сверки представляют собой бухгалтерский документ, который отображает взаиморасчеты за определённый период времени между двумя юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями. На законодательном уровне этот акт сверки никак не регламентирован, поскольку он не является первичным документом.

Тем не менее большинство бухгалтеров предпочитают иметь в своём арсенале подписанный акт. С его помощью можно решать спорные вопросы, которые возникают между контрагентами, а также защищать интересы конкретного предприятия (индивидуального предпринимателя), в том числе и в судебном порядке.

Для того чтобы такой документ имел форму и содержание реального доказательства, при его составлении следует учитывать некоторые нормы действующего законодательства, а также установленную судебную практику.

Этот бухгалтерский документ исключительно важную роль играет при возникновении следующих ситуаций:

• при наличии широкого ассортимента, который предлагается один продавцом;
• в случае предоставления со стороны продавца отсрочки по платежу;
• при высокой стоимости на предлагаемый спектр товаров или услуг;
• в случае наличия взаимоотношений между контрагентами на регулярной основе;
• для упрощения учёта и контроля на предприятии (у индивидуального предпринимателя) при наличии у последнего большого количества заключённый договоров или иных соглашений.

Форма и содержание акта сверки

В связи с тем, что в действующем законодательстве отсутствует закреплённая форма акта сверки, предприятиям разрешается по собственному усмотрению разрабатывать образец документа.

Более того, на этом настаивает Министерство Финансов в письме №07-05-04 /2 подписанного 18.02.2005 г.

Но при этом, исходя из системного анализа действующих нормативно-правовых актов, есть два основных требования, которые обязательно должны быть выполнены при формировании актов сверок взаимных расчётов:

• этот документ должен быть составлен в двух аутентичных экземплярах, по одному для каждой стороны, которая его подписывает;
• со стороны предприятия имеет право подписывать только директор или же главный бухгалтер и их подписи должны быть скреплены печатью.

Как уже стало известно, бланк акта сверки взаимных расчётов можно разрабатывать самостоятельно. Однако устоявшаяся практика подсказывает, что составляя акт, следует включать в него те данные, которые должны быть присущи всем первичным документам.

Исходя из этого, акт сверки взаимных расчётов должен иметь:

• исходящий номер;
• дата подписания;
• период, за который проводится сверки;
• наименование контрагентов;
• указание ФИО должностного лица, которое подписывает акт;
• таблица, в которой указываются данные по дебету и кредиту, информация о поставках, проведённых расчётах и имеющейся задолженности;
• сальдо на начало периода, за который составляется акт, а также на конец периода;
• данные по общему обороту;
• дублированная таблица без данных, для предоставления контрагенту, при наличии расхождений, указать свои данные.

Подписанный акт сверки свидетельствует о том, что стороны подтвердили наличие между ними взаимоотношений, а также указали точные данные относительно реального состояния взаиморасчётов.

Кроме того, он свидетельствует, при наличии таковых, долговых обязательств, а также отсутствие полного расчета. Именно эти данные выступают аргументом в пользу того или иного лица при обращении им в суд, дабы избежать процесса доказывания.

Подписанный акт сверки является весомым доказательством в период судебной тяжбы. Кроме того, в период досудебного урегулирования спора этот документ указывает на факт признания стороной долговых обязательств.

Из всего вышеизложенного можно сделать вывод о том, что обязанность ведения акта сверки взаимных расчётов на предприятиях и у индивидуальных предпринимателей отсутствует.

Однако, благодаря данным, которые фиксируются в них, можно избежать ошибок в учёте, вести полный контроль хозяйственной деятельности и избежать споров между предприятиями (индивидуальными предпринимателями), о чём свидетельствует практика, установленная федеральными арбитражными судами.

Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/obrazcy-dokumentov/akty/ispolzovanie-i-soderzhanie-aktov-sverok-vzaimoraschetov.html

Что такое акт сверки в бухгалтерии и для чего он нужен? — База ответов на любые вопросы

Любое коммерческое предприятие ведет учет своих платежей поставщикам и получения платежей от контрагентов.

В ходе хозяйственной деятельности возможны различные неточности либо даже ошибки, избавляться от которых можно в ходе периодического проведения сверки бухгалтерской документации. Результаты проверок оформляются специальным актом сверки расчетов.

Что представляет собой акт сверки?

Сверка взаимных расчетов отображается специальным документом, называемым актом сверки, в котором фиксируется:

— передача контрагентам продукции в виде товаров или оказанных услуг, а также денежных сумм в течение некоторого периода;

— суммы образовавшейся за этот период задолженности по расчетам за поставки либо отсутствие задолженности.

Акт сверки не подтверждает самого факта получения оплаты за оказанные услуги или отпущенные товары. Проведение сверки не является обязательным и носит исключительно добровольный характер.

Это документ технического характера, который позволяет избежать накопления ошибок и неточностей о взаиморасчетах с постоянными партнерами и контрагентами.

Когда необходимо использовать акт сверки?

Акты сверки расчетов рекомендуется составлять при:

— длительном сотрудничестве с компанией либо организацией, заключающемся в регулярных товарных поставках либо оказании услуг;

— действующих нескольких контрактах с одним партнером либо наличии допсоглашений к уже имеющимся договорам;

— получении дебитором отсрочек по платежам;

— получении крупных авансовых сумм при регулярных поставках;

— операциях с дорогостоящими товарами;

— поставках широкого ассортимента продукции.

Во всех этих случаях достаточно велика возможность появления ошибок, поэтому время от времени необходимо проводить сверки документов для уточнения реального положения дел.

Помимо того, сверки проводятся во время инвентаризации расчетов, которая может быть как плановой, раз в год, так и ситуационной.

Проведение сверки не является обязательным, кроме случаев, зафиксированных в договоре.

Поэтому необходимость и периодичность проведения сверок, а также санкции за уклонение от их проведения, желательно зафиксировать при заключении договора с контрагентом.

Как составляется акт сверки?

Оформление акта сверки берет на себя любой участник заключенного договора. Право подписи акта сверки, согласно законодательству, может быть предоставлено:

— зарегистрированному ИП;

— руководителю (директору, гендиректору, президенту и т.д.);

— работнику, на имя которого оформлена доверенность.

Вторая подпись на акте обычно принадлежит главному бухгалтеру предприятия. Если сверка делается только для внутреннего пользования, достаточно одной подписи главбуха, но в таком случае акт не может быть использован для разрешения спорных ситуаций между контрагентами. Помимо подписей, акт скрепляется официальной печатью предприятия.

Акт сверки содержит данные о фактическом состоянии взаиморасчетов, которые получены из бухгалтерских документов предприятия на дату, указанную в документе. Акт оформляется в двух экземплярах, один из которых может быть отправлен контрагенту.

В случае отправки вторая сторона сверяет свою бухгалтерскую документацию с полученным актом и, в свою очередь, отправляет акт обратно, поставив на него свою печать и подписи руководителя и главбуха. Если в данных обнаружены расхождения, они вписываются в этот же акт либо оформляются отдельным приложением.

Контрагент не обязан подписывать акт сверки, если эта обязанность не зафиксирована в договоре. Однако в случае взаимных претензий отсутствие подписи на акте может трактоваться как отказ признавать задолженность.

Роль акта сверки в судебном споре

Если возникает судебное дело по задолженности в оплате поставок, документ по сверке может использоваться как аргумент одной из сторон. В то же время существующая практика судебных споров показывает, что суд может принимать разные решения, когда ему предоставляется акт сверки.

Он может быть признан документом, подтверждающим состояние текущих расчетов, но не подтверждающим признание долга дебитором.

Суд может признать в акте сверки косвенное доказательство задолженности, если акт подписан дебитором, либо свидетельство отказа признавать наличие долга, если акт остался не подписан должником.

Несмотря на различия в решениях судов, все же лучше запастись актом сверки, особенно в случае, когда деловые отношения носят сложный многоплановый характер. Кроме того, напоминание дебитору о его задолженности никогда не бывает лишним в коммерческих взаимоотношениях.

Источник: http://www.mnogo-otvetov.ru/finansy/chto-takoe-akt-sverki-v-buxgalterii-i-dlya-chego-on-nuzhen/

Сверка с контрагентами: почему это важно и как провести сверку

Начинающие бухгалтера зачастую задаются вопросом: насколько важна сверка расчетов с контрагентами и какова очередность ее проведения? Данная процедура относится к инвентаризации обязательств компании и является подтверждением факта наличия задолженности или переплаты.

Оформляется сверка специальным документом – актом, который подписывают обе стороны. Грамотно оформленная сверка расчетов позволяет бухгалтеру избежать многих ошибок в учете (налоговом и бухгалтерском).

Акт сверки взаиморасчетов требуется юристу компании для подготовки искового заявления в Арбитражный суд, если контрагент не исполняет своих обязательств и на предупредительные письма не реагирует.

Обязательность проведения сверки

Порядок, периодичность и сроки проведения инвентаризации обязательств определяются каждой компанией индивидуально, что закрепляется в учетной политике учреждения на очередной финансовый год. Исключение из этого правила – обязательная инвентаризация, которая должна предварять составление годовой бухгалтерской отчетности.

https://www.youtube.com/watch?v=VFQIC8wT8oc

Сверка с контрагентами обеспечивает достоверность ведения бухгалтерского и налогового учета, чем реализуется один из главных принципов организации работы бухгалтерской службы организации.

Не реже 1 раза в год проводится сверка со следующими субъектами:

• покупатели с заказчиками;
• поставщики с подрядчиками;
• кредиторы с дебиторами.

Проведение сверки осуществляется по Методическим указаниям, разработанным для инвентаризации обязательств и имущества (утверждены 13 июня 1995г. Приказом Министерства финансов РФ № 49, в редакции от 08 ноября 2010г.). Анализируется задолженность по следующим счетам синтетического учета:

• 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
• другим счетам в зависимости от специфики деятельности хозяйственного субъекта.

Порядок проведения сверки

Двусторонний акт сверки с контрагентом составляется в 2-х экземплярах, по 1 экземпляру для каждой стороны. Первый экземпляр документа бухгалтер регистрирует в журнале, после чего – подшивает в специальное дело для хранения и контроля расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками.

Направляется акт контрагенту простым или заказным письмом, иногда для сокращения сроков обработки документ может быть направлен адресату по электронной почте или факсимильным каналам связи. Контрагент проверяет полученный акт и предпринимает следующие действия:

• подтверждает сальдо;
• составляет акт разногласий;
• игнорирует предлагаемую сверку.

Расхождения в данных возможны вследствие счетных ошибок бухгалтера, некорректного отражения данных первичных документов на счетах синтетического учета и т.д. Любые несоответствия, обнаруженные в учете одной или второй стороны сверки, требуют детального изучения и корректировки.

Списывать дебиторскую или кредиторскую задолженность самостоятельно, без проведения взаимозачета между контрагентами нельзя! Исключение – списание безнадежных долгов по истечении срока исковой давности.

Документальное оформление сверки с контрагентами

Акты сверок с контрагентами можно оформлять в свободной форме, унифицированного документа для подобных операций не разработано. Но существует перечень общепринятых правил для составления рассматриваемого документа:

• предварительная проверка названия контрагента на предмет его возможного изменения. Сделать это можно любым удобным способом (например, запросить электронную выписку из ЕГРЮЛ на сайте nalog.ru);
• указание на конкретный договор, чтобы проверяющим органам и самому контрагенту было понятно о каком направлении сотрудничества идет речь. Особенно это актуально для сверки расчетов с компаниями, с которыми заключено одновременно несколько договоров поставки или оказания услуг. При возникновении налоговых споров ссылка на номер и дату договора позволяет быстро идентифицировать обязательство и точно установить его исковой срок давности;
• при заполнении акта сверки обязательно делать ссылку на первичные документы – накладные на продукцию, акты оказания услуг, платежные поручения на оплату и т.д. По перечисленным первичным регистрам легче восстановить хронологию расчетов и подтвердить сальдо;
• обязательно указание в акте сверки даты инвентаризации обязательств, юридического наименования сторон, суммы долга, расшифровки должностей и подписей от обоих контрагентов;
• если одна из компаний – налогоплательщик НДС, акт инвентаризации обязательств должен содержать ссылку на данный факт (примерно так – в сумму задолженности входит НДС 18%);
• дата подписания документа – важная деталь, влияющая на продление срока исковой давности задолженности (3 года). Не стоит путать дату составления акта сверки с датой его подписания сторонами, налоговики рассматривают именно последнюю при дополнительном начислении прибыли. Важно: если одна сторона подписала акт 10-го числа, а вторая – 11-го, ориентироваться нужно на более позднюю из них;
• наличие у лиц, подписывающих сверку расчетов, полномочий для выполнения данного действия. Традиционно акт инвентаризации визирует руководитель компании. Если это делает иной сотрудник организации – потребуется подтверждение его полномочий (приказ, доверенность и т.д.).

Следуя вышеперечисленным правилам составления акта сверки, бухгалтеру удастся избежать споров и недопонимания с налоговыми органами, с недобросовестными контрагентами и иными заинтересованными лицами. Форму и содержание акта сверки с контрагентами желательно закрепить в Учетной политике организации в форме Приложения к ней.

Пример продления срока исковой давности по задолженности

Сверка расчетов с контрагентами влияет на списание безнадежных долгов компании, которые относятся на 91 счет бухгалтерского учета (как прочие доходы или расходы). С момента подписания акта 3-летний исковой срок продлевается и начинается новый отсчет.

https://www.youtube.com/watch?v=WUltnegQIik

Конкретный пример:

Компания «Иволга» на 01 марта 2016г. по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» имеет долг 200 000 руб. за проданную предприятию «Колокольчик» продукцию. Реализация товара произошла 30 декабря 2012г.

Условия оплаты по договору – в течение 2-х месяцев с момента отгрузки покупателю. Акт сверки с данным контрагентом был подписан 01 октября 2013г.

Когда именно главный бухгалтер «Иволги» вправе списать безнадежную дебиторскую задолженность на прочие расходы компании по причине истечения 3-летнего срока исковой давности?

Источник: http://nebopro.ru/sverka-s-kontragentami-pochemu-eto-vazhno-i-kak-provesti-sverku/